Recusa De Nota Fiscal: Como Agir, Identificar E Regras

Reflita: seu negócio já realizou uma compra e, por algum motivo, a mercadoria não chegou? Ou até mesmo, a entrega foi diferente da compra? Para essas situações, o certo é fazer a recusa de nota fiscal. 

Dessa forma, você evita futuras dores de cabeça, já que as informações ali contidas no momento da entrega são de sua responsabilidade. Sabe o que isso quer dizer? Se a sua equipe não manifestar nenhum erro na NF, o Fisco entenderá que tudo ali contido é verdadeiro. 

Uma recusa de nota fiscal digital significa anular a operação e invalidar o documento emitido. Quer entender mais sobre o assunto? No artigo a seguir, explicaremos como essa situação pode ser identificada, como você deve agir e as regras do processo. Vamos lá?

O que é recusa de nota fiscal?

A recusa de uma nota fiscal é uma forma de manifesto ou contestação do destinatário na NF. Isso serve para informar à Secretaria da Fazenda que houve algum erro no recebimento da mercadoria: seja por produto errado ou não entrega dos itens. Assim, o CNPJ do destinatário fica resguardado de possíveis fraudes. 

O prazo estabelecido para contestar uma entrega é de 180 dias a partir da data de emissão e autorização da nota fiscal. Portanto, tenha bastante atenção a esse detalhe. 

Quando a recusa de nota fiscal deve ser feita?

Você pode recusar uma NFe nos seguintes casos: 

• não recebimento de produtos;
• informações erradas na nota fiscal;
• erros durante a entrega;
• identificação de notas frias;
• desacordo com o pedido; 
• pedido com entrega atrasada. 

A posição da SEFAZ quanto à recusa de NFe

A Consultoria Tributária da Secretaria da Fazenda diz que quando uma mercadoria que você vende não chega ao cliente, isso é considerado uma devolução. Para registrar essa situação no sistema tributário, você precisa emitir uma nota fiscal específica.

Para fazer essa nota, use o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP 1.201 ou 1.410), que indicam uma devolução de venda. A escolha do CFOP certo dependerá do tipo de produto vendido.

Assim, o destinatário da NF será a sua própria empresa, já que a mercadoria voltou para você. Ao emitir esse tipo de nota fiscal, você informa ao governo que a venda não foi concluída e que a mercadoria voltou para o seu estoque. Isso é importante para manter seus registros fiscais atualizados e evitar problemas futuros.

Veja na íntegra a Resposta às Consulta nº 13.296/2016, no estado de São Paulo.

Como recusar uma nota fiscal?

Lembra da pergunta que fizemos logo na abertura do artigo? Se você respondeu positivamente, é hora de entender como fazer a recusa. Com o passo a passo a seguir, não é difícil, confira. 

1. Indique o motivo: no verso da 1ª via da nota fiscal eletrônica ou no Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) da mercadoria, o escreva o motivo pelo qual não houve a entrega ou o porquê você está recusando. 

Essa ação poderá ser feita, tanto pelo destinatário, como pelo transportador, com data e assinatura, mas deve acontecer antes de iniciar o retorno ao remetente. Assim é feito para evitar fraudes. 

2. Efetue a Manifestaçã Eletrônica: como evento na NFe, indicando “Operação não realizada”. Pelo portal da SEFAZ, esse processo funciona assim:
   1. Acesse o Portal Nacional da NFe;
   2. No menu “Serviços”, clique em “Manifestação Destinatário”;
   3. Utilize a chave de acesso ou NSU (Número Sequencial Único);
   4. Descreva o motivo do manifesto e realize a operação;

Lembre-se: para efetuar a recusa da NFe, o uso do Certificado Digital é obrigatório. 

Também é possível realizar a recusa em plataformas especializadas em gestão fiscal, como a Qive. É mais simples e rápido.  

Manifestação do destinatário na recusa de nota fiscal

A manifestação do destinatário é separada em 4 eventos que servem para garantir o conhecimento do recebedor da mercadoria naquela operação. Ou seja, permite a confirmação da sua participação na operação acobertada pela NF-e emitida contra seu CNPJ. 

Os eventos são:

Ciência

Ao optar por essa opção, o destinatário declara que está ciente da operação que consta na nota fiscal, porém não significa que aceitou a transação. Mesmo sendo opcional, é geralmente feita para que o destinatário tenha acesso ao download do arquivo XML da NFe.

Confirmação

Ocorre quando o destinatário confirma a operação e o recebimento da mercadoria — é muito usado para as operações com circulação de mercadorias nas malhas do Brasil.

Atenção: após o evento de confirmação da operação, não há como cancelá-lo.

Desconhecimento

Quando uma NFe é emitida contra o CNPJ da sua empresa sem ser solicitada ou a empresa não reconhece tal operação, você deve manifestar desconhecimento da operação. Inclusive, essa prática faz parte das boas práticas de gestão de risco fiscal.

Assim, o destinatário não será tributado — sendo também uma forma de proteger a empresa de possíveis fraudes e notas frias.

Operação não realizada

Neste caso, o destinatário informa que a operação não foi realizada por meio da recusa de recebimento da mercadoria. Ou seja, o destinatário está evidenciando que essa operação não aconteceu. 

Nos casos de recusa de recebimento da mercadoria, ou outros motivos, o destinatário deve emitir uma declaração de operação não realizada, acompanhada da justificativa do evento. 

Não cabe, neste caso, emissão de NF-e de devolução, feita pelo destinatário, conforme Manual de Orientação do Contribuinte, versão 6.0, subitem 4.9.10 e também o Ajuste Sinief nº 7/2005, cláusula décima quinta-A, § 1º, VI.

Existe prazo para a manifestação?

Sim, em até 180 dias, contados a partir da data de autorização da NF-e, seja para os eventos de confirmação, desconhecimento ou operação não realizada — exceto em relação às situações descritas no Anexo II do Ajuste Sinief nº 7/2005.

É por meio do portal da NF-e, que você consegue consultar as manifestações feitas ao destinatário e até mesmo consultar o evento vinculado ao documento fiscal via certificado digital.

Fazer a recusa de nota fiscal pode ser simples

Se você chegou até aqui, já deve ter entendido a importância de realizar a recusa da nota fiscal, correto? Saber como fazer também foi algo explicado no artigo. Então, você já está sabendo que essa é uma das formas de manter o compliance fiscal na sua empresa. 

A recusa da nota fiscal pode ser simples: é um método rápido e seguro para colocar na rotina da sua equipe e evitar problemas com o Fisco. Com todas essas informações, fique sabendo que a Qive tem a solução ideal para auxiliar o seu negócio. Conheça o nosso sistema e descubra como é o processo de recusa de nota fiscal de forma automatizada e ágil.