Campos Da NFSe: Quais São E Como Preencher

Na era digital em que vivemos, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) tornou-se uma ferramenta indispensável na formalização das transações de serviços, cumprindo não apenas uma exigência legal, mas também facilitando a gestão fiscal e contábil das empresas. Entretanto, para extrair o máximo de seus benefícios, é crucial entender sua estrutura e a forma correta de preenchimento dos campos da NFSe. 

Este texto visa desmistificar os campos que compõem a NFSe, distinguindo entre aqueles obrigatórios e os não obrigatórios. Além disso, o artigo fornecerá um guia detalhado sobre como preencher cada um deles de maneira precisa. 

Ademais, destacaremos a importância de um preenchimento adequado, não apenas para atender às exigências fiscais. Essa prática também reflete na eficiência operacional, na transparência empresarial e na confiança entre prestadores de serviços e seus clientes. 

Quais são os campos da NFSe? 

Ao compreenderem cada aspecto da NFSe, as empresas podem assegurar a conformidade legal, otimizar processos internos e reforçar sua reputação no mercado. 

Vamos agora entender quais são os campos da NFSe. Eles dividem-se entre obrigatórios e não obrigatórios:

Campos da NFSe: Obrigatórios

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é um documento essencial para a regularidade fiscal das empresas brasileiras. Seu preenchimento correto é crucial para evitar erros que podem levar a problemas legais ou atrasos nos processos empresariais. 

A seguir, vamos explorar os campos obrigatórios da NFSe, e garantir que sua empresa esteja bem informada e preparada para esta tarefa.

Dados do Emitente

• Data de competência: Essa data indica quando o serviço foi prestado, sendo fundamental para definir o período fiscal relevante. 
• Número e série da DPS: A Documentação de Prestação de Serviços (DPS) possui identificadores únicos. Embora frequentemente com automatização, a entrada manual é necessária em situações de controle específico, garantindo a rastreabilidade.
• Emitente da NFSe: Identifica quem emite a nota (prestador, tomador ou intermediário). Atualmente, a funcionalidade está limitada a prestadores, simplificando a seleção.
• Município, CNPJ, Razão Social e Inscrição Municipal (se aplicável): Esses dados localizam o emitente dentro do contexto municipal, além de identificar juridicamente a entidade emissora.
• Opção pelo Simples Nacional (ME ou EPP): Empresas enquadradas como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional devem indicar tal opção, conforme a Lei Complementar 123/2006.

Informações sobre o Tomador 

O preenchimento das informações sobre o Tomador e o Intermediário do Serviço na Nota Fiscal NFSe varia conforme a legislação municipal. Isso porque a emissão de NFSe é regulada pelo município onde o prestador de serviços está estabelecido. 

As informações sobre o tomador do serviço são obrigatórias em quase todas as situações de emissão de NFSe, uma vez que identificam a parte que recebe os serviços. No entanto, existem algumas situações específicas nas quais a legislação local ou o tipo de serviço prestado pode dispensar a obrigatoriedade de preencher todos os dados do tomador. 

Abaixo, você pode consultar algumas situações específicas nas quais as informações sobre o tomador do serviço podem não ser exigidas. No entanto, ressalta-se que essas condições podem variar de acordo com cada município.

• Serviços prestados a tomadores no exterior: Em alguns casos, para serviços prestados a tomadores situados fora do Brasil, pode haver simplificações ou dispensas no preenchimento completo dos dados do tomador, devido à natureza internacional da operação.
• Serviços isentos ou não tributáveis: Em certas circunstâncias, para serviços que sejam isentos ou não tributáveis pelo ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), as exigências relativas às informações do tomador podem ser diferentes.
• Emissão de NFSe de iniciativa do prestador: Quando a nota fiscal é emitida por iniciativa do prestador de serviços, sem uma demanda específica de um tomador, os requisitos podem variar. Isso pode acontecer em serviços como assinatura ou de uso contínuo
• Microempreendedores Individuais: O MEI, em algumas situações, tem obrigações acessórias simplificadas, o que pode refletir na forma como a nota fiscal é emitida e na necessidade de detalhar informações do tomador.

Informações sobre o intermediário do Serviço

Já a obrigatoriedade de preencher informações sobre intermediários de serviço (quando uma terceira parte está envolvida na transação de serviços entre o prestador e o tomador) é mais específica, e não é uma exigência em todos os municípios. 

O preenchimento das informações do Intermediário do Serviço é necessário em situações específicas em que um terceiro, que não é o prestador nem o tomador original do serviço, atua facilitando, intermediando ou contratando o serviço em nome do tomador. 

Essa situação é comum em setores como construção civil, serviços de TI, consultorias, entre outros, nos quais o intermediário pode ser responsável por contratar vários prestadores de serviços em nome de um tomador final.

Isso significa que, se uma empresa ou pessoa atua contratando o serviço em nome do tomador final, essa condição deve ser claramente indicada na NFSe. Desta forma, todos os dados do intermediário devem estar devidamente detalhados.

