iFood elimina o lançamento manual de notas fiscais e mantém mais de 95% dos pagamentos no prazo com a Qive

Fale com um especialista

Mais de 95%

dos pagamentos no prazo, com constância nos últimos meses.

Mais de 90%

das notas processadas sem travas. Quase metade travava em algum ponto do fluxo.

De 8 para 4 pessoas

no time terceirizado que trata as notas, com o trabalho redirecionado para atividades mais estratégicas.

Contexto

O iFood nasceu no delivery e hoje opera um ecossistema que inclui o iFood Benefícios e o iFood Pago, voltado a restaurantes. É cliente da Qive desde 2020.

A operação reúne 380 mil restaurantes, 360 mil entregadores e 55 milhões de clientes. O volume de notas fiscais recebidas cresce à medida que o ecossistema se expande.

Mais de 90% das notas que entram na escrituração são de serviço, o que torna as apurações mais complexas. As compras também eram descentralizadas: além do time de procurement, as áreas requisitantes compram diretamente. O fluxo envolve procurement, pagamentos e tax, com o SAP como ERP.

Desafio

Quando a parceria com a Qive começou, em 2020, o lançamento de notas fiscais no iFood era manual. Analistas recebiam cada nota, extraíam os dados e os inseriam no sistema. Com a expansão do ecossistema, o volume de documentos cresceu junto com o esforço operacional.

Resolvida a entrada das notas, o foco passou para o fluxo entre pedido, nota e pagamento. Os pontos de atenção eram:

  • Predominância de notas de serviço, que exigem mais etapas de apuração.
  • Compras feitas por várias áreas, com documentos chegando de origens diversas para escrituração.
  • Antes, quase 50% das notas travavam em algum ponto do fluxo, por pedido incorreto, falta de saldo ou erro nos dados da nota fiscal.
  • Um time terceirizado de oito pessoas era dedicado a tratar essas notas.
  • Dúvidas de solicitantes distribuídas em cinco canais, um por área, num contexto de muitas pessoas novas chegando à empresa.

O efeito aparecia no pagamento: o fornecedor perguntava quando ia receber, enquanto a origem da trava estava antes, no pedido ou na nota.

Solução

A Qive passou a capturar as notas fiscais automaticamente, direto das prefeituras ou por OCR. Com isso, o iFood eliminou o lançamento manual: todas as notas entram no fluxo por captura.

Integrada ao SAP, a Qive automatiza mais de 90% da escrituração e dá visibilidade da jornada de cada nota, da entrada à escrituração. O time acompanha no SAP em que etapa cada documento está.

"Com a Qive, temos a integração com o SAP e conseguimos ver toda a jornada da nota. Hoje há notas que escrituramos em menos de 30 minutos a partir do momento em que são reconhecidas." Cibele Alves, Coordenadora de Procurement do iFood.

A evolução aconteceu em etapas. O iFood priorizou a dor de maior impacto em cada momento, seguindo a lógica 80/20, e revisa as prioridades em ciclos de seis meses junto com o time de tecnologia. Em paralelo, tomou decisões de processo que reforçaram o resultado:

  • Esteira única: os cinco canais de atendimento no Slack viraram um só, por onde as demandas circulam entre compras, pagamentos e tax.
  • Portal do fornecedor obrigatório: o portal próprio do iFood, que tinha menos de 10% de adesão quando era opcional, passou a ser de uso obrigatório.

As próximas frentes incluem a organização do master data e da taxonomia de itens, a automação da nota sem pedido, a conexão do portal de fornecedor do iFood com o da Qive e a preparação para a Reforma Tributária.

Impacto gerado

Mais de 95% dos pagamentos no prazo

Nos últimos meses, o iFood mantém com constância mais de 95% dos pagamentos dentro do prazo. O resultado vem da melhora das etapas anteriores ao pagamento e fortalece a relação com fornecedores.

Mais de 90% das notas sem travas

Quase metade das notas travava em algum ponto do fluxo. Hoje, mais de 90% passam pelo processo sem interrupção.

Fim do lançamento manual de notas

Todas as notas entram por captura automática, via prefeitura ou OCR, e mais de 90% da escrituração é automatizada. Há notas escrituradas em menos de 30 minutos depois de reconhecidas.

Time terceirizado reduzido pela metade

O time terceirizado que tratava as notas passou de oito pessoas, até 2024, para quatro. Boa parte do trabalho desse time também mudou.

