ICMS: entenda a apuração desse imposto

O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, mais conhecido como ICMS, é um dos tributos mais importantes do Brasil. Apesar de ser um tema complexo, é essencial dominar esse imposto para entender, de uma vez por todas, a estrutura tributária do nosso país.

Por isso, separamos nesse artigo as principais informações para te ajudar esclarecer as dúvidas sobre o cálculo dos custos e apuração desse imposto. A seguir, você verá sobre o princípio da não cumulatividade e as diferenças entre débito e crédito. Entenderá também sobre apuração do ICMS e os regimes possíveis, bem como a apuração centralizada e a Guia ICMS.

O que é ICMS

O ICMS é o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, instituído pela Lei Kandir, sendo essa a Lei Complementar Nº 87, de 13 de setembro de 1996.

Ele é considerado um tributo indireto, ou seja, incide sobre o consumo. Isso quer dizer que quando o consumidor compra algo e realiza o pagamento, o ICMS está embutido no preço de venda desse produto.

E tem mais, o valor do ICMS é determinado na circulação de mercadorias e serviços, já que cada estado possui uma alíquota diferente. Por isso, é preciso ter muita atenção nos conceitos básicos e cálculos – assim, o imposto é cobrado de forma correta e a sua empresa evita problemas internos e com o fisco.

Se você já está se perguntando quais os produtos e serviços que envolvem a incidência do ICMS, confira a imagem a seguir:

O que é o princípio da não cumulatividade e sua relação com o ICMS

Para começar a entender o ICMS, é preciso saber que ele é baseado no princípio de não-cumulatividade. Ou seja, trata-se de uma regra constitucional que permite o contribuinte compensar o ICMS devido em cada operação com o valor do imposto já pago nas operações anteriores.

Essa regra é essencial para evitar a cobrança em cascata do imposto, garantindo que o tributo incida apenas sobre o valor agregado em cada etapa da cadeia produtiva.

Por exemplo, se o total do ICMS devido pelo consumidor é de R$ 50,00, e o valor do imposto anteriormente cobrado, decorrentes das entradas de mercadorias, é de R$ 10, 00, então o valor do ICMS a pagar é calculado da seguinte forma: R$ 50,00 – R$ 10,00 = R$ 40,00.

A imagem abaixo mostra os principais fatores desse princípio:

Débito x Crédito

Toda essa sistemática da não-cumulatividade é conhecida como Débito x Crédito e acontece de duas maneiras:

Nas operações de saídas de mercadorias, onde o valor destacado em nota fiscal, a título do tributo pelo contribuinte, é lançado como débito no seu livro de saída. Devemos ressaltar que o montante lançado refere-se ao valor a ser pago pelas operações.
Nas operações de entrada de mercadorias, o valor, a título do tributo, é lançado como crédito no livro de entrada e refere-se ao valor a ser abatido do respectivo débito do imposto.

No fim de cada período, o montante deve ser calculado considerando as saídas (débitos) com as entradas (créditos). Se os débitos forem maiores que os créditos, há recolhimento da diferença. Caso contrário, não haverá imposto para ser recolhido, denominando assim o “crédito acumulado”.

Para reduzir o montante do ICMS a pagar, é essencial realizar o acompanhamento sistemático desses créditos. Analise mais um exemplo na imagem abaixo:

Sobre o que incide o ICMS?

O ICMS é um imposto de competência estadual com incidência sobre a circulação de mercadorias e serviços de transporte interestadual, intermunicipal e de comunicação. Isso é o básico que você precisa saber sobre esse imposto, certo?

A Lei Complementar 87, de 1996, regulamenta a cobrança, e cada estado dispõe de um Regulamento de ICMS para a aplicação em seu território.

Assim, em relação ao que está previsto na legislação, devemos sempre observar se a operação prevê incidência, não incidência, isenção, suspensão, etc.

Vamos exemplificar? O Produto X é uma mercadoria em estoque de um estabelecimento do estado de São Paulo. Para que a mercadoria seja vendida, o responsável nessa empresa precisa saber qual operação será realizada e o que diz a legislação.

