Campos Da NFSe: Quais São E Como Preencher

Preencher uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) parece um trabalho complicado para você? São tantos campos, códigos e detalhes que é normal sentir uma certa insegurança ou dúvida quanto ao jeito certo de proceder.

A NFSe vai muito além de uma obrigação legal. Ela é um documento vital que, quando preenchido corretamente, garante a conformidade da sua empresa, otimiza a gestão financeira e fortalece a confiança no seu relacionamento com os clientes.

Neste guia, vamos desmistificar os campos da NFSe de uma vez por todas. Você vai descobrir quais são obrigatórios, como preencher cada um deles sem erros e o que fazer caso precise corrigir uma nota já emitida. Vamos lá?

Quais são os campos da NFSe?

Para começar, é importante saber que os campos da nota fiscal de serviço se dividem em dois grupos: os obrigatórios, que são indispensáveis para a validação do documento, e os não obrigatórios, que servem para complementar informações.

Campos obrigatórios da NFSe

Estes são os dados essenciais que não podem faltar de jeito nenhum. A ausência ou o preenchimento incorreto de qualquer um deles pode invalidar o documento e trazer dores de cabeça com o Fisco.

Fique de olho nesta lista:

Dados do Emitente

• Data de competência: Essa data indica quando o serviço foi prestado, sendo fundamental para definir o período fiscal relevante. 
• Número e série da DPS: A Documentação de Prestação de Serviços (DPS) possui identificadores únicos. Embora frequentemente com automatização, a entrada manual é necessária em situações de controle específico, garantindo a rastreabilidade.
• Emitente da NFSe: Identifica quem emite a nota (prestador, tomador ou intermediário). Atualmente, a funcionalidade está limitada a prestadores, simplificando a seleção.
• Município, CNPJ, Razão Social e Inscrição Municipal (se aplicável): Esses dados localizam o emitente dentro do contexto municipal, além de identificar juridicamente a entidade emissora.
• Opção pelo Simples Nacional (ME ou EPP): Empresas enquadradas como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional devem indicar tal opção, conforme a Lei Complementar 123/2006.

Informações sobre o Tomador

O preenchimento das informações sobre o Tomador e o Intermediário do Serviço na Nota Fiscal NFSe varia conforme a legislação municipal. Isso porque a emissão de NFSe é regulada pelo município onde o prestador de serviços está estabelecido.

As informações sobre o tomador do serviço são obrigatórias em quase todas as situações de emissão de NFSe, uma vez que identificam a parte que recebe os serviços. No entanto, existem algumas situações específicas nas quais a legislação local ou o tipo de serviço prestado pode dispensar a obrigatoriedade de preencher todos os dados do tomador.

Abaixo, você pode consultar algumas situações específicas nas quais as informações sobre o tomador do serviço podem não ser exigidas. No entanto, ressalta-se que essas condições podem variar de acordo com cada município.

• Serviços prestados a tomadores no exterior: Em alguns casos, para serviços prestados a tomadores situados fora do Brasil, pode haver simplificações ou dispensas no preenchimento completo dos dados do tomador, devido à natureza internacional da operação.
• Serviços isentos ou não tributáveis: Em certas circunstâncias, para serviços que sejam isentos ou não tributáveis pelo ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), as exigências relativas às informações do tomador podem ser diferentes.
• Emissão de NFSe de iniciativa do prestador: Quando a nota fiscal é emitida por iniciativa do prestador de serviços, sem uma demanda específica de um tomador, os requisitos podem variar. Isso pode acontecer em serviços como assinatura ou de uso contínuo
• Microempreendedores Individuais: O MEI, em algumas situações, tem obrigações acessórias simplificadas, o que pode refletir na forma como a nota fiscal é emitida e na necessidade de detalhar informações do tomador.

Informações sobre o intermediário do Serviço

Já a obrigatoriedade de preencher informações sobre intermediários de serviço (quando uma terceira parte está envolvida na transação de serviços entre o prestador e o tomador) é mais específica, e não é uma exigência em todos os municípios.

