Documentos Fiscais: principais tipos e importância

A correta emissão e gestão de documentos fiscais é essencial para qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento de atuação. Empreendedores de pequenas e médias empresas, além de administradores iniciantes, podem, frequentemente, confundir os tipos de documentos — além de não saberem como lidar com eles. 

Quer saber quais são os principais tipos e a importância de cada um ao gerenciar seu negócio? Acompanhe o artigo a seguir e fique por dentro!

O que é documento fiscal?

Um documento fiscal é um registro oficial emitido para formalizar uma transação comercial, como:

• venda de produtos;
• prestação de serviços;
• transporte de mercadorias. 

Ele garante a legalidade da operação perante os órgãos fiscalizadores e assegura que todos os tributos sejam devidamente recolhidos. Além disso, servem como base para o cálculo de impostos, ajudando na transparência das transações e evitando problemas com a fiscalização.

Existem diversos tipos de notas fiscais, cada um com uma finalidade específica. A seguir, entenda os principais.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é um documento digital que registra operações de mercadorias vendidas, sejam elas no ambiente físico ou digital. Ela substituiu as antigas notas fiscais em papel que demandavam horas de trabalho, e necessidade de espaço para armazenamento, além do gasto com impressão. 

A digitalização desse tipo de documento entrou em vigor em 2006 e hoje conta com softwares inteligentes que simplificam o preenchimento da NF-e. Importante saber também: deve ser emitida por empresas contribuintes do ICMS.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é como a NF-e, porém, é usada, exclusivamente, para serviços, substituindo também a NFS impressa. Empresas prestadoras de serviço e MEIs devem emitir esse documento, mas há algumas diferenciações. 

O MEI deve emitir pelo portal gov.br, de âmbito nacional, enquanto empresas emitam pelos municípios homologados no sistema do governo federal. 

Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)

Se você não é obrigado a emitir uma nota fiscal, a NFA-e pode te servir bem em alguns momentos. Ela é versátil e pode ser emitida para acompanhar a transação comercial de alguma empresa que não é obrigada a emiti-la. Ou seja, a emissão acontece de forma esporádica. Cada município aborda de uma maneira diferente, então, é necessário entender caso a caso. 

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Esse tipo de Nota Fiscal é um documento de existência apenas digital. Dessa forma, deve ser emitido no maio digital e armazenado da mesma forma. Ele serve para documentar as operações comerciais de venda presencial ou entrega em domicílio ao consumidor final, seja ela pessoa física ou jurídica, sem gerar ICMS ao adquirente.

Pense no caso de fazer uma compra de supermercado pela internet. Dessa forma, a NFC-e substituirá a nota fiscal de venda e o cupom fiscal, impresso no momento da compra física. 

Nota Fiscal de Entrada

Este documento registra a entrada de todas as mercadorias no estoque da empresa, seja por aquisição, devolução ou transferência. Isso é feito para facilitar a gestão do estoque e auditorias.

Para emiti-la, basta importar o arquivo XML encaminhado pelo vendedor por meio da NF-e e registrar no controle de estoque e controle tributário.

Nota Fiscal de Saída

Já a nota de saída registra, exclusivamente, a saída de produtos do estoque, seja para venda, doação ou qualquer outro destino. A emissão é parecida com a nota de entrada, mas deve ser documentada como saída. 

Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)

Já esse documento é voltado para empresas que prestam serviços de telecomunicação, como telefonia e TV por assinatura. A NFCom substitui dois tipos de notas fiscais: o modelo 21 e 22, referentes à nota de serviço de comunicação e de telecomunicação, respectivamente. 

Para emitir, a empresa deve estar credenciada como contribuinte do ICMS específico para esse ramo de atividade.

Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3-e)

Emitida por concessionárias de energia elétrica, documenta o consumo e a cobrança dos serviços prestados.

A Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3-e) é um documento digital para o registro do consumo de energia elétrica e serviços prestados pelo mesmo ramo. Ela foi instituída em 2019 pelo Ajuste SINIEF 01/19 e é válida em todo o Brasil. 

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

Embora não tenha valor fiscal, o DANFE é a representação simplificada da NF-e, utilizado para acompanhar a mercadoria durante o transporte. A função dela é facilitar a consulta e verificação da NF-e. Além disso, permite que os órgãos fiscalizadores tenham acesso aos principais dados fiscais de forma mais ágil.

