Como emitir Nota Fiscal de venda?

Ficar em dia com as obrigações fiscais é crucial para qualquer negócio, não importa o porte e o setor. Saber o que é e como emitir nota fiscal de venda corretamente ajuda a evitar erros e a garantir uma gestão contábil mais eficiente.

Neste conteúdo, você vai saber mais sobre a nota fiscal de venda, seus tipos e como emitir esse documento essencial para manter a saúde tributária e fiscal do seu negócio em dia. Boa leitura!

O que é nota fiscal de venda?

As vendas estão presentes nas empresas de todos os segmentos e portes, como nas indústrias, comércios, prestadoras de serviços e até MEIs. Para garantir a regularidade fiscal e tributária, a emissão da nota fiscal de venda é indispensável. Esse documento formaliza a transação comercial realizada, detalhando as mercadorias ou serviços fornecidos, os valores envolvidos e os tributos incidentes.

A nota fiscal de venda é, essencialmente, um comprovante que atesta a realização de uma venda, vinculando-a às obrigações fiscais do emitente. Ela é utilizada tanto para transações entre empresas quanto para vendas ao consumidor final, sendo obrigatória em quase todas as operações comerciais. Sua emissão é fundamental para evitar problemas com órgãos fiscais, como multas ou bloqueios cadastrais.

Além disso, a nota fiscal de venda está diretamente relacionada à nota fiscal de saída. Enquanto a nota de venda se refere ao registro da transação comercial, a nota de saída é emitida para documentar a movimentação física do produto, geralmente no transporte até o cliente. Em muitos casos, esses documentos são tratados como sinônimos, pois cumprem funções complementares: regularizar a venda e o transporte das mercadorias.

Portanto, a emissão da nota fiscal de venda é uma prática que assegura não apenas a conformidade tributária, mas também a transparência e a segurança das operações comerciais.

Quais são os tipos de nota fiscal de venda?

A nota fiscal de venda é um documento essencial para registrar transações comerciais, mas pode ser emitida em diferentes tipos, dependendo da natureza da operação e do produto ou serviço envolvido. Esses subtipos atendem às especificidades das transações, garantindo que a documentação esteja adequada às exigências fiscais.

Confira a seguir quais são os tipos de nota fiscal de venda:

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

A NFe é o modelo mais comum para vendas de produtos, sendo amplamente utilizada no comércio e na indústria. Emitida de forma digital, ela substitui a antiga nota fiscal em papel, permitindo maior controle e integração com os sistemas da Receita Federal. Sua emissão é obrigatória para operações de venda entre empresas e também para consumidores finais em alguns casos.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)

A NFSe, por sua vez, é específica para a prestação de serviços. Emitida por empresas e profissionais que oferecem atividades como consultoria, manutenção e eventos, ela é integrada aos sistemas municipais de fiscalização, já que o ISS (Imposto Sobre Serviços) é de competência municipal.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe)

O próximo tipo de nota fiscal de venda é a NFCe. Ela é destinada a transações de venda direta ao consumidor final, como em lojas de varejo e supermercados. Esse documento substitui o tradicional cupom fiscal e facilita a emissão e o controle fiscal em operações de baixo valor.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE não é exatamente uma nota fiscal, mas sim a representação física ou digital da NFe. Ele acompanha mercadorias durante o transporte e contém um resumo das informações fiscais, além de um QR Code para consulta.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)

Por fim, o CTe é obrigatório para operações de transporte de mercadorias. Ele documenta o serviço de transporte e detalha informações como remetente, destinatário e rota, sendo essencial para transportadoras e empresas que realizam entregas.

Como emitir nota fiscal de venda?

Para emitir uma nota fiscal de venda é necessário ter um software emissor de documentos fiscais, como um sistema ERP, e um certificado digital, que serve para garantir a autenticidade da operação.

Para facilitar o entendimento, você confere como emitir uma nota fiscal de venda de acordo com a natureza do produto ou serviço oferecido, além do processo para quem é MEI.

Como emitir nota fiscal de venda de produto?

Para emitir uma nota fiscal de produto, além dos requisitos que listamos acima (software emissor e certificado digital), é preciso ter uma Inscrição Estadual, que pode ser solicitada junto à Secretaria de Fazenda do seu estado.

Quando estiver habilitado para emitir a NFe, basta preencher os campos necessários no software escolhido. Essas informações reúnem dados sobre a sua empresa (remetente( o cliente que adquiriu o produto (destinatário) e o produto negociado.

Os campos da nota fiscal incluem:

• número e série da NF-e;
• dados do emitente e destinatário;
• natureza da operação;
• data de emissão;
• dados do produto;
• valores da transação;
• alíquotas de tributos que incidem sobre a operação;
• informações complementares.

Como emitir nota fiscal de venda de serviço?

Para gerar uma NFSe, o empreendedor deve se cadastrar junto à Secretaria de Fazenda da sua cidade, já que esse tipo de nota permite o recolhimento de Imposto Sobre Serviços (ISS), um imposto de competência municipal.

Com o cadastro realizado, o processo de emissão é simples:

1. Acesse o Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica;
2. Clicar em Emitir Nota Fiscal
3. Realizar login com usuário e senha, certificado digital ou via gov.br;
4. Clicar no botão de emissão de NFSe e escolher o tipo de emissão (completa ou simplificada)
5. Preencher o CPF ou CNPJ do cliente, também conhecido como tomador;
6. Descreva qual foi o serviço prestado ou o produto vendido e o valor da transação;
7. Confira os dados e gere a nota fiscal.

Vale destacar que alguns serviços estão sujeitos à retenção de ISS na fonte. Nesses casos, é recomendado conversar com seu contador e consultar a legislação aplicável para evitar possíveis erros e penalidades.

Como emitir nota fiscal de venda MEI?

Para emitir uma nota fiscal de venda de produto, o microempreendedor individual precisa ter uma Inscrição Estadual e também um certificado digital. Em seguida, basta escolher um software ou serviço de emissão, preencher os dados necessários e gerar as notas.

Já para emitir uma nota fiscal de serviço eletrônica, o processo é o mesmo descrito no tópico anterior. Basta acessar o Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, realizar login, preencher os dados necessários e gerar a NFSe.

Seja qual for o tipo e porte da sua empresa e o tipo de nota fiscal de venda emitido por ou contra ela, é essencial garantir a boa gestão dos documentos fiscais. A Qive te ajuda nesse processo, automatizando rotinas, reduzindo o trabalho manual e gerando dados estratégicos para alavancar o seu negócio.

Com integração com o sistema da Sefaz, a Qive captura automaticamente todos os documentos fiscais emitidos contra o seu CNPJ, armazenando todos eles com segurança na nuvem. Além disso, você tem acesso a um sistema de gestão fiscal e administrativa simples, integrando em um só lugar todas as informações necessárias para realizar o acompanhamento contábil da companhia sem erros, garantindo o compliance.

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