NFe e NFSe: qual a diferença entre as notas fiscais?

O Projeto SPED revolucionou a gestão fiscal das empresas com a introdução de documentos eletrônicos como a NF-e e a NFS-e. Você sabe qual delas deve ser emitida na venda de um produto e qual na prestação de um serviço?  

Já respondendo à pergunta, a NF-e, implementada em 2007, é utilizada para o registro de operações com mercadorias, enquanto a NFS-e, mais recente, abrange a prestação de serviços. Compreender as particularidades de cada uma é o primeiro passo para sua empresa estar consoante à lei.  

Neste artigo, você conhecerá as principais diferenças entre esses dois documentos fiscais essenciais para o cumprimento das obrigações tributárias. 

O que é NFe? 

A Nota Fiscal Eletrônica, NFe (modelo 55), foi instituída através do ajuste SINIEF 7/2005. Ela deve ser utilizada pelas empresas contribuintes do ICMS e do IPI para substituir a nota fiscal modelo 1 ou 1-A.

A NFe é um documento fiscal emitido e armazenado de forma eletrônica. Ela é como um recibo eletrônico, mas com validade legal.  Sua existência digital formaliza as operações realizadas envolvendo mercadorias. Isto é, é um documento com validade jurídica, garantida através da assinatura digital do emissor, bem como uma autorização de uso. 

Para ser válida, precisa de uma assinatura digital e de uma autorização do governo do estado onde a empresa está registrada. Tal autorização é necessária antes de vender qualquer produto.

Fique por dentro de tudo sobre a NFe neste guia completo feito por nós da Qive. 

O que é NFSe? 

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, NFSe, é um documento fiscal de existência exclusivamente digital, que é gerado e armazenado de forma eletrônica e administrado pelas prefeituras. 

Ela deve ser utilizada pelos contribuintes do ISS para formalizar, de forma documental, as operações de prestação de serviços que estão listados na Lei complementar 116/2003.

O projeto NFSe foi desenvolvido pela Receita Federal em conjunto com a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais – Abrasf, através do Protocolo de Cooperação ENAT nº 02/2007.

Diversas prefeituras utilizam sistemas próprios para emissão de nota fiscal eletrônica específica da prestação de serviços. Contudo, a Resolução CGSN 169/2022 já estabeleceu o padrão único para a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). Dessa forma, procura-se unificar e simplificar os processos de emissão e armazenagem desses documentos.

Principais diferenças entre NFe e NFSe

Muitas são as diferenças entre a NFe e a NFSe, da estrutura à legislação. Isso porque são documentos que representam fatos geradores distintos, e possuem matrizes de tributação e competência tributária totalmente diferentes. 

Órgão responsável por NFe e NFSe

• Pela NFe: unidades federativas, ou seja, cada um dos 26 estados e o Distrito Federal. 
• Pela NFSe: cada município do país e, novamente, o Distrito Federal. 

A ocasião para a emissão de uma NFe e uma NFSe

Todo documento fiscal atende à legislação que o instituiu, certo? Dessa forma, cada situação de emissão de documento fiscal será ditada a partir de um fato gerador, ou seja, uma prestação de serviço ou uma operação comercial envolvendo uma mercadoria.

Por isso, devemos conferir quando é cabível a emissão de NFe, ou quando o documento adequado é a NFSe. Vamos analisar as diferenças entre NFe e NFSe quanto à data de emissão a seguir.

• NFe: quando houver circulação de mercadoria a partir de uma venda efetuada. 
• NFSe: quando o serviço é tributado pelo ISS. Dessa forma, todos os prestadores contemplados na Lei Complementar nº 116/2003, devem emitir o documento.

Qual o tempo de emissão de uma NFe e de uma NFSe?

Todo documento fiscal deve atender ao princípio da tempestividade. Isso significa que a emissão da NFe, assim como da NFSe, deve ser realizada em tempo real, no momento que ocorre o fato gerador daquela operação. 

