Organizar notas fiscais de forma inteligente e eficaz pode reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para gerenciar as finanças da sua empresa.
Também torna a tarefa anual de orçamento e planejamento estratégico muito mais fácil, porque as informações vitais estão prontamente disponíveis. E as soluções para muitos dos problemas que surgem no dia a dia de uma empresa podem ser encontradas nas notas fiscais – outro motivo para mantê-las organizadas.
Além disso, organizar notas fiscais é fundamental para não perder prazos, não pagar multas fiscais, além de ajudar a manter a empresa competitiva e competente. Dessa forma, seguir algumas orientações facilitam muito o cotidiano do trabalho dos seus funcionários, que ganham muito mais tempo para se dedicarem a tarefas mais importantes.
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A importância de uma boa organização de documentos fiscais
Emitir notas fiscais é uma obrigação de todas as empresas. São nesses documentos fiscais que ficam registrados a compra e venda de produtos ou serviços, bem como o pagamento dos devidos tributos.
Organizar as notas fiscais é importante, principalmente, na hora de precisar comprovar alguma transação para um cliente, fornecedor ou para o Fisco. A legislação brasileira obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais pelo espaço de 5 anos — isso significa muitas vezes centenas de milhares de documentos fiscais. A organização das NFs ajuda também a garantir agilidade aos processos do departamento fiscal e contábil da empresa, além de manter-se em dia com as obrigações legais.
Guardar e organizar as notas fiscais também é essencial para poder usar as garantias de produtos que o seu negócio usa ou vende. Bem como servir de comprovação, por exemplo, para uma cobrança indevida por parte das concessionárias de água, luz e telefone, tributos como imposto de renda, quitação de aluguel, entre outras. Por isso, é bom estar sempre prevenido e com as notas fiscais bem guardadas e organizadas.
Quais são os documentos fiscais que você precisa armazenar?
Não importa o ramo de atuação da sua empresa, existem alguns tipos de documentos fiscais que você precisa armazenar de maneira segura e por um prazo determinado.
Entre eles, destacam-se as Notas Fiscais eletrônicas (NFes), Cupons Fiscais, Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) e Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes). Esses documentos são fundamentais para comprovar a legalidade das transações comerciais realizadas pela sua empresa.
Por quanto tempo você deve armazenar cada documento?
A legislação brasileira estabelece prazos específicos para a guarda dos documentos fiscais. Por exemplo, as NFes devem ser mantidas pelo prazo mínimo de 5 anos, a contar da data de emissão. Já os CTes têm um prazo de 6 anos.
É importante prestar atenção a esses prazos e garantir que os documentos estejam disponíveis durante todo o período exigido pela lei para evitar multas e outros problemas legais.
Qual a melhor forma de armazenar documentos fiscais?
Armazenar e organizar manualmente uma grande quantidade de documentos fiscais pode ser uma tarefa complexa e demorada. Felizmente, existem soluções modernas, como a Qive, que automatizam esse processo, trazendo mais eficiência e praticidade para a sua rotina empresarial.Essas soluções permitem armazenar e gerenciar todos os documentos fiscais do seu negócio de maneira automática, prática e bastante segura. Assim, você e o seu time podem consultar 100% dos arquivos XML de documentos fiscais diretamente da nuvem, além de funcionalidades que otimizam o trabalho de gestão fiscal.
Dicas de como organizar documentos fiscais
Pensando nisso, elaboramos este artigo com 5 dicas fundamentais de como organizar notas fiscais de uma empresa.
1. Escolha onde armazenar seus DFs
Há muito tempo as notas fiscais deixaram de ser impressas em papel, pois não há mais essa necessidade. E hoje, no lugar do documento impresso, o que vale é o arquivo XML. Os arquivos XML são documentos digitais e, como tais, precisam ser armazenados em espaços não físicos, destinados à guarda desse tipo de documento. Para organizar NF-es e outros comprovantes fiscais, você tem algumas alternativas:
- Armazenar no servidor da empresa, em pastas locais;
- Guardar em sistemas na nuvem;
- Contar com um software especialista em gestão fiscal como o Qive.
Caso você pretenda armazenar NFes em pastas locais, nos computadores da empresa, atente-se aos riscos como queimas de HD, ou qualquer outro imprevisto. Sua empresa é inteiramente responsável pelos documentos que emite e recebe.
E para organizar as notas fiscais, categorize as notas de acordo com o mês, ano, cliente, produto ou qualquer outro critério que você julgar relevante. Organizar tudo é fundamental, pois, de nada adianta ter o arquivo XML guardado armazenado, mas não conseguir encontrá-lo facilmente.
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2. Verifique a autenticidade dos documentos fiscais
Verificar a autenticidade das notas fiscais também faz parte da organização desses documentos. Ter esse cuidado é extremamente importante para evitar problemas tributários e financeiros. Confira como fazer a verificação:
- Acesse o site da Fazenda e clique em “consultar NF-e completa”;
- Digite a chave de acesso, que é uma sequência de 44 dígitos registrada no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe);
- Após, digite os seis caracteres de uma imagem que aparecerá na tela;
- Clique em “continuar” e você terá todos os dados para conferência
3. Tenha ferramentas automatizadas
Quando o assunto é organizar notas fiscais, automatizar todos os processos é uma das melhores soluções. Há ferramentas como a Qive em que é possível centralizar e fazer a gestão totalmente online das notas fiscais, tornando o processo muito mais eficaz e evitando extravios, melhorando a rapidez na busca por uma determinada documentação, etc.