Ou seja, qual é a alíquota que incide o imposto ICMS daquele estado? Se a venda for para um órgão público, há isenção do ICMS. Se for uma demonstração, também há isenção. Caso a remessa seja para Depósito Fechado, não há incidência.

Preste atenção: para cada operação, é necessário observar os procedimentos corretos e evitar erros, irregularidades ou incorreções na emissão dos documentos fiscais. Assim, você garante a regularidade na apuração do ICMS na empresa.

Sobre o que não incide o ICMS?

Algumas operações são isentas de pagar ICMS. As principais são:

Atividades com livros, jornais, periódicos e o papel destinado a sua impressão;
Atividades que destinem produtos e serviços ao exterior;
Operações interestaduais envolvendo energia elétrica e petróleo e seus derivados;
Atividades com ouro, quando este for ativo financeiro ou instrumento cambial;
Atividades de transferência de propriedades ou bens móveis.

Alguma das suas atividades entra nas categorias listadas acima?

Como o ICMS é apurado

A apuração do ICMS deve seguir o Regime Periódico de Apuração (RPA). É importante lembrar dos contribuintes optantes pelo Simples Nacional. Nesse caso, o recolhimento do ICMS estará com os outros tributos abrangidos pelo Simples Nacional. Voltando a falar do RPA, vamos entender melhor como isso funciona?

De forma geral, a apuração do ICMS ocorrerá em etapas. Veja abaixo:

Na primeira etapa, todas as vendas devem ser registradas pelo contribuinte, informando o valor da operação, a alíquota de ICMS aplicada e o valor do imposto a ser pago.

Esse registro é importante para controlar as operações e calcular corretamente o valor do imposto. Para isso, é necessário realizar o cálculo do valor do ICMS, feito com base nas informações registradas.

Assim, o contribuinte consegue saber o valor do ICMS a ser pago. Nos próximos tópicos, explicaremos melhor como funciona esse cálculo.

Já na segunda etapa, o contribuinte deve fazer a escrituração fiscal, ou seja, o registro contábil de todas as operações de venda e prestação de serviços sujeitas ao ICMS. Essa escrituração garante a transparência das operações e a correta apuração do imposto.

Por fim, o imposto deve ser pago pelo contribuinte dentro do prazo estabelecido pela legislação. Geralmente, os estados têm calendários mensais para esse pagamento.

RPA – Regime Periódico de Apuração

Recapitulando, o RPA é um processo envolvendo as seguintes etapas:

Registro de todas as Vendas com o valor da operação, a alíquota de ICMS aplicada e o valor do imposto.
Escrituração Fiscal de todas as operações para garantir a transparência e a conformidade fiscal.

Pagamento do Imposto, geralmente de forma mensal.

Como calcular o ICMS

Você já sabe o que é e as incidências desse imposto, certo? Agora, devemos saber como realizar o cálculo, considerando a base e a alíquota para realizar essa operação.

Também devemos nos atentar aos casos em que o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) não compõe a base de cálculo, conforme diz o Inc. XI, § 2, Art. 155 da CF/88.

Base de cálculo do ICMS

A formação da base de cálculo do imposto é composta pelo valor da operação, mais o valor do frete e das despesas acessórias.

Sendo assim, a equação é “preço do produto ou serviço X alíquota = valor do ICMS”. Assim, podemos considerar dois tipos de cálculo: o ICMS “por fora” e “por dentro”.

Cálculo do ICMS “por fora”

Esse tipo não é tão comum e, geralmente, é usado nos casos de regimes de substituição tributária ou em algumas situações de importação. Quando usamos o “por fora”, a base de cálculo do ICMS é o valor da mercadoria sem o imposto, com o valor do ICMS adicionado a essa base para obter o preço final.

Para exemplificar, em uma operação de venda interna, o produto custa R$ 1.000,00. Considerando uma alíquota de 18% de ICMS, temos:

R$ 1.000 x 18% (ou 0,18) = R$ 180,00

Ou seja, o valor do imposto é de R$ 180,00 que deve ser pago ao Estado.

