Recebimento fiscal: como otimizar o processo em 3 passos

Hoje, como o processo de aquisição de novos produtos e mercadorias acontece na sua empresa? E o controle do recebimento fiscal é feito com cuidado? Quem faz a conferência de tudo quando os novos itens chegam?

Se você não tem a resposta para todas essas questões ou deixa de fazer o controle das notas de entrada, precisa revisar esse processo.

A conferência da nota fiscal com a remessa de produtos é uma das etapas mais relevantes para manter a conformidade com o fisco. Isso porque qualquer errinho nessa etapa pode impactar negativamente na sua operação.

Neste artigo, apresentamos o conceito de recebimento fiscal, o passo a passo para realizá-lo de maneira correta, e como otimizar esse processo!

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O que é recebimento fiscal

O recebimento fiscal é o processo realizado na chegada de mercadorias adquiridas pela empresa. No ato da entrega, é preciso conferir se a remessa recebida está conforme com os dados da nota fiscal.

Esta atividade deve ser feita com muito cuidado e atenção, uma vez que impacta outros setores da companhia.

Aos profissionais, cabe a tarefa de conferir e garantir a conformidade fiscal e tributária dos seus fornecedores, especialmente no que diz respeito às notas fiscais de aquisições de mercadorias e serviços.

Na prática, eventuais erros do fornecedor na emissão de seus documentos fiscais geram impactos na empresa adquirente, colocando-a em situações de risco, como:

Inadequada tributação de suas mercadorias;
Apropriação de créditos indevidos;
Fruição descabida de benefícios fiscais;
Entrega de obrigações acessórias em desacordo com as regras previstas na legislação tributária.

Além disso, se o produto recebido estiver errado ou com algum problema, a mercadoria precisa retornar ao fornecedor e o estoque precisa saber disso para informar no ERP. Caso contrário, o setor de produção pode iniciar um processo de forma equivocada e depois se deparar com a falta de matéria-prima.

Como funciona o recebimento de mercadorias

Quando a mercadoria chega na empresa adquirente, o recebimento fiscal é iniciado. Ele é realizado com base em uma cadeia de procedimentos, que visa controlar determinados processos-chave para a empresa.

Para fazer o recebimento de mercadorias, é importante se atentar a alguns pontos, como:

Conferir a data de entrega;
Analisar se os dados da empresa e do fornecedor estão corretos na nota;
Verificar a identificação de cada item;
Checar a data de validade dos produtos e confirmar se estão em perfeito estado ou tem sinais de avarias;
Encaminhar a mercadoria para a área de armazenamento.

Desde o recebimento até o cadastro definitivo no estoque, a mercadoria percorre um longo caminho e nesse meio tempo podem ocorrer situações de risco, como:

Informações cadastrais inválidas;
Entregas que chegam fora do horário e data marcada;
Divergências entre valores negociados com o da nota fiscal;
Diferenças em relação ao produto encomendado e o entregue;
Necessidade de devolução em caso de avarias.

Esses problemas podem acontecer devido à falta de conhecimento e de treinamento dos colaboradores responsáveis pela atividade. No entanto, eles ocorrem principalmente pela insistência em manter o processo manual, que prejudica a eficiência e a segurança das etapas de conferência.

A automatização pode ser um excelente meio para mitigar erros e diminuir consideravelmente as falhas. Veremos os benefícios dessa abordagem mais adiante.

Quais são as etapas do processo de recebimento fiscal?

Como vimos até aqui, o recebimento fiscal é um processo que deve ser feito com muita atenção. O fluxo envolve diversas etapas que podem variar de acordo com as necessidades de cada empresa. Separamos uma lista com as 6 etapas mais comuns:

1. Previsão de entrega

Para garantir eficácia no recebimento fiscal, a equipe responsável por esta atividade precisa ter uma previsão de entrega. Assim, pode se preparar para receber determinada remessa.

Em caso de atrasos, é preciso entrar em contato com o fornecedor e verificar o que pode ter acontecido. Diante de um problema mais complexo, que impeça a entrega de mercadorias, é necessário fazer um manifesto de operação não realizada na nota fiscal emitida contra o CNPJ da empresa.

2. Identificação da mercadoria

Quando o produto chega ao seu destino, ele passa por uma triagem de mercadoria, que identifica os produtos, número de volumes e quem o enviou. Feito isso, a remessa é liberada para entrar na empresa.

3. Conferência cega

Na etapa de conferência cega, ocorre a verificação das informações dos documentos fiscais que acompanham a mercadoria (NFe e CTe), a fim de analisar se correspondem ao que foi solicitado.

