Nota Fiscal de Remessa: o que é, tipos e como emitir

A Nota Fiscal de Remessa é um documento comum nas operações diárias de muitas empresas, com 25 tipos de operações listadas no Anexo XIII.06 da Nota Técnica 2015/003, sob CFOPs específicos. Cada tipo de remessa possui um tratamento tributário específico e regras distintas para emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), tornando-se essencial para as empresas compreenderem as regras fiscais aplicáveis, que podem variar dependendo dos estados envolvidos na operação.

Neste artigo, abordaremos como identificar uma operação de remessa, quando a nota fiscal de remessa é necessária, os tipos de nota fiscal de remessa existentes e os pontos de atenção que devem ser observados em algumas operações de remessa.

O que é uma nota fiscal de remessa?

A nota fiscal de remessa é um documento obrigatório para empresas que precisam enviar mercadorias sem que haja, necessariamente, uma transação comercial envolvida.

Ela é diferente da nota fiscal eletrônica de venda, que comprova a comercialização de um produto, a nota de remessa serve para registrar a movimentação de itens por diferentes razões, como transferência entre filiais, envio para conserto, doação ou demonstração.

Esse tipo de nota fiscal pode ser classificado em dois principais tipos:

• Nota fiscal de remessa de saída: Emitida quando a mercadoria está saindo do estabelecimento, seja para outra unidade da empresa, para um cliente que recebeu um produto para teste ou até mesmo para armazenamento em terceiros.
• Nota fiscal de remessa de entrada: Utilizada para registrar o recebimento de uma mercadoria que foi enviada anteriormente, como no caso do retorno de um produto consertado ou da devolução de um item enviado para demonstração.

A emissão da nota fiscal de remessa garante que a empresa esteja em conformidade com a legislação tributária, evitando problemas com o Fisco e facilitando o controle do fluxo de mercadorias.

Quando emitir uma nota fiscal de remessa?

A nota fiscal de remessa deve ser emitida sempre que houver a movimentação de mercadorias sem a efetivação de uma venda. Alguns exemplos mais comuns de quando esse documento é necessário incluem:

• Transferência entre filiais: Quando uma empresa envia produtos de um centro de distribuição para uma loja física, por exemplo.
• Envio para industrialização ou conserto: Se um item precisa ser enviado para um fornecedor realizar um reparo ou um processo de industrialização, é necessário emitir a nota de remessa.
• Demonstração ou consignação: Caso uma empresa envie um produto para um cliente testar antes da compra ou para ser vendido sob consignação, é preciso formalizar essa movimentação com a nota fiscal.
• Armazenamento em terceiros: Quando a empresa precisa armazenar mercadorias em um local diferente, como um operador logístico terceirizado.
• Remessa para doação ou brindes: A doação de produtos ou o envio de brindes também exige a emissão da nota fiscal para fins de controle tributário.

Além de evitar problemas fiscais, a emissão correta da nota fiscal de remessa garante que a empresa tenha um registro detalhado das movimentações de estoque, facilitando a gestão e a rastreabilidade dos produtos.

Quais os tipos de nota fiscal de remessa existentes?

A nota fiscal de remessa pode ser emitida para diversas finalidades, dependendo da necessidade da empresa. Aqui estão os tipos mais comuns:

