Como a Guarida economiza mais de 1.000 horas por mês com a automação fiscal da Qive
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Contexto
A Guarida é uma das maiores administradoras de condomínios do Brasil, fundada em 1977 em Porto Alegre e reconhecida pela sua forte atuação no setor imobiliário e condominial. Com quase 50 anos de mercado, a empresa administra mais de 2.300 condomínios, atende mais de 110 mil clientes, conta com mais de 400 colaboradores diretos e está presente em 8 estados brasileiros.
Com uma operação de grande escala, a companhia precisa garantir controle, eficiência e segurança no processamento de milhares de documentos fiscais e pagamentos todos os meses.
São cerca de 30 mil documentos fiscais processados mensalmente, sendo a maior parte composta por notas fiscais de serviço (NFSe), que apresentam desafios adicionais de captura devido à diversidade de fontes e padrões municipais.
Para sustentar seu crescimento e manter a qualidade da operação, a Guarida encontrou na Qive uma parceira para automatizar a captura de documentos fiscais, reduzir o trabalho manual e trazer mais previsibilidade às rotinas financeiras.
Desafio
Antes da automação com a Qive, a gestão de documentos fiscais da Guarida era mais manual e descentralizada. Em uma operação com milhares de condomínios, notas fiscais podiam chegar por diferentes canais, como e-mail, WhatsApp ou até fisicamente nas agências. Em alguns casos, síndicos levavam notas impressas presencialmente para que a equipe encaminhasse o documento ao financeiro.
Esse cenário era especialmente desafiador devido ao alto volume de NFSe. Historicamente, a captura desses documentos exige lidar com diferentes fontes e padrões municipais, o que aumenta a complexidade para empresas com operações distribuídas.
Esse modelo exigia alto esforço operacional, dificultava o acompanhamento de documentos pendentes e aumentava o risco de atrasos no fluxo de pagamentos. Conforme a carteira de condomínios crescia e a Guarida expandia sua atuação para além do Rio Grande do Sul, o desafio deixava de ser apenas operacional e passava a envolver escala, segurança e padronização.
Conforme a carteira de condomínios crescia, o desafio deixou de ser apenas reduzir tarefas manuais. Era necessário construir uma operação mais escalável, com rastreabilidade, confiabilidade e capacidade de absorver o aumento da demanda sem ampliar a equipe na mesma proporção.
Solução
Com a Qive, a Guarida automatizou a captura de documentos fiscais por meio de uma integração via API com seu sistema proprietário.
A plataforma da Qive passou a capturar automaticamente as notas fiscais diretamente nas fontes oficiais e enviar os dados para o ambiente da administradora, reduzindo a necessidade de buscas e digitação manual.
A parceria começou em 2023 e ganhou relevância especialmente na captura de NFSe, que representam a maior parte dos documentos processados pela Guarida e exigem lidar com diferentes fontes e padrões de emissão.
Após a captura e o processamento das informações, o sistema da Guarida inicia automaticamente o fluxo de aprovação. O síndico recebe a solicitação pelo WhatsApp e pode aprovar a conta digitalmente, tornando a jornada mais ágil e conveniente.
Dessa forma, a integração conecta a captura de documentos aos processos internos de aprovação e pagamento da Guarida, ampliando a rastreabilidade e a confiabilidade das informações ao longo do fluxo.
Impacto gerado
A parceria com a Qive trouxe ganhos concretos para a operação fiscal e financeira da Guarida, permitindo processar um alto volume de documentos com menos esforço manual e mais agilidade.
Mais de 1.000 horas economizadas por mês
Com cerca de 30 mil documentos fiscais processados mensalmente, a Guarida estima uma economia superior a 1.000 horas de trabalho por mês.
O resultado reflete a redução de tarefas operacionais, especialmente na obtenção e no tratamento de documentos fiscais, liberando tempo da equipe para atividades de validação e acompanhamento.
Redução de mais de 3 minutos para cerca de 1 minuto por documento
Antes da automação, o tempo médio de tratamento de cada documento fiscal ultrapassava 3 minutos. Com a Qive, esse tempo caiu para aproximadamente 1 minuto.
A mudança permitiu que a equipe migrasse de uma rotina concentrada na digitação de dados para uma atuação mais voltada à validação das informações, aumentando a eficiência da operação.
Documentos disponíveis em até 24 horas após a emissão
A Guarida passou a disponibilizar os documentos fiscais em até 24 horas após a emissão.
Com as informações chegando mais rapidamente ao sistema, os síndicos ganham mais tempo para analisar e aprovar as contas, contribuindo para uma rotina de pagamentos mais previsível e segura.