Backoffice com foco estratégico

Parte do time de procurement deixou de tratar problemas e hoje desenvolve agentes e novas automações. Em uma iniciativa própria, o iFood aplicou IA no canal de orientação a solicitantes e passou a resolver 40% dos chamados sem acionar uma pessoa.

"Hoje tenho pessoas no meu time que não passam o dia olhando para problemas de nota fiscal. Elas estão pensando em como inovar, como aplicar IA e como levar mais estratégia para o negócio." Cibele Alves, Coordenadora de Procurement do iFood

Melhor experiência para quem solicita

Com um canal único para compras, pagamentos e tax, o solicitante não precisa mais procurar a área certa. As pessoas entendem melhor o processo e onde cada etapa impacta a cadeia, o que reduz retrabalho.

Aprendizados estratégicos

Atraso no pagamento costuma nascer antes do pagamento. Pedido incorreto, falta de saldo e erro nos dados da nota travam o fluxo e chegam ao fornecedor como atraso. Empresas que olham só para a ponta do contas a pagar tratam o sintoma, não a causa.

Processo vem antes da IA. Automação e IA escalam o que já existe. O iFood resolveu a causa raiz das travas antes de ampliar o uso de IA, o que evitou automatizar retrabalho.

Áreas conectadas reduzem retrabalho. Em operações com compras descentralizadas e equipes em crescimento, as falhas atravessam departamentos. Um fluxo único entre compras, pagamentos e fiscal dá clareza a quem solicita e a quem processa.

Revisão contínua direciona o esforço. Ciclos de seis meses permitem descartar o que deixou de fazer sentido e priorizar novas dores. Levar à tecnologia o problema, e não a solução pronta, abre espaço para respostas melhores.

A Reforma Tributária expõe dores que já existiam. Cadastro de itens, taxonomia e master data ganham peso com os novos tributos. Empresas que começam a revisão antes evitam conduzir a transição sob pressão.

‍

Veja todos nossos cases

Empresas que desafiaram o jeito antigo de pagar contas

“Hoje a gente cruza os boletos em aberto com os pagamentos registrados no SAP e boletos divergentes, boletos cancelados e até as fraudes. A gente consegue acompanhar tudo bem de perto no painel da Qive.”

"Pagamento é resultado. Quem é de compras escuta muito a pergunta: 'mas vai pagar quando?'. Muitas vezes o problema nem está no pagamento. Quando está tudo certo, o pagamento acontece."

“Ficou mais fácil encontrar as notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o compliance fiscal da empresa e pode gerar multas.”

“Além de toda a facilidade na consulta e armazenamento de NFes e CTes, o aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe), que existe dentro da plataforma da Qive, facilita o registro desse tipo de documento fiscal e permite que a gente saiba onde nossas cargas estão.”

“Com a Qive, tudo é automático, então você tem a garantia de que funciona. A plataforma independe de mãos humanas, e isso traz uma confiança grande. Hoje, para tudo o que recebemos fisicamente, fazemos um check na Qive antes. Só depois da confirmação da veracidade nós lançamos no registro fiscal.”

"Hoje a Qive, ela entendeu que ela precisava ir além de Captura da nota, entendeu? Eu acho que esse foi o diferencial. E foi a surpresa agradável que a gente teve. A gente mirou uma pomba e acertamos uma águia. Porque a gente viu que, assim, não é só pra ficar nota. Vocês entenderam o que vocês precisavam fazer além disso. E a gente entendeu que a gente podia ter mais oportunidades. Isso foi bom, porque isso me ganhou força pra poder levar essas melhorias e o quanto vocês podiam agregar às outras áreas. E aqui eu destaco também a flexibilidade que vocês têm de entender a necessidade e trabalhar junto com a gente."

"Hoje a principal é a captura mesmo e a captura do XML e a disponibilização para a nossa base aqui para carregar o Oracle. A gente utiliza também para relatórios gerenciais, né? Quanto nós compramos de batata no no eh no período X? O que eu mais uso é buscar nota e gerar relatórios, né? É, eu e minha equipe, né? [usamos] diariamente a ferramenta. O outro diferencial é o suporte de vocês, que é muito rápido. Então, se a gente tá com algum problema a gente aciona lá o suporte de vocês, o atendimento é rápido, eles são eficientes, trazem a solução pra gente. Dificilmente eu fico sem solução. Isso é legal."

