Como contabilizar nota fiscal de serviço com imposto retido

A retenção tributária na fonte é um procedimento fiscal indispensável. Ela envolve a obrigação do contribuinte de descontar e repassar determinados tributos diretamente ao fisco, no momento do pagamento aos seus prestadores de serviços. 

Esse processo, embora simples em sua execução, exige uma análise tributária detalhada e uma contabilização precisa, uma vez que erros podem acarretar problemas fiscais e financeiros para a empresa. 

A contabilização da nota fiscal de serviço com imposto retido assegura o cumprimento da legislação vigente e evita autuações, multas e juros decorrentes de inconsistências nos registros fiscais. 

Neste contexto, a importância de um controle rigoroso sobre as retenções, bem como de um entendimento claro das diferentes retenções aplicáveis a cada operação, se torna essencial para a saúde financeira e o compliance tributário das organizações. 

Vamos juntos em nosso artigo entender melhor o desdobramento desse procedimento fiscal? 

O que é uma nota fiscal de serviço com imposto retido?

Uma nota fiscal de serviço com imposto retido é um documento fiscal que prestadores de serviços utilizam para registrar os serviços e seus valores. 

Porém, tenha atenção a um detalhe: em algumas situações, os impostos devidos sobre o serviço, como o ISS (Imposto Sobre Serviços), têm retenção direto na fonte pelo contratante, sem a necessidade do pagamento pelo prestador.

Isso significa que, ao invés do prestador de serviço emitir uma nota fiscal e ser responsável pelo pagamento dos tributos, o tomador do serviço é quem faz o pagamento direto do imposto ao fisco. Dessa forma, há retenção de uma parte do valor que seria pago ao prestador para repassar à Receita Federal ou ao município competente.

Essa é uma forma de simplificar a arrecadação de tributos e garantir o cumprimento das obrigações fiscais. Em especial, em transações envolvendo grandes volumes de serviços ou empresas que prestam serviços a órgãos públicos.

Para o prestador, portanto, é fundamental que a retenção tenha contabilização correta, pois ela impacta diretamente no valor de recebimento. Além disso, deve haver o registro fiel na contabilidade da empresa para evitar problemas com o fisco.

Quais impostos podem ser retidos na fonte?

Atualmente, os impostos que podem ser retidos na fonte são:

• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): quando reter IRRF na nota fiscal de serviço? Ela ocorre quando a fonte pagadora (quem contrata o serviço) é uma pessoa jurídica e a prestadora do serviço também. Assim, a tabela de retenção IRRF sobre serviços prestados dependerá do tipo, como limpeza, segurança, consultoria, entre outros.
• PCC ou CSRF (Contribuições Sociais Retidas na Fonte), as quais incluem:
  • PIS (Programa de Integração Social)
  • COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)
  • CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).

A retenção dessas três contribuições é conhecida como "PCC" ou "CSRF" e é obrigatória em alguns casos, como assessoria, auditoria, consultoria, e outros. A alíquota padrão para a retenção do PCC é de 4,65%.

• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): a retenção do INSS sobre serviços prestados é obrigatória quando há cessão de mão de obra ou empreitada. A alíquota é, por norma, de 11%, mas pode ser de 3,5% em alguns casos de desoneração da folha de pagamento.
• ISS (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza): O ISS é de competência municipal e as regras, alíquotas e a lista de serviços sujeitos à retenção variam de um município para outro.

Como contabilizar nota fiscal de serviço com imposto retido?

A retenção da fonte acontece assim: o prestador de serviço emite uma NFS com a descrição do serviço, conforme Lei complementar 116/2003. Então, o tomador verifica quais são os tributos de retenção, conforme a legislação vigente, e efetua a retenção do valor correspondente.

Os valores dos tributos que foram retidos na fonte são descontados do pagamento ao prestador e recolhido pelo tomador diretamente ao fisco. Enquanto o prestador recebe o valor líquido, ou seja, já com o desconto da retenção.