Ao informar dados do tomador e do intermediário, deve-se informar se estes estão localizados no Brasil ou no Externo:

Informações sobre o Serviço Prestado

• Local de prestação: Especifica o município onde o serviço ocorreu, essencial para determinar a tributação municipal correta.
• Código de Tributação Nacional: A seleção do código adequado classifica o serviço para fins de tributação, seguindo categorias nacionalmente reconhecidas.
• Descrição do serviço: Um campo crucial que deve conter uma descrição detalhada do serviço prestado, promovendo clareza fiscal.

Classificação ISSQN do serviço

Deve-se informar se o serviço é um caso de exportação, imunidade ou não incidência do ISSQN. Nessas situações, temos que:

Exportação

Uma atividade pode ser reconhecida como exportação de serviços nas seguintes circunstâncias:

• O serviço tem realização fora do território nacional; ou
• O efeito ou resultado do serviço prestado manifesta-se fora do país.

Nestes casos, é essencial que o fornecedor do serviço disponha de documentação comprobatória, que deverá informar ao órgão fiscalizador sob solicitação. 

Isso serve para demonstrar que os serviços foram desempenhados com o propósito de suprir necessidades específicas de um mercado externo, em benefício de um cliente que atua neste mercado internacional. Tal documentação é essencial para confirmar o enquadramento da atividade como exportação de serviços, conforme prevê a legislação do ISSQN.

Nos casos de exportação, deve-se ainda informar o nome do país em que se verificou a prestação de serviço.

Imunidade

Caso o serviço tenha imunidade, deve-se informar qual o motivo da não tributação do ISSQN sobre ele. Os motivos previstos nestes casos estão listados abaixo:

• Patrimônio, renda ou serviços, uns dos outros (CF88, Art 150, VI, “a”)
• Templos de qualquer culto (CF88, Art 150, VI, “b”)
• Patrimônio, renda ou serviços dos partidos políticos. Inclusive suas fundações, das entidades sindicais dos trabalhadores das instituições de educação e de assistência social, sem fins lucrativos, atendidos os requisitos da lei (CF88, Art 150, VI, “c”)
• Livros, jornais, periódicos e o papel destinado à sua impressão (CF88, Art 150, VI, “d”)
• Fonogramas e videofonogramas musicais produzidos no Brasil contendo obras musicais ou literomusicais de autores brasileiros e/ou obras em geral interpretadas por artistas brasileiros. Bem como os suportes materiais ou arquivos digitais que os contenham, salvo na etapa de replicação industrial de mídia ópticas de leitura a laser (CF88, Art 150, VI, “e”

Sem incidência

A legislação tributária brasileira define claramente os serviços que estão sujeitos à incidência do ISSQN e aqueles que estão sujeitos ao ICMS. 

Existem, contudo, algumas atividades que, por sua natureza específica, não se enquadram na incidência direta de nenhum desses tributos, seja por determinação legal ou por não se enquadrarem nas hipóteses de incidência com previsão na legislação. 

Abaixo, você encontra alguns exemplos de serviços e atividades que geralmente não estão sujeitos à incidência de ISSQN nem de ICMS.

Não incidência de ISSQN e ICMS

• Exportação de serviços: Serviços prestados no Brasil, cujo resultado se verifica fora do país, não sofrem incidência do ISSQN, conforme a legislação. Da mesma forma, não têm tributação pelo ICMS, visto que este incide sobre a circulação de mercadorias e alguns serviços de comunicação e transporte intermunicipal e interestadual, mas não sobre serviços fora do país.
• Serviços bancários: A maior parte dos serviços financeiros, incluindo operações de crédito, câmbio, e seguros, não está sujeita ao ISSQN nem ao ICMS. Estes serviços têm regulação e tributação sob um regime específico, incluindo o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).
• Serviços de prestação direta pela administração pública: Atividades que a administração pública exerce de maneira direta, que constituem o exercício regular do poder de polícia ou que se caracterizam como serviços públicos, não sofrem a incidência de ISSQN ou ICMS.
• Educação e saúde: Prestação de serviços por instituições de educação e saúde que sejam diretamente vinculados às suas funções essenciais e que não tenham finalidade lucrativa podem não ser sujeitadas ao ISSQN. No entanto, é importante verificar as especificidades locais e exceções. Esses serviços também não estão sujeitos ao ICMS.
• Locação de bens imóveis: A locação de bens imóveis não constitui serviço para fins de ISSQN, conforme entendimento consolidado, nem se enquadra na hipótese de incidência do ICMS.
• Transferência de direitos autorais: A cessão de direitos autorais, por não constituir uma prestação de serviços nem a circulação de mercadorias, geralmente não se enquadra na incidência de ISSQN ou ICMS.

Informações sobre a NBS

Além das informações acima, o item da NBS pode ser requerido em algumas situações. A Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS) é um classificador nacional de identificação de serviços, intangíveis e outras operações que afetam o patrimônio. 

