Descubra como a Rodobens automatizou a integração de documentos fiscais no SAP com a Qive, centralizando processos e liberando o time para atuar de forma mais estratégica
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+800 pessoas
A Rodobens possui uma operação ampla, o que torna a centralização e a padronização dos processos fiscais ainda mais relevantes.
2 anos
A empresa procurava há cerca de dois anos uma solução capaz de conectar documentos fiscais ao SAP com eficiência, estabilidade e bom atendimento.
2025
A Rodobens começou a trabalhar com a Qive em 2025, com foco na integração de documentos fiscais, especialmente NFe e CTe.
Contexto
A Rodobens, com sede em São José do Rio Preto/SP, possui um ecossistema único de distribuição, com amplo portfólio de serviços financeiros: consórcio, seguros, crédito, leasing e locação, suportado por uma plataforma sinérgica que integra rede de concessionárias próprias de automóveis Toyota, Mercedes-Benz e Hyundai, além de veículos comerciais Mercedes-Benz, redes de parceiros e canais digitais.
Com uma operação robusta e mais de 800 pessoas operando dentro da SAP com a Qive, a empresa lida diariamente com um alto volume de documentos fiscais, pedidos, faturas, boletos e processos integrados ao SAP. Nesse cenário, a eficiência da área fiscal é essencial para garantir controle, previsibilidade e continuidade operacional.
A integração correta entre documentos fiscais, pedidos de compra e SAP tem impacto direto na escrituração, nos prazos internos, nas políticas de pagamento e na produtividade das equipes. Por isso, a Rodobens buscava uma solução capaz de centralizar etapas, reduzir dependências e automatizar processos que antes exigiam muito esforço manual.
Desafio
Antes da Qive, a Rodobens enfrentava uma operação fiscal fragmentada. O processo dependia de diferentes fornecedores para etapas distintas: uma empresa fazia a captura do XML, outra cuidava do transporte e outras partes do fluxo ficavam distribuídas entre sistemas e prestadores.
Essa estrutura tornava a gestão mais complexa e dificultava a integração dos documentos fiscais ao SAP.
A entrada de documentos também era altamente manual. Documentos como energia, comunicação e telecomunicação precisavam ser digitados um a um, ocupando grande parte do dia do time apenas com escriturações.
A operação apresentava alguns desafios críticos:
- A integração de documentos tinha prazos longos e, muitas vezes, exigia abertura de chamados quando o documento não integrava corretamente.
- A associação de pedidos era feita manualmente, o que podia gerar falhas, atrasos e retrabalho.
- O processamento de faturas e boletos também era realizado manualmente, documento por documento.
- A gestão com múltiplos fornecedores dificultava a conexão entre captura, transporte, integração e escrituração.
- A equipe precisava dedicar tempo a tarefas operacionais, como abrir a nota fiscal, abrir o sistema ao lado e digitar informações manualmente.
- A operação dependia de suporte técnico para parametrizações, o que podia paralisar ajustes importantes no dia a dia.
- A empresa também precisava se preparar para as mudanças trazidas pela Reforma Tributária.
A Rodobens buscava há pelo menos dois anos um parceiro capaz de conectar documentos fiscais ao SAP com mais eficiência, estabilidade e suporte próximo.
Solução
A Rodobens iniciou a parceria com a Qive em 2025 para centralizar e automatizar a integração de documentos fiscais, especialmente NFe e CTe, ao SAP.
Com a Qive, a empresa passou a contar com uma esteira mais integrada: da emissão do documento até a finalização da escrituração, o processo passou a ser conduzido por um único fornecedor, reduzindo a complexidade de gestão e melhorando a eficiência operacional até o pagamento.
A implementação incluiu:
- Captura automática de documentos fiscais.
- Integração de NFe e CTe ao SAP.
- Cruzamento de dados fiscais com pedidos de compra.
- Análise de impostos e campos dos documentos.
- Automação da MIRO dentro do SAP.
- Centralização dos documentos em uma única transação.
- Redução de inputs manuais de DANFe, DACTe e outros documentos.
- Mais autonomia para a área fiscal parametrizar regras e tabelas.
- Apoio consultivo para preparação da operação diante da Reforma Tributária.
Com a solução da Qive, a MIRO passou a ser feita de forma automática dentro do SAP. A plataforma cruza os dados dos documentos fiscais, analisa impostos e campos relevantes, conecta essas informações ao pedido de compra e automatiza a integração.
Na prática, a Rodobens deixou de depender de uma rotina em que era necessário abrir uma nota fiscal, consultar o sistema e digitar informações manualmente. Grande parte dos documentos passou a entrar de forma automática, liberando o time para atuar em frentes mais estratégicas.
Impacto gerado
Centralização da esteira fiscal
Com a Qive, a Rodobens passou a concentrar captura, integração, transporte e processamento em uma única esteira.
Essa centralização simplificou a gestão da operação e reduziu a complexidade causada pela atuação de múltiplos fornecedores em diferentes etapas do processo.
Automação da MIRO no SAP
A automação da MIRO dentro do SAP foi um dos principais ganhos do projeto.