Ou seja, a NFe deve ser emitida antes que ocorra a entrega efetiva do produto, e a NFSe deve ser emitida no momento em que ocorrer a prestação de serviços.

Quais os dados necessários para emitir uma NFe e uma NFSe? 

Todo documento fiscal deverá atender a legislação que trata de seu fato gerador. Como se trata de uma obrigação acessória, logo temos que atender à sua estrutura legal. 

Assim, deve-se identificar os participantes, as mercadorias (ou serviços prestados) e a tributação referente. Vamos analisar os dados abaixo, demonstrando as diferenças entre ambas:

NFe

NFSe

Identificação do emitente, dados cadastrais completos: razão social, CNPJ e endereço, inscrição estadual;Identificação do destinatário, dados cadastrais completos: razão social, CNPJ e endereço, inscrição estadual;Data de emissão;NúmeroDescrição dos produtos com NCM;Valores dos impostos com identificação da situação tributária;Valor total das mercadorias;Chave de acesso;Informações relativas ao transporte da mercadoria.

Identificação do emitente, dados cadastrais completos: razão social, CNPJ e endereço, inscrição estadual;Identificação do destinatário, dados cadastrais completos: razão social, CNPJ e endereço, inscrição estadual;Data de emissão;Número;Descrição dos serviços;Valores dos impostos com identificação da situação tributária;Valor total das mercadorias;Código de verificação para consulta do documento na internet.

Qual a tributação de uma NFe e uma NFSe

A tributação aplicada a cada documento fiscal, seja ele NFe, ou NFSe, deverá ser analisada conforme a operação e legislação do Estado ou do município vigente. As operações podem ser:

• Tributadas;
• Isentas;
• Suspensas;
• Imunes.

Logo, a aplicação será conforme o fato gerador do imposto — seja ICMS para a NFe ou ISS para as NFSe. É importante analisar o regulamento do ICMS do seu Estado, ou decreto municipal do ISS onde a empresa está localizada.

Qual o layout de uma NFe e uma NFSe

O layout de emissão da NFe nos orienta quanto a organização das informações no arquivo XML, isso possibilita análise das características estruturais. Por essa razão, devemos verificar o ajuste que estabelece todas as regras e todos os padrões técnicos a serem seguidos pelos contribuintes para a emissão correta do documento.

Dessa forma, a emissão do documento fiscal ocorre em conformidade tributária com o estado onde a empresa está domiciliada.

Cada NFe emitida tem uma numeração única, chamada de chave de acesso. A chave de acesso da NFe tem a identificação do documento fiscal e possibilidade de consulta junto ao Portal Nacional da NF-e, e nos assegura de sua validade jurídica. 

Essa chave é composta por 44 números, os quais apresentam algumas informações cadastrais da NFe. Nessa sequência, temos o que chamamos de dígito verificador sendo baseado em um cálculo aplicado aos números da própria chave. 

Para encontrar o dígito verificador, devemos multiplicar cada algarismo por uma sequência de números, posicionados da direita para a esquerda. A soma dos resultados das ponderações será dividida por 11 e o dígito verificador será a diferença entre o divisor e o resto da divisão.

Concluímos, então, que as diferenças entre a NFe e NFSe ocorrem devido ao fato gerador ser distinto:

• NFe: o fato gerador é a circulação de mercadoria, portanto temos a tributação atrelada ao Estado e a tributação do ICMS.
• NFSe: o fato gerador é a prestação de serviços listados na lei complementar 116/2003, assim temos a incidência do ISS, que é de responsabilidade dos Municípios.

Essa primeira análise será fundamental para determinar qual documento deve ser utilizado em cada operação.E, então, entendeu as diferenças entre a NFe e NFSe? Sabia que além dessas, há outros tipos de notas fiscais, como a de exportação? Cliqui no link e confira o artigo completo preparado ela Qive sobre o assunto!