Selecionar o item da NBS correspondente ao serviço, apesar de não ser obrigatório em todas as situações, auxilia na categorização precisa da atividade e pode influenciar na aplicação de políticas públicas de forma integrada.

O NBS detalha os serviços sujeitos à incidência do ISS. Ele é parte do esforço para padronizar a identificação de serviços em todo o Brasil, facilitando a tributação e a gestão fiscal. 

No entanto, a obrigatoriedade de informar o NBS nos campos da NFSe pode variar conforme a legislação municipal, já que o ISS é um tributo de competência dos municípios.

A utilização do NBS tem se tornado mais comum à medida que os municípios atualizam seus sistemas de emissão de NFSe. Essa atualização tem objetivo de promover uma maior padronização e melhorar a fiscalização da prestação de serviços. No entanto, existem situações em que a indicação do código NBS pode não ser obrigatória.

Situações não obrigatórias:

• Legislação municipal específica: Alguns municípios ainda não adotaram o NBS como parte de seu sistema de emissão de NFSe ou não exigem sua indicação em todas as situações. É importante verificar as regras locais.
• Serviços não incluídos na lista do NBS: Caso o serviço não se enquadre em nenhuma das categorias previstas na Nomenclatura Brasileira de Serviços, pode haver dispensa na utilização do NBS. Isso depende de como a legislação municipal trata tais casos.
• Período de transição: Em municípios que estão em processo de adoção do NBS ou atualizando seus sistemas de NFSe, pode haver um período de transição durante o qual o preenchimento do NBS não é obrigatório.
• Sistemas de emissão antigos ou simplificados: Prestadores de serviços que utilizam sistemas de emissão de NFSe mais antigos ou versões simplificadas podem não ter a opção de incluir o NBS. Acontecerá até que haja uma atualização ou migração para sistemas mais modernos.
• Isenções e regimes especiais: Prestadores de serviços que se enquadram em regimes especiais de tributação ou que estão isentos de ISS podem, dependendo da legislação local, estar dispensados de informar o NBS nos campos da NSF-e.

Valores do Serviço Prestado

Esse campo da NFSe inclui o valor total do serviço, além de eventuais valores referentes a intermediários, se houver.

Tributação Municipal

Conforme exposto na lista anexa à Lei Complementar nº 116/2003, com suas alterações subsequentes, o ISSQN tem algumas particularidades quanto à sua incidência. 

Elas podem variar conforme o tipo de serviço, o local da prestação, entre outros fatores. Ao preencher a NFSe, deve-se optar por qual é a tributação do ISSQN sobre o serviço em questão.

Abaixo, listamos os principais tipos de incidência de ISSQN:

• Incidência normal: Refere-se à tributação padrão sobre serviços especificados na lista de serviços anexa à Lei Complementar nº 116/2003. A incidência ocorre no local do estabelecimento prestador ou, em casos específicos, no local da execução do serviço.
• Incidência por importação de serviços: Incide sobre serviços provenientes do exterior, ou cuja prestação se inicia no exterior. O ISSQN tem ocorrência no local do domicílio do tomador do serviço no Brasil.
• Incidência sobre serviços prestados a tomadores no exterior (Exportação de Serviços): A Lei Complementar nº 116/2003 estabelece que não há incidência do ISSQN sobre serviços desenvolvidos no Brasil, mas cujo resultado se verifica fora do território nacional, configurando exportação de serviços. Apesar disso, há especificidades sobre o que se considera efetiva exportação de serviços para fins de não incidência do ISSQN.
• Incidência sobre serviços prestados por meio eletrônico: Serviços prestados e tomados por meio eletrônico, digital ou similares estão sujeitos ao ISSQN, especialmente com o avanço da economia digital. A localização da incidência do imposto pode variar conforme a legislação municipal.
• Incidência sobre construção civil: Para serviços de construção civil, o ISSQN incide sobre os serviços que constam na legislação, sendo o local da incidência onde a obra é realizada.
• Incidência sobre serviços de assistência técnica: Quando os serviços exigem deslocamento do prestador até o local onde serão executados, a incidência do ISSQN ocorre nesse local.
• Incidência sobre leasing ou arrendamento mercantil: Determinadas formas de leasing, especialmente o leasing operacional, podem ter tributação pelo ISSQN, dependendo da interpretação legal e jurisprudencial.

