iFood elimina o lançamento manual de notas fiscais e mantém mais de 95% dos pagamentos no prazo com a Qive
Fale com um especialistaMais de 95%
dos pagamentos no prazo, com constância nos últimos meses.
Mais de 90%
das notas processadas sem travas. Quase metade travava em algum ponto do fluxo.
De 8 para 4 pessoas
no time terceirizado que trata as notas, com o trabalho redirecionado para atividades mais estratégicas.
Contexto
O iFood nasceu no delivery e hoje opera um ecossistema que inclui o iFood Benefícios e o iFood Pago, voltado a restaurantes. É cliente da Qive desde 2020.
A operação reúne 380 mil restaurantes, 360 mil entregadores e 55 milhões de clientes. O volume de notas fiscais recebidas cresce à medida que o ecossistema se expande.
Mais de 90% das notas que entram na escrituração são de serviço, o que torna as apurações mais complexas. As compras também eram descentralizadas: além do time de procurement, as áreas requisitantes compram diretamente. O fluxo envolve procurement, pagamentos e tax, com o SAP como ERP.
Desafio
Quando a parceria com a Qive começou, em 2020, o lançamento de notas fiscais no iFood era manual. Analistas recebiam cada nota, extraíam os dados e os inseriam no sistema. Com a expansão do ecossistema, o volume de documentos cresceu junto com o esforço operacional.
Resolvida a entrada das notas, o foco passou para o fluxo entre pedido, nota e pagamento. Os pontos de atenção eram:
- Predominância de notas de serviço, que exigem mais etapas de apuração.
- Compras feitas por várias áreas, com documentos chegando de origens diversas para escrituração.
- Antes, quase 50% das notas travavam em algum ponto do fluxo, por pedido incorreto, falta de saldo ou erro nos dados da nota fiscal.
- Um time terceirizado de oito pessoas era dedicado a tratar essas notas.
- Dúvidas de solicitantes distribuídas em cinco canais, um por área, num contexto de muitas pessoas novas chegando à empresa.
O efeito aparecia no pagamento: o fornecedor perguntava quando ia receber, enquanto a origem da trava estava antes, no pedido ou na nota.
Solução
A Qive passou a capturar as notas fiscais automaticamente, direto das prefeituras ou por OCR. Com isso, o iFood eliminou o lançamento manual: todas as notas entram no fluxo por captura.
Integrada ao SAP, a Qive automatiza mais de 90% da escrituração e dá visibilidade da jornada de cada nota, da entrada à escrituração. O time acompanha no SAP em que etapa cada documento está.
"Com a Qive, temos a integração com o SAP e conseguimos ver toda a jornada da nota. Hoje há notas que escrituramos em menos de 30 minutos a partir do momento em que são reconhecidas." Cibele Alves, Coordenadora de Procurement do iFood.
A evolução aconteceu em etapas. O iFood priorizou a dor de maior impacto em cada momento, seguindo a lógica 80/20, e revisa as prioridades em ciclos de seis meses junto com o time de tecnologia. Em paralelo, tomou decisões de processo que reforçaram o resultado:
- Esteira única: os cinco canais de atendimento no Slack viraram um só, por onde as demandas circulam entre compras, pagamentos e tax.
- Portal do fornecedor obrigatório: o portal próprio do iFood, que tinha menos de 10% de adesão quando era opcional, passou a ser de uso obrigatório.
As próximas frentes incluem a organização do master data e da taxonomia de itens, a automação da nota sem pedido, a conexão do portal de fornecedor do iFood com o da Qive e a preparação para a Reforma Tributária.
Impacto gerado
Mais de 95% dos pagamentos no prazo
Nos últimos meses, o iFood mantém com constância mais de 95% dos pagamentos dentro do prazo. O resultado vem da melhora das etapas anteriores ao pagamento e fortalece a relação com fornecedores.
Mais de 90% das notas sem travas
Quase metade das notas travava em algum ponto do fluxo. Hoje, mais de 90% passam pelo processo sem interrupção.
Fim do lançamento manual de notas
Todas as notas entram por captura automática, via prefeitura ou OCR, e mais de 90% da escrituração é automatizada. Há notas escrituradas em menos de 30 minutos depois de reconhecidas.
Time terceirizado reduzido pela metade
O time terceirizado que tratava as notas passou de oito pessoas, até 2024, para quatro. Boa parte do trabalho desse time também mudou.
Backoffice com foco estratégico
Parte do time de procurement deixou de tratar problemas e hoje desenvolve agentes e novas automações. Em uma iniciativa própria, o iFood aplicou IA no canal de orientação a solicitantes e passou a resolver 40% dos chamados sem acionar uma pessoa.
"Hoje tenho pessoas no meu time que não passam o dia olhando para problemas de nota fiscal. Elas estão pensando em como inovar, como aplicar IA e como levar mais estratégia para o negócio." Cibele Alves, Coordenadora de Procurement do iFood
Melhor experiência para quem solicita
Com um canal único para compras, pagamentos e tax, o solicitante não precisa mais procurar a área certa. As pessoas entendem melhor o processo e onde cada etapa impacta a cadeia, o que reduz retrabalho.
Aprendizados estratégicos
Atraso no pagamento costuma nascer antes do pagamento. Pedido incorreto, falta de saldo e erro nos dados da nota travam o fluxo e chegam ao fornecedor como atraso. Empresas que olham só para a ponta do contas a pagar tratam o sintoma, não a causa.
Processo vem antes da IA. Automação e IA escalam o que já existe. O iFood resolveu a causa raiz das travas antes de ampliar o uso de IA, o que evitou automatizar retrabalho.
Áreas conectadas reduzem retrabalho. Em operações com compras descentralizadas e equipes em crescimento, as falhas atravessam departamentos. Um fluxo único entre compras, pagamentos e fiscal dá clareza a quem solicita e a quem processa.
Revisão contínua direciona o esforço. Ciclos de seis meses permitem descartar o que deixou de fazer sentido e priorizar novas dores. Levar à tecnologia o problema, e não a solução pronta, abre espaço para respostas melhores.
A Reforma Tributária expõe dores que já existiam. Cadastro de itens, taxonomia e master data ganham peso com os novos tributos. Empresas que começam a revisão antes evitam conduzir a transição sob pressão.
Empresas que desafiaram o jeito antigo de pagar contas
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