Em caso de incoerências, o setor administrativo precisa realizar um manifesto de operação não realizada e retornar o produto ao fornecedor.

4. Auditoria de mercadoria

Se o produto passa pela conferência cega e os documentos estão corretos, a remessa é encaminhada para uma auditoria.

Neste momento, os produtos são checados e verificados, item por item, para garantir o recebimento sem nenhum tipo de avaria, principalmente os perecíveis.

5. Armazenamento no estoque físico

Tudo certo com a nota fiscal e os produtos? É hora de armazená-los e dar entrada no estoque físico. É importante verificar como cada mercadoria deve ser armazenada, a fim de garantir sua qualidade.

6. Lançamento das notas no sistema de gestão

Ao fazer o armazenamento do produto, é imprescindível efetuar o lançamento das notas fiscais no sistema de gestão da empresa, assim como o manifesto de confirmação de operação.

É importante que todos os setores relacionados na operação tenham acesso a essas informações. Assim, eles têm a confirmação que a mercadoria está disponível em estoque.

Recebimento fiscal: como otimizar o processo?

O recebimento fiscal parece simples, mas, na prática, percebemos que ele envolve diversas etapas. Para evitar erros, é necessário manter os processos alinhados e evitar “gargalos” e lacunas no fluxo de trabalho.

Por isso, para auxiliar você, preparamos uma lista com 3 etapas para um recebimento fiscal eficiente. Confira!

1. Organização por etapas

O processo de recebimento fiscal é longo e requer atenção.

Sendo assim, os colaboradores encarregados precisam ser orientados a seguir os procedimentos da empresa, para manter compliance fiscal e tributário. É importante que a organização forneça treinamento e acompanhe o processo.

2. Checklist de recebimento de mercadorias

O recebimento fiscal precisa ser ágil e produtivo. Nesse sentido, adotar um checklist facilita a organização da tarefa.

O documento pode ser criado em uma planilha no Google Sheets, acessível para todos os profissionais envolvidos. Assim, os colaboradores conseguem acompanhar o processo e editar o documento, informando a etapa de recebimento fiscal em que a mercadoria está.

O uso de um checklist evita o esquecimento de uma tarefa e garante mais eficácia no recebimento fiscal. Quando o processo estiver bem estabelecido e fixo na mente dos colaboradores, é possível avaliar o fim do uso do checklist.

3. Automatização de processos

Por fim, para garantir um recebimento fiscal eficaz e produtivo, a empresa pode (e deve) automatizar todo o processo. Isso porque efetuar entradas manuais é extremamente demorado, impede a atualização em tempo real e é passível de erros.

A melhor maneira de otimizar o recebimento fiscal é investir em um sistema completo, com recursos que permitam automatizar as etapas.

Na indústria, por exemplo, um sistema facilita muito o controle da entrada de mercadorias. Com a Qive, o processo acontece assim:

A portaria recebe os produtos e sinaliza que a carga foi liberada por meio de marcadores na nota fiscal;
O setor que faz a conferência verifica se os itens estão de acordo com a nota fiscal e pedido de compras. Caso precise, é possível realizar o manifesto do destinatário na Qive em poucos segundos;
No lançamento, o usuário não precisa digitar toda a chave de acesso. Isso porque as informações estarão na Qive e serão transmitidas ao ERP de forma automática com o Importador de XML;
Por fim, o setor fiscal e contábil acompanha tudo o que acontece com a mercadoria ao consultar a nota fiscal disponível na Qive.

Conclusão

A complexidade da legislação tributária aumenta a probabilidade de erros nas notas fiscais emitidas pelos fornecedores. Para as empresas adquirentes, essa margem de erro gera um quadro de insegurança e riscos de autuações fiscais.

Na prática, quando as informações não são validadas no recebimento fiscal, os erros dos fornecedores tendem a ser replicados na operação do adquirente. Mas a sua empresa não precisa lidar com esse tipo de problema. É mais inteligente ajustar a estratégia!

Construir um processo de recebimento fiscal, com o suporte da tecnologia, ajudará você a manter o fluxo organizado, eliminando gargalos e tornando-o mais produtivo. Assim, também é possível mitigar as chances de multa e evitar problemas com o fisco.

Além disso, quando o recebimento de mercadoria é eficaz, a organização garante que o estoque estará sempre abastecido, para manter a constância do fluxo de produção e de receita.

Recebimento fiscal: como melhorar o processo em 3 passos