A Qive passou a cruzar documentos fiscais, impostos, campos relevantes e pedidos de compra para automatizar a integração, reduzindo a necessidade de intervenção manual e aumentando a eficiência do processo.
Redução de trabalho manual
Antes da Qive, parte relevante da rotina envolvia abrir documentos, consultar sistemas e digitar informações manualmente.
Com a automação, a maior parte dos documentos passou a entrar de forma automática, diminuindo o esforço operacional e permitindo que as pessoas se dediquem a análises, melhoria de processos e atividades de maior valor para a empresa.
Mais eficiência para uma operação nacional
Em uma operação com mais de 800 pessoas dentro da Qive para SAP, qualquer mudança de processo exige cuidado, treinamento e adaptação.
A centralização dos documentos em uma única transação trouxe mais padronização, reduziu a necessidade de mapear campos específicos em múltiplos lugares e facilitou a gestão do fluxo fiscal.
Mais autonomia para a área fiscal
A Rodobens também ganhou autonomia para manipular tabelas e parâmetros diretamente pela área fiscal.
Com isso, a operação não precisa ficar parada aguardando que um técnico ou suporte de tecnologia faça ajustes simples de parametrização. A área passa a ter mais controle sobre o processo e mais velocidade para responder às necessidades do dia a dia.
Atendimento mais próximo e humanizado
Além da tecnologia, a Rodobens destacou o atendimento da Qive como um diferencial importante da parceria.
A empresa passou a contar com um suporte mais próximo, feito por pessoas que conhecem sua operação, entendem sua linguagem de trabalho e acompanham seus desafios de forma contínua.
Esse modelo reduziu a sensação de atendimento robotizado e trouxe mais confiança para a rotina, especialmente em momentos de ajuste, dúvida ou evolução do processo.
Preparação para a Reforma Tributária
A parceria também se tornou estratégica para a preparação da Rodobens diante da Reforma Tributária.
A Qive já está preparada para a Reforma Tributária considerando gestão de pagamentos, documentos e fornecedores.
Além de receber novos campos automaticamente, apoiando as empresas na leitura, tratamento e adaptação das regras fiscais que devem impactar os próximos anos, a Qive também garante um histórico preciso de informações para simulação de crédito, acompanhar regime tributário dos fornecedores e entender o impacto da Reforma Tributária já durante os períodos de teste.
Para a Rodobens, a expectativa é caminhar junto com a Qive ao longo da implementação da Reforma Tributária, com uma parceria capaz de se antecipar às mudanças e apoiar a empresa até 2033.
Aprendizados estratégicos
A experiência da Rodobens mostra que, em grandes operações integradas ao SAP, a automação fiscal precisa ir além da captura de documentos. Ela deve conectar dados, pedidos de compra, impostos, parametrizações, escrituração e atendimento em uma esteira confiável.
Entre os principais aprendizados:
- Operações fragmentadas entre muitos fornecedores aumentam a complexidade de gestão.
- A integração fiscal ao SAP exige estabilidade, rastreabilidade e conexão com pedidos de compra.
- A automação da MIRO reduz tarefas manuais e melhora a eficiência da escrituração.
- A centralização em uma única transação facilita a adoção em operações grandes.
- A autonomia da área fiscal acelera ajustes e reduz dependências de suporte técnico.
- Atendimento próximo e contínuo é essencial em projetos de alta complexidade.
- A Reforma Tributária exige parceiros preparados para acompanhar mudanças por vários anos.
Empresas que desafiaram o jeito antigo de pagar contas
“Além de toda a facilidade na consulta e armazenamento de NFes e CTes, o aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe), que existe dentro da plataforma da Qive, facilita o registro desse tipo de documento fiscal e permite que a gente saiba onde nossas cargas estão.”
Cláudia Fernandes
Gerente Contábil
“Com a Qive, tudo é automático, então você tem a garantia de que funciona. A plataforma independe de mãos humanas, e isso traz uma confiança grande. Hoje, para tudo o que recebemos fisicamente, fazemos um check na Qive antes. Só depois da confirmação da veracidade nós lançamos no registro fiscal.”
Luciana Veríssimo
Coordenadora Fiscal
"Hoje a Qive, ela entendeu que ela precisava ir além de Captura da nota, entendeu? Eu acho que esse foi o diferencial. E foi a surpresa agradável que a gente teve. A gente mirou uma pomba e acertamos uma águia. Porque a gente viu que, assim, não é só pra ficar nota. Vocês entenderam o que vocês precisavam fazer além disso. E a gente entendeu que a gente podia ter mais oportunidades. Isso foi bom, porque isso me ganhou força pra poder levar essas melhorias e o quanto vocês podiam agregar às outras áreas. E aqui eu destaco também a flexibilidade que vocês têm de entender a necessidade e trabalhar junto com a gente."