Apesar de facilitar, é preciso ficar atento, pois não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal. Sendo assim, não precisa ser guardado pelo prazo exigido na legislação tributária — 5 anos. E tem mais, o DANFE contém a chave de acesso da NF-e e a emissão é obrigatória pelo remetente.  

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

Similar à NFC-e, é usado por empresas que adotam equipamentos emissores de cupom fiscal. Esse documento é eletrônico e usado para documentar transações comerciais, emitido pelo equipamento SAT (Sistema Autenticador e Transmissor) e substitui o cupom tradicional. Assim, o SAT pode autenticar os CF-e, realizando a transmissão para a Secretaria da Fazenda. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e é muito usado no país. Esse documento fiscal registra o transporte de cargas, sendo emitido e armazenado eletronicamente. O processo é essencial para transportadoras, pois formaliza a prestação do serviço de transporte de cargas dutoviário e multimodais.

Conhecimento de Transporte para Fretamento e Outros Serviços (CT-e OS)

O CT-eOS é o documento digital para registrar o transporte de pessoas, valores e bagagens. Ele substituiu a Nota Fiscal de Serviço de Transporte (NFST) para esses serviços desde 2016. 

Ele pode ser usado em viagens intermunicipais, interestaduais e até internacionais, além de registrar o excesso de bagagem por transportador de passageiro, reboque de veículos e mudanças.  

O responsável pela emissão é a empresa viabilizadora do transporte de passagens, como aquelas viagens de turismo. 

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

O MDF-e é um documento fiscal digital vinculador dos documentos fiscais de uma carga transportada. É obrigatório para o transporte de mercadorias entre estados ou municípios. A versão eletrônica entrou em vigor em 2014, substituindo o Manifesto de Carga, antes feito em papel. 

A emissão é feita a partir da assinatura do documento pelo emitente, de forma digital, com um certificado digital emitido por um agente certificador autorizado pela ICP Brasil. Assim, envia-se para a SEFAZ para ser autorizado pelo Ambiente Autorizador. 

Duplicata Mercantil

Um título de crédito regulado por uma lei de 1968 e é utilizado para comprovar uma transação comercial a prazo, garantindo o direito de cobrança do credor. Essa é uma forma de garantir o pagamento do fornecedor e comprova a existência da dívida.

Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é um documento digital para a correção de informações importantes em uma nota fiscal eletrônica (NF-e) ou de um Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe). Há um prazo de 30 dias para emitir a carta de correção, após a emissão do documento original.

O que pode ser corrigido nesses documentos é:

• Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP).
• Descrição da mercadoria.
• Código de Situação Tributária (CST).
• Razão Social do Destinatário.
• Dados do transportador.
• Data de saída.
• Peso e volume da mercadoria.
• Número de pedido.

Importância dos documentos fiscais

A correta emissão e gestão de documentos fiscais é muito benéfico para as empresas:

1. Traz conformidade fiscal, evitando problema com os órgãos responsáveis com o fisco. 
2. Facilita a gestão de receitas, despesas e fluxo de caixa.
3. Permite maior transparência fiscal, garantindo maior credibilidade diante de fornecedores, clientes e órgãos reguladores.
4. Simplifica a apuração de tributos e o cumprimento de obrigações acessórias.

Como fazer a gestão de documentos fiscais?

Obtenha sucesso com a organização e o controle dos documentos fiscais adotando algumas boas práticas. 

Que tal automatizar as tarefas repetitivas? Para isso, conte com os sistemas de gestão para armazenar e organizar esses documentos fiscais, além de estar sempre atualizado com as mudanças do fisco. A Qive é uma boa opção quando o assunto é plataforma de gestão fiscal. 

Outra boa prática é realizar a revisão periódica para identificar erros e inconsistências. Essa prática é aquela que chamamos de auditoria e pode ser feita internamente ou contratar esse serviço. 

Não se esqueça do treinamento da equipe. Os colaboradores entendem realmente a importância dos documentos fiscais e como lidar com eles? Apoie em treinamentos recorrentes para evitar erros e problemas com a fiscalização. 

Se você se interessou por esse artigo, já sabe que a gestão de documentos fiscais é um dos pilares para manter a regularidade e a saúde financeira de uma empresa, certo? Por isso, conhecer os diferentes tipos de notas fiscais e sua importância ajuda a evitar problemas legais e tributários. 

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