Mais escala sem crescimento proporcional da equipe
Os ganhos de eficiência também permitiram que a Guarida absorvesse o crescimento da carteira de condomínios sem precisar ampliar sua equipe na mesma proporção.
Com menos dependência de processos manuais, a administradora ganhou capacidade operacional para acompanhar a expansão do negócio, mantendo controle e confiabilidade sobre os documentos processados.
Mais segurança e confiança para os síndicos
A automação da captura, combinada à aprovação digital pelo WhatsApp, também trouxe benefícios para a experiência dos síndicos.
Com maior rastreabilidade e disponibilidade das informações, a Guarida consegue acompanhar os documentos relacionados aos pagamentos com mais previsibilidade, reduzindo riscos operacionais e fortalecendo a confiança na gestão financeira dos condomínios.
“A Qive se tornou uma parceira estratégica para a nossa operação. Com a automação da captura de notas fiscais, ganhamos mais controle, rastreabilidade e eficiência nos processos financeiros, o que nos permite garantir o pagamento em dia e com segurança de dezenas de milhares de contas dos mais de 2 mil condomínios que administramos.” Fernando Faillace, diretor de Tecnologia da Informação e Marketing da Guarida.
Aprendizados estratégicos
A experiência da Guarida mostra que, em operações de grande escala, a automação fiscal é essencial para conectar eficiência operacional, segurança e qualidade no relacionamento com o cliente.
Entre os principais aprendizados estão:
- Operações com alto volume de NFSe exigem tecnologia especializada, capaz de lidar com diferentes fontes e padrões municipais, reduzindo a dispersão de documentos e a dependência de processos manuais;
- A automação gera ganhos concretos de produtividade, liberando mais de 1.000 horas mensais que antes eram dedicadas a atividades operacionais;
- A integração via API permite conectar a captura fiscal aos sistemas internos e fluxos de aprovação, garantindo mais agilidade, rastreabilidade e controle;
- Canais já utilizados pelos clientes, como o WhatsApp, podem tornar as aprovações mais simples e ágeis, melhorando a experiência dos síndicos;
- A automação fortalece a previsibilidade dos pagamentos e a escalabilidade da operação, permitindo absorver o crescimento sem ampliar a equipe na mesma proporção.
O case da Guarida reforça como empresas que lidam com grandes volumes de documentos fiscais podem transformar processos manuais e descentralizados em operações mais eficientes, seguras e preparadas para crescer.
Empresas que desafiaram o jeito antigo de pagar contas
“Além de toda a facilidade na consulta e armazenamento de NFes e CTes, o aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe), que existe dentro da plataforma da Qive, facilita o registro desse tipo de documento fiscal e permite que a gente saiba onde nossas cargas estão.”
Cláudia Fernandes
Gerente Contábil
“Com a Qive, tudo é automático, então você tem a garantia de que funciona. A plataforma independe de mãos humanas, e isso traz uma confiança grande. Hoje, para tudo o que recebemos fisicamente, fazemos um check na Qive antes. Só depois da confirmação da veracidade nós lançamos no registro fiscal.”
Luciana Veríssimo
Coordenadora Fiscal
"Hoje a Qive, ela entendeu que ela precisava ir além de Captura da nota, entendeu? Eu acho que esse foi o diferencial. E foi a surpresa agradável que a gente teve. A gente mirou uma pomba e acertamos uma águia. Porque a gente viu que, assim, não é só pra ficar nota. Vocês entenderam o que vocês precisavam fazer além disso. E a gente entendeu que a gente podia ter mais oportunidades. Isso foi bom, porque isso me ganhou força pra poder levar essas melhorias e o quanto vocês podiam agregar às outras áreas. E aqui eu destaco também a flexibilidade que vocês têm de entender a necessidade e trabalhar junto com a gente."
Paulo Mendes
Accounting and Tax Manager
"Hoje a principal é a captura mesmo e a captura do XML e a disponibilização para a nossa base aqui para carregar o Oracle. A gente utiliza também para relatórios gerenciais, né? Quanto nós compramos de batata no no eh no período X? O que eu mais uso é buscar nota e gerar relatórios, né? É, eu e minha equipe, né? [usamos] diariamente a ferramenta. O outro diferencial é o suporte de vocês, que é muito rápido. Então, se a gente tá com algum problema a gente aciona lá o suporte de vocês, o atendimento é rápido, eles são eficientes, trazem a solução pra gente. Dificilmente eu fico sem solução. Isso é legal."
