DANFe Online: Como Visualizar, Baixar e Armazenar

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é obrigatória para todas as empresas, e com ela, surgiu a necessidade de gerar e baixar DANFE online.

Muitas pessoas ainda pensam que o PDF e o arquivo XML são a mesma coisa, quando, na verdade, eles têm funções bem distintas.

Acompanhe o artigo e confira passo a passo como e onde gerar e fazer o download do DANFE online de forma rápida e segura, e a diferença entre ele e o arquivo XML de NFe.

O que é DANFE online?

DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica. Ele é a versão impressa e simplificada da NFe, que acompanha as mercadorias no transporte. O DANFE online é este mesmo documento, com a mesma função, mas ainda em sua versão digital.

Este PDF não possui validade jurídica na grande maioria dos casos, porém, é obrigatório gerar e imprimir o DANFE para ser enviado no transporte junto à mercadoria, já que ele contém as informações dos produtos da nota fiscal, código de barras e chave de acesso para consultar o XML.

Já o arquivo XML, que é a versão oficial da Nota Fiscal eletrônica, deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, conforme a lei, e o extravio do arquivo é passível de multa.

Como baixar DANFE online com e sem chave de acesso

Com a chave de acesso em mãos, você pode emitir o DANFE online no Portal da NFe, ou consultar de forma automatizada na Qive.

Para gerar o PDF na SEFAZ via Portal Nacional, é preciso digitar os 44 números da chave de acesso e resolver um captcha para cada nota fiscal.

Se optar por utilizar a Qive, basta iniciar um teste grátis e vincular o Certificado Digital A1 ou A3, e tudo será carregado automaticamente. Além disso, nesta plataforma é possível baixar os arquivos em lote.

Consultar um DANFE com chave de acesso

Escolha entre a consulta manual no Portal da NFe ou automática na Qive.

Baixar DANFE no Portal da Nota Fiscal eletrônica:

Vá em “Serviços → Consultar NFe”;
Digite os 44 números da chave de acesso e resolva o captcha;
Insira seu Certificado Digital para baixar o XML e o DANFE da nota.

Baixar DANFE Online na Qive

Inicie um teste gratuito da Qive;
Insira o Certificado Digital (pré-requisito da SEFAZ);
Em “NF-e” consulte e baixe o DANFE online.

Download DANFE online em lote

Inicie um teste grátis na Qive;
Informe seu Certificado Digital para obter comunicação com a SEFAZ;
Você pode baixar o DANFE em lote tanto na aba “NF-e” (selecionando as notas) quanto em “Operações em lote NFe-” (colando as chaves de acesso).

Note que a ação em lote não é possível no site da SEFAZ, sendo necessário recorrer ao software caso precise dessa função. Para baixar DANFE em lote agora, clique aqui.

Baixar DANFE online sem a chave de acesso

Sem a chave de acesso só é possível consultar e baixar o documento com um software como o da Qive. Veja como funciona:

Inicie um teste grátis na Qive;
Informe seu Certificado Digital;
Em “NF-e” consulte e baixe o DANFE online.

É uma solução muito utilizada nos casos de que houve perda do PDF impresso ou quando ainda não houve recebimento da mercadoria. Além disso, é um método mais eficiente, pois não obriga a digitar os 44 dígitos da chave de acesso.

Também é possível fazer o download do documento em lote nesta modalidade, indo em “Operações em lote”!

Fazer o download de DANFE de terceiros

Não é mais possível baixar notas fiscais de terceiros na SEFAZ ou no Serpro sem Certificado Digital, o que tornou o uso deste instrumento fundamental para qualquer empresa.

Sendo assim, ao possuir o Certificado Digital do envolvido na operação, ou ser citado na nota, é possível consultar XML e DANFE na Qive, uma solução muito útil para Escritórios Contábeis. Você pode seguir qualquer um dos passos anteriores para realizar a ação.

Por que é importante baixar o Documento Auxiliar da NFe?