Cálculo das retenções

Vamos tomar o seguinte serviço como exemplo:

Mão de obra alocada.R$ 10.000,00Materiais didáticos fornecidos previstos e discriminados em contrato e nota fiscal.R$ 3.000,00Total dos ServiçosR$ 13.000,00

Tributos a Serem RetidosAlíquota da RetençãoBase de Cálculo da RetençãoValor da RetençãoR$R$INSS11%10.000,001.100,00IRRF1,50%10.000,00150CSLL1%10.000,00100PIS/PASEP0,65%10.000,0065COFINS3%10.000,00300 4,65%10.000,00465Total das Retenções  1.715,00

Contabilização das retenções fiscais

Como devemos realizar a contabilização nota fiscal de serviço com imposto retido, vamos fazer os registros contábeis do prestador de Serviços

Ainda analisando o mesmo exemplo, vamos contabilizar essa retenção na fonte:

1. pelo registro da receita, com o concomitante reconhecimento da retenção do INSS:

DClientes ou Duplicatas a Receber (Ativo Circulante)11.900,00 DINSS Retido na Fonte a Compensar (Ativo Circulante)1.100,00 CReceita de Prestação de Serviços de Limpeza (Conta de Resultado) 13.000,00

2. pelo recebimento da prestação de serviço:

DCaixa ou Banco Conta Movimento (Ativo Circulante)11.285,00 DImpostos e Contribuições a Compensar (Ativo Circulante)615  CClientes ou Duplicatas a Receber (Ativo Circulante) 11.900,00

3. do Imposto de Renda, admitindo-se a compensação com o valor devido referente ao IRPJ a ser pago no mês da competência:

DProvisão para o Imposto de Renda ou IRPJ a Recolher (Passivo Circulante)150 CIRRF a Recuperar (Ativo Circulante) 150

4. da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, admitindo-se a compensação com o valor devido à CSLL a ser paga no mês da competência:

DProvisão para a CSLL ou CSLL a Recolher (Passivo Circulante)100 CCSLL Retida na Fonte a Recuperar (Ativo Circulante) 100

5. da Contribuição PIS/PASEP, admitindo-se a compensação com o valor devido referente ao mês de competência:

DPIS/PASEP a Recolher (Passivo Circulante)65 CPIS/PASEP Retida na Fonte a Recuperar (Ativo Circulante) 65

6. da COFINS, admitindo-se a compensação com o valor devido referente ao mês de competência:

DCOFINS a Recolher (Passivo Circulante)300 CCOFINS Retida na Fonte a Recuperar (Ativo Circulante) 300

Lançamentos dos registros contábeis do tomador de serviços

Contabilização para apropriação da Nota Fiscal 

Sabendo-se que o fato gerador da retenção do INSS é a emissão da Nota Fiscal do Prestador dos Serviços, o registro do que foi retido na fonte do INSS, conforme segue:

DFornecedores ou Contas a Pagar (Passivo Circulante)1.100,00 CINSS Retido na Fonte a Recolher (Passivo Circulante) 1.100,00

• No registro do IRRF, ocorrerá junto ao crédito contábil pois esse será o fato gerador do imposto:

DFornecedores ou Contas a Pagar (Passivo Circulante)150 CIRRF a Recolher (Passivo Circulante) 150

• A retenção de PIS, COFINS e CSLL nota fiscal de serviço tem como fato gerador o pagamento da duplicata do prestador. Portanto, por ocasião do pagamento da duplicata efetua-se o seguinte registro:

DFornecedores ou Contas a Pagar (Passivo Circulante) Impostos e Contribuições a Recolher (Passivo Circulante)11.285,00 CPIS-PASEP/COFINS/CSLL Retidos na Fonte a Recolher 465CBancos Conta Movimento (Ativo Circulante) 10.820,00

• Por ocasião do pagamento das retenções, nos respectivos vencimentos, efetuam-se então os seguintes registros:

Do INSS

DINSS Retido na Fonte a Recolher (Passivo Circulante)1.100,00 CBancos Conta Movimento (Ativo Circulante) 1.100,00

Do IRRF:

DIRRF a Recolher (Passivo Circulante)150 CBancos Conta Movimento (Ativo Circulante) 150

Das Contribuições Sociais (PIS/PASEP, COFINS e CSLL):

DPIS-PASEP/COFINS/CSLL Retidas na Fonte a Recolher (Passivo Circulante)465 CBancos Conta Movimento (Ativo Circulante) 465

Conclusão

Em resumo, a nota fiscal de serviço com imposto retido é uma maneira de formalizar que o tomador do serviço, ao invés do prestador, é responsável pela retenção e o pagamento de parte dos tributos devidos. Dessa forma, facilita-se o processo de arrecadação e cumprimento das obrigações fiscais.

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