Descubra como a Rappi aumentou de 25% para 98% o registro de faturas no mês corrente com a Qive, reduzindo juros por atraso e escalando sua operação financeira na América Latina.

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Contexto 

A Rappi é uma empresa com operação em múltiplos países da América Latina e alto volume de transações financeiras. Depois de automatizar o processo no Brasil com ganhos significativos para a operação, o CFO propôs buscar pela mesma eficiência nos outros países - uma vez que a área financeira lida com diferentes países e um volume crescente de documentos fiscais e faturas, exigindo maior eficiência operacional e controle sobre o fluxo de processamento.

Desafio 

Antes da implementação da solução no Brasil, o processamento de faturas era altamente manual e dependia de diferentes etapas operacionais.

A operação apresentava alguns desafios críticos:

  • Apenas 25% das faturas eram registradas dentro do mês corrente, devido à dependência de processos manuais.
  • O atraso no registro gerava pagamento recorrente de juros por vencimento de faturas, além de desgaste no relacionamento com os fornecedores.
  • Havia baixa visibilidade sobre custos e margens reais, já que muitos registros contábeis aconteciam com atraso.
  • A operação dependia de BPOs e retrabalho interno para garantir a validação das faturas.
  • A escalabilidade da operação financeira estava diretamente ligada ao aumento do esforço operacional.

Com a atuação internacional da empresa, esses desafios também estavam acontecendo em outras regiões, já que a complexidade fiscal e operacional atrelado a uma tecnologia inferior variam significativamente entre países da América Latina (Brasil é o mais “avançado”).

Solução

A Rappi implementou a solução da Qive para automatizar o processamento de documentos fiscais e integrar os registros diretamente ao ERP da empresa.

A implementação incluiu:

  • Automação do registro e processamento de documentos fiscais.
  • Integração direta com o ERP utilizado pela companhia.
  • Padronização do fluxo de registro de faturas.
  • Melhoria na qualidade dos dados financeiros.
  • Criação de uma base estruturada para expansão da solução em outros países.

O projeto de Brasil foi implementado em aproximadamente dois meses, permitindo que a empresa rapidamente migrasse de um processo manual para um fluxo automatizado e escalável.

Impacto gerado

Aumento significativo da eficiência operacional

No Brasil, a taxa de registro de faturas passou de 25% para aproximadamente 98%, permitindo que documentos fossem registrados em horas, em vez de semanas ou meses.

Redução de custos financeiros (R$150k/mês)

Com o registro mais rápido das faturas, a empresa reduziu significativamente o pagamento de juros associados a atrasos no processamento.

Economia de investimentos

Com o processo automatizado e trazendo bem mais agilidade internamente, a Rappi otimizou a operação com o time já contratado sem a necessidade de manter um BPO externo. 

Melhoria na qualidade dos dados financeiros

A operação passou a ter dados mais precisos sobre custos, margens e variações de fornecedores, apoiando decisões estratégicas de áreas como controladoria e compras.

Transformação do papel do time financeiro

Com a redução de tarefas operacionais, a equipe passou a atuar de forma mais analítica, focando em validação de dados, análise de variações e melhoria de processos.

Integração com áreas parceiras

Os resultados positivos não só melhoraram os resultados da empresa como também aproximaram as áreas em um fluxo de trabalho mais integrado.

Base para expansão multinacional

Diante dos resultados obtidos no Brasil, a empresa iniciou a expansão do modelo para outros países da América Latina, buscando replicar os ganhos operacionais em escala regional.

Melhoria na gestão do fluxo de caixa

Com a mudança trazida pela Reforma Tributária, em que o crédito de impostos passa a ser reconhecido apenas no pagamento da fatura, a agilidade no processamento financeiro se torna ainda mais crítica. Ao reduzir o tempo entre recebimento, registro e pagamento dos documentos, a Rappi passou a capturar créditos fiscais com maior eficiência e melhorar a previsibilidade do fluxo de caixa da operação.

Aprendizados estratégicos 

A experiência demonstrou que a automação do processamento de documentos fiscais não apenas melhora a eficiência operacional, mas também se torna um elemento fundamental para viabilizar a escalabilidade de operações multinacionais.