“... a Qive, que é um dos nossos principais fornecedores e uma ferramenta essencial no nosso dia a dia, principalmente, no departamento fiscal. É uma ferramenta de rápido acesso, traz muito retorno para nós e é o que eu falei, ela é primordial no nosso dia a dia. Tô muito feliz e muito satisfeita com a entrega no mercado de vocês.”

"Já utilizamos a Qive há um bom tempo e a experiência tem sido bem gratificante, a gente consegue hoje não só automatizar a captura dos documentos fiscais, mas também o input a automatização com o lançamento dentro do SAP, então isso gera uma agilidade e traz também uma visibilidade pra que a gente consiga repassar isso inclusive com diretoria e todo time fiscal da equipe"

“A gente iniciou com a Qive faz pouco tempo, já estamos vendo grandes resultados na área fiscal e eu só tenho agradecer a parceria. Nós vamos agora conseguir automatizar muitas operações pra gente ter um tempo valioso em análises tributarias e agora com chegada da Reforma, a Qive está trazendo uma plataforma incrível com tudo que a gente precisa pra essa grande revolução a partir de 2026.”

"A gente usa a solução do Qive hoje mudou o nome para Qive, a gente utiliza pra cruzamento de informações, extração de dados, a gente também utiliza em lote para fazer manifesto de operações, por exemplo operação não realizada; pra consultar notas fiscais, por exemplo, extração em PDF e também relatórios hoje a gente usa para cupom fiscal que também é bem mais fácil, integrado e a gente consegue ter uma rapidez no cruzamento de informações. E também hoje algo bem importante que a gente faz é a utilização de API que hoje a gente tem MKTplace com mercado livre e a gente usa a API para integração automática no ERP”

"São excelentes parceiros e nos apoiam nos processos do dia a dia e nos acompanham há mais de 6 anos e vai continuar nos apoiando no que vem da Reforma Tributária."

"Temos uma parceria grande com a Qive. Eles trazem várias opções para nossa área fiscal: download de notas fiscais, acesso à notas de fornecedores, prestadores de serviço e as principais regiões. Além de dar suporte nas fiscalizações. Estamos muito felizes com a empresa e tenho certeza que essa parceria vai durar por muitos anos."

"A Qive a gente usa pro departamento comercial, porque a gente tem muita devolução. O comercial acompanha essas devoluções. O financeiro usa para consulta de notas que às vezes tem lá para pagar e essa nota não está aparecendo para eles. Contas a recebe utiliza para consulta de uma nota se foi cancelada ou não. Uma coisa que a gente usa bastante é para manifesto de notas, diariamente, até mesmo para compensar o cliente, porque trabalhamos com direito a devolução. Pra eu trocar uma nota, fazer formulário próprio ou até mesmo cancelar, a Qive me ajuda no conceito de consultar se a nota foi manifestada ou não pelo cliente. Então essa conformidade pra mim é muito importante, pro contas a receber, porque eles têm uma garantia que o cliente recebeu e pode fazer a cobrança efetiva. Conhecimento de transporte também buscar os xml. Pessoal do ecommerce: pra trazer as notas da shopee, mercado livre, shein, a gente tem a configuração que traz todos os XMLs, porque quando você entra nesses mktplaces é difícil consultar, na Qive não, eles pesquisam o CPF do cliente, rapidinho tem a notae consegue dar tratativa com o cliente. Bem dizer a Ciranda usa 100% Qive."

"Certamente, recomendaria a Qive para todas as empresas porque é uma necessidade ter um compliance bem-feito. A Qive tem uma assertividade muito grande em relação à captura das nossas notas fiscais; ajuda muito na parte do compliance, que seria um objetivo primário. E isso possibilita, de uma forma exponencial, levar a área tributária para um outro patamar, fazendo a otimização dos dados que estão dentro das notas fiscais então a é algo que eu diria recomendo para todos que querem levar a área tributária para um próximo nível."

"O relacionamento é ótimo. Acho que a Qive tem foco no cliente e não no produto. A gente, da área tributária, pela experiência, sempre teve muito contato com empresas em que o foco é no produto, e aí é um negócio em que te oferecem sempre algo muito engessado. Enquanto que, com a Qive, a gente tem a oportunidade de desenvolver, de estar sempre desenvolvendo e melhorando algo que já existe.”

Quer entender como a Qive se encaixa no seu negócio?

Deixe seu contato e entenda como automatizar seus processos com a Qive