Ao optar por alguma incidência, ainda deve-se preencher as seguintes informações nos campos da NFSe:

• Se a exigibilidade do recolhimento do ISSQN a pagar nesta operação está suspensa
• Se há retenção do ISSQN pelo tomador ou pelo intermediário
• Se este serviço está amparado por algum benefício municipal
• Se será aplicado algum tipo de Dedução/Redução à base de cálculo do ISSQN
• Alíquota
• Base de cálculo para o ISSQN
• Valor do ISSQN

Tributação Federal

Situação Tributária do PIS/COFINS

Caso não seja optante do Simples Nacional, deve-se informar qual a situação tributária do PIS/COFINS. As situações tributárias do PIS/COFINS podem ser classificadas em três principais regimes:

• Regime cumulativo: se aplica principalmente a empresas optantes pelo Lucro Presumido que não estão sujeitas ao regime não cumulativo. Alguns tipos de receitas específicas também têm tributação nesse regime, independentemente do regime da empresa.
• Regime não cumulativo: obrigatório para empresas optantes pelo Lucro Real. Algumas empresas optantes pelo Lucro Presumido podem optar por este regime, dependendo da atividade exercida.
• Regime especial – substituição tributária e alíquotas diferenciadas: Alguns setores da economia possuem regimes especiais de PIS/COFINS. Como, por exemplo, substituição tributária (como combustíveis, veículos, medicamentos, bebidas frias) ou alíquotas diferenciadas, conforme a legislação específica para cada setor.
• Exceções e isenções: existem, ainda, receitas isentas, alíquotas zero, suspensões, e outras situações específicas previstas na legislação. Como vendas destinadas à exportação, receitas de entidades beneficentes de assistência social que atendam às condições da legislação, entre outras.

Valores de Tributação Federal

• Valor Retido IRRF: O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma obrigação tributária federal. Nela, a pessoa jurídica ou equiparada, tem a obrigação de reter do beneficiário da renda, o imposto correspondente, nos termos do Regulamento do Imposto de Renda.
• Valor Retido CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) é um tributo federal que incide sobre o lucro líquido do período-base, antes da provisão para o Imposto de Renda. Pessoas jurídicas e entes equiparados pela legislação do IR devem esse valor, destinando-se ao financiamento da Seguridade Social, como disciplina a lei nº 7.689/1988 e suas alterações.
• Valor Retido CP: A Contribuição Previdenciária (CP) é um tributo federal e é composta pelo Risco Ambiental do Trabalho (RAT) ou Seguro de Acidente do Trabalho (SAT) e pela Contribuição Previdenciária Patronal (CPP). Essas contribuições têm cálculo pela aplicação de uma alíquota sobre o total das remunerações pagas ou creditadas, no decorrer do mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos e são destinadas ao financiamento da Seguridade Social. As contribuições têm regência pela lei 8.212/1991

Campos da NFSe: Não obrigatórios 

Na emissão da NFSe, existem campos com preenchimento não obrigatório. Porém, eles podem oferecer benefícios tanto para o emitente quanto para o tomador do serviço, ao proporcionar mais detalhes sobre a operação. 

Vamos explorar quais são esses campos da NFSe:

Certos Dados do Emitente

• Detalhes de contato: Inclui detalhes como telefone e e-mail. Embora não seja mandatório, facilita a comunicação e o acesso a informações importantes entre as partes.

Informações Complementares

• Documentos e informações adicionais: Campos da NFSe para inserção de números de documentos de responsabilidade técnica, referências e outras informações complementares são disponibilizados. Estes detalhes, mesmo sendo opcionais, contribuem para a rastreabilidade e para o entendimento do contexto da prestação do serviço.

Aspectos Financeiros (H3)

• Descontos incondicionados e condicionados: A NFSe permite que sejam especificados descontos tanto incondicionados quanto condicionados. O primeiro reduz diretamente o valor do serviço, enquanto o segundo depende da concretização de uma condição após a emissão da nota. 

Como preencher cada um dos campos da NFSe? 

Data de Competência

Selecionar no calendário a data de competência no calendário. A data de competência pode ser o dia específico em que o serviço tiver conclusão, ou o intervalo de tempo durante o qual há a realização do serviço (por exemplo, o mês inteiro para serviços contínuos)

Número e Série da DPS:

• Consulte a legislação ou regulamentação municipal: Verifique se a sua cidade exige a emissão de DPS para os serviços que você presta e quais são as regras específicas para a emissão desse documento.
• Acesso ao sistema eletrônico municipal: Muitos municípios disponibilizam sistemas eletrônicos próprios para a gestão e emissão de documentos fiscais, incluindo a DPS. Acesse o sistema com seu login e senha.
• Emissão da DPS: Dentro do sistema, procure pela opção para emitir uma nova DPS. Ao encontrar, o sistema pode gerar automaticamente um número e uma série para a DPS, ou permitir que você os informe manualmente, conforme as regras da prefeitura.
• Número da DPS: Geralmente, é um sequencial de determinação do sistema ou da legislação municipal, que identifica de forma única cada DPS emitida.
• Série da DPS: A série pode ser uma forma de categorizar as DPS emitidas. Pode ser definida pelo município para diferenciar tipos de serviços, áreas de atuação ou outras características.
• Preenchimento dos dados: Além do número e da série, preencha todos os campos obrigatórios solicitados na DPS. Isso pode incluir informações sobre o prestador, o tomador, a descrição do serviço, valores estimados, entre outros.
• Submissão da DPS: Após preencher todos os campos, submeta a DPS para validação e autorização do órgão municipal competente. Algumas prefeituras podem exigir a aprovação da DPS antes da prestação do serviço ou da emissão da NFSe.
• Emissão da NFSe: Após a prestação do serviço, e com a DPS devidamente autorizada, proceda com a emissão da NFSe. Informe o número e a série da DPS, se o sistema ou a legislação municipal assim exigir.

