Obrigações acessórias: o que são e quais existem

Além de ter ótimos profissionais para as áreas mais diversas e específicas deste universo, um empresário de sucesso ou uma empresa consolidada no mercado precisam de organização e disciplina diária. Manter a empresa organizada e em dias com impostos e contribuições, e conforme as atualizações de legislação, pode ser um desafio. Neste sentido, é necessário contar com o profissional contábil, contabilista ou um escritório contábil que guie e oriente a empresa.

Por exemplo, um dos pontos principais e complicados na área tributária são as obrigações fiscais e tributárias acessórias. O atraso ou falta de cumprimento de alguma destas obrigações pode acarretar multas, penalidades, ou até mesmo em bloqueio da inscrição da empresa, gerando transtornos e prejuízos.

Portanto, vamos entender agora como elas funcionam? Confira!

O que são obrigações acessórias?

As empresas contam com dois tipos de obrigações tributárias: a obrigação principal e a obrigação acessória.

A obrigação principal é o recolhimento dos impostos ou contribuições, já as obrigações acessórias são um dever geralmente atribuído com as declarações, a fim de administrar as obrigações tributárias e demonstrar a apuração e o recolhimento dos impostos ou contribuições.

As obrigações acessórias podem ser mensais, trimestrais, semestrais, anuais ou até mesmo diárias de acordo com o fato gerador, ou seja, quando ocorreu o fato a ser declarado.

Devemos destacar que o pagamento de penalidade tributária é uma obrigação acessória.

Quais as competências das obrigações acessórias?

As obrigações acessórias atingem todas as esferas do governo, e suas competências podem ser Federal, Estadual e Municipal. Para cada esfera compete um ou mais tipos de tributos, e sobre cada tipo de tributo incide uma obrigação acessória. 

As três esferas são também responsáveis pela definição dos prazos para cumprimento dessas obrigações acessórias, além das multas e penalidades que incidem no caso de não cumprimento dentro do prazo estipulado.

Qual a relação de cada regime tributário com as obrigações acessórias?

As obrigações acessórias podem variar de acordo com cada regime de tributação, que são opcionais e em geral podem ser adotados e alterados sempre no início do ano. Ademais, devem ser observadas as regras de exclusão, feitas durante o período e de acordo com cada regime.

Lembrando que atualmente contamos com vários regimes de tributação, sendo eles federais, estaduais e municipais. Vamos tratar sobre alguns deles antes de entrarmos no universo das obrigações acessórias?

Lucro Real

O regime de tributação pelo Lucro Real é um regime de tributação que incide sobre os impostos e contribuições federais do IRPJ/CSLL. Além disso, ele interfere na apuração e tributação desses impostos e incide sobre o Pis e Cofins.

Neste regime, o cálculo de IRPJ/CSLL incide apenas sobre o lucro contábil, isto é, podendo ser abatidos diversas despesas da base de cálculo do imposto e custos operacionais de acordo com a atividade da empresa.

Para a apuração de Pis e Cofins também são considerados o débito dos impostos sobre o faturamento conforme a alíquota de cada mercadoria ou serviço, e estes são considerados crédito custo sobre a aquisição de vários tipos de mercadorias e serviços.

Lucro Presumido

O regime de tributação pelo Lucro Presumido é também um regime federal que interfere na apuração de IRPJ, CSLL, Pis e Cofins. Diferentemente do Lucro Real, esses últimos são estipulados pelas alíquotas e bases de cálculo sobre o valor que se presume que será o do lucro.

E para os cálculos não são considerados lançamentos de créditos, porém estes contam com uma alíquota reduzida em comparação ao lucro real.

Por fim, em cada tipo de empresa e em cada atividade, devem ser analisadas qual das duas formas de tributação é mais viável antes de qualquer definição.

Regimes de tributação de ISS

O imposto ISSQN é o imposto sobre serviços de qualquer natureza. Também há vários tipos de regime de tributação. Vejamos!

Regime ISS Mensal

No Regime de ISS mensal é aplicada a alíquota da atividade, de acordo com a lei municipal, sendo esta sempre embasada na lei 116/2006 que determina a alíquota máxima de ISS nas prestações de serviço em 5%. 

Regime ISS Fixo

No Regime de ISS Fixo é determinado um valor fixo a recolher de ISS mensalmente pela empresa. O cálculo feito pela prefeitura varia com a atividade da organização e pode ser fixo e anual, sendo dividido em 12 parcelas e pago durante o ano.

Geralmente esta opção está disponível quando a empresa presta serviços sob a forma de trabalho pessoal do próprio sócio/contribuinte.

Regime ISS Estimativa

O Regime de ISS sob estimativa é utilizado como modalidade em que a base de cálculo e imposto são fixados por previsão de faturamento mensal e definidos no início de cada ano-calendário.

Simples Nacional

O Simples Nacional é o regime válido para determinados tipos de empresas e de empresas de pequeno e médio porte.

As empresas com atividades específicas — e desde 2018 — possuem o limite de faturamento anual em R$ 4,8 milhões. A definição das alíquotas são divididas em 5 anexos por cada atividade, e as alíquotas possuem faixas conforme o faturamento dos últimos 12 meses anteriores ao período de apuração.

