Descubra como a Sipolatti reduziu em 96% o tempo para encontrar e entregar documentos fiscais com a Qive.

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Organização e eficiência para o setor fiscal na gestão de DFes

A consulta manual das notas emitidas contra cada filial era um trabalho muito cansativo para as equipes da Sipolatti. Ainda, o processo não entregava visibilidade de todas as notas emitidas contra o CNPJ da empresa, com o risco de deixar passar notas frias — que podem gerar multas e incongruências nas entregas fiscais, comprometendo o compliance da empresa. Mas os desafios eram ainda maiores: antes, todas as informações estavam descentralizadas. Todos os departamentos da Sipolatti dependiam da área fiscal para validar informações de compra e venda, transporte, entre outros.

Uma mudança essencial para os processos

A mudança surgiu em 2015, quando Rodrigo Barros, especialista em documentos fiscais eletrônicos (DFes) e SPED, assumiu a frente contábil e tributária da empresa. Analisando o desafio, Rodrigo decidiu procurar por ferramentas que facilitam a gestão e consulta dos documentos fiscais.Assim a Qive apareceu: a plataforma consulta NFe e CTe direto da Sefaz Nacional, centraliza os documentos, integra com ERPs e sistemas contábeis. Tudo isso de forma totalmente automatizada. “Ficou mais fácil encontrar as notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o Compliance Fiscal da empresa e pode gerar multas”— Rodrigo Barros

A Sipolatti conseguiu economizar em 96% o tempo que gastava para encontrar e entregar os documentos. Depois da Qive, a área fiscal ficou livre de consultas constantes de outros departamentos sobre os arquivos. Agora, todas as áreas têm acesso à informação segura em questão de segundos. A plataforma permite usuários para o setor fiscal, contábil, compras, logística e outros para facilitar o acesso aos documentos e transacionar a informação mais rapidamente.

“Quando a gente considera um portfólio de empresas de varejo, que hoje é um dos grandes fortes da Qive, a gente pode falar sobre: democratização do acesso, melhoria da qualidade de trabalho dessas pessoas e olhar analítico. Utilizar os dados dos documentos fiscais para as tomadas de ação.”— Rodrigo Gomes, coordenador de grandes contas na Qive.

A plataforma Qive trouxe para a Sipolatti a possibilidade de transformar informações de notas fiscais em inteligência de negócio, além de permitir comparar informações, realizar conferências e identificar inconsistências para os lançamentos e entregas fiscais.

Um ganha-ganha bem construído.

Rodrigo afirma que desde que utilizam a Qive, a empresa tem controle total sobre a entrada de mercadorias e houve uma brusca diminuição da circulação de papel — sem a necessidade de espaço físico, porque os documentos ficam seguros na nuvem. Para os clientes, a principal vantagem é a facilidade de emissão da segunda via. Antes, o prazo era de 24 horas. Com a ajuda da Qive, a Sipolatti passou a encontrar em tempo real o documento para imprimir ou enviar por e-mail, como o consumidor preferir. Em junho de 2016, a Qive e a Sipolatti, apresentaram esta história de sucesso no evento Brazilian Retail Week.

O tema apresentado foi: “Redução de custos, distribuição de informação e satisfação de clientes com a Gestão Automatizada de Notas Fiscais”. Dado o grande volume de notas fiscais com que trabalha, a Sipolatti foi selecionada pelo Governo para ser integrante do programa piloto de implementação da NFCe (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica) no estado do Espírito Santo. Isso ajudou a Qive implementar a funcionalidade de gestão de NFCes na plataforma.

“Nesse sentido, a Sipolatti foi além de um cliente, tornou-se uma parceira nossa.”— Christian De Cico, fundador e CEO da Qive

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Empresas que desafiaram o jeito antigo de pagar contas

“Hoje a gente cruza os boletos em aberto com os pagamentos registrados no SAP e boletos divergentes, boletos cancelados e até as fraudes. A gente consegue acompanhar tudo bem de perto no painel da Qive.”

“Há dois anos, ainda era um grande desafio quitar todas as notas fiscais dentro do prazo e acabávamos concluindo menos de 70%. Hoje, pagamos 99,97% de todas as NFes em dia. Fazer isso de maneira integrada, direto no SAP, é super eficiente e fluido.”

“Ficou mais fácil encontrar as notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o compliance fiscal da empresa e pode gerar multas.”

“Além de toda a facilidade na consulta e armazenamento de NFes e CTes, o aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe), que existe dentro da plataforma da Qive, facilita o registro desse tipo de documento fiscal e permite que a gente saiba onde nossas cargas estão.”

“Com a Qive, tudo é automático, então você tem a garantia de que funciona. A plataforma independe de mãos humanas, e isso traz uma confiança grande. Hoje, para tudo o que recebemos fisicamente, fazemos um check na Qive antes. Só depois da confirmação da veracidade nós lançamos no registro fiscal.”