Emitente da NFSe, município, CNPJ, Razão Social e Inscrição Municipal (se aplicável):

Antes de emitir a NFSe, o prestador de serviços (emitente) deve ter cadastro no sistema de NFSe do município. 

Esse cadastro normalmente requer que o emitente forneça informações como CNPJ, Inscrição Municipal, dados de contato, endereço, entre outros. 

Ao selecionar a opção para emitir uma nova NFSe, o sistema pode, automaticamente, identificar o emitente com base nas informações de login, ou exigir a seleção de um emitente com cadastro prévio.

Localização do Tomador e do Intermediário:

Ao preencher os dados nos campos da NFSe, procure pela seção destinada ao tomador de serviços. Normalmente, essa seção exige informações detalhadas, incluindo:

• Nome ou razão social do tomador.
• CPF (Cadastro de Pessoa Física) ou CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).
• Endereço completo (que deve incluir logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP). Em alguns sistemas, pode ser necessário também informar o código IBGE da cidade.

Quando o tomador de serviços está localizado no exterior, a emissão da NFSe pode requerer informações específicas. O Número de Identificação Fiscal (NIF) pode servir como identificação equivalente ao CPF/CNPJ para entidades estrangeiras. 

A ausência do NIF exige uma justificativa, além da necessidade de informar Nome/Razão Social e detalhes do endereço.

Local de Prestação:

Procure no formulário, um dos campos da NFSe denominado “Local de Prestação”, “Endereço de Prestação”, ou algo similar. Esse campo é destinado a receber o endereço ou a descrição do local onde ocorreu a realização do serviço.

Para prestação de serviços no estabelecimento do prestador, você deve informar o endereço do seu próprio estabelecimento.

No caso de prestação de serviço externamente, informe o endereço onde o serviço ocorreu. Pode ser o endereço do tomador do serviço ou outro local.

Alguns sistemas podem solicitar a inclusão de códigos específicos que identificam o local de prestação, como códigos de municípios segundo tabelas padronizadas (ex.: IBGE).

Código de Tributação Nacional:

Primeiro, é necessário consultar a lista de serviços anexa à Lei Complementar nº 116/2003 ou verificar a tabela de serviços que a prefeitura local fornece. Cada tipo  tem um código específico. 

No sistema de emissão, procure um dos campos da NFSe denominado “Código de Serviço”, “Código de Tributação Municipal”, “Item da Lista de Serviços” ou algo similar. Coloque neste campo o Código de Tributação Nacional correspondente.

Digite o código correspondente ao serviço, conforme identificado na lista da prefeitura. Esse código garante que o ISSQN tenha seu cálculo correto, de acordo com a natureza do serviço.

Descrição do Serviço

A descrição do serviço nos campos da NFSe deve detalhar com precisão o trabalho. Comece especificando o tipo de prestação de forma clara e direta. Use termos específicos que descrevam adequadamente a natureza do serviço.

Forneça detalhes que ajudem a entender o escopo do serviço, como datas de execução, localização (se relevante), e quaisquer particularidades que o diferenciam.

Utilize o código correspondente na lista de serviços sujeitos ao ISSQN, conforme a legislação municipal ou a Lei Complementar nº 116/2003, para garantir a correta identificação e tributação do serviço.

Mencione o resultado que se espera, especialmente se o serviço for projetado para atender a um objetivo específico do tomador.

Quando aplicável, detalhe a quantidade de horas trabalhadas, a taxa cobrada ou qualquer unidade de medida utilizada para o cálculo do valor da prestação. E, se o serviço incluir materiais, licenças, ou quaisquer outros itens além da mão de obra, estes devem aparecer na nota.

Vejo o exemplo abaixo: 

Serviço de manutenção preventiva de ar-condicionado em escritório localizado na Av. Exemplo, nº 200, Centro, Cidade Exemplo, realização em 10/02/2024. Inclui limpeza de filtros, verificação e recarga de gás refrigerante, e teste de funcionamento das unidades interna e externa. Garantia de 90 dias para os serviços.”

Código do Serviço: 09.01 – “Manutenção e reparação de máquinas, aparelhos e equipamentos para uso industrial, comercial e residencial, exceto veículos automotores”

Classificação do ISSQN do serviço

Após informar o código de tributação nacional adequado, informe no sistema de emissão de NFSe se o serviço é um caso de exportação, imunidade ou não incidência do ISSQN. Em alguns sistemas, essas informações podem ser preenchidas automaticamente.

Caso seja um serviço de exportação, será necessário informar o nome do país em que se verificou tal serviço.

Nos demais casos, deve-se optar por uma das justificativas que mencionamos anteriormente, veja seção 1.1.3.