• Brindes: Quando a empresa distribui produtos promocionais, é necessário emitir uma nota fiscal de remessa para documentar a saída da mercadoria.
• Doações: Mesmo que não haja transação comercial, a doação de mercadorias deve ser formalizada com uma nota fiscal para fins contábeis e fiscais.
• Produtos em conserto ou manutenção: Se um item precisa ser enviado para reparo, a nota fiscal de remessa garante que a movimentação seja registrada corretamente.
• Amostras grátis: Empresas que distribuem amostras gratuitas de produtos devem emitir uma nota fiscal para documentar essa operação e evitar problemas com o Fisco.
• Consignação: Quando um fornecedor envia mercadorias para um cliente vender, mas sem efetivar a compra, a nota fiscal de remessa formaliza essa operação.
• Produtos para teste: Caso um cliente receba um produto para avaliação antes da compra, a empresa precisa emitir a nota fiscal de remessa correspondente.
• Mercadorias para exposições e feiras: O envio de produtos para feiras, eventos e exposições exige a emissão da nota fiscal de remessa para registrar a saída e posterior retorno das mercadorias.
• Transferência entre unidades: Empresas que possuem mais de uma filial devem emitir a nota fiscal de remessa ao transferirem mercadorias entre suas unidades.
• Conserto ou reparo: Além da nota de remessa para enviar produtos para conserto, é preciso emitir uma nova nota fiscal quando o item retorna ao estabelecimento de origem.
• Depósito fechado: Se uma empresa armazena mercadorias em um depósito próprio, mas fora do seu endereço principal, a nota fiscal de remessa deve ser emitida para formalizar a movimentação.
• Locação: O aluguel de equipamentos ou mercadorias também exige a emissão da nota fiscal de remessa para documentar a transação.
• Remessa para industrialização: Quando uma empresa envia matéria-prima para um fornecedor realizar um processo de industrialização, a movimentação deve ser formalizada com a nota fiscal de remessa.
• Remessa para venda: Algumas operações comerciais exigem a emissão de nota fiscal de remessa antes da venda, como no caso de produtos vendidos em consignação.
• Treinamento: Quando uma empresa envia equipamentos ou materiais para treinamento em outra unidade ou para um cliente, a nota fiscal de remessa deve ser emitida.
• Armazém: Caso a empresa utilize armazéns terceirizados para estocagem de produtos, a emissão da nota fiscal de remessa formaliza a transferência da mercadoria.

Cada tipo de remessa tem suas particularidades, e a empresa deve garantir que a nota fiscal esteja preenchida corretamente para evitar problemas com o Fisco e manter um controle eficiente da movimentação de mercadorias.

Quais dados devem estar presentes na nota fiscal de remessa

Para que a nota fiscal de remessa seja válida, alguns dados obrigatórios devem constar no documento. Os principais são:

• Dados do emitente e do destinatário: Nome ou razão social, CNPJ ou CPF, endereço e inscrição estadual das partes envolvidas.
• Finalidade da nota fiscal: Deve estar especificado que se trata de uma nota fiscal de remessa e qual o motivo da emissão.
• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Indica a natureza da operação e varia conforme o tipo de remessa (por exemplo, remessa para conserto tem um CFOP diferente da remessa para industrialização).
• Descrição detalhada do produto: Nome do item, código, quantidade, unidade de medida e valor.
• Natureza da operação: Explica o motivo da movimentação da mercadoria, como “Remessa para conserto” ou “Remessa para demonstração”.
• Informações sobre impostos: Dependendo do tipo de remessa, pode ser necessário destacar impostos como ICMS e IPI, ou indicar a isenção conforme a legislação vigente.
• Chave de acesso da NF-e: No caso de notas fiscais eletrônicas (NF-e), a chave de acesso é essencial para que o documento seja validado e consultado no portal da Sefaz.
• Observações adicionais: Caso necessário, o campo de observações pode ser utilizado para incluir detalhes relevantes, como prazo de devolução da mercadoria.

Garantir que todas essas informações estejam preenchidas corretamente evita problemas fiscais e facilita o controle interno da empresa sobre a movimentação de seus produtos.

