EFD REINF 2025: Guia completo para empresas

A instituição da EFD-Reinf em 2018 teve como objetivo unificar a declaração de eventos com relação às contribuições sociais previdenciárias, e atualmente tem regulamentação pela Instrução Normativa nº 2.043/2021. Essa mudança busca facilitar o processo de declaração e assim aumentar a eficiência na coleta de dados tributários.

Desde 2023, a entrega da EFD-Reinf passou por modificações significativas, principalmente no que diz respeito aos contribuintes com obrigatoriedade a apresentá-la. Uma das principais alterações foi a inclusão dos contribuintes que, até então, eram obrigados a entregar a Declaração de Impostos sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF). Essas mudanças têm como objetivo aprimorar o processo de envio de informações fiscais, tornando-o mais integrado e simplificado.

Neste artigo veremos em detalhes o EFD-Reinf, bem como a novidade prevista para este ano de 2025, vamos lá?

O que é a EFD-Reinf?

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é uma obrigação acessória instituída pela Instrução Normativa n. 1.701/2017 e, que como citamos, atualmente tem regulamentação pela Instrução Normativa n. 2.043/2021.

A EFD-Reinf compõe o ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), sistema no qual todos os contribuintes devem realizar a entrega de suas obrigações acessórias perante a Receita Federal do Brasil. No caso da EFD-Reinf, informações quanto a apuração das contribuições sociais previdenciárias e das contribuições devidas a outras entidades e fundos, as quais estão elencadas nos arts. 2º e 3º da Lei n. 11.457/2017.

Como consta no Manual de Orientação do Usuário, a EFD-Reinf é obrigação acessória complementar ao e-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), uma escrituração fiscal digital que contém dados do responsável tributário ou do contribuinte. Este gera um arquivo eletrônico com as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente e então o transforma em um documento eletrônico, conforme a legislação vigente, garantindo a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Principais informações a serem prestadas via EFD-Reinf

De acordo Manual de Orientação do Usuário as principais informações a serem prestadas via EFD-Reinf são:

• Os serviços tomados/prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, referente retenção de contribuição social previdenciária – Lei 9711/98;
• As retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP) incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas;
• Os recursos recebidos por/repassados para associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional, referente à contribuição social previdenciária;
• A comercialização da produção e a apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais pessoa jurídica;
• As empresas que se sujeitam à CPRB;
• As entidades promotoras de evento que envolvam associação desportiva que mantenha clube de futebol profissional, referente à contribuição social previdenciária.

Qual a relação da EFD-Reinf com o SPED?

Como vimos acima, a EFD-Reinf é uma obrigação acessória que faz parte do Projeto SPED. Nela, os contribuintes devem informar eventos necessários à apuração das contribuições sociais previdenciárias, bem como as contribuições devidas a outras entidades e fundos.

Formas de envio h3

A entrega dessa obrigação ocorre de forma online, sistema que foi instituído pela Receita Federal do Brasil para integração e padronização no compartilhamento de informações contábeis e fiscais dos contribuintes. 

Para fazer essa entrega, o contribuinte acessa o sistema via certificado digital. Vamos ver em detalhes como devemos fazer a entrega:

O arquivo do SPED REINF será um arquivo eletrônico que que sistema do próprio contribuinte deve gerar e, após assinado digitalmente, será o transmitirá via:

• Webservice: por meio de arquivo no formato XML, que deve ter validação e armazenamento em ambiente nacional. Essa validação se dá em dois momentos sucessivos. O primeiro, logo após a transmissão, é concluído com a emissão de um protocolo de entrega (comprovante). E o segundo, que atesta a integridade formal dos dados que integram o "movimento", é finalizado pela emissão do protocolo de recebimento ao contribuinte ou então mensagem de erro.
• Portal web: trata-se de um site na internet, cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento. Nessa hipótese, pode se utilizar certificado digital ou, para quem tem dispensa, o código de acesso.

Mudanças 2025 - Transição - DIRF e EFD-Reinf

A Instrução Normativa RFB nº 2.043/2021, estabelece a EFD-Reinf, que substituirá a DIRF para os fatos geradores a partir de 01/01/2025. A Instrução Normativa RFB nº 1.990/2020 rege a DIRF, que possui o objetivo de informar os rendimentos com pagamento no ano calendário com retenção na fonte, incluindo os beneficiários Pessoa Física, Jurídica e residentes no exterior.