Entre os principais aprendizados:

  • Processos financeiros altamente manuais tornam-se rapidamente gargalos em empresas em expansão.
  • A padronização e automação de processos permite escalar operações sem crescimento proporcional de headcount.
  • A replicação de um modelo operacional validado em um país pode acelerar a transformação digital em outras regiões.

Rappi e Reforma Tributária 

A discussão sobre a Reforma Tributária também trouxe aprendizados importantes para a operação financeira da Rappi. Com o novo modelo tributário, o crédito de impostos passa a ser reconhecido apenas no momento do pagamento da fatura, e não mais no momento do registro do documento fiscal.

Esse cenário reforçou a importância de ter processos financeiros mais rápidos e confiáveis. Antes da automação, o registro das faturas poderia levar até um mês para acontecer, o que atrasava o reconhecimento de créditos fiscais e gerava impacto direto no fluxo de caixa da empresa.

Com a melhoria no processamento e registro dos documentos fiscais, a empresa passou a reduzir esse intervalo entre recebimento, registro e pagamento das faturas, permitindo capturar créditos fiscais de forma mais eficiente e melhorar a previsibilidade do fluxo de caixa.

Diante das mudanças trazidas pela Reforma Tributária, a Rappi também iniciou testes e ajustes em seus processos de emissão e processamento de notas fiscais, preparando a operação para o novo modelo tributário e reforçando a importância de processos financeiros cada vez mais automatizados e integrados.

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Empresas que desafiaram o jeito antigo de pagar contas

“Hoje a gente cruza os boletos em aberto com os pagamentos registrados no SAP e boletos divergentes, boletos cancelados e até as fraudes. A gente consegue acompanhar tudo bem de perto no painel da Qive.”

“Há dois anos, ainda era um grande desafio quitar todas as notas fiscais dentro do prazo e acabávamos concluindo menos de 70%. Hoje, pagamos 99,97% de todas as NFes em dia. Fazer isso de maneira integrada, direto no SAP, é super eficiente e fluido.”

“Ficou mais fácil encontrar as notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o compliance fiscal da empresa e pode gerar multas.”

“Além de toda a facilidade na consulta e armazenamento de NFes e CTes, o aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe), que existe dentro da plataforma da Qive, facilita o registro desse tipo de documento fiscal e permite que a gente saiba onde nossas cargas estão.”

“Com a Qive, tudo é automático, então você tem a garantia de que funciona. A plataforma independe de mãos humanas, e isso traz uma confiança grande. Hoje, para tudo o que recebemos fisicamente, fazemos um check na Qive antes. Só depois da confirmação da veracidade nós lançamos no registro fiscal.”

"Hoje a Qive, ela entendeu que ela precisava ir além de Captura da nota, entendeu? Eu acho que esse foi o diferencial. E foi a surpresa agradável que a gente teve. A gente mirou uma pomba e acertamos uma águia. Porque a gente viu que, assim, não é só pra ficar nota. Vocês entenderam o que vocês precisavam fazer além disso. E a gente entendeu que a gente podia ter mais oportunidades. Isso foi bom, porque isso me ganhou força pra poder levar essas melhorias e o quanto vocês podiam agregar às outras áreas. E aqui eu destaco também a flexibilidade que vocês têm de entender a necessidade e trabalhar junto com a gente."

"Hoje a principal é a captura mesmo e a captura do XML e a disponibilização para a nossa base aqui para carregar o Oracle. A gente utiliza também para relatórios gerenciais, né? Quanto nós compramos de batata no no eh no período X? O que eu mais uso é buscar nota e gerar relatórios, né? É, eu e minha equipe, né? [usamos] diariamente a ferramenta. O outro diferencial é o suporte de vocês, que é muito rápido. Então, se a gente tá com algum problema a gente aciona lá o suporte de vocês, o atendimento é rápido, eles são eficientes, trazem a solução pra gente. Dificilmente eu fico sem solução. Isso é legal."

