Como emitir NF do Simples Nacional?

Emitir nota fiscal é uma etapa indispensável para garantir a regularidade fiscal de qualquer negócio, e para quem é optante pelo Simples Nacional, o processo pode ser mais simples do que parece. Saber como emitir, preencher e calcular os custos envolvidos é fundamental para manter as obrigações fiscais em dia e evitar problemas futuros.

Neste conteúdo, você vai aprender o que é a nota fiscal do Simples Nacional, como emiti-la passo a passo, quais campos precisam ser preenchidos corretamente e quais custos podem estar relacionados ao processo. Com essas informações, você estará preparado para gerenciar suas notas fiscais de forma prática e eficiente.

O que é nota fiscal Simples Nacional?

A nota fiscal Simples Nacional é um documento fiscal obrigatório emitido por empresas optantes pelo regime tributário Simples Nacional para registrar e formalizar as transações comerciais, seja de produtos ou serviços, garantindo a conformidade com a legislação fiscal. Ela unifica o pagamento de diversos tributos federais, estaduais e municipais.

Esse tipo de nota fiscal não possui diferenças estruturais em relação às notas fiscais emitidas por empresas de outros regimes tributários, como Lucro Presumido ou Lucro Real. A principal distinção está na forma como os tributos são calculados e exibidos, já que, no Simples Nacional, os impostos estão inclusos em uma alíquota única consolidada.

Para microempreendedores individuais (MEIs), a emissão de nota fiscal pode ser dispensada em vendas para pessoas físicas, mas é obrigatória em transações com outras empresas. Já para pequenas e médias empresas, o processo é essencial para garantir a regularidade fiscal, evitar multas e fortalecer a credibilidade perante clientes e fornecedores.

A emissão da nota fiscal Simples Nacional facilita a gestão tributária, otimiza o controle financeiro e ajuda na organização contábil, permitindo que o empreendedor foque no crescimento do negócio.

Como emitir nota fiscal no Simples Nacional?

Emitir uma nota fiscal no Simples Nacional é um processo simples e essencial para a formalização das transações comerciais. Confira o passo a passo:

1. Acesse o Portal do Simples Nacional;
2. Preencha o CPF ou CNPJ do cliente, também conhecido como tomador;
3. Descreva qual foi o serviço prestado ou o produto vendido e o valor da transação;
4. Confira os dados e gere a nota fiscal.

Vale lembrar que, de acordo com a Resolução CGSN 169/2022, quem é MEI deixou de utilizar os sistemas municipais de NFS-e em abril de 2023. Agora, é obrigatório o uso do portal nacional unificado para a emissão do documento fiscal.

Além disso, é necessário que a sua empresa ou microempresa esteja credenciada na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) da região e saber se você deve emitir uma Nota Fiscal (NFe) ou uma Nota Fiscal de Serviço (NFSe).

Empresas emissoras de NFe são obrigadas a terem um certificado digital para prosseguir com a emissão do documento. Já para quem emite NFSe, é preciso verificar se a prefeitura da cidade onde a sua empresa está localizada permite a emissão da nota fiscal sem o certificado digital. Caso contrário, ele também se torna obrigatório.

Como preencher a nota fiscal?

Preencher corretamente a nota fiscal no Simples Nacional é fundamental para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas com o fisco, Felizmente, é um processo bastante simples.

Abaixo, você confere os principais campos da nota fiscal e como preenchê-los:  

1. Dados do Emitente: Preencha o CNPJ, razão social, endereço e inscrição estadual (se aplicável). Esses dados identificam sua empresa como a emissora da nota fiscal.
2. Dados do Destinatário: Insira o CNPJ ou CPF do cliente, nome ou razão social, endereço e inscrição estadual (se necessário). Esses dados são essenciais para validar a transação.
3. Número da Nota Fiscal: O número da nota é gerado automaticamente pelo sistema ou manualmente, dependendo da plataforma utilizada. Cada nota deve possuir um número único, sequencial.
4. Data de Emissão: Coloque a data em que a nota está sendo emitida. Este campo é fundamental para o controle fiscal e o cálculo de prazos de pagamento e vencimento
5. Descrição dos Produtos ou Serviços: Detalhe os itens da transação, incluindo quantidade, valor unitário e total. Para serviços, descreva a natureza do serviço prestado.
6. Impostos: No Simples Nacional, o cálculo dos impostos é simplificado. O sistema calcula automaticamente as alíquotas e os tributos devidos, mas é importante verificar se os valores estão corretos.
7. Forma de Pagamento: Indique se o pagamento será à vista, parcelado, ou outra forma de quitação acordada entre as partes.
8. Valor Total: O valor total da nota fiscal deve incluir todos os produtos ou serviços, impostos e encargos adicionais, como frete ou seguro, quando houver.  

Esses são os campos principais que precisam ser preenchidos para garantir que a nota fiscal esteja correta e em conformidade com a legislação.

Quanto custa emitir nota fiscal no Simples Nacional?

Embora a emissão de notas fiscais no Simples Nacional possa ser gratuita em muitos casos, existem custos indiretos relacionados ao processo. Veja os principais:

1. Plataforma de emissão de Nota Fiscal: Algumas prefeituras e Secretarias da Fazenda oferecem sistemas gratuitos para a emissão de notas fiscais, mas muitas empresas optam por plataformas pagas devido à facilidade de uso e funcionalidades adicionais, como integração com ERPs e relatórios gerenciais. Esses serviços podem custar entre R$ 30 e R$ 200 por mês, dependendo do plano.
2. Certificado digital: Para emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFS-e), é necessário possuir um certificado digital, que autentica e valida juridicamente os documentos. O custo do certificado varia de R$ 150 a R$ 500 por ano, dependendo do tipo e da autoridade certificadora.
3. Impostos do Simples Nacional: O regime simplifica o recolhimento de tributos, reunidos no DAS, mas a alíquota aplicada depende do anexo e do faturamento anual da empresa, variando entre 4% e 33%. Esses valores estão embutidos nas notas fiscais emitidas.
4. Outros custos: Empresas que terceirizam a contabilidade ou utilizam serviços de assessoria fiscal podem ter despesas adicionais relacionadas ao acompanhamento das emissões e obrigações fiscais.

Portanto, embora o ato de emitir a nota fiscal possa ser gratuito em alguns casos, os custos associados a ferramentas, certificação digital e impostos são relevantes e devem ser considerados no planejamento financeiro do negócio.

A emissão e gestão de notas fiscais são processos essenciais para a saúde financeira e fiscal de qualquer empresa. Nesse cenário, a Qive é a solução ideal para simplificar o controle de documentos fiscais.

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