Embora a EFD-Reinf devesse substituir a DIRF para os fatos geradores de 2024, a Instrução Normativa RFB nº 2.181/2024, de publicação em 15/03/2024, determinou que a substituição ocorrerá apenas para os fatos geradores a partir de 01/01/2025. Portanto, a última entrega da DIRF para os fatos geradores de 2024 deverá ocorrer até 28/02/2025.

A dispensa da DIRF será a partir de 01/01/2025 para os fatos geradores que ocorrerem após essa data. Ela será substituída por:

• Eventos da série R-4000 da EFD-Reinf; 
• Evento S-1210 do e-Social e os eventos por ele referenciados; 
• Evento S-2501 do e-Social.

As informações sobre retenções na fonte de tributos federais, que antes eram informadas na DIRF, serão agora integradas à EFD-Reinf, sendo usadas pela Receita Federal para cruzamento de dados e prevenção à sonegação fiscal. A apresentação da EFD-Reinf deve seguir as orientações do Manual de Orientação disponível no Portal do SPED.

A partir de 01/09/2023, a EFD-Reinf passa a ser obrigatória para pessoas físicas e jurídicas que eram obrigadas a entregar a DIRF. Assim, para os períodos de setembro a dezembro de 2023 e para o ano-calendário de 2024, as informações sobre rendimentos e retenções na fonte terão envio tanto na DIRF quanto na EFD-Reinf.

Quem deve entregar a EFD-Reinf

A Instrução Normativa n. 2.043/2021 prevê em seu artigo 3º quais os contribuintes que possuem obrigação de entregar a EFD-Reinf. A mesma disposição tem previsão no Manual de Orientação do Usuário que a Receita Federal do Brasil disponibiliza.

Consta, portanto, que possuem obrigatoriedade de entrega da EFD-Reinf os seguintes perfis:

• Empresas que prestam e contratam serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada, nos termos do art. 31 da lei n. 8.212/1991;
• Pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da CPRB;
• Produtor rural pessoa jurídica e a agroindústria, quando sujeitos à contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural, nos termos do art. 25 da lei n. 8.870/1994 e art. 22-a da lei n. 8.212/1991;
• Adquirente de produto rural, nos termos dos incisos iii e iv do caput do art. 30 da lei n. 8.212/1991 e do art. 11 da lei n. 11.718/2008;
• As associações desportivas que mantêm equipe de futebol profissional e que tenham recebido valores a título de patrocínio, de licenciamento de uso de marca e símbolos, de publicidade, de propaganda ou então de transmissão de espetáculos desportivos;
• Empresas ou entidades patrocinadoras que tenham destinado recursos à associação desportiva a que se refere o item anterior;
• Entidades promotoras de espetáculos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos 1 associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional; e
• Pessoas físicas e jurídicas relacionadas no art. 2º da IN n. 1.990/2020, dentre as quais estão pessoas físicas e jurídicas com retenção do imposto de renda.

A entrega da EFD-Reinf é mensal, portanto, é importante que o contribuinte esteja atento à ocorrência de qualquer evento que o obrigue a realizar a entrega da EFD-Reinf, sob pena de aplicação de multas pela RFB. 

Qual a estrutura e os eventos da EFD-Reinf?

A estrutura da EFD-Reinf possui uma forma lógica, na qual os contribuintes preencherão as informações referentes aos eventos que geraram a obrigatoriedade de entrega para consolidar a apuração dos tributos.

Os eventos da EFD-Reinf

Cada evento com indicação na EDF-Reinf traz a necessidade de prestação de um conjunto de informações. A estrutura da EFD-Reinf e seus eventos, conforme o Manual da Receita Federal do Brasil, é a seguinte:

EventoDescriçãoObservaçõesR-1000Informações do ContribuinteDeve ser o primeiro enviado pela empresa; reenviado apenas em caso de alteração cadastral; evento único para todos os estabelecimentos.R-1070Tabela de Processos Administrativos/JudiciaisUm evento para cada processo com retenção de INSS.R-2010Retenção Contribuição Previdenciária - Serviços TomadosUm por estabelecimento e fornecedor; indicado para CNPJ.R-2020Retenção Contribuição Previdenciária - Serviços PrestadosUm evento por estabelecimento e cliente; indicado para CNPJ ou CEI.R-2030Recursos Recebidos por Associação DesportivaUm arquivo por estabelecimento, agrupado por 'CNPJ do repassante' e 'Tipo de repasse'.R-2040Recursos Repassados para Associação DesportivaUm por estabelecimento, agrupado por 'CNPJ do beneficiado' e 'Tipo de repasse'.R-2050Comercialização da Produção por Produtor Rural PJ/AgroindústriaNotas de saída e devolução; um arquivo por estabelecimento.R-2055Aquisição de produção ruralCompetência 05/2021; notas de entrada com CNPJ ou CPF com imposto 28-FUNRURAL.R-2060Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta - CPRBInformações sobre cálculo de impostos; um arquivo por estabelecimento.R-2098Reabertura dos Eventos PeriódicosAção manual; reabertura de período já fechado.R-2099Fechamento dos Eventos PeriódicosEncerramento manual ou automático; gera débitos na DCTFWeb.R-3010Receita de Espetáculo DesportivoUm evento por lançamento; envio automático possível.R-9000Exclusão de EventosAção manual para excluir eventos indevidos.R-4010Pagamentos/Créditos a Pessoa FísicaMovimentos de entradas com CPF; inclui rendimentos e reembolsos.R-4020Pagamentos/Créditos a Pessoa JurídicaMovimentos de entradas com CNPJ; inclui rendimentos.R-4080Retenção no Recebimento (Auto Retenção)Movimentos de saídas e serviços com IRRF Publicidade e Propaganda.R-4099Fechamento e Reabertura da série R-4000Encerramento ou reabertura da série R-4000 no período de apuração.

Como pagar os impostos declarados na EFD-Reinf? 

A Receita Federal do Brasil criou o ambiente SPED para uniformizar e centralizar as informações contábeis e fiscais dos contribuintes. Dessa forma, o órgão acessa tais informações a partir das obrigações acessórias entregues.

Com a entrega da EFD-Reinf o próprio sistema SPED transporta as informações acerca dos tributos devidos pelo contribuinte para a Declaração de Débitos e Créditos Federais e Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos, a DCTFWeb.

A DCTFWeb é o sistema no qual os débitos devidos pelo contribuinte são constituídos e, a partir dele, gerado o DARF para pagamento. Assim, após a entrega da EFD-Reinf e conferência dos valores transportados para a DCTFWeb, cabe ao contribuinte realizar a impressão do DARF para recolher os valores.

Qual o prazo de entrega da EFD-Reinf?

A EFD-Reinf se refere a eventos mensais, sendo que esta obrigação deve ter entrega até o dia 15 do mês subsequente aos que se refere à escrituração. Portanto, ocorrendo o evento no mês de março, a empresa deverá entregar a EFD-Reinf até o dia 15 do mês de abril. Ainda, o prazo passará para o primeiro dia útil seguinte ao dia 15 quando a data original cair em dia não útil para fins fiscais.

A IN n. 2.043/2021 concede prazo diferente para as entidades prestadoras de espetáculos desportivos, pois, neste caso, a entidade poderá enviar a EFD-Reinf no prazo de até 2 anos após a realização do espetáculo.

Retificações e exclusões

O procedimento de "alteração" de informações relativas à EFD-Reinf ocorre somente nos eventos de tabelas. Ou seja, "R-1000 - Informações do contribuinte", R-1050 - Tabela de entidades ligadas" e "R-1070 - Tabela de processos administrativos/judiciais". Isso ocorre uma vez que essas opções constam no próprio leiaute desses eventos, atrelados à respectiva vigência ou período de validade.

Nesses eventos também é possível a exclusão de dados por meio da indicação do período de validade das informações pertinentes. A alteração ou exclusão das informações constantes nos demais eventos (distintos dos eventos de tabela) é tratada pela EFD-Reinf como procedimento de "retificação" ou de "exclusão", a depender do caso.

Multas e Penalidades por Omissão ou Erro na Entrega da EFD-Reinf

O sujeito passivo que não apresentar a EFD-Reinf dentro do prazo ou então que apresentá-la com erros ou omissões, estará sujeito às seguintes penalidades, conforme determinado pela Receita Federal:

1. Multa por não entrega ou entrega atrasada:
   • 2% (dois por cento) ao mês calendário ou fração, sobre o valor dos tributos informados na EFD-Reinf (mesmo que já pagos), limitada a 20% (vinte por cento), com base nos valores mínimos estabelecidos.
2. Multa por informações incorretas ou omitidas:
   • R$20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informações incorretas ou não presentes na escrituração.

