Nota fiscal de Serviços (NFSe): Tudo Sobre O Documento

A emissão de documentos fiscais é uma obrigação de toda pessoa jurídica, seja ela uma empresa ou um microempreendedor individual. E entre esses documentos está a Nota Fiscal de Serviço eletrônica, ou NFSe, que comprova a prestação de serviços por parte de empresas ou profissionais autônomos.

O objetivo desse documento é facilitar a vida do empreendedor e a organização do negócio, já que é emitido pela internet, deixando de lado formulários em papel. Além disso, serve como importante instrumento de controle fiscal por parte do Governo.

E apesar de o processo de emissão de uma NFSe ser simples, ainda existem muitas dúvidas relacionadas aos impostos cobrados, validade do documento, obrigatoriedade de emissão, entre outros.

Pensando nisso, preparamos um guia completo sobre a NFSe. Vamos tirar desde algumas dúvidas iniciais, até questionamentos mais específicos sobre esses assuntos. Acompanhe a seguir!

O que é Nota Fiscal de Serviço (NFSe)?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é um documento fiscal digital emitido por prestadores de serviços no Brasil, sejam eles empresas ou profissionais autônomos. Ele é obrigatório porque registra a prestação dos serviços tributáveis pelo Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Com o avanço da tecnologia nos últimos anos, as NFSes podem ser emitidas em formato eletrônico e armazenadas em meio digital, substituindo o documento de papel em 2005, por meio da Lei Complementar nº 116/2003.

A intenção do governo é digitalizar todas as obrigações fiscais, sendo que a NFe, CTe, CFe e NFCe já estão padronizadas no meio digital, e podem ser facilmente consultadas pelos contribuintes e tomadores. Sendo assim, foi a vez da nota fiscal de serviços passar por essa adequação.

A diferença entre NFe e NFSe

No mundo fiscal, existem uma série de documentos que fazem parte das obrigações do empreendedor e que, por terem nomes relativamente parecidos, podem causar confusão. Um exemplo é a Nota Fiscal eletrônica, ou NFe.

Apesar do nome similar, existem grandes diferenças entre a NFe e a NFSe. A primeira delas é a funcionalidade.

A Nota Fiscal eletrônica serve para registrar a venda de produtos de uma pessoa jurídica para um comprador. A Nota Fiscal de Serviços eletrônica, por outro lado, registra a prestação de serviços por parte de uma empresa.

Uma oficina mecânica, por exemplo, deve emitir uma NFe sempre que realizar a venda de peças e acessórios para automóveis. Agora, caso essa mesma oficina preste serviços de revisão, conserto ou ajustes, deve emitir uma NFSe.

Outra grande diferença é o órgão que emite, cadastra e valida esses documentos, o que influencia diretamente na tributação de cada nota fiscal.

No caso da Nota Fiscal eletrônica, o contribuinte gera e assina digitalmente a nota, transmitindo o documento para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ). No caso da Nota Fiscal de Serviços eletrônica, por sua vez, o contribuinte transmite os dados para a Prefeitura por meio do Recibo Provisório de Serviços (RPS).

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Quem deve emitir a Nota Fiscal de Serviço?

De maneira geral, toda pessoa jurídica que presta serviços, independentemente do tamanho, regime tributário e tipo de negócio, fica obrigada a emitir a Nota Fiscal de Serviço.

Ou seja, empresas do Simples Nacional, Empresa de Pequeno Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido e até MEI (com algumas exceções) devem emitir esse documento fiscal.

Vale lembrar que empreendedores digitais, sejam eles MEI ou Pequenas e Médias Empresas, também se enquadram na regra. Então, se você presta serviços para outras empresas, obrigatoriamente deve emitir a NFSe.

E não pense que a regra se aplica apenas para serviços online. Também é obrigado a emitir o documento quem presta serviços offline como:

• clínicas veterinárias;
• clínicas médicas;
• academias ;
• faculdades;
• cursinhos;
• escritórios.

Quais são os impostos da NFSe?