Neste regime é simplificado o recolhimento dos impostos e contribuições, visto que este é feito em apenas uma guia mensal.

Na guia são recolhidos os seguintes impostos: PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, CPP. Também podem incidir – conforme a atividade – o IPI, ICMS e ISS.

Por que as obrigações acessórias devem ser entregues

O cumprimento das obrigações acessórias é de suma importância para manter a empresa estável, uma vez que sabemos que o não cumprimento dessas obrigações pode levar a multas e penalidades, além de prejudicar o compliance tributário e fiscal da companhia.

Para cumprimento das diversas obrigações acessórias que recaem sobre o setor privado brasileiro, o empresário deve contar com profissionais capacitados e especializados nesta área para não haver nenhum tipo de surpresa para seu negócio.

Quais são as obrigações acessórias

As contribuições e os impostos incidentes sobre o faturamento das empresas geram obrigações acessórias, e algumas coincidem em vários tipos de regimes de tributação.

Abaixo trataremos sobre essas obrigações acessórias e explicaremos em cada obrigação qual o regime que a incide, bem como seu prazo de entrega.

Obrigações Acessórias trabalhistas

• CAGED: O Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) foi instituído em 1965. Ele é um dispositivo legal utilizado pelo Ministério do Trabalho e Emprego para acompanhar a situação de mão de obra formal no Brasil. A partir de 2020, as empresas foram obrigadas a transmitir as informações pelo Sistema E-Social, ficando desobrigadas a transmitir a declaração CAGED.
• SEFIP: A SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS) fornece informações à Previdência Social. Desenvolvida pela Caixa Econômica, é um aplicativo e uma obrigação acessória. Por meio dele, o empregador ou contribuinte consolida as informações e os dados cadastrais e financeiros de sua empresa, e repassa ao FGTS e a Previdência Social os dados dos seus trabalhadores. A SEFIP é utilizada para a geração da GFIP, a qual veremos no tópico seguinte.
• GFIP: A GFIP significa Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. Ela é disponibilizada através da declaração SEFIP que recolhe o FGTS, denominado Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
• eSocial: O eSocial, ou Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, é um projeto e uma nova declaração, que visa unificar o envio de dados sobre os trabalhadores em uma só plataforma e permitir às empresas que prestem informações uma única vez. Para esta obrigação acessória inclui-se o fato gerador sobre os trabalhadores e funcionários públicos e empregados domésticos.
• REINF: A REINF (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras informações Fiscais), também conhecida como EFD-Reinf, pertence aos módulos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Estão obrigadas a REINF todas as empresas pessoas jurídicas, inclusive as imunes e isentas, que prestam e contratam serviços realizados mediante a cessão de mão de obra, e que sejam responsáveis pelo recolhimento e retenção dos impostos, como IR, CSLL, COFINS, PIS, e INSS.
• RAIS: A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é a declaração que permite ao governo controlar as atividades trabalhistas no Brasil e identificar informações sobre o trabalhador com direito ao PIS/PASEP.

Obrigações Acessórias Federais

As obrigações acessórias federais são os incidentes sobre impostos e contribuições federais, lembrando que algumas delas podem incluir também impostos sobre obrigações trabalhistas.

Vamos falar sobre algumas obrigações acessórias federais?

•  DIRF: A Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte trata dos impostos incidentes nos pagamentos e recebimentos das empresas. Lembrando que para a DIRF, apenas é declarado o IRRF- Imposto de Renda Retido na Fonte.
• DCTF: A sigla DCTF significa Declaração de Débitos Tributários Federais. Ela é uma declaração de competência à União onde constam informações relacionadas aos impostos federais, como IRPJ, IRRF, IPI, PIS, COFINS e entre outros, além de ter informações sobre os recolhimentos desses tributos. 
• EFD-Contribuições: As siglas EFD sempre trazem em seu significado Escrituração Fiscal Digital, e são obrigações que compõem o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. Neste há várias ramificações, sendo uma delas o EFD-Contribuições. Esta obrigação acessória inclui a apuração e demonstração do cálculo de PIS e COFINS, e também da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.
• ECD: A Escrituração Contábil Digital é uma obrigação de competência da União. Ela gira em torno das obrigações e escrituração contábil, bem como seus livros e livros auxiliares, sendo estes o Livro Diário, Livro Razão, Livro Balancetes Diários, Balanços e as fichas de lançamentos.
• ECF: A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é uma declaração ou obrigação acessória que substitui a DIPJ desde 2014. Esta declaração fornece informações sobre operações que interferem na Base de Cálculo e no valor devido de IRPJ e da CSLL.

Obrigações acessórias Estaduais

As obrigações acessórias estaduais giram em torno do ICMS que é um imposto de esfera estadual. Neste universo do ICMS estão outras obrigações acessórias, que veremos a seguir.