Cálculo da Multa por Atraso na Entrega

A multa por atraso terá cálculo a partir do dia seguinte ao fim do prazo de entrega e vai até a data de entrega efetiva. Ainda, em caso de não entrega, pode ocorrer até a lavratura do Auto de Infração ou da Notificação de Lançamento.

Multa Mínima

A multa mínima será de R$500,00 (quinhentos reais), tanto para a falta de entrega quanto para entrega com erros ou omissões.

Reduções de Multas

• 50% de redução, caso haja entrega da escrituração após o prazo, mas antes de qualquer procedimento fiscal.
• 25% de redução, com entrega após o prazo, mas dentro do prazo da intimação.
• Para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) no Simples Nacional, as multas podem ter redução:
  • 90% para o Microempreendedor Individual (MEI).
  • 50% para ME e EPP.

Essas reduções não se aplicam em casos de fraude, resistência ou embaraço à fiscalização, ou ainda se não houver pagamento da multa dentro de 30 dias após a notificação.

Exigibilidade das multas, terá cobrança através de lançamento de ofício.

EFD-Reinf vs. eSocial

Os rendimentos do trabalho devem ser informados exclusivamente no eSocial. No entanto, nos casos de ações judiciais trabalhistas, o empregador deve enviar as informações sobre os processos trabalhistas utilizando os leiautes específicos do eSocial, conforme orientações do manual do sistema.

Esse cuidado também é necessário quando o pagamento ao trabalhador ocorre por meio de um banco oficial, designado pela Justiça, após depósito judicial trabalhista pelo empregador. Nesse caso, o banco será responsável por informar o pagamento na EFD-Reinf, pois a legislação determina que o banco, como fonte pagadora, deve realizar a retenção do Imposto de Renda e efetuar o respectivo recolhimento.

Por outro lado, o empregador deverá informar no eSocial os eventos com relação aos processos trabalhistas, com os seguintes objetivos:

• Recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS;
• Alimentação dos assentamentos previdenciários do trabalhador no INSS;
• Registro das informações trabalhistas pertinentes.

Importante: Se a fonte pagadora do valor judicial for o próprio empregador, a informação também deve constar no eSocial. Nesse caso, o empregador será responsável pela apuração e retenção do Imposto de Renda na fonte, conforme os procedimentos descritos no manual do eSocial.

Acesso pelo e-CAC - Funcionalidades Disponíveis

Ao utilizar o portal web da EFD-Reinf no e-CAC, não temos mais a obrigatoriedade do campo "Estabelecimento" na funcionalidade "Listar eventos enviados ou em rascunho", localizada em "Visualizar pagamentos/créditos" no menu "Rendimento pagos/Creditados (Série R-4000)". Isso nos permite que, ao deixar o campo em branco, seja possível identificar eventos com envio para estabelecimentos de forma equivocada, que o contribuinte não tenha conhecimento.

A RFB disponibiliza um relatório demonstrativo de fechamento, que auxilia na conferência dos eventos periódicos com envio ao sistema em um período de apuração. O relatório pode ser gerado após o fechamento do mês no e-CAC, tanto para a série R-2000 quanto para a R-4000. Para acessá-lo, basta ir à tela do "Totalizador" e clicar em "Relatório do fechamento (PDF)" para baixá-lo.

Além disso, agora, os eventos R-4040 e R-4080 possuem a funcionalidade de copiar eventos, já disponível para os eventos R-4010 e R-4020. Essa função facilita a inserção de eventos semelhantes, permitindo assim alterar dados como o período de apuração ou a fonte pagadora.

Conclusão

Em conclusão, a EFD-Reinf é uma ferramenta essencial no processo de unificação e simplificação da prestação de informações fiscais e tributárias, com foco nas contribuições previdenciárias e outros tributos devidos. 

Desde a sua introdução, ela evolui para atender melhor às necessidades dos contribuintes e da Receita Federal, com o objetivo de garantir a transparência e combater a sonegação fiscal. 

A transição da DIRF para a EFD-Reinf, prevista para 2025, trará importantes mudanças e exigirá adaptação das empresas e entidades obrigadas. Portanto, é fundamental que os contribuintes se mantenham atentos às novas obrigações, prazos e possíveis penalidades para evitar complicações no cumprimento da legislação e garantir a regularidade fiscal de seus negócios.