Como emitir uma nota fiscal de remessa

Emitir uma nota fiscal de remessa exige atenção para garantir que todas as informações estejam corretas e que a movimentação das mercadorias esteja devidamente registrada. O processo pode variar de acordo com o sistema utilizado, mas, em geral, segue os seguintes passos:

1. Acesse o sistema emissor de NF-e: A nota fiscal de remessa pode ser emitida através de um software especializado, do sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado ou de um ERP.
2. Selecione o tipo de nota fiscal: Indique que se trata de uma nota fiscal de remessa, escolhendo a opção correspondente no sistema.
3. Informe os dados do emitente e do destinatário: Preencha os campos com razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço de ambas as partes.
4. Defina o CFOP correto: O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) precisa estar alinhado ao tipo de remessa (por exemplo, remessa para conserto ou para demonstração).
5. Descreva os produtos ou serviços: Inclua informações detalhadas, como nome do item, quantidade, unidade de medida e valor.
6. Informe a natureza da operação: Esse campo precisa estar alinhado ao tipo de remessa, como “Remessa para conserto” ou “Remessa para industrialização”.
7. Destaque os impostos, se aplicável: Algumas operações são isentas de tributos, mas é essencial verificar a legislação vigente para garantir o correto preenchimento.
8. Valide e assine digitalmente: A NF-e precisa ser assinada digitalmente com um certificado digital válido.
9. Envie para a Sefaz e gere o DANFE: Após a aprovação pela Sefaz, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) pode ser impresso ou enviado digitalmente ao destinatário.

Além de preencher corretamente a nota fiscal, a sua empresa precisa garantir o armazenamento seguro desses documentos para facilitar auditorias, consultas e evitar problemas fiscais.

Contar com um sistema de gestão automática de notas fiscais, como o da Qive, facilita esse processo, graças ao armazenamento automático de documentos fiscais, organização das informações e otimização da gestão contábil e fiscal do negócio.

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Qual o CFOP de uma nota fiscal de remessa

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é um número que identifica a natureza de cada transação comercial e define a incidência de impostos. No caso das notas fiscais de remessa, o CFOP varia conforme o tipo de movimentação da mercadoria.

Alguns exemplos comuns de CFOP para notas de remessa incluem:

• 5.915 / 6.915 – Remessa para conserto ou reparo
• 5.912 / 6.912 – Remessa para demonstração
• 5.922 / 6.922 – Remessa para industrialização
• 5.949 / 6.949 – Remessa para outros fins
• 5.905 / 6.905 – Remessa para depósito fechado

A estrutura do CFOP segue um padrão:

• O primeiro dígito indica se a operação é interna (dentro do estado), interestadual ou internacional.
  • 5.xxx → Operações dentro do estado
  • 6.xxx → Operações interestaduais
  • 7.xxx → Operações internacionais
• Os demais números detalham o tipo de operação.

Como preencher a natureza da operação?

O campo de natureza da operação na nota fiscal deve descrever a movimentação da mercadoria de forma clara e alinhada ao CFOP escolhido. Exemplo:

• CFOP 5.915 – Remessa para conserto ou reparo → Natureza da operação: Remessa de produto para conserto
• CFOP 6.912 – Remessa para demonstração → Natureza da operação: Envio de produto para demonstração sem transferência de propriedade

E onde encontrar o código CFOP adequado?

Os CFOPs são regulamentados pelo Convênio S/N de 1970 e podem ser consultados no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado ou em sistemas de gestão fiscal. Além disso, a Qive pode facilitar esse processo ao automatizar a gestão de notas fiscais, garantindo que a empresa sempre utilize o CFOP correto e evite erros no preenchimento do documento.

Conclusão

A nota fiscal de remessa abrange diferentes tipos de operações, e cada uma pode ter regras específicas de tributação, emissão e preenchimento. Mesmo que a remessa não envolva uma venda direta, isso não significa que ela seja automaticamente isenta de impostos ou tenha tributação suspensa.

Um bom exemplo disso é a consignação mercantil. Apesar de ser uma remessa, essa operação geralmente está sujeita à cobrança de ICMS. Por isso, é essencial verificar a legislação aplicável para garantir que a nota fiscal seja emitida corretamente e evitar problemas fiscais.Mais do que apenas documentar vendas, a gestão tributária de um negócio precisa considerar todas as movimentações, incluindo remessas, transferências e envios temporários. Com um controle eficiente, sua empresa reduz riscos, mantém a conformidade fiscal e evita surpresas que possam comprometer a saúde financeira do negócio.