Descubra como a Rappi aumentou de 25% para 98% o registro de faturas no mês corrente com a Qive, reduzindo juros por atraso e escalando sua operação financeira na América Latina.
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Contexto
A Rappi é uma empresa com operação em múltiplos países da América Latina e alto volume de transações financeiras. Depois de automatizar o processo no Brasil com ganhos significativos para a operação, o CFO propôs buscar pela mesma eficiência nos outros países - uma vez que a área financeira lida com diferentes países e um volume crescente de documentos fiscais e faturas, exigindo maior eficiência operacional e controle sobre o fluxo de processamento.
Desafio
Antes da implementação da solução no Brasil, o processamento de faturas era altamente manual e dependia de diferentes etapas operacionais.
A operação apresentava alguns desafios críticos:
- Apenas 25% das faturas eram registradas dentro do mês corrente, devido à dependência de processos manuais.
- O atraso no registro gerava pagamento recorrente de juros por vencimento de faturas, além de desgaste no relacionamento com os fornecedores.
- Havia baixa visibilidade sobre custos e margens reais, já que muitos registros contábeis aconteciam com atraso.
- A operação dependia de BPOs e retrabalho interno para garantir a validação das faturas.
- A escalabilidade da operação financeira estava diretamente ligada ao aumento do esforço operacional.
Com a atuação internacional da empresa, esses desafios também estavam acontecendo em outras regiões, já que a complexidade fiscal e operacional atrelado a uma tecnologia inferior variam significativamente entre países da América Latina (Brasil é o mais “avançado”).
Solução
A Rappi implementou a solução da Qive para automatizar o processamento de documentos fiscais e integrar os registros diretamente ao ERP da empresa.
A implementação incluiu:
- Automação do registro e processamento de documentos fiscais.
- Integração direta com o ERP utilizado pela companhia.
- Padronização do fluxo de registro de faturas.
- Melhoria na qualidade dos dados financeiros.
- Criação de uma base estruturada para expansão da solução em outros países.
O projeto de Brasil foi implementado em aproximadamente dois meses, permitindo que a empresa rapidamente migrasse de um processo manual para um fluxo automatizado e escalável.
Impacto gerado
Aumento significativo da eficiência operacional
No Brasil, a taxa de registro de faturas passou de 25% para aproximadamente 98%, permitindo que documentos fossem registrados em horas, em vez de semanas ou meses.
Redução de custos financeiros (R$150k/mês)
Com o registro mais rápido das faturas, a empresa reduziu significativamente o pagamento de juros associados a atrasos no processamento.
Economia de investimentos
Com o processo automatizado e trazendo bem mais agilidade internamente, a Rappi otimizou a operação com o time já contratado sem a necessidade de manter um BPO externo.
Melhoria na qualidade dos dados financeiros
A operação passou a ter dados mais precisos sobre custos, margens e variações de fornecedores, apoiando decisões estratégicas de áreas como controladoria e compras.
Transformação do papel do time financeiro
Com a redução de tarefas operacionais, a equipe passou a atuar de forma mais analítica, focando em validação de dados, análise de variações e melhoria de processos.
Integração com áreas parceiras
Os resultados positivos não só melhoraram os resultados da empresa como também aproximaram as áreas em um fluxo de trabalho mais integrado.
Base para expansão multinacional
Diante dos resultados obtidos no Brasil, a empresa iniciou a expansão do modelo para outros países da América Latina, buscando replicar os ganhos operacionais em escala regional.
Melhoria na gestão do fluxo de caixa
Com a mudança trazida pela Reforma Tributária, em que o crédito de impostos passa a ser reconhecido apenas no pagamento da fatura, a agilidade no processamento financeiro se torna ainda mais crítica. Ao reduzir o tempo entre recebimento, registro e pagamento dos documentos, a Rappi passou a capturar créditos fiscais com maior eficiência e melhorar a previsibilidade do fluxo de caixa da operação.
Aprendizados estratégicos
A experiência demonstrou que a automação do processamento de documentos fiscais não apenas melhora a eficiência operacional, mas também se torna um elemento fundamental para viabilizar a escalabilidade de operações multinacionais.
Entre os principais aprendizados:
- Processos financeiros altamente manuais tornam-se rapidamente gargalos em empresas em expansão.
- A padronização e automação de processos permite escalar operações sem crescimento proporcional de headcount.
- A replicação de um modelo operacional validado em um país pode acelerar a transformação digital em outras regiões.
Rappi e Reforma Tributária
A discussão sobre a Reforma Tributária também trouxe aprendizados importantes para a operação financeira da Rappi. Com o novo modelo tributário, o crédito de impostos passa a ser reconhecido apenas no momento do pagamento da fatura, e não mais no momento do registro do documento fiscal.
Esse cenário reforçou a importância de ter processos financeiros mais rápidos e confiáveis. Antes da automação, o registro das faturas poderia levar até um mês para acontecer, o que atrasava o reconhecimento de créditos fiscais e gerava impacto direto no fluxo de caixa da empresa.
Com a melhoria no processamento e registro dos documentos fiscais, a empresa passou a reduzir esse intervalo entre recebimento, registro e pagamento das faturas, permitindo capturar créditos fiscais de forma mais eficiente e melhorar a previsibilidade do fluxo de caixa.
Diante das mudanças trazidas pela Reforma Tributária, a Rappi também iniciou testes e ajustes em seus processos de emissão e processamento de notas fiscais, preparando a operação para o novo modelo tributário e reforçando a importância de processos financeiros cada vez mais automatizados e integrados.
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