O preenchimento das informações do Intermediário do Serviço é necessário em situações específicas em que um terceiro, que não é o prestador nem o tomador original do serviço, atua facilitando, intermediando ou contratando o serviço em nome do tomador.

Essa situação é comum em setores como construção civil, serviços de TI, consultorias, entre outros, nos quais o intermediário pode ser responsável por contratar vários prestadores de serviços em nome de um tomador final.

Isso significa que, se uma empresa ou pessoa atua contratando o serviço em nome do tomador final, essa condição deve ser claramente indicada na NFSe. Desta forma, todos os dados do intermediário devem estar devidamente detalhados.

Ao informar dados do tomador e do intermediário, deve-se informar se estes estão localizados no Brasil ou no exterior.

Informações sobre o Serviço Prestado

• Local de prestação: Especifica o município onde o serviço ocorreu, essencial para determinar a tributação municipal correta.
• Código de Tributação Nacional: A seleção do código adequado classifica o serviço para fins de tributação, seguindo categorias nacionalmente reconhecidas.
• Descrição do serviço: Um campo crucial que deve conter uma descrição detalhada do serviço prestado, promovendo clareza fiscal.

Classificação ISSQN do serviço

Deve-se informar se o serviço é um caso de exportação, imunidade ou não incidência do ISSQN. Nessas situações, temos que:

Exportação

Uma atividade pode ser reconhecida como exportação de serviços nas seguintes circunstâncias:

• O serviço tem realização fora do território nacional; ou
• O efeito ou resultado do serviço prestado manifesta-se fora do país.

Nestes casos, é essencial que o fornecedor do serviço disponha de documentação comprobatória, que deverá informar ao órgão fiscalizador sob solicitação. 

Isso serve para demonstrar que os serviços foram desempenhados com o propósito de suprir necessidades específicas de um mercado externo, em benefício de um cliente que atua neste mercado internacional. Tal documentação é essencial para confirmar o enquadramento da atividade como exportação de serviços, conforme prevê a legislação do ISSQN.

Nos casos de exportação, deve-se ainda informar o nome do país em que se verificou a prestação de serviço.

Imunidade

Caso o serviço tenha imunidade, deve-se informar qual o motivo da não tributação do ISSQN sobre ele. Os motivos previstos nestes casos estão listados abaixo:

• Patrimônio, renda ou serviços, uns dos outros (CF88, Art 150, VI, “a”);
• Templos de qualquer culto (CF88, Art 150, VI, “b”);
• Patrimônio, renda ou serviços dos partidos políticos. Inclusive suas fundações, das entidades sindicais dos trabalhadores das instituições de educação e de assistência social, sem fins lucrativos, atendidos os requisitos da lei (CF88, Art 150, VI, “c”);
• Livros, jornais, periódicos e o papel destinado à sua impressão (CF88, Art 150, VI, “d”);
• Fonogramas e videofonogramas musicais produzidos no Brasil contendo obras musicais ou literomusicais de autores brasileiros e/ou obras em geral interpretadas por artistas brasileiros. Bem como os suportes materiais ou arquivos digitais que os contenham, salvo na etapa de replicação industrial de mídia ópticas de leitura a laser (CF88, Art 150, VI, “e”.

Sem incidência

A legislação tributária brasileira define claramente os serviços que estão sujeitos à incidência do ISSQN e aqueles que estão sujeitos ao ICMS.

Existem, contudo, algumas atividades que, por sua natureza específica, não se enquadram na incidência direta de nenhum desses tributos, seja por determinação legal ou por não se enquadrarem nas hipóteses de incidência com previsão na legislação.

Abaixo, você encontra alguns exemplos de serviços e atividades que geralmente não estão sujeitos à incidência de ISSQN nem de ICMS.

