Como baixar XML de Nota Fiscal de Serviço (NFSe)

Está começando a emitir notas fiscais de serviço? Provavelmente você já ouviu falar sobre o arquivo XML da NFSe, certo? Mas o que é isso exatamente? Por que é importante? E como você pode utilizá-lo no dia a dia do seu negócio?

Desenvolvemos o artigo a seguir com as informações que você precisa saber sobre o XML de NFSe de forma prática. Além de aprender para que serve esse documento, você saberá as melhores formas de gerenciar arquivos como esse. 

Para que serve o XML da nota fiscal de serviço?

O XML é um formato de arquivo digital e é a sigla para Extensible Markup Language, ou seja, ⁣Linguagem de Marcação Extensível em português.

Oficialmente, o XML é o formato usado na Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe). Ele é como a “certidão de nascimento” da sua nota fiscal, pois contém todos os dados fiscais da operação de forma estruturada e validada pela prefeitura. Esse arquivo serve para várias situações:

• Comprovação fiscal, já que é a prova legal de que a nota foi emitida e aceita pelo sistema da prefeitura. Ou seja, tem validade jurídica e fiscal.
• Contabilidade, pois seu contador precisa do XML para fazer os lançamentos contábeis corretos e apurar impostos. 
• Integração com sistemas de gestão (ERP) ou software contábil, permitindo a importação automática.
• Armazenamento obrigatório por 5 anos, por conta da exigência da lei.
• Reconciliação financeira para conferir se os valores faturados estão corretos, facilitando o controle do fluxo de caixa.

Assim, o XML da NFSe é essencial para ficar em dia com o fisco e garantir uma gestão organizada.

Como baixar o XML da NFSe?

O processo para baixar o XML da NFSe varia dependendo do município onde seu CNPJ está localizado, já que cada prefeitura possui seu próprio sistema. Geralmente, o passo a passo segue a estrutura a seguir:

1. Acesse o site, seja da Secretaria da Fazenda ou o portal de NFe do seu município. Procure por “NFSe”, “Nota Fiscal Eletrônica” ou “Portal do Contribuinte”.
2. Faça login no sistema usando seu certificado digital ou as credenciais de acesso fornecidas pela prefeitura (CPF/CNPJ e senha).
3. Localize a seção “Consultar NFSe“, “Minhas Notas”, “Notas Emitidas” ou “Relatórios” no menu do sistema.
4. Busque pela nota desejada usando filtros como período de emissão, número da nota fiscal, CNPJ do tomador ou razão social para encontrar a NFSe que precisa.
5. Selecione a opção de download ao encontrar o documento, clicando em “Baixar XML”, “Download XML” ou no ícone correspondente.
6. Salve o arquivo XML no seu computador. 
7. Verifique se o arquivo foi baixado corretamente.

Algumas prefeituras permitem o download em lote, o que é muito útil quando você precisa baixar várias notas de uma vez. Para isso, procure por opções como “Download múltiplo” ou “Exportar período”.

Quais as informações presentes no arquivo XML da NFSe?

Um arquivo XML de NFSe é cheio de informações fiscais e comerciais, as quais são estruturadas em tags para facilitar a leitura automática por sistemas. Quando você o abre, encontra dados como:

• Informações de quem prestou o serviço: CNPJ, razão social, nome fantasia, endereço, inscrição municipal e até o regime tributário.
• Dados do tomador: CNPJ ou CPF, nome ou razão social e endereço.
• Detalhes da nota fiscal: número da NFSe, data e hora de emissão e situação da nota.
• Descrição do serviço: incluindo quantidade e valor.
• Valores financeiros: deduções, valor líquido, bruto e base de cálculo dos impostos.
• Códigos de segurança: chave de autenticação e assinatura digital.
• Informações tributárias: alíquota e valor do ISS (Imposto Sobre Serviços), retenções de IR, PIS, COFINS, CSLL, INSS quando aplicáveis, e o código do serviço.

Como abrir o arquivo XML da nota fiscal de serviço?

Após baixar o XML da NFSe, você pode precisar visualizar as informações contidas nele, certo? Existem várias formas de fazer isso:

1. Abrir com o navegador: basta clicar com o botão direito no arquivo XML no seu computador, selecionar “Abrir com” e escolher seu navegador, seja Chrome, Firefox, Edge ou Safari.
2. Usar um editor de texto: clique com o botão direito no arquivo XML no seu computador, selecione “Abrir com”, e escolha Bloco de Notas no Windows, TextEdit no Mac ou Notepad++. Essa opção mostra o código XML puro, sendo muito útil para quem precisa copiar informações específicas.
3. Utilizar um visualizador online: existem também sites gratuitos de leitura de arquivos como esse. Assim, você faz o upload do arquivo para visualizar de forma similar ao DANFSE (Documento Auxiliar da NFSe). Sempre se certifique de que são plataformas confiáveis para não expor dados sensíveis da sua empresa.
4. Abrir com Excel ou programa de planilhas: outra opção é importar o arquivo XML no Microsoft Excel ou Google Sheets. No Excel, vá em “Dados”, “Obter Dados Externos”, “De outras fontes”, “Da importação de XML”. Isso é útil quando você precisa analisar dados de várias notas.
5. Usar software específico: existem programas especializados em visualizar e gerenciar XMLs de notas fiscais, com recursos extras como validação, conversão e organização automática, como a Qive. 

Lidar com dezenas ou centenas de arquivos XML todo mês pode ser um grande desafio para a sua organização e gestão. Aqui estão algumas boas práticas para manter tudo estruturado:

• Padronize os nomes das pastas, separando por “Emitidas” e “Recebidas” para facilitar buscas posteriores.
• Guarde cópias dos XMLs em nuvem, como Google Drive, Dropbox ou OneDrive, ou em HD externo. 
• Envie os arquivos para seu contador ou use uma pasta compartilhada.
• Utilize um sistema de gestão fiscal especializado para organizar seus documentos fiscais automaticamente, reduzindo o trabalho manual. A Qive é uma opção.
• Mantenha armazenado por pelo menos 5 anos.
• Documente os processos com um passo a passo interno de como você realiza o download, como nomeia e armazena os XMLs, caso outra pessoa precise realizar a mesma tarefa.

Gerenciar os arquivos fiscais é indispensável para manter sua organização conforme as obrigações fiscais. Embora pareça complexo, os processos certos e ferramentas adequadas podem facilitar sua rotina. Então, lembre-se: um XML de NFSe não é apenas um arquivo; ele representa a documentação oficial das suas operações e é um dos indícios para a saúde fiscal e contábil do seu negócio.

Se você está buscando uma forma mais prática e segura de gerenciar suas notas fiscais de serviço, você precisa conhecer a Qive. Nossa plataforma foi desenvolvida pensando em empreendedores como você, que precisam de soluções inteligentes para otimizar a gestão fiscal, sem complicações.

A Qive tem uma gama de funcionalidades que vão desde a emissão de notas fiscais, gerenciamento de documentos até ter controle total sobre suas obrigações fiscais. Além disso, você pode contar com suporte especializado sempre que precisar.

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