Além da retenção de impostos específica para o regime tributário adotado pela empresa emissora, existem alguns impostos que incidem sobre a NFSe. São eles:

• ISS: O Imposto Sobre Serviços é uma taxa paga ao município e que incide sobre a prestação de serviços.
• INSS: Imposto a nível federal que incide sobre a folha de pagamento das empresas. A alíquota do INSS varia de acordo com o regime tributário da empresa.
• PIS/PASEP: A alíquota do PIS/PASEP varia de acordo com o regime tributário da empresa, mas saiba que tanto no Lucro Real, quanto no Presumido, a alíquota é de 0,65% sobre o valor da nota fiscal de serviço, para serviços prestados por empregados e 1,5% para autônomos.
• COFINS: Incide sobre a receita bruta das empresas e o seu recolhimento deve ser feito até o último dia útil do mês subsequente ao mês de competência e a alíquota da COFINS é de 7,6%, na modalidade não cumulativa.
• CSLL: É um imposto federal para financiar a seguridade social. Ele incide sobre o lucro real ou presumido das empresas, com a alíquota de 9% para o lucro real e de 12% para o lucro presumido.
• IRPJ: O IRPJ incide sobre o lucro real das empresas. A alíquota do IRPJ é de 15%, com adicional de 10% sobre a parcela do lucro que exceder R$ 20 mil mensais.
• ICMS: O ICMS é um imposto estadual que incide sobre a circulação de mercadorias e serviços. A sua alíquota varia de acordo com o estado e o tipo de mercadoria ou serviço, mas a média é de 17%.

É possível cancelar Nota Fiscal de Serviço?

Imprevistos acontecem às vezes e, em algumas situações, é necessário fazer o cancelamento da Nota Fiscal de Serviço. No caso das notas eletrônicas, a solicitação de cancelamento deve ser feita até o dia 10 de cada mês. Esse processo leva cerca de 30 dias para que seja concluído.

Vale destacar que no procedimento de cancelamento de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica será necessário apresentar os seguintes documentos:

• requerimento on-line do serviço;
• declaração da empresa tomadora dos serviços (a companhia que solicitou o serviço), em papel timbrado e com assinatura de representante legal reconhecida em cartório. É preciso também informar a causa do cancelamento da nota;
• caso a companhia tomadora dos serviços seja um órgão público, a declaração precisa ter a assinatura do titular da pasta e é necessário apresentar a cópia do RG do indivíduo.

Não se esqueça também de anexar as notas fiscais canceladas no medido e os documentos lançados em substituição ao comprovante que também foi cancelado. Caso contrário, será preciso também informar o motivo do cancelamento.

Em quais situações é possível cancelar a NFSe?

Se o ISS não tiver ainda sido recolhido, o empresário terá o prazo de seis meses para fazer o cancelamento da Nota Fiscal de Serviços. Vale destacar que a data válida para iniciar a contagem do prazo é a data de emissão da nota fiscal.

Por outro lado, se o Imposto Sobre Serviços já tiver sido recolhido será necessário abrir um processo administrativo com a intenção de justificar o cancelamento. Por outro lado, as NFSe incluídas em Parcelamento Tributário não poderão ser canceladas.

É necessário saber, ainda, que o fato gerador (o motivo pelo qual surge a obrigação de pagar o tributo) do ISS é a prestação do serviço. Dessa forma, se não houver a prestação do serviço, não há incidência do Imposto Sobre Serviços e, por isso, a nota fiscal pode ser cancelada sem problemas. Por outro lado, se o fato gerador ocorrer, será necessário seguir os processos descritos anteriormente.

Por fim, é importante ressaltar que se os prazos forem respeitados, é possível pedir o cancelamento de mais de uma nota no mesmo processo. No entanto, a análise é individual e cada nota deve ter uma justificativa à parte. Se a solicitação for aprovada, você receberá um aviso informando que o documento em questão foi cancelado de forma definitiva.

Qual a validade da NFSe?

Não há um prazo fixo e que vale para todos os casos. Isso porque, a validade da Nota Fiscal de Serviços depende de cada caso. No entanto, na maioria das situações, a validade é de 3 dias.

Há ainda outras situações específicas, nas quais o prazo de validade da nota é maior do que o habitual. Uma das hipóteses é quando se tratar de semovente (são bens móveis que possuem movimento próprio, como animais selvagens e domesticados) para percursos. O prazo varia conforme a distância percorrida. A variação ocorre da seguinte forma:

• se a distância percorrida for de até 50 km, o prazo é de 5 dias;
• caso seja entre 50 e 100 km, o prazo é de 10 dias;
• se o animal andar entre 100 e 150 km, o prazo é de 15 dias;
• se for de 150 a 300 km, o prazo é de 20 dias;
• se a distância for superior a 300 km, a nota valerá por 40 dias.