Luis Marini
Coordenador de Contas a Pagar
“... a Qive, que é um dos nossos principais fornecedores e uma ferramenta essencial no nosso dia a dia, principalmente, no departamento fiscal. É uma ferramenta de rápido acesso, traz muito retorno para nós e é o que eu falei, ela é primordial no nosso dia a dia. Tô muito feliz e muito satisfeita com a entrega no mercado de vocês.”
Camila Rocha
Analista fiscal
"Já utilizamos a Qive há um bom tempo e a experiência tem sido bem gratificante, a gente consegue hoje não só automatizar a captura dos documentos fiscais, mas também o input a automatização com o lançamento dentro do SAP, então isso gera uma agilidade e traz também uma visibilidade pra que a gente consiga repassar isso inclusive com diretoria e todo time fiscal da equipe"
Rafael Silveira
Coordenador Fiscal
“A gente iniciou com a Qive faz pouco tempo, já estamos vendo grandes resultados na área fiscal e eu só tenho agradecer a parceria. Nós vamos agora conseguir automatizar muitas operações pra gente ter um tempo valioso em análises tributarias e agora com chegada da Reforma, a Qive está trazendo uma plataforma incrível com tudo que a gente precisa pra essa grande revolução a partir de 2026.”
Sara
Área fiscal
"A gente usa a solução do Qive hoje mudou o nome para Qive, a gente utiliza pra cruzamento de informações, extração de dados, a gente também utiliza em lote para fazer manifesto de operações, por exemplo operação não realizada; pra consultar notas fiscais, por exemplo, extração em PDF e também relatórios hoje a gente usa para cupom fiscal que também é bem mais fácil, integrado e a gente consegue ter uma rapidez no cruzamento de informações. E também hoje algo bem importante que a gente faz é a utilização de API que hoje a gente tem MKTplace com mercado livre e a gente usa a API para integração automática no ERP”
Erika
Supervisora Fiscal da Mobly
"Temos uma parceria grande com a Qive. Eles trazem várias opções para nossa área fiscal: download de notas fiscais, acesso à notas de fornecedores, prestadores de serviço e as principais regiões. Além de dar suporte nas fiscalizações. Estamos muito felizes com a empresa e tenho certeza que essa parceria vai durar por muitos anos."
Mikaella Oliveira
Especialista Tributária na
"A Qive a gente usa pro departamento comercial, porque a gente tem muita devolução. O comercial acompanha essas devoluções. O financeiro usa para consulta de notas que às vezes tem lá para pagar e essa nota não está aparecendo para eles. Contas a recebe utiliza para consulta de uma nota se foi cancelada ou não. Uma coisa que a gente usa bastante é para manifesto de notas, diariamente, até mesmo para compensar o cliente, porque trabalhamos com direito a devolução. Pra eu trocar uma nota, fazer formulário próprio ou até mesmo cancelar, a Qive me ajuda no conceito de consultar se a nota foi manifestada ou não pelo cliente. Então essa conformidade pra mim é muito importante, pro contas a receber, porque eles têm uma garantia que o cliente recebeu e pode fazer a cobrança efetiva. Conhecimento de transporte também buscar os xml. Pessoal do ecommerce: pra trazer as notas da shopee, mercado livre, shein, a gente tem a configuração que traz todos os XMLs, porque quando você entra nesses mktplaces é difícil consultar, na Qive não, eles pesquisam o CPF do cliente, rapidinho tem a notae consegue dar tratativa com o cliente. Bem dizer a Ciranda usa 100% Qive."
Joyce Campanha
Analista Fiscal
"Certamente, recomendaria a Qive para todas as empresas porque é uma necessidade ter um compliance bem-feito. A Qive tem uma assertividade muito grande em relação à captura das nossas notas fiscais; ajuda muito na parte do compliance, que seria um objetivo primário. E isso possibilita, de uma forma exponencial, levar a área tributária para um outro patamar, fazendo a otimização dos dados que estão dentro das notas fiscais então a é algo que eu diria recomendo para todos que querem levar a área tributária para um próximo nível."
Thiago Figo
Head de Tax e Legal
"O relacionamento é ótimo. Acho que a Qive tem foco no cliente e não no produto. A gente, da área tributária, pela experiência, sempre teve muito contato com empresas em que o foco é no produto, e aí é um negócio em que te oferecem sempre algo muito engessado. Enquanto que, com a Qive, a gente tem a oportunidade de desenvolver, de estar sempre desenvolvendo e melhorando algo que já existe.”
Felipe
Gerente Fiscal da C&A
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