Não incidência de ISSQN e ICMS

• Exportação de serviços: Serviços prestados no Brasil, cujo resultado se verifica fora do país, não sofrem incidência do ISSQN, conforme a legislação. Da mesma forma, não têm tributação pelo ICMS, visto que este incide sobre a circulação de mercadorias e alguns serviços de comunicação e transporte intermunicipal e interestadual, mas não sobre serviços fora do país.
• Serviços bancários: A maior parte dos serviços financeiros, incluindo operações de crédito, câmbio, e seguros, não está sujeita ao ISSQN nem ao ICMS. Estes serviços têm regulação e tributação sob um regime específico, incluindo o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).
• Serviços de prestação direta pela administração pública: Atividades que a administração pública exerce de maneira direta, que constituem o exercício regular do poder de polícia ou que se caracterizam como serviços públicos, não sofrem a incidência de ISS ou ICMS.
• Educação e saúde: Prestação de serviços por instituições de educação e saúde que sejam diretamente vinculados às suas funções essenciais e que não tenham finalidade lucrativa podem não ser sujeitadas ao ISSQN. No entanto, é importante verificar as especificidades locais e exceções. Esses serviços também não estão sujeitos ao ICMS.
• Locação de bens imóveis: A locação de bens imóveis não constitui serviço para fins de ISSQN, conforme entendimento consolidado, nem se enquadra na hipótese de incidência do ICMS.
• Transferência de direitos autorais: A cessão de direitos autorais, por não constituir uma prestação de serviços nem a circulação de mercadorias, geralmente não se enquadra na incidência de ISSQN ou ICMS.

Informações sobre a NBS

Além das informações acima, o item da NBS pode ser requerido em algumas situações. A Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS) é um classificador nacional de identificação de serviços, intangíveis e outras operações que afetam o patrimônio.

Selecionar o item da NBS correspondente ao serviço, apesar de não ser obrigatório em todas as situações, auxilia na categorização precisa da atividade e pode influenciar na aplicação de políticas públicas de forma integrada.

O NBS detalha os serviços sujeitos à incidência do ISS. Ele é parte do esforço para padronizar a identificação de serviços em todo o Brasil, facilitando a tributação e a gestão fiscal.

No entanto, a obrigatoriedade de informar o NBS nos campos da NFSe pode variar conforme a legislação municipal, já que o ISS é um tributo de competência dos municípios.

A utilização do NBS tem se tornado mais comum à medida que os municípios atualizam seus sistemas de emissão de NFSe. Essa atualização tem objetivo de promover uma maior padronização e melhorar a fiscalização da prestação de serviços. No entanto, existem situações em que a indicação do código NBS pode não ser obrigatória.

Situações não obrigatórias:

• Legislação municipal específica: Alguns municípios ainda não adotaram o NBS como parte de seu sistema de emissão de NFSe ou não exigem sua indicação em todas as situações. É importante verificar as regras locais.
• Serviços não incluídos na lista do NBS: Caso o serviço não se enquadre em nenhuma das categorias previstas na Nomenclatura Brasileira de Serviços, pode haver dispensa na utilização do NBS. Isso depende de como a legislação municipal trata tais casos.
• Período de transição: Em municípios que estão em processo de adoção do NBS ou atualizando seus sistemas de NFSe, pode haver um período de transição durante o qual o preenchimento do NBS não é obrigatório.
• Sistemas de emissão antigos ou simplificados: Prestadores de serviços que utilizam sistemas de emissão de NFSe mais antigos ou versões simplificadas podem não ter a opção de incluir o NBS. Acontecerá até que haja uma atualização ou migração para sistemas mais modernos.
• Isenções e regimes especiais: Prestadores de serviços que se enquadram em regimes especiais de tributação ou que estão isentos de ISS podem, dependendo da legislação local, estar dispensados de informar o NBS nos campos da NSFe.

Valores do Serviço Prestado

Esse campo da NFSe inclui o valor total do serviço, além de eventuais valores referentes a intermediários, se houver.

Tributação Municipal

Conforme exposto na lista anexa à Lei Complementar nº 116/2003, com suas alterações subsequentes, o ISSQN tem algumas particularidades quanto à sua incidência. 