Há outras hipóteses pelas quais o prazo de validade da Nota Fiscal de Serviços é superior a 3 dias. Entre as principais situações estão:

• remessa para vendas fora da localidade do emitente. Nessa situação, o prazo é de 30 dias;
• quando se tratar de nota fiscal na qual a natureza da operação seja de demonstração. Nesse caso, o prazo é de 60 dias.

Realmente há muitas burocracias e é necessário se atentar com os diversos prazos de validade. Nesse sentido é muito importante ter as notas sempre organizadas para que a sua empresa cumpra os prazos e obrigações e, assim, não tenha problemas com o fisco.

O que é o projeto NFSe Nacional?

A NFSe Nacional trata-se de um projeto que tem como principal objetivo padronizar e facilitar a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas aos prestadores de serviços em todo o Brasil. Isso acontece porque é utilizado apenas um único banco de dados, que é desenvolvido e regulamentado pela Receita Federal, com participação da Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf).

https://www.youtube.com/watch?v=a8MWvkPK-38

Esse novo sistema, porém, ainda não é aceito em todos os municípios brasileiros.  Em outras, há a disponibilização da NFe, porém, cada uma delas tem as suas especificidades. Isso acontece por causa da cobrança do ISS (Imposto sobre Serviços), cujas regras são diferentes em cada município.

Por conta desse aspecto, surge a complexidade da unificação da cobrança e no armazenamento dessas informações em todo o território nacional. Apesar das dificuldades, algumas medidas são tomadas com a intenção de facilitar essa questão.

O primeiro passo para a implantação da NFSe Nacional foi a implementação do Ambiente de Dados Nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (ADN NFS-e). Com ele, os procedimentos relativos à emissão de notas fiscais ficam mais fáceis e práticos. Isso porque, as secretarias de Finanças das cidades e os contribuintes terão acesso a alguns dados. Entre eles estão:

• layout padrão nacional;
• emissão e transmissão das Notas Fiscais de Serviço;
• busca de notas de serviço por contribuinte;
• painel de consulta de notas emitidas, canceladas ou substituídas, com acesso para empresas e clientes.

Como funciona a escrituração de NFSe?

A escrituração das notas fiscais é uma das obrigações mais importantes por parte do empresário. Por meio dela são repassadas ao Fisco todos os dados referentes à movimentação financeira de um empreendimento.

Vale destacar que essa obrigação é comum a todas as empresas, independentemente do seu porte. O descumprimento dessas normas podem acarretar em problemas para a companhia, que poderá ter que arcar com multas.

Em relação a Nota Fiscal de Serviço, há a obrigatoriedade de sua escrituração em relação aos serviços tomados fora do município pela qual uma determinada empresa está instalada e do ISS retido.

Quais os principais problemas relacionados à NFSe?

Há alguns problemas que podem acontecer na emissão da NFSe. Entre as principais situações pelas quais você deve manter-se atento estão as seguintes:

Consulta e captura de NFSe

É bastante frequente que os sites das Prefeituras e o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica apresentem instabilidades, principalmente, no começo e no fim do mês. Isso acontece por causa do alto número de documentos que são gerados nesses períodos.

Nesse contexto, há o risco de perder o prazo da data de emissão do documento e de a companhia ter que arcar com juros e multas. Um emissor automático de NFSe ajuda a resolver o problema, pois ele faz diversas tentativas de emissão automática da nota até o documento ser emitido.

Falta de integrações

Algumas prefeituras não permitem que a nota eletrônica de prestação de serviços seja emitida de forma automática. Isso costuma ser contraprodutivo, pois é necessário fazer a tarefa manualmente. Por outro lado, quem conta com um software especializado na emissão de NFSe não precisa se preocupar em realizar procedimentos manuais.

Retenção de ISS

Em algumas situações, pode ser que a Prefeitura reivindique a retenção do Imposto sobre Serviços (ISS). Isso é prejudicial aos negócios, pois o cliente pode não pagar o valor total referente ao serviço justamente por causa do tributo descontado.

Permissão ou não de RPS

O Recibo Provisório de Serviço é um documento que possibilita a entrega da nota fiscal ao comprador, caso aconteça algum imprevisto. Pode ser, por exemplo, a falta de internet ou energia. Dessa forma, o cliente não precisa esperar pela geração do documento fiscal. No entanto, algumas prefeituras não permitem o uso do RPS e outras determinam que se utilize um modelo próprio municipal.