Paulo Mendes
Accounting and Tax Manager
"Hoje a principal é a captura mesmo e a captura do XML e a disponibilização para a nossa base aqui para carregar o Oracle. A gente utiliza também para relatórios gerenciais, né? Quanto nós compramos de batata no no eh no período X? O que eu mais uso é buscar nota e gerar relatórios, né? É, eu e minha equipe, né? [usamos] diariamente a ferramenta. O outro diferencial é o suporte de vocês, que é muito rápido. Então, se a gente tá com algum problema a gente aciona lá o suporte de vocês, o atendimento é rápido, eles são eficientes, trazem a solução pra gente. Dificilmente eu fico sem solução. Isso é legal."
Luis Marini
Coordenador de Contas a Pagar
“... a Qive, que é um dos nossos principais fornecedores e uma ferramenta essencial no nosso dia a dia, principalmente, no departamento fiscal. É uma ferramenta de rápido acesso, traz muito retorno para nós e é o que eu falei, ela é primordial no nosso dia a dia. Tô muito feliz e muito satisfeita com a entrega no mercado de vocês.”
Camila Rocha
Analista fiscal
"Já utilizamos a Qive há um bom tempo e a experiência tem sido bem gratificante, a gente consegue hoje não só automatizar a captura dos documentos fiscais, mas também o input a automatização com o lançamento dentro do SAP, então isso gera uma agilidade e traz também uma visibilidade pra que a gente consiga repassar isso inclusive com diretoria e todo time fiscal da equipe"
Rafael Silveira
Coordenador Fiscal
“A gente iniciou com a Qive faz pouco tempo, já estamos vendo grandes resultados na área fiscal e eu só tenho agradecer a parceria. Nós vamos agora conseguir automatizar muitas operações pra gente ter um tempo valioso em análises tributarias e agora com chegada da Reforma, a Qive está trazendo uma plataforma incrível com tudo que a gente precisa pra essa grande revolução a partir de 2026.”
Sara
Área fiscal
"A gente usa a solução do Qive hoje mudou o nome para Qive, a gente utiliza pra cruzamento de informações, extração de dados, a gente também utiliza em lote para fazer manifesto de operações, por exemplo operação não realizada; pra consultar notas fiscais, por exemplo, extração em PDF e também relatórios hoje a gente usa para cupom fiscal que também é bem mais fácil, integrado e a gente consegue ter uma rapidez no cruzamento de informações. E também hoje algo bem importante que a gente faz é a utilização de API que hoje a gente tem MKTplace com mercado livre e a gente usa a API para integração automática no ERP”
Erika
Supervisora Fiscal da Mobly
"Temos uma parceria grande com a Qive. Eles trazem várias opções para nossa área fiscal: download de notas fiscais, acesso à notas de fornecedores, prestadores de serviço e as principais regiões. Além de dar suporte nas fiscalizações. Estamos muito felizes com a empresa e tenho certeza que essa parceria vai durar por muitos anos."
Mikaella Oliveira
Especialista Tributária na
"A Qive a gente usa pro departamento comercial, porque a gente tem muita devolução. O comercial acompanha essas devoluções. O financeiro usa para consulta de notas que às vezes tem lá para pagar e essa nota não está aparecendo para eles. Contas a recebe utiliza para consulta de uma nota se foi cancelada ou não. Uma coisa que a gente usa bastante é para manifesto de notas, diariamente, até mesmo para compensar o cliente, porque trabalhamos com direito a devolução. Pra eu trocar uma nota, fazer formulário próprio ou até mesmo cancelar, a Qive me ajuda no conceito de consultar se a nota foi manifestada ou não pelo cliente. Então essa conformidade pra mim é muito importante, pro contas a receber, porque eles têm uma garantia que o cliente recebeu e pode fazer a cobrança efetiva. Conhecimento de transporte também buscar os xml. Pessoal do ecommerce: pra trazer as notas da shopee, mercado livre, shein, a gente tem a configuração que traz todos os XMLs, porque quando você entra nesses mktplaces é difícil consultar, na Qive não, eles pesquisam o CPF do cliente, rapidinho tem a notae consegue dar tratativa com o cliente. Bem dizer a Ciranda usa 100% Qive."
Joyce Campanha
Analista Fiscal
"Certamente, recomendaria a Qive para todas as empresas porque é uma necessidade ter um compliance bem-feito. A Qive tem uma assertividade muito grande em relação à captura das nossas notas fiscais; ajuda muito na parte do compliance, que seria um objetivo primário. E isso possibilita, de uma forma exponencial, levar a área tributária para um outro patamar, fazendo a otimização dos dados que estão dentro das notas fiscais então a é algo que eu diria recomendo para todos que querem levar a área tributária para um próximo nível."
Thiago Figo
Head de Tax e Legal
"O relacionamento é ótimo. Acho que a Qive tem foco no cliente e não no produto. A gente, da área tributária, pela experiência, sempre teve muito contato com empresas em que o foco é no produto, e aí é um negócio em que te oferecem sempre algo muito engessado. Enquanto que, com a Qive, a gente tem a oportunidade de desenvolver, de estar sempre desenvolvendo e melhorando algo que já existe.”
Felipe
Gerente Fiscal da C&A
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