Descubra como a Fini ganhou controle fiscal em uma operação com indústria, varejo, e-commerce e marketplaces com a Qive.

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100%

de automação em fluxos de CTes de marketplaces:

Alguns fluxos de documentos, especialmente CTes de marketplaces, foram totalmente automatizados.

Uso por praticamente todas as áreas:

Fiscal, compras, logística, comercial e TI utilizam a plataforma.

Visibilidade sobre todas as notas fiscais emitidas:

A empresa passou a controlar melhor o processo e reduzir perdas de fluxo no financeiro.

Contexto

A Fini é uma indústria espanhola que, no Brasil, atua também como comércio atacadista, varejista e e-commerce. A operação envolve múltiplos canais de venda, incluindo marketplaces como Mercado Livre, o que aumenta significativamente o volume e a complexidade de documentos fiscais.

A empresa lida com fornecedores de diferentes regimes tributários, alto volume de notas e fluxos variados envolvendo fiscal, compras, logística, comercial, TI e financeiro.

Desafio

Antes da Qive, a Fini enfrentava uma operação fiscal muito manual, com baixa visibilidade e dificuldades para controlar o fluxo de notas fiscais.

Os principais desafios eram:

  • Processos fiscais muito manuais.
  • Notas fiscais de produto e serviço que não eram encontradas com facilidade.
  • Baixa visibilidade sobre notas emitidas por fornecedores.
  • Fluxos que se perdiam entre áreas.
  • Alto volume de notas vindo de marketplaces, principalmente Mercado Livre.
  • Necessidade de integrar o fluxo com TOTVS.
  • Dificuldade para controlar devoluções, notas em aberto e impactos no fechamento.

Com o crescimento dos canais digitais e a chegada da Reforma Tributária, a Fini precisava ganhar controle, automação e previsibilidade para sustentar a operação.

Solução

A Fini passou a usar a Qive para centralizar, visualizar e controlar as notas fiscais recebidas e emitidas, apoiando os fluxos fiscais, financeiros e operacionais.

A solução contribuiu para:

  • Captura e controle de notas fiscais.
  • Visibilidade sobre notas emitidas pela empresa e por fornecedores.
  • Apoio à integração entre Mercado Livre e TOTVS.
  • Controle de notas fiscais de serviço.
  • Automação de fluxos de documentos, como CTes de marketplaces.
  • Apoio à implantação das tags da Reforma Tributária.
  • Monitoramento de fornecedores que já estão ou ainda não estão utilizando as novas tags no XML.
  • Uso da solução por diversas áreas da empresa.

A Qive também passou a apoiar a Fini na adaptação à Reforma Tributária, oferecendo visibilidade sobre os documentos e ajudando a empresa a entender quais fornecedores exigem maior proximidade e acompanhamento.

Impacto gerado

Automação de 100% de alguns fluxos de documentos

A Fini conseguiu automatizar 100% de alguns fluxos, como CTes de marketplaces, especialmente por conta do alto volume gerado por esses canais.

Visibilidade sobre todo o processo fiscal

Antes, o fluxo se perdia e as áreas dependiam do fiscal para buscar informações. Hoje, a empresa tem visão sobre todo o processo e sobre todas as notas fiscais emitidas.

Mais controle e previsibilidade no financeiro

Com a visibilidade das notas fiscais em aberto, a área tributária consegue prever o que em algum momento chegará ao contas a pagar, evitando que o fluxo se perca no financeiro.

Uso da plataforma por praticamente todas as áreas

Na Fini, a Qive é utilizada por praticamente todas as áreas: fiscal, compras, logística, comercial e TI. Cada área acompanha suas próprias notas dentro da plataforma.

Apoio à Reforma Tributária

A Qive ajudou a Fini a visualizar quais fornecedores estão utilizando as tags no XML e quais ainda precisam de acompanhamento, apoiando diretamente a implantação das mudanças tributárias.

Aprendizados estratégicos

A experiência da Fini mostra que, em operações com múltiplos canais e alto volume de documentos, a automação fiscal deixa de ser apenas uma melhoria operacional e passa a ser essencial para controle, previsibilidade e adaptação regulatória.

Entre os principais aprendizados:

  • Processos manuais dificultam a rastreabilidade e aumentam o risco de perda de documentos.
  • Marketplaces aumentam significativamente o volume e a complexidade fiscal.
  • A visibilidade sobre notas fiscais impacta fiscal, financeiro, compras, logística e comercial.
  • Automatizar fluxos críticos permite preparar a empresa para mudanças como a Reforma Tributária.
  • Ter uma plataforma centralizada evita que áreas dependam exclusivamente do fiscal para encontrar informações.

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Empresas que desafiaram o jeito antigo de pagar contas

“Hoje a gente cruza os boletos em aberto com os pagamentos registrados no SAP e boletos divergentes, boletos cancelados e até as fraudes. A gente consegue acompanhar tudo bem de perto no painel da Qive.”

“Há dois anos, ainda era um grande desafio quitar todas as notas fiscais dentro do prazo e acabávamos concluindo menos de 70%. Hoje, pagamos 99,97% de todas as NFes em dia. Fazer isso de maneira integrada, direto no SAP, é super eficiente e fluido.”

“Ficou mais fácil encontrar as notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o compliance fiscal da empresa e pode gerar multas.”

“Além de toda a facilidade na consulta e armazenamento de NFes e CTes, o aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe), que existe dentro da plataforma da Qive, facilita o registro desse tipo de documento fiscal e permite que a gente saiba onde nossas cargas estão.”

“Com a Qive, tudo é automático, então você tem a garantia de que funciona. A plataforma independe de mãos humanas, e isso traz uma confiança grande. Hoje, para tudo o que recebemos fisicamente, fazemos um check na Qive antes. Só depois da confirmação da veracidade nós lançamos no registro fiscal.”