Cálculo do ICMS “por dentro”

O ICMS “por dentro”, incorpora o valor do imposto à sua própria base de cálculo. Usando o mesmo exemplo anterior, funciona assim:

Base de Cálculo do ICMS = Preço da operação ÷ (1 – Alíquota).

Ou seja, Base de Cálculo do ICMS = (preço da mercadoria) ÷ (1 – 18%)

Sendo assim, Base de Cálculo do ICMS = 1.000 ÷ 0,82

Finalmente, temos Base de Cálculo do ICMS = 1.219,51

Uma vez que temos a base de cálculo do ICMS com o valor do imposto embutido, o próximo passo é multiplicar pela alíquota da operação:

BC ICMS x Alíquota

1.219,51 x 18% = R$ 219,51

A veracidade do cálculo pode ser confirmada através do valor da base de cálculo do ICMS menos o valor do imposto. Ou seja:

R$ 1.219,51 – R$ 219,51 = R$ 1.000

Ainda podemos afirmar que a alíquota efetiva é de 18%, sendo a alíquota real de 21,95%:

219,51 / 1.000 = 21,95%.

ICMS interestadual

E quando as operações são de um estado para o outro? O que muda? Bom, no cálculo, não se altera praticamente nada. A questão toda fica por conta da alíquota que deve ser observada com base no estado de origem x destino.

Isso quer dizer que todas as movimentações devem ser monita doradas de perto para obter mais segurança na formação da base de cálculo e da correta aplicação da alíquota — seja ela nas operações internas, interestaduais ou oriundas do exterior.

Mas lembre-se: o ideal é sempre verificar a legislação estadual e consultar um profissional da área.

Como pagar o ICMS

Se você chegou até aqui, já sabe todos os aspectos necessários da tributação de mercadorias. Então, como realizar o pagamento? Antes de seguir o passo a passo a seguir, a sua empresa deve se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) do seu estado de atuação.

Neste processo, a Inscrição Estadual (IE) é emitida, com uma sequência numérica que confirma a contribuição do seu negócio para este imposto. Feito isso, confira o que deve ser feito para realizar o pagamento:

Acesse a plataforma da Secretaria da Fazenda do seu estado.
Procure pela aba que permita gerar uma guia de recolhimento do ICMS.
Preencha as informações solicitadas.
Escolha a forma de pagamento mais adequada para você, podendo ser boleto bancário, débito em conta, transferência eletrônica, etc.
Efetue o pagamento dentro do prazo estabelecido.
Guarde o comprovante de pagamento para futuras referências.

Atraso no pagamento do ICMS e seus impactos

O atraso ou ausência do pagamento de ICMS pode acarretar diversos problemas, como:

Multas e juros sobre o valor do ICMS, de porcentagem fixa ou proporcional ao tempo de atraso.
O contribuinte pode ser incluído na lista de devedores do estado. Isso prejudica muito a imagem da empresa perante fornecedores, clientes e instituições financeiras.
Inscrição na Dívida Ativa do estado, implicando em cobrança judicial, com a possibilidade de execução fiscal e inclusão do nome do devedor nos órgãos de proteção ao crédito.
Impossibilidade de obtenção de certidões negativas: documentos exigidos em participação em licitações, obtenção de financiamentos e regularização de questões burocráticas.
Fiscalização mais rigorosa das atividades do contribuinte com risco de autuações e penalidades adicionais.

Esteja em dia com o pagamento do ICMS e outras obrigações fiscais e tributárias

Entender o ICMS é crucial para qualquer empresa manter sua empresa em conformidade e evitar complicações fiscais. Isto é, compreender as regras e particularidades pode fazer toda a diferença na gestão do seu negócio. Se você ainda tem dúvidas ou precisa de ajuda com a apuração e o pagamento do ICMS, não hesite em buscar a orientação de um contador especializado. Afinal, estar bem informado é o primeiro passo para o sucesso!

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