Variação do serviço prestado

Caso tenha uma empresa que faça mais de um tipo de serviço é preciso adequar o documento conforme cada atividade feita. Dessa maneira, caso faça a tarefa manualmente, será preciso verificar qual é o código de identificação de determinado serviço para que a NFSe seja emitida corretamente.

Mudanças sem aviso prévio

Outro problema frequente faz referência às alterações nos sistemas das prefeituras. Infelizmente, na maioria das vezes, eles ocorrem sem aviso prévio, especialmente quando há mudança na gestão municipal. Nesse contexto, é importante se adaptar ao novo sistema.

SPED e as NFSe

O SPED faz referência à sigla Sistema Público de Escrituração Digital. Trata-se de uma obrigação acessória (deveres que não estão relacionados com o pagamento de um tributo) que as empresas têm com o fisco. 

O principal objetivo desse sistema é facilitar o recebimento de informações contábeis por parte do fisco. Os dados chegam por meio da certificação digital com validade jurídica, que é equivalente às assinaturas dos documentos eletrônicos. Essa é uma iniciativa integrada que inclui as três esferas governamentais: federal, estadual e municipal.

Uma dúvida muito comum é sobre a relação entre o SPED e a NFSe. A Nota Fiscal de Serviços é uma parte do SPED. O documento eletrônico foi criado com o intuito de substituir o comprovante fiscal em papel.

O objetivo da NFSe é monitorar a prestação de serviços ou a circulação de mercadorias para que mais tarde sejam tributadas. A validade desse documento é garantida pela assinatura digital, pois ela garante a autoria e integridade das informações.

Vale destacar ainda que o SPED foi criado com a intenção de tornar o ambiente de negócio mais leal e competitivo. Isso acontece porque há a diminuição de gastos e a fiscalização da Receita Federal é mais rápida, o que ajuda a dar mais segurança jurídica para as organizações.

CCe e Nota Fiscal de Serviço

A CCe é a sigla para Carta de Correção Eletrônica. Essa carta permite que uma NFe ou NFSe já emitida e autorizada pela Secretaria da Fazenda passe por alguma correção, caso ela seja necessária. Veja abaixo alguns pontos que podem ou não serem corrigidos:

Correção autorizada

• Código Fiscal da Operação – desde que não altere a natureza dos impostos;
• Código de Situação Tributária;
• Data de emissão e data de saída;
• Razão Social do destinatário – desde que não mude totalmente;
• Endereço do destinatário – desde que não mude totalmente;
• Peso, volume e acondicionamento;
• Descrição da mercadoria – desde que não altere a alíquota do imposto;
• Dados do transportador;
• Dados adicionais, como correções de informações mais específicas: erro na fundamentação legal da operação, item da legislação que indique benefício fiscal à saída de produtos, etc.

Correção não autorizada

• Valores, tanto da NFe quanto de imposto;
• Descrição da mercadoria que mude a alíquota do imposto;
• Qualquer informação que mude a operação ou cálculo do imposto;
• Mudança completa do nome do emitente ou destinatário;
• Valores Fiscais;
• Destaque de Impostos;
• Mudança completa do endereço do destinatário.

A CCe permite que as alterações necessárias sejam feitas e que você organize ainda melhor toda a gestão das notas da sua empresa. É importante que todas as informações presentes nos documentos fiscais estejam corretas, por isso, faça uso da CCe quando for necessário.

Otimize a gestão de documentos fiscais do seu negócio

A Nota Fiscal de Serviço é utilizada para comprovar a prestação de serviços. Esse documento deve ser consultado diversas vezes com a intenção de verificar as transações feitas e cumprir as obrigações tributárias de forma adequada.

O problema é que esse processo pode ser um grande desafio, já que pode ser preciso acessar diversos portais de prefeituras para acessarem as NFSes que são emitidas contra o seu CNPJ.

Essa descentralização consome horas de trabalho sem a garantia de que tudo está correto, gerando risco de multas e protestos, principalmente dos serviços pontuais e não recorrentes. Para resolver esse problema, a Qive conta com dois serviços de captura de nota fiscal de serviço, NFSe Connect e NFSe Full.

Com a Qive, você tem acesso às notas de serviço emitidas contra a sua empresa sem precisar solicitar ao prestador ou depender de fluxos de recebimento por e-mail. Com NFSe Connect você tem a integração direta com mais de 1.500 prefeituras, e com NFSe Full garante a captura de todo o território nacional!

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