Elas podem variar conforme o tipo de serviço, o local da prestação, entre outros fatores. Ao preencher a NFSe, deve-se optar por qual é a tributação do ISSQN sobre o serviço em questão.

Abaixo, listamos os principais tipos de incidência de ISSQN:

• Incidência normal: Refere-se à tributação padrão sobre serviços especificados na lista de serviços anexa à Lei Complementar nº 116/2003. A incidência ocorre no local do estabelecimento prestador ou, em casos específicos, no local da execução do serviço.
• Incidência por importação de serviços: Incide sobre serviços provenientes do exterior, ou cuja prestação se inicia no exterior. O ISSQN tem ocorrência no local do domicílio do tomador do serviço no Brasil.
• Incidência sobre serviços prestados a tomadores no exterior (Exportação de Serviços): A Lei Complementar nº 116/2003 estabelece que não há incidência do ISSQN sobre serviços desenvolvidos no Brasil, mas cujo resultado se verifica fora do território nacional, configurando exportação de serviços. Apesar disso, há especificidades sobre o que se considera efetiva exportação de serviços para fins de não incidência do ISSQN.
• Incidência sobre serviços prestados por meio eletrônico: Serviços prestados e tomados por meio eletrônico, digital ou similares estão sujeitos ao ISSQN, especialmente com o avanço da economia digital. A localização da incidência do imposto pode variar conforme a legislação municipal.
• Incidência sobre construção civil: Para serviços de construção civil, o ISSQN incide sobre os serviços que constam na legislação, sendo o local da incidência onde a obra é realizada.
• Incidência sobre serviços de assistência técnica: Quando os serviços exigem deslocamento do prestador até o local onde serão executados, a incidência do ISSQN ocorre nesse local.
• Incidência sobre leasing ou arrendamento mercantil: Determinadas formas de leasing, especialmente o leasing operacional, podem ter tributação pelo ISSQN, dependendo da interpretação legal e jurisprudencial.

Ao optar por alguma incidência, ainda deve-se preencher as seguintes informações nos campos da NFSe:

• Se a exigibilidade do recolhimento do ISSQN a pagar nesta operação está suspensa;
• Se há retenção do ISSQN pelo tomador ou pelo intermediário;
• Se este serviço está amparado por algum benefício municipal;
• Se será aplicado algum tipo de Dedução/Redução à base de cálculo do ISSQN;
• Alíquota;
• Base de cálculo para o ISSQN;
• Valor do ISSQN.

Tributação Federal

Situação Tributária do PIS/COFINS

Caso não seja optante do Simples Nacional, deve-se informar qual a situação tributária do PIS/COFINS. As situações tributárias do PIS/COFINS podem ser classificadas em três principais regimes:

• Regime cumulativo: se aplica principalmente a empresas optantes pelo Lucro Presumido que não estão sujeitas ao regime não cumulativo. Alguns tipos de receitas específicas também têm tributação nesse regime, independentemente do regime da empresa.
• Regime não cumulativo: obrigatório para empresas optantes pelo Lucro Real. Algumas empresas optantes pelo Lucro Presumido podem optar por este regime, dependendo da atividade exercida.
• Regime especial – substituição tributária e alíquotas diferenciadas: Alguns setores da economia possuem regimes especiais de PIS/COFINS. Como, por exemplo, substituição tributária (como combustíveis, veículos, medicamentos, bebidas frias) ou alíquotas diferenciadas, conforme a legislação específica para cada setor.
• Exceções e isenções: existem, ainda, receitas isentas, alíquotas zero, suspensões, e outras situações específicas previstas na legislação. Como vendas destinadas à exportação, receitas de entidades beneficentes de assistência social que atendam às condições da legislação, entre outras.