“... a Qive, que é um dos nossos principais fornecedores e uma ferramenta essencial no nosso dia a dia, principalmente, no departamento fiscal. É uma ferramenta de rápido acesso, traz muito retorno para nós e é o que eu falei, ela é primordial no nosso dia a dia. Tô muito feliz e muito satisfeita com a entrega no mercado de vocês.”

"Já utilizamos a Qive há um bom tempo e a experiência tem sido bem gratificante, a gente consegue hoje não só automatizar a captura dos documentos fiscais, mas também o input a automatização com o lançamento dentro do SAP, então isso gera uma agilidade e traz também uma visibilidade pra que a gente consiga repassar isso inclusive com diretoria e todo time fiscal da equipe"

“A gente iniciou com a Qive faz pouco tempo, já estamos vendo grandes resultados na área fiscal e eu só tenho agradecer a parceria. Nós vamos agora conseguir automatizar muitas operações pra gente ter um tempo valioso em análises tributarias e agora com chegada da Reforma, a Qive está trazendo uma plataforma incrível com tudo que a gente precisa pra essa grande revolução a partir de 2026.”

"A gente usa a solução do Qive hoje mudou o nome para Qive, a gente utiliza pra cruzamento de informações, extração de dados, a gente também utiliza em lote para fazer manifesto de operações, por exemplo operação não realizada; pra consultar notas fiscais, por exemplo, extração em PDF e também relatórios hoje a gente usa para cupom fiscal que também é bem mais fácil, integrado e a gente consegue ter uma rapidez no cruzamento de informações. E também hoje algo bem importante que a gente faz é a utilização de API que hoje a gente tem MKTplace com mercado livre e a gente usa a API para integração automática no ERP”

"São excelentes parceiros e nos apoiam nos processos do dia a dia e nos acompanham há mais de 6 anos e vai continuar nos apoiando no que vem da Reforma Tributária."

"Temos uma parceria grande com a Qive. Eles trazem várias opções para nossa área fiscal: download de notas fiscais, acesso à notas de fornecedores, prestadores de serviço e as principais regiões. Além de dar suporte nas fiscalizações. Estamos muito felizes com a empresa e tenho certeza que essa parceria vai durar por muitos anos."

"A Qive a gente usa pro departamento comercial, porque a gente tem muita devolução. O comercial acompanha essas devoluções. O financeiro usa para consulta de notas que às vezes tem lá para pagar e essa nota não está aparecendo para eles. Contas a recebe utiliza para consulta de uma nota se foi cancelada ou não. Uma coisa que a gente usa bastante é para manifesto de notas, diariamente, até mesmo para compensar o cliente, porque trabalhamos com direito a devolução. Pra eu trocar uma nota, fazer formulário próprio ou até mesmo cancelar, a Qive me ajuda no conceito de consultar se a nota foi manifestada ou não pelo cliente. Então essa conformidade pra mim é muito importante, pro contas a receber, porque eles têm uma garantia que o cliente recebeu e pode fazer a cobrança efetiva. Conhecimento de transporte também buscar os xml. Pessoal do ecommerce: pra trazer as notas da shopee, mercado livre, shein, a gente tem a configuração que traz todos os XMLs, porque quando você entra nesses mktplaces é difícil consultar, na Qive não, eles pesquisam o CPF do cliente, rapidinho tem a notae consegue dar tratativa com o cliente. Bem dizer a Ciranda usa 100% Qive."

"Certamente, recomendaria a Qive para todas as empresas porque é uma necessidade ter um compliance bem-feito. A Qive tem uma assertividade muito grande em relação à captura das nossas notas fiscais; ajuda muito na parte do compliance, que seria um objetivo primário. E isso possibilita, de uma forma exponencial, levar a área tributária para um outro patamar, fazendo a otimização dos dados que estão dentro das notas fiscais então a é algo que eu diria recomendo para todos que querem levar a área tributária para um próximo nível."

"O relacionamento é ótimo. Acho que a Qive tem foco no cliente e não no produto. A gente, da área tributária, pela experiência, sempre teve muito contato com empresas em que o foco é no produto, e aí é um negócio em que te oferecem sempre algo muito engessado. Enquanto que, com a Qive, a gente tem a oportunidade de desenvolver, de estar sempre desenvolvendo e melhorando algo que já existe.”

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