• EFD ICMS/IPI: Apesar de fazer parte das obrigações acessórias estaduais, o EFD ICMS/IPI também inclui informações referentes ao IPI, pois ambos impostos são escriturados através dos livros de entrada e saída, e estes são concluídos nos livros de apuração de ICMS e apuração de IPI. Portanto, além da classificação de obrigação estadual, este também conta com um tributo de competência federal que é o IPI. Esta obrigação acessória inclui informações sobre a apuração e cálculo de ICMS e IPI, e é considerada uma das maiores obrigações acessórias em volume de arquivos enviados ao ambiente SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.
• GIA: A sigla GIA significa Guia de informações e Apuração de ICMS. Ela é utilizada para informar ao governo o resumo das operações fiscais e o cálculo do ICMS. Em alguns estados esta obrigação acessória já está em quase extinção, sendo substituída pela EFD ICMS/IPI. Portanto, aos poucos a tendência é que todos os estados adotem a EFD como principal obrigação acessória em substituição à GIA.
• GIA-ST: A GIA ST (Guia de Informações e Apuração de ICMS Substituição Tributária) é uma obrigação acessória utilizada para declarar o ICMS, e também é usada pelos contribuintes que possuem inscrição estadual em UFs que não estão estabelecidas. Ou seja, se uma empresa estabelecida em SP decide abrir a inscrição estadual em MG para apuração e recolhimento do ICMS-ST devido para esta UF por apuração, ela está obrigada a efetuar esta obrigação acessória com os valores devidos e apurados para aquele estado.

Obrigações acessórias Simples Nacional

• PGDAS-D: O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) é um aplicativo utilizado para declaração de faturamento e cálculo do DAS. E de forma unificada, ele declara o valor devido a ser recolhido em uma única obrigação acessória.
• DEFIS: A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) serve para comunicar e comprovar ao governo as informações contábeis relativas às empresas optantes pelo Simples: despesas, informações do estoque, distribuição societária, quantidade de funcionários no período, entre outras.
• DeSTDA: A sigla DeSTDA significa Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de alíquota e Antecipação e trata-se de uma obrigação acessória de competência estadual. Seu envio e apuração é feito mensalmente. Por meio desta obrigação acessória, é declarado o valor de ICMS a ser recolhido das diferenças de alíquotas interestaduais, bem como os recolhimentos de ICMS ST também interestadual.

Obrigações Acessórias Municipais

• DES: Atualmente os municípios também contam com obrigações acessórias acerca do ISS, que chamamos de DES – Declaração Econômica de Serviços. Esta possui uma vasta variação, pois cada município determina a sua ferramenta de preenchimento e seu prazo para transmissão. Mas basicamente todas contam com o mesmo tipo de informação: as declarações das notas fiscais de serviços prestados; os valores e apuração de ISS; as notas fiscais de serviços tomados, ou serviços contratados; e a apuração do ISS retido na fonte. Por serem particulares, devem ser observadas as informações e especificações em cada município.

Quais os prazos das obrigações acessórias

TipoObrigação AcessóriaPrazo de entregaTrabalhistasCAGEDaté o dia 07 de cada mês, e está sendo substituída pelo eSocialSEFIP todo dia 07 de cada mêsGFIPtodo dia 07 de cada mêseSocialaté o dia 15 do mês seguinte ao do período de apuração, e até o dia 20 de dezembro para a folha de pagamento do 13º salário.REINFaté o dia 15 de cada mês e o prazo para recolhimento do imposto é até o dia 20Raisaté o mês de março de cada ano, mas está sendo substituída pelo eSocialFederaisDIRFaté o último dia útil do mês de fevereiro de cada anoDCTFaté o 15º dia útil do mês seguinte ao fato gerador ou competência do tributoEFD-Contribuiçõesaté o 10º (décimo) dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituraçãoECDaté o último dia útil de junho do ano seguinte ao ano-calendárioECFaté o último dia útil de julho do ano seguinte ao ano-calendárioEstaduaisEFD ICMS/IPIo prazo varia de acordo com a legislação estadualGIAo prazo varia de acordo com a legislação estadual e a atividade econômicaGIA-STaté o dia 10 do mês subsequente ao da apuraçãoSimples Nacional
PGDAS-Daté o dia 20  do mês subsequente ao fato gerador,DEFISaté o dia 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatosDeSTDAaté o dia 28 do mês subsequente ao encerramento do período de apuraçãoMunicipaisDESvaria de acordo com a regulamentação municipal

Mantenha a sua empresa em dia com as obrigações acessórias

As obrigações acessórias são importantes para as empresas; e o cumprimento dessas obrigações evita problemas com o Fisco.

Embora haja muitas obrigações, atualmente elas são mais simples, pois boa parte delas se tornou digital. Por exemplo, a consulta e a identificação de falta de cumprimento com as obrigações acessórias ficaram mais rápidas e práticas.

Contudo, do ponto de vista do fisco, essa praticidade e simplicidade também acarretou problemas. Portanto, é imprescindível contratar bons profissionais e ter a documentação na empresa organizada diariamente, para facilitar e agilizar o cumprimento das obrigações.

Devemos lembrar que o objetivo deste texto foi explanar sobre alguns dos tipos de obrigações acessórias mais comuns dos regimes tributários das empresas. Mas este universo é vasto e existem atividades econômicas que possuem suas obrigações específicas e devem ser observadas de acordo com cada CNAE.

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