Valores de Tributação Federal

• Valor Retido IRRF: O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma obrigação tributária federal. Nela, a pessoa jurídica ou equiparada, tem a obrigação de reter do beneficiário da renda, o imposto correspondente, nos termos do Regulamento do Imposto de Renda.
• Valor Retido CSLL: A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) é um tributo federal que incide sobre o lucro líquido do período-base, antes da provisão para o Imposto de Renda. Pessoas jurídicas e entes equiparados pela legislação do IR devem esse valor, destinando-se ao financiamento da Seguridade Social, como disciplina a lei nº 7.689/1988 e suas alterações.
• Valor Retido CP: A Contribuição Previdenciária (CP) é um tributo federal e é composta pelo Risco Ambiental do Trabalho (RAT) ou Seguro de Acidente do Trabalho (SAT) e pela Contribuição Previdenciária Patronal (CPP). Essas contribuições têm cálculo pela aplicação de uma alíquota sobre o total das remunerações pagas ou creditadas, no decorrer do mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos e são destinadas ao financiamento da Seguridade Social. As contribuições têm regência pela lei 8.212/1991.

Campos não obrigatórios da NFSe

Apesar de não serem exigidos para a validação da nota, estes campos são importantes para uma gestão mais completa e transparente.

Vamos explorar quais são esses campos da NFSe:

Certos Dados do Emitente

• Detalhes de contato: Inclui detalhes como telefone e e-mail. Embora não seja mandatório, facilita a comunicação e o acesso a informações importantes entre as partes.

Informações Complementares

• Documentos e informações adicionais: Campos da NFSe para inserção de números de documentos de responsabilidade técnica, referências e outras informações complementares são disponibilizados. Estes detalhes, mesmo sendo opcionais, contribuem para a rastreabilidade e para o entendimento do contexto da prestação do serviço.

Aspectos Financeiros

• Descontos incondicionados e condicionados: A NFSe permite que sejam especificados descontos tanto incondicionados quanto condicionados. O primeiro reduz diretamente o valor do serviço, enquanto o segundo depende da concretização de uma condição após a emissão da nota.

Como preencher cada um dos campos da nota fiscal de serviço?

Agora que você já sabe quais são os campos, vamos à parte prática. A emissão pode variar um pouco dependendo do sistema da prefeitura ou da plataforma de gestão que você usa, mas a lógica por trás do preenchimento é a mesma.

Atenção aos detalhes em cada etapa:

1. Número e Série da DPS: Verifique se seu município exige a Documentação de Prestação de Serviços (DPS). Caso exija, acesse o sistema da prefeitura para emitir o documento e obter o número e a série, que podem ser gerados automaticamente ou inseridos manualmente. Depois, informe esses dados na NFSe.
2. Data de Competência: Selecione no calendário a data em que o serviço foi concluído ou o período em que ele ocorreu (por exemplo, o mês inteiro para serviços contínuos).
3. Emitente da NFSe e Dados da Empresa: Antes de emitir a nota, sua empresa já deve estar cadastrada no sistema da prefeitura com informações como CNPJ e Inscrição Municipal. Ao fazer login, o sistema geralmente preenche esses dados de forma automática.
4. Localização do Tomador e do Intermediário: Preencha os dados completos do cliente, como nome, CPF/CNPJ e endereço. Se o cliente for do exterior, use o Número de Identificação Fiscal (NIF) ou justifique a ausência.
5. Local de Prestação: Indique o endereço onde o serviço foi realizado. Se foi na sua empresa, informe o seu endereço; se foi em outro lugar (como no cliente), informe o endereço correspondente.
6. Código de Tributação Nacional: Consulte a tabela de serviços da Lei Complementar nº 116/2003 ou a fornecida pelo seu município para encontrar o código exato do serviço prestado. Insira esse código no campo correspondente para garantir o cálculo correto do ISSQN.
7. Descrição do Serviço: Detalhe de forma clara e específica o trabalho realizado, incluindo, se possível, datas, locais e o que foi feito. Isso evita ambiguidades e dá clareza para o cliente e para o Fisco.
8. Classificação do ISSQN do serviço: Após inserir o código do serviço, informe se a operação se enquadra como exportação