NFe inutilizada: o que significa e o que fazer

Para o fisco não existe o famoso “jeitinho brasileiro”. Isso quer dizer que se uma nota fiscal foi emitida, mas não foi utilizada por algum motivo, é preciso passar pelo processo para o governo ter ciência. Se você clicou neste artigo, certamente já deve ter passado por isso. Então, o que fazer no caso de NFe inutilizada? 

Acompanhe o artigo a seguir e entenda o que é a inutilização da Nota Fiscal eletrônica, como e quando ele deve ser feito.

O que é Nota Fiscal Eletrônica Inutilizada?

A Nota Fiscal Inutilizada é o documento já emitido, mas que não será utilizado. Demarcar um DE como inutilizado é necessário para avisar aos órgãos que houve uma quebra na sequência numérica das notas. 

Quando esse aviso não é feito, o emitente entra em irregularidade. Por exemplo, a nota de número 300 foi emitida e logo após o emissor faz uma NFe de número 302. Ou seja, falta a nota 301 por algum motivo. Por isso, devemos comunicar à Sefaz e garantir a conformidade fiscal e se livrar de problemas fiscais e jurídicos para a empresa. 

É importante saber que a inutilização da NFe só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NFe — seja ela autorizada, cancelada ou denegada.

Outro ponto importante é o objetivo do processo. Ele tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte das irregularidades de quebra de sequência de numeração, mas o Fisco pode não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

Motivos para uma NFe ser inutilizada

Uma Nota Fiscal Eletrônica pode ser inutilizada por diversos motivos, geralmente relacionados a erros na emissão ou à necessidade de correções de informações. Vamos listar alguns dos motivos mais comuns?

• Erros na emissão, como:
  • Dados cadastrais incorretos do emitente ou destinatário;
  • Informações de produtos ou serviços diferentes da realidade;
  • Valores incorretos, seja de impostos ou do que está sendo comercializado;
  • Data de emissão incorreta.
• Cancelamento de operações, como devolução total ou parcial de mercadorias e erro no processo de venda.
• Emissão de uma nova NFe para corrigir informações da NFe anterior.
• Alteração no regime tributário da empresa.
• Perda ou extravio da NFe.
• Suspeita de fraude.
• Determinação de autoridade fiscal.

Como fazer uma inutilização de nota fiscal?

Há duas opções: por meio de um sistema emissor ou de uma plataforma especializada em documentos e gestão fiscal. O primeiro caso é indicado para pequenos negócios emitentes de pequenos volumes de notas. Já para grandes volumes, é recomendável utilizar a plataforma com foco no assunto. 

Primeiramente, saiba que é preciso comunicar à Sefaz até o décimo dia do mês seguinte ao motivo de inutilização. Se você emite poucas notas, acesse o sistema emissor de NFe da sua empresa utilizando o certificado digital. Localize a opção “inutilização de NFe”, podendo variar de sistema para sistema. 

Uma vez encontrado, preencha todos os dados obrigatórios, como 

• A série da NFe que teve a numeração quebrada.
• O número inicial e final da faixa de notas que serão inutilizadas.
• A descrição do motivo da inutilização.

Revise todas as informações adicionadas e confirme. Assim, o próprio sistema deve emitir um Protocolo de Inutilização com o número e a data. Pronto! Agora, é preciso armazenar o documento em local seguro para apresentar à Sefaz quando solicitado. 

Há dois pontos sobre esse processo:

1. Cada sistema apresenta variações, mas de modo geral, o passo a passo é similar
2. É obrigatório armazenar documentos fiscais por 5 anos, como manda a legislação.

Como consultar inutilização de NFe?

Basta acessar o Portal da NFe, um site desenvolvido pelo governo. Preencha os dados necessários, como a chave de acesso da NF a ser consultada e o código de segurança. Quando clicar em consultar, o sistema exibirá as informações sobre a NFe com a situação da inutilização, a data da solicitação, o motivo da inutilização e outros detalhes do documento. Você precisa saber que ao utilizar essa opção, será possível consultar uma nota por vez. 

Para consultar e gerir grandes volumes conte com a Qive, a especialista em gestão fiscal. Não faz sentido que a consulta, a gestão e o armazenamento das NFe ainda sejam feitos manualmente.  

A correta gestão dos documentos fiscais, principalmente de NFe inutilizada, denegada, cancelada e de devolução de mercadorias, exige maior atenção, sobretudo da área fiscal. E você consegue isso por meio da automatização da consulta de NFe da Qive, conectada diretamente com o banco de dados da Secretaria da Fazenda. Quer saber tudo que a Qive pode fazer pela sua área fiscal? Clique aqui e conheça, com 7 dias grátis para experimentar a plataforma.