“... a Qive, que é um dos nossos principais fornecedores e uma ferramenta essencial no nosso dia a dia, principalmente, no departamento fiscal. É uma ferramenta de rápido acesso, traz muito retorno para nós e é o que eu falei, ela é primordial no nosso dia a dia. Tô muito feliz e muito satisfeita com a entrega no mercado de vocês.”

”Já utilizamos a Qive há um bom tempo e a experiência tem sido bem gratificante, a gente consegue hoje não só automatizar a captura dos documentos fiscais, mas também o input a automatização com o lançamento dentro do SAP, então isso gera uma agilidade e traz também uma visibilidade pra que a gente consiga repassar isso inclusive com diretoria e todo time fiscal da equipe”

“A gente iniciou com a Qive faz pouco tempo, já estamos vendo grandes resultados na área fiscal e eu só tenho agradecer a parceria. Nós vamos agora conseguir automatizar muitas operações pra gente ter um tempo valioso em análises tributarias e agora com chegada da Reforma, a Qive está trazendo uma plataforma incrível com tudo que a gente precisa pra essa grande revolução a partir de 2026.”

"A gente usa a solução do Qive hoje mudou o nome para Qive, a gente utiliza pra cruzamento de informações, extração de dados, a gente também utiliza em lote para fazer manifesto de operações, por exemplo operação não realizada; pra consultar notas fiscais, por exemplo, extração em PDF e também relatórios hoje a gente usa para cupom fiscal que também é bem mais fácil, integrado e a gente consegue ter uma rapidez no cruzamento de informações. E também hoje algo bem importante que a gente faz é a utilização de API que hoje a gente tem MKTplace com mercado livre e a gente usa a API para integração automática no ERP”

"São excelentes parceiros e nos apoiam nos processos do dia a dia e nos acompanham há mais de 6 anos e vai continuar nos apoiando no que vem da Reforma Tributária."

"Temos a parceria grande com a Qive, trazem várias opções para nossa área fiscal, baixar notas fiscais, notas dos fornecedores, prestadores de serviço e as principais regiões. Além de dar suporte nas fiscalizações. Estamos muito felizes com a empresa e tenho certeza que essa parceria vai durar por muitos anos."

"A Qive a gente usa pro departamento comercial, porque a gente tem muita devolução. O comercial acompanha essas devoluções. O financeiro usa para consulta de notas que às vezes tem lá para pagar e essa nota não está aparecendo para eles. Contas a recebe utiliza para consulta de uma nota se foi cancelada ou não. Uma coisa que a gente usa bastante é para manifesto de notas, diariamente, até mesmo para compensar o cliente, porque trabalhamos com direito a devolução. Pra eu trocar uma nota, fazer formulário próprio ou até mesmo cancelar, a Qive me ajuda no conceito de consultar se a nota foi manifestada ou não pelo cliente. Então essa conformidade pra mim é muito importante, pro contas a receber, porque eles têm uma garantia que o cliente recebeu e pode fazer a cobrança efetiva. Conhecimento de transporte também buscar os xml. Pessoal do ecommerce: pra trazer as notas da shopee, mercado livre, shein, a gente tem a configuração que traz todos os XMLs, porque quando você entra nesses mktplaces é difícil consultar, na Qive não, eles pesquisam o CPF do cliente, rapidinho tem a notae consegue dar tratativa com o cliente. Bem dizer a Ciranda usa 100% Qive."

"Certamente, recomendaria a Qive para todas as empresas porque é uma necessidade ter um compliance bem-feito. A Qive tem uma assertividade muito grande em relação à captura das nossas notas fiscais; ajuda muito na parte do compliance, que seria um objetivo primário. E isso possibilita, de uma forma exponencial, levar a área tributária para um outro patamar, fazendo a otimização dos dados que estão dentro das notas fiscais então a é algo que eu diria recomendo para todos que querem levar a área tributária para um próximo nível."

"O relacionamento é ótimo. Acho que a Qive tem foco no cliente e não no produto. A gente, da área tributária, pela experiência, sempre teve muito contato com empresas em que o foco é no produto, e aí é um negócio em que te oferecem sempre algo muito engessado. Enquanto que, com a Qive, a gente tem a oportunidade de desenvolver, de estar sempre desenvolvendo e melhorando algo que já existe.”

"O processo de inovação que a Qive traz pra dentro do iFood é o ponto principal. Eles estão sempre captando o que está acontecendo no mercado e trazendo pra cá, o que nos ajuda a pensar diferente e resolver nossos problemas mais rápido."

“A Qive trouxe três benefícios principais: ganho de tempo, compliance e centralização do processo. Hoje os documentos estão organizados e acessíveis.” “Sinto da Qive um carinho genuíno com o cliente. É o parceiro certo para seguir com a LongPing — espero que essa parceria continue crescendo por muitos anos.”

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