Recusa De Nota Fiscal: Como Agir, Identificar E Regras

Antes de ler o artigo, pare para pensar em uma situação: o seu negócio já realizou uma compra de algum fornecedor e, por algum motivo, a mercadoria não chegou? Ou até mesmo, a entrega está diferente da compra? Para essas situações, o certo é fazer a recusa de nota fiscal.

Dessa forma, você evita futuras dores de cabeça, já que as informações ali contidas no momento da entrega são de sua responsabilidade. Sabe o que isso quer dizer? Se a sua equipe não manifestar nenhum erro na NF, o Fisco entenderá que tudo ali contido é verdadeiro.

Uma recusa de nota fiscal digital significa a invalidez do documento emitido. Quer entender melhor sobre o assunto? No artigo a seguir, explicaremos como essa situação pode ser identificada, como você deve agir e as regras do processo. Prossiga com a sua leitura já!

O que é recusa de nota fiscal?

Entenda, de uma vez por todas: uma recusa de nota fiscal é uma forma de manifesto ou contestação do destinatário na NF.

Isso serve para informar à Secretaria da Fazenda que houve algum erro no recebimento da mercadoria: seja por produto errado ou não entrega dos itens. Assim, o CNPJ do destinatário fica resguardado de possíveis fraudes.

O prazo estabelecido para contestar uma entrega é de 180 dias a partir da data de emissão e autorização da nota fiscal. Portanto, tenha bastante atenção a esse detalhe.

Em quais situações é válido realizar a recusa de nota fiscal?

Ocorre com mais habitualidade nos seguintes casos:

não recebimento de produtos
informações erradas no documento NFe
erros durante a entrega
desacordo com o pedido
pedido com entrega atrasada e é recusado pelo destinatário

Para a recusa, por exemplo, o entregador deve informar no verso da nota, com data e assinatura — assim é feito para evitar fraudes.

A posição da SEFAZ quanto à recusa de NFe

A Consultoria Tributária da Secretaria da Fazenda diz que:

O retorno de mercadoria não entregue ao destinatário deve ser tratado como uma devolução, uma vez que terá como objeto a anulação de operação de saída da mercadoria, como o CFOP: 1.201 (devolução de venda de produção do estabelecimento) ou CFOP: 1.410 (devolução de venda de produção do estabelecimento, em operação com produto sujeito ao regime de substituição tributária);
No campo “Destinatário/Remetente” deverá ser consignado os dados do próprio estabelecimento emissor, uma vez que o estabelecimento destinatário não recebeu a mercadoria.

Ressalto aos responsáveis a atenção pelas emissões de notas fiscais ou faturamento, para que façam a emissão correta dos documentos com o CNPJ do cliente (empresa) e para as empresas RPA (Regime Periódico de Apuração) e contribuintes do ICMS, em recusa da mercadoria.

Veja na íntegra a Resposta às Consulta nº 13.296/2016, no estado de São Paulo.

Como a recusa de nota fiscal é feita na prática?

Lembra da pergunta que fizemos logo na abertura do artigo? Se você respondeu positivamente, é hora de entender como fazer a recusa. Siga os pontos listados abaixo:

O primeiro passo é indicar no verso da 1ª via da nota fiscal eletrônica ou no Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) da mercadoria, o motivo pelo qual não houve entrega. Tenha em mente que essa informação poderá ser feita tanto pelo destinatário como pelo transportador, mas deve acontecer antes de iniciar o retorno ao remetente.
Agora, é preciso efetuar a Manifestação Eletrônica como evento na NFe, indicando “Operação não realizada”.
Depois, o transporte de retorno pode ser iniciado, acompanhado do próprio documento fiscal relativo à saída da mercadoria.
Caso a saída do documento do remetente tenha sido tributada pelo ICMS, é necessário emitir a nota fiscal de entrada da mercadoria no seu estabelecimento, com os dados do documento fiscal original. Além disso, deve-se registrá-la nos arquivos da Escrituração Fiscal Digital (EFD -ICMS/IPI), com crédito do ICMS.
Mesmo sem a taxação do ICMS, é obrigação manter a nota fiscal eletrônica ou o Danfe (recusa de nota fiscal) arquivado por 5 anos, conforme a lei determina.
Quando exigido, mostrar ao Fisco, toda a documentação contábil e comprobatório, de que a mercadoria não foi recebida, conforme arts. 173, I, do CTN, Lei nº 5.172/1996.
1. Para este caso, o canhoto da nota não será assinado e nem destacado pelo destinatário, pois isso implicaria a entrega dos itens. Com esse procedimento de recusa de mercadoria, essa nota fiscal servirá para acobertar o transporte no retorno da mercadoria.