É natural que na hora da emissão da Nota Fiscal, além da geração do XML, já se imprima também o documento auxiliar em PDF, afinal, é obrigatório que o documento esteja com a mercadoria quando for realizado o transporte.

Porém, essa não é a única situação onde um DANFE online precisa ou possa ser gerado. Quatro situações bastante comuns são:

O arquivo foi extraviado durante o transporte e é necessário imprimir outro urgente;
A empresa emitente quer armazenar o DANFE online para controle próprio;
O destinatário precisa consultar o documento, mas o perdeu ou ainda não recebeu;
Aconteceu alguma situação em que guardar o PDF se tornou obrigatório.

Em qualquer uma dessas situações, é possível consultar e baixar o Documento Auxiliar da NFe seguindo os tutoriais apresentados acima.

Quando ele é obrigatório?

Apesar de não ter validade jurídica na maioria das situações, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica é obrigatório em alguns casos.

Por exemplo, ele precisa ser armazenado quando o destinatário é pessoa física não contribuinte do ICMS (não emite nota fiscal), nesse caso, a pessoa pode usar o DANFE como um comprovante.

Outra situação é quando a mercadoria retorna sem ter chegado ao destinatário, e então o PDF deve retornar com a justificativa do ocorrido em seu verso.

Qual é o prazo para fazer a consulta?

Na SEFAZ, o prazo para consultar e baixar Documentos Fiscais é de 30 dias para o arquivo completo, e até 90 dias para consultar o cabeçalho da nota.

Em geral, os softwares confiáveis possuem o mesmo padrão, por usar da comunicação com a Secretaria da Fazenda, e por isso é tão importante contar com a tecnologia o quanto antes na sua empresa.

Ao optar por um software em nuvem de recebimento e gestão de documentos fiscais, seus arquivos ficam armazenados pelo tempo previsto em lei, evitando autuações e multas. Confira o que diz o AJUSTE SINIEF 07/05:

Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações, pois a fiscalização vai exigir o arquivo em caso de fiscalizações.

Prazo para guardar é 5 anos de calendários fechados mais o ano corrente.

Como converter XML para PDF

Você tem o XML da nota, mas precisa do PDF? Muito cuidado com aplicativos e sites gratuitos que oferecem essa conversão online, como acontece com outras categorias como “gif para png”, “avi para mp4” e “doc para pdf”.

No XML estão informações importantes da sua empresa, que não devem ser compartilhadas em qualquer lugar da internet. Lembramos que ainda que a LGPD está aí, logo, vale confiar apenas em empresas que estão dentro das normas.

Uma alternativa eficaz e segura é utilizar o conversor da Qive. Nele, você consegue fazer a conversão sem custos. Já com a plataforma completa da Qive você tem acesso direto ao XML e PDF dos seus documentos. Não há bem uma conversão nesse caso, mas sim receber o arquivo completo e com validade jurídica.

Conclusão

Como você pôde ver, baixar DANFE online é mais rápido e fácil do que parece.

Você pode optar pela ação manual, com a consulta na SEFAZ, quando o volume de NFes é extremamente baixo, ou optar por um software como o da Qive caso receba mais documentos por mês.

Uma grande vantagem no uso da tecnologia é a facilidade que ela traz. A solução da Qive, por exemplo, não faz apenas a baixa de documentos fiscais, na verdade, ela tem um leque extenso de ferramentas por um preço acessível.

Confira algumas funcionalidades:

Recebimento de NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras;
Armazenamento de documentos fiscais recebidos e emitidos;
Download de XML, DANFE, DANFSE e DACTE, inclusive em lote;
Geração de relatórios personalizados para apurar impostos;
Realização do Manifesto do Destinatário e do Desacordo de CTe;
Importação de XML no ERP sem digitar a chave de acesso;
e muito mais.

Se você quer baixar o DANFE online e ter acesso a todas as funcionalidades da Qive gratuitamente, faça um teste por 7 dias! Você poderá ver a diferença na produtividade e na segurança dos seus documentos fiscais na prática.