O Qive é especializado em consulta, download e gestão de documentos fiscais como NFes e CTes diretamente da Secretaria da Fazenda. A plataforma disponibiliza suas notas fiscais sem a necessidade da digitação de chave de acesso. O software também conta com a funcionalidade de etiquetas de NFes, para facilitar ainda mais o dia a dia de quem lida com documentos fiscais.
Sem papel, sem bagunça, gestão centralizada e garantia de acesso a 100% das NFes. Teste gratuitamente e comece a organizar suas notas fiscais de forma otimizada.
4. Garanta a segurança dos seus documentos fiscais
O armazenamento de Notas Fiscais exige um alto nível de segurança, pois qualquer documento fiscal, seja Nota Fiscal eletrônica (NFe), Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) ou Nota de Serviço eletrônica (NFSe), deve ser armazenado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário.
Considerando que o armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos não é totalmente seguro, já que elas podem sofrer avarias ou se perderem, fazendo com que a empresa perca todos os seus arquivos XML, a tecnologia possibilitou soluções inovadoras, práticas e eficientes.
Com a Qive, tudo é armazenado no RDS (Relational Database Service, ou Serviço de Banco de Dados Relacional) da Amazon.
Assim, o certificado digital tipo A1 inserido pelo contribuinte fica acessível apenas por dentro da aplicação da Qive, protegido pelo banco de dados da Amazon.
O cliente, desta forma, só precisa preocupar-se com o acesso aa Qive (login e senha) e não precisa pensar em todo os equipamentos, como o computador, HD, pendrives e sua segurança.
5. Organize seus processos internos
Quem já passou por aquela situação de receber uma nota depois que virou o mês ou até mesmo descobrir que a logística saiu para entrega sem levar o documento fiscal? São situações como esta que apresentam falha na interação entre os departamentos.
Por isso, para organizar as notas fiscais e demais outros documentos importantes, é fundamental ter um processo gerencial interno. Invista em treinamentos com as equipes que lidam com as NFs e oriente-as sobre as rotinas, fluxos de trabalho e procedimentos que envolvem as notas fiscais. Além disso, seus colaboradores precisam conhecer detalhes da legislação, qual o regime tributário adotado pela empresa e as alíquotas que deve recolher em cada nota, em função desse regime.
Ao orientar e instruir sua equipe sobre como lidar com documentos fiscais como NFs, você consegue ter mais controle e organização.
Como a Qive organiza seus documentos fiscais de forma automática
O Qive é uma solução especializada em consulta, download e gestão de documentos fiscais, como NFes e CTes, diretamente da Secretaria da Fazenda. A plataforma disponibiliza suas notas fiscais sem a necessidade da digitação de chave de acesso.
O software também conta com a funcionalidade de etiquetas de NFes, para facilitar ainda mais o dia a dia de quem lida com documentos fiscais, painel para acesso a dados, segmentação de notas fiscais e muito mais.
Com a Qive, você terá uma solução completa para a organização e gestão dos seus documentos fiscais. Além de cumprir com as exigências legais, você poderá contar com uma ferramenta eficiente e segura para armazenar, consultar e analisar as informações fiscais do seu negócio.
Ainda mais vantagens para a organização da sua rotina
Além da organização automática dos documentos fiscais, a Qive oferece uma série de recursos adicionais que facilitam a sua rotina empresarial. Vejamos alguns deles:
Documentos fiscais segmentados
Com a Qive, você pode segmentar os documentos fiscais por categorias específicas, facilitando a busca e a análise das informações. Você pode segmentar as notas fi
Uso de etiquetas para classificação
O sistema permite a utilização de etiquetas personalizadas, o que facilita a classificação dos documentos e torna mais ágil a identificação de informações relevantes. Uma empresa do ramo de construção civil, por exemplo, agora consegue saber exatamente de qual obra é cada nota fiscal.
Acompanhamento de custos
O Qive disponibiliza recursos para o acompanhamento e a análise dos custos relacionados aos documentos fiscais, ajudando você a ter uma visão mais clara das despesas e a tomar decisões estratégicas.
Consulta em lotes de NFes
Com apenas alguns cliques, é possível consultar em lote as suas NFes, poupando tempo e esforço na busca individual por cada documento.
Fechamento de mês
O Qive simplifica o processo de fechamento de mês, fornecendo relatórios detalhados e atualizados sobre as transações fiscais realizadas, garantindo que você esteja sempre em conformidade com as obrigações fiscais.
Conclusão
Definitivamente, organizar as notas fiscais de uma empresa em um ambiente seguro e de fácil acesso é algo que não só facilita a fiscalização, como também a rotina dos colaboradores que lidam com esses importantes documentos. A organização permite acesso fácil aos arquivos, sem que haja perda de tempo ou o risco de perder notas importantes.
Para saber mais sobre como melhorar a gestão fiscal da sua empresa, confira o nosso artigo sobre como organizar as NFes da sua empresa com Qive e o nosso e-book sobre organização de documentos para você poder se aprofundar no tema.
E agora que você já conferiu essas dicas de como organizar notas fiscais, descubra como a Qive pode ajudar o seu negócio a nunca mais esquecer notas na gaveta! Saiba mais sobre como a Qive armazena e gerencia seus documentos fiscais.
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