Pelo SEFAZ, esse passo a passo é feito no portal da Secretaria da Fazenda Nacional e funciona assim:

Acesse o Portal Nacional da NFe;
No menu “Serviços”, clique em “Manifestação Destinatário”;
É possível realizar a manifestação de várias maneiras, usando chave de acesso ou NSU (Número Sequencial Único);
Descreva o motivo do manifesto e realize a operação;
Para efetuar a recusa da NFe, o uso do Certificado Digital é obrigatório.

Por fim, lembre-se: também é possível realizar a recusa em um software especializado em gestão fiscal. Quem conta com o auxílio da Qive, por exemplo, tem muita facilidade para realizar essa tarefa.

Manifestação do destinatário na recusa de nota fiscal

A manifestação do destinatário é separada em 4 eventos que servem para garantir o conhecimento do recebedor da mercadoria naquela operação. Ou seja, permite a confirmação da sua participação na operação acobertada pela NF-e emitida contra seu CNPJ.

Os eventos são:

Ciência

Ao optar pela ciência da operação, o destinatário declara que está ciente da operação que consta na nota fiscal, porém não significa que aceitou a transação. Mesmo sendo opcional, geralmente é feita para que o destinatário tenha acesso ao download do arquivo XML da NFe.

Confirmação

Ocorre quando o destinatário confirma a operação e o recebimento da mercadoria — é muito usado para as operações com circulação de mercadorias nas malhas do Brasil. No caso de uma NFSe, essa confirmação é a garantia de que tudo ocorreu conforme descrito na nota.

Atenção: após o evento de confirmação da operação, não há como cancelá-lo.

Desconhecimento

Quando uma NFe é emitida contra o CNPJ da sua empresa sem ser solicitada ou a empresa não reconhece tal operação, você deve manifestar desconhecimento da operação.

Assim, o destinatário não será tributado — sendo também uma forma de proteger a empresa de possíveis fraudes e notas frias.

Operação não realizada

Neste caso, o destinatário informa que a operação não foi realizada por meio da recusa de recebimento da mercadoria. Ou seja, o destinatário está evidenciando que essa operação não aconteceu.

Nos casos de recusa de recebimento da mercadoria, ou outros motivos, deverá o destinatário emitir declaração de operação não realizada acompanhada da justificativa do evento. Não cabe, neste caso, emissão de NF-e de devolução, feita pelo destinatário, conforme Manual de Orientação do Contribuinte, versão 6.0, subitem 4.9.10 e também o Ajuste Sinief nº 7/2005, cláusula décima quinta-A, § 1º, VI.

Existe prazo para a manifestação?

Os eventos relativos à confirmação da operação, desconhecimento da operação ou operação não realizada poderão ser registrados em até 90 dias contados a partir da data da autorização da NF-e, exceto em relação às situações descritas no Anexo II do Ajuste Sinief nº 7/2005.

É por meio do portal da NF-e, que você conseguirá consultar as manifestações feitas ao destinatário e até mesmo consultar o evento vinculado ao documento fiscal via certificado digital.

Fazer a recusa de nota fiscal pode ser simples

Se você chegou até aqui, já deve ter entendido a importância de realizar a recusa da nota fiscal, correto? Saber como fazer também foi algo aprendido no artigo. Então, você já está sabendo que essa é uma das formas de manter o compliance na sua empresa.

A recusa da nota fiscal pode ser simples: é um método rápido e seguro para colocar na rotina da sua equipe e evitar problemas com o Fisco.

Com todas essas informações, fique sabendo que a Qive tem a solução ideal para auxiliar o seu negócio. Conheça o nosso sistema e descubra como é o processo de recusa de nota fiscal de forma automatizada e ágil.