"Hoje a Qive, ela entendeu que ela precisava ir além de Captura da nota, entendeu? Eu acho que esse foi o diferencial. E foi a surpresa agradável que a gente teve. A gente mirou uma pomba e acertamos uma águia. Porque a gente viu que, assim, não é só pra ficar nota. Vocês entenderam o que vocês precisavam fazer além disso. E a gente entendeu que a gente podia ter mais oportunidades. Isso foi bom, porque isso me ganhou força pra poder levar essas melhorias e o quanto vocês podiam agregar às outras áreas. E aqui eu destaco também a flexibilidade que vocês têm de entender a necessidade e trabalhar junto com a gente."

"Hoje a principal é a captura mesmo e a captura do XML e a disponibilização para a nossa base aqui para carregar o Oracle. A gente utiliza também para relatórios gerenciais, né? Quanto nós compramos de batata no no eh no período X? O que eu mais uso é buscar nota e gerar relatórios, né? É, eu e minha equipe, né? [usamos] diariamente a ferramenta. O outro diferencial é o suporte de vocês, que é muito rápido. Então, se a gente tá com algum problema a gente aciona lá o suporte de vocês, o atendimento é rápido, eles são eficientes, trazem a solução pra gente. Dificilmente eu fico sem solução. Isso é legal."

“... a Qive, que é um dos nossos principais fornecedores e uma ferramenta essencial no nosso dia a dia, principalmente, no departamento fiscal. É uma ferramenta de rápido acesso, traz muito retorno para nós e é o que eu falei, ela é primordial no nosso dia a dia. Tô muito feliz e muito satisfeita com a entrega no mercado de vocês.”

"Já utilizamos a Qive há um bom tempo e a experiência tem sido bem gratificante, a gente consegue hoje não só automatizar a captura dos documentos fiscais, mas também o input a automatização com o lançamento dentro do SAP, então isso gera uma agilidade e traz também uma visibilidade pra que a gente consiga repassar isso inclusive com diretoria e todo time fiscal da equipe"

“A gente iniciou com a Qive faz pouco tempo, já estamos vendo grandes resultados na área fiscal e eu só tenho agradecer a parceria. Nós vamos agora conseguir automatizar muitas operações pra gente ter um tempo valioso em análises tributarias e agora com chegada da Reforma, a Qive está trazendo uma plataforma incrível com tudo que a gente precisa pra essa grande revolução a partir de 2026.”

"A gente usa a solução do Qive hoje mudou o nome para Qive, a gente utiliza pra cruzamento de informações, extração de dados, a gente também utiliza em lote para fazer manifesto de operações, por exemplo operação não realizada; pra consultar notas fiscais, por exemplo, extração em PDF e também relatórios hoje a gente usa para cupom fiscal que também é bem mais fácil, integrado e a gente consegue ter uma rapidez no cruzamento de informações. E também hoje algo bem importante que a gente faz é a utilização de API que hoje a gente tem MKTplace com mercado livre e a gente usa a API para integração automática no ERP”

"São excelentes parceiros e nos apoiam nos processos do dia a dia e nos acompanham há mais de 6 anos e vai continuar nos apoiando no que vem da Reforma Tributária."

"Temos uma parceria grande com a Qive. Eles trazem várias opções para nossa área fiscal: download de notas fiscais, acesso à notas de fornecedores, prestadores de serviço e as principais regiões. Além de dar suporte nas fiscalizações. Estamos muito felizes com a empresa e tenho certeza que essa parceria vai durar por muitos anos."

"A Qive a gente usa pro departamento comercial, porque a gente tem muita devolução. O comercial acompanha essas devoluções. O financeiro usa para consulta de notas que às vezes tem lá para pagar e essa nota não está aparecendo para eles. Contas a recebe utiliza para consulta de uma nota se foi cancelada ou não. Uma coisa que a gente usa bastante é para manifesto de notas, diariamente, até mesmo para compensar o cliente, porque trabalhamos com direito a devolução. Pra eu trocar uma nota, fazer formulário próprio ou até mesmo cancelar, a Qive me ajuda no conceito de consultar se a nota foi manifestada ou não pelo cliente. Então essa conformidade pra mim é muito importante, pro contas a receber, porque eles têm uma garantia que o cliente recebeu e pode fazer a cobrança efetiva. Conhecimento de transporte também buscar os xml. Pessoal do ecommerce: pra trazer as notas da shopee, mercado livre, shein, a gente tem a configuração que traz todos os XMLs, porque quando você entra nesses mktplaces é difícil consultar, na Qive não, eles pesquisam o CPF do cliente, rapidinho tem a notae consegue dar tratativa com o cliente. Bem dizer a Ciranda usa 100% Qive."

"Certamente, recomendaria a Qive para todas as empresas porque é uma necessidade ter um compliance bem-feito. A Qive tem uma assertividade muito grande em relação à captura das nossas notas fiscais; ajuda muito na parte do compliance, que seria um objetivo primário. E isso possibilita, de uma forma exponencial, levar a área tributária para um outro patamar, fazendo a otimização dos dados que estão dentro das notas fiscais então a é algo que eu diria recomendo para todos que querem levar a área tributária para um próximo nível."

"O relacionamento é ótimo. Acho que a Qive tem foco no cliente e não no produto. A gente, da área tributária, pela experiência, sempre teve muito contato com empresas em que o foco é no produto, e aí é um negócio em que te oferecem sempre algo muito engessado. Enquanto que, com a Qive, a gente tem a oportunidade de desenvolver, de estar sempre desenvolvendo e melhorando algo que já existe.”

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