NBS

Primeiramente, é preciso determinar o código da NBS que melhor se enquadra na descrição da prestação. A NBS é composta por uma lista detalhada de serviços, cada um com seu respectivo código.

No sistema de emissão de NFSe, procure por um campo designado para o código de serviço. Esse campo pode estar rotulado como “Código do Serviço”, “Código NBS”, “Item da Lista de Serviços”, ou algo similar.

No campo correspondente, insira o código da NBS que você identificou como sendo o mais apropriado para o serviço em faturamento. Os códigos da NBS são compostos por uma combinação de números que representam a categoria e a especificidade do serviço.

Veja alguns exemplos de código NBS: 

• NBS 1.01 – Serviços de pesquisa e desenvolvimento
• 1.01.01: Pesquisas e desenvolvimento de ciências físicas e naturais
• 1.01.02: Pesquisas e desenvolvimento de ciências sociais e humanas
• NBS 1.04 – Serviços de arquitetura e engenharia; serviços de análises técnicas
• 1.04.01: Serviços de arquitetura
• 1.04.07: Serviços de engenharia

Valor total cobrado pelo serviço

Na seção destinada aos valores, você encontrará um ou mais campos nos quais deve informar o valor do serviço. Esses campos das NFSe consistem em:

• Valor total da prestação de serviço
• Valor total que recebeu pelo intermediário
• Desconto incondicionado: desconto com oferta sem que haja necessidade de alguma condição seja cumprida para sua obtenção. 
• Desconto condicionado: atrelado a uma condição para sua obtenção. A base de cálculo não tem redução pelo desconto dessa maneira. 

Tributação do ISSQN: Situação Tributária

Procure por um campo ou seção específica para a tributação do ISSQN. Aqui, você precisará informar. Você deve primeiro indicar a situação da tributação do ISSQN, que pode incluir opções como:

• Tributação no município: Indica que o município emissor da NFSe deve receber o ISSQN.
• Isenção: Quando o serviço tem isenção do ISSQN, de acordo com a legislação municipal.
• Imunidade: Casos em que o serviço tem imunidade à tributação do ISSQN, conforme estabelece a lei.
• Retenção na fonte: Quando o tomador do serviço é responsável por reter e recolher o ISSQN.

Ao ser incidente, será necessário preencher outras informações sobre a tributação do ISSQN, como se segue: 

• Se a exigibilidade do recolhimento do ISSQN nesta operação está suspensa: Indica que, por algum motivo legal, a obrigação de pagar o ISSQN nesta operação específica está temporariamente suspensa. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como processos administrativos ou judiciais em andamento, que questionam o valor do ISSQN ou a aplicabilidade do imposto sobre a operação.
• Se há retenção do ISSQN pelo Tomador ou pelo Intermediário: Esta opção indica que o tomador do serviço (ou, em alguns casos, um intermediário na operação) é responsável por reter o ISSQN na fonte e recolhê-lo ao município competente. A retenção na fonte é comum em serviços prestados por empresas a outras empresas (B2B) e visa simplificar a arrecadação do imposto.
• Se este serviço prestado está amparado por algum benefício municipal: Refere-se à situação em que o serviço prestado goza de algum benefício fiscal concedido por legislação municipal, como isenção ou redução de alíquota do ISSQN. Esses benefícios são estabelecidos para incentivar determinadas atividades econômicas, culturais, sociais, entre outras.
• Se será aplicado algum tipo de Dedução/Redução à base de cálculo do ISSQN: Indica que determinados valores podem ser deduzidos da base de cálculo do ISSQN, reduzindo o montante do imposto a ser pago. As deduções com permissão variam conforme a legislação municipal, e podem incluir despesas com materiais que o prestador fornece e utiliza na obra, subempreitadas já com tributação pelo ISSQN, entre outros.

Tributação do ISSQN: Valor

Primeiro, verifique a alíquota do ISSQN aplicável ao serviço que você está prestando. Esta informação geralmente está no site da prefeitura, na legislação municipal sobre o ISSQN. 

Caso não esteja, entre em contato com a secretaria da fazenda ou órgão municipal responsável pela tributação.

Então, procure pelo campo destinado à alíquota do ISSQN. Insira a alíquota correta, conforme determinação da legislação municipal, para o serviço específico.

Depois, informe a base de cálculo. A base de cálculo pode variar dependendo do tipo de prestação, de exclusões previstas na legislação municipal, e de particularidades da operação. Mas, normalmente, corresponde ao valor total dos serviços, conforme acordo entre o prestador e o tomador.

Alguns valores, como despesas reembolsáveis em contrato e acordos com o tomador, podem ter exclusão da base de cálculo do ISSQN, dependendo da legislação municipal

Em muitos sistemas, a base de cálculo tem resultado automático pelo sistema, após a inserção do valor total dos serviços e das deduções permitidas.

Por fim, multiplique a base de cálculo do serviço pela alíquota do ISSQN para encontrar o valor do imposto em aberto. Por exemplo, se a base de cálculo é R$ 1.000 e a alíquota do ISSQN é de 5%, o valor do ISSQN será de R$ 50 (1000 x 0,05 = 50).

Situação Tributária do PIS/COFINS

Alguns serviços podem estar sujeitos a contribuições do PIS/COFINS em contextos específicos, como serviços com prestação por empresas de comunicação, transporte, entre outros. 

Se esse for seu caso, a situação tributária deverá ser informada no momento de preenchimento dos campos da NFSe. 

Deverá fazer por meio de códigos específicos que identificam o regime de apuração ao qual a empresa atua (cumulativo ou não cumulativo) e a alíquota aplicável, conforme a legislação vigente.

Valor Retido IRRF:

Quando uma nota fiscal está sujeita à retenção de IRRF, o valor retido deve estar claro nos campos da NFSe.

Primeiro, é necessário verificar se o serviço tem previsão de retenção do IRRF, conforme a legislação vigente. A retenção de IRRF é aplicável a determinados serviços que constam na legislação federal, como serviços de limpeza, conservação, consultoria, entre outros, e depende de o pagamento ser realizado por pessoa jurídica a outra pessoa jurídica.

O valor de retenção do IRRF é calculado com base no valor do serviço, aplicando-se a alíquota específica vigente na legislação. As alíquotas podem variar conforme o tipo de serviço.

Para preencher o valor de IRRF na NFSe, procure por um campo específico para informar o valor de retenção de IRRF. Esse campo pode estar nomeado de forma similar a “Valor Retido de IRRF”, “IRRF” ou “Imposto Retido na Fonte”.

Insira o valor de cálculo da retenção do IRRF. Esse valor terá dedução no total a que o tomador do serviço irá pagar.

Valor Retido CSLL:

A retenção de CSLL na fonte é uma prática comum em serviços que pessoas jurídicas prestam a outras pessoas jurídicas de direito privado. Além de entidades federais, estaduais e municipais, sob determinadas condições.

Antes de tudo, confirme se o serviço está sujeito à retenção de CSLL. Isso pode depender do tipo, do cliente (tomador do serviço) e do valor do serviço.

A CSLL tem cálculo com base em uma alíquota que a legislação federal define, atualmente em 1% sobre o valor do serviço. Porém, é sempre bom verificar a alíquota vigente, pois ela pode ter alteração por legislação posterior.

No campo específico para CSLL, insira o valor para a retenção. Se o sistema de emissão de NFSe do seu município não possuir um campo específico para CSLL, é importante verificar as orientações locais, pois o procedimento pode variar.

Valor Retido CP

O valor de retenção na fonte a título de contribuição previdenciária (CP) na NFSe refere-se à retenção obrigatória de um percentual sobre o valor dos serviços, com destino à contribuição previdenciária. 

Essa retenção é aplicável em determinadas situações, conforme a legislação vigente, e afeta principalmente serviços que pessoas jurídicas prestam a outras pessoas jurídicas, de direito privado ou público. 

Para preencher o valor de retenção de CP, primeiro, consulte a legislação federal e as instruções da Receita Federal do Brasil para verificar se a retenção de contribuição previdenciária é obrigatória para o serviço que você está prestando. 

A obrigatoriedade pode variar de acordo com o tipo de serviço, o regime tributário do prestador e do tomador, entre outros fatores.

Então, identifique o percentual de retenção aplicável ao tipo de prestação. Esse percentual tem definição pela legislação federal.

Localize no sistema o campo específico para informar retenções na fonte. Esse campo pode ter o nome similar a “Valor Retido de Contribuição Previdenciária”, “Retenção de INSS”, ou algo que indique a retenção previdenciária.

No campo com destino à retenção de contribuição previdenciária, insira o valor do cálculo, conforme a base de cálculo e o percentual de retenção aplicável.

A importância do bom preenchimento dos campos da NFSe

O preenchimento correto da NFSe não apenas assegura a observância das obrigações legais, mas também estabelece uma base sólida para a gestão contábil e financeira das empresas.

 Diante da complexidade das legislações tributárias e das consequências que se associam a eventuais erros ou omissões, a importância de se dedicar a devida atenção ao detalhamento das informações na NFSe torna-se evidente. 

O bom preenchimento dos campos da NFSe pode trazer diversos benefícios, entre eles destacamos:

Conformidade Legal e Redução de Riscos

A precisão no preenchimento das NFSe é fundamental para garantir a conformidade com as complexas obrigações fiscais impostas às empresas brasileiras. 

Essa prática diligente minimiza significativamente o risco de enfrentar penalidades, multas ou atrasos causados por discrepâncias fiscais. 

Ao detalhar corretamente cada prestação de serviço, as empresas asseguram que estão em plena conformidade com a legislação tributária vigente. Assim, você evita a incidência de erros que poderiam desencadear auditorias fiscais onerosas e demandar recursos valiosos para correções.

Gestão Financeira e Contábil Eficiente

Um preenchimento adequado da NFSe contribui diretamente para a eficiência da gestão financeira e contábil das empresas. Informações precisas e detalhadas facilitam o registro correto das transações nos sistemas contábeis, proporcionando uma visão clara da saúde financeira da empresa. 

Além disso, a correta categorização dos serviços e a aplicação de alíquotas apropriadas permitem um planejamento tributário eficaz, possibilitando às empresas explorar todas as oportunidades legais de economia fiscal. 

Este nível de organização e precisão é essencial para a elaboração de relatórios financeiros confiáveis, fundamentais para a tomada de decisões estratégicas.

Transparência e Relacionamento com Clientes

A transparência na emissão da NFSe fortalece o relacionamento com os clientes, consolidando uma imagem de profissionalismo e confiabilidade. Detalhes claros e precisos sobre os serviços, bem como a correta indicação de impostos e taxas, contribuem para a construção de uma base de confiança. 

Essa prática reduz as chances de mal-entendidos ou disputas relacionadas a pagamentos, facilitando uma resolução rápida de possíveis conflitos. Além disso, demonstra um compromisso com a transparência e a ética nos negócios, atributos cada vez mais valorizados no mercado atual.

Facilitação da Emissão de Documentos Complementares

O preenchimento correto e detalhado da NFSe tem um papel crucial na facilitação da emissão de documentos complementares e na integração com outros sistemas gerenciais e contábeis. 

Informações precisas permitem a geração automática de certidões negativas de débito, declarações de imposto de renda e outros documentos fiscais necessários para a regularidade da empresa perante o fisco. 

Ademais, a correta inserção dos dados na NFSe possibilita uma integração eficaz com sistemas de gestão empresarial (ERP), otimizando processos operacionais, reduzindo a margem de erro e aumentando a eficiência administrativa.

Impacto no Fluxo de Caixa e na Liquidez

A clareza e a precisão na NFSe influenciam diretamente o fluxo de caixa e a liquidez das empresas. O detalhamento apropriado dos serviços, com a identificação correta de tributos e possíveis retenções, assegura o aproveitamento de créditos fiscais e facilita o reembolso de despesas quando aplicável. 

Além disso, a emissão ágil e precisa de NFSe contribui para um processo de faturamento e recebimento mais eficiente. Isso reduz o tempo entre a prestação do serviço e o efetivo ingresso dos recursos na empresa, o que é vital para a manutenção de uma boa saúde financeira.

Importância Estratégica para Tomadas de Decisão

Informações detalhadas e corretamente registradas em cada NFSe fornecem ótimos dados para análises de desempenho e estratégias empresariais. 

A partir desses dados, é possível extrair insights sobre a lucratividade de diferentes serviços, preferências de clientes, tendências de mercado e outras variáveis estratégicas. Esse conhecimento é fundamental para a elaboração de planos de negócios robustos, definição de estratégias de marketing e ajustes na oferta de serviços. 

Além disso, emitir de forma adequada a NFSe assegura a conformidade e a documentação necessária para participação em licitações e contratos governamentais, abrindo portas para novas oportunidades de negócios e expansão de mercado.

Conclusão

Ao abordarmos os campos da NFSe e a importância de preenchê-los corretamente, destacamos não apenas a necessidade de cumprir com as obrigações legais, mas também o impacto positivo dessa prática na gestão fiscal e empresarial. 

O cuidado com os detalhes ao informar dados tanto obrigatórios quanto opcionais na NFSe reflete diretamente na eficiência administrativa, na minimização de riscos fiscais e na solidez das relações comerciais.

O preenchimento adequado da NFSe é essencial para uma contabilidade precisa, evitando penalidades e contribuindo para uma análise financeira eficaz. 

Esse procedimento não só melhora a imagem da empresa diante do mercado e das autoridades fiscais, mas também favorece uma melhor gestão do fluxo de caixa e estratégias de planejamento tributário.

Portanto, a atenção meticulosa ao preencher cada campo da NFSe é um investimento na reputação e na saúde financeira da empresa. 

Encorajamos todos os prestadores de serviços a praticarem um preenchimento rigoroso da NFSe, assegurando assim a conformidade fiscal e o sucesso no ambiente de negócios.

É importante destacar que as NFSe podem ser emitidas por diferentes sistemas de emissão utilizado pelo município onde o serviço é prestado ou pela plataforma de gestão fiscal adotada pelo prestador de serviços

Atualmente, está em andamento a adoção da NFSe padrão nacional é uma iniciativa significativa que visa padronizar e simplificar a emissão deste documento fiscal para prestadores de serviços em todo o Brasil. No entanto, no momento, a adoção da NFSe nacional permanece obrigatória somente para MEIs. 

Portanto, esse guia fornece informações gerais para emissão de NFSe em diferentes municípios e sistemas. Instruções mais específicas devem sempre ser baseadas nas particularidades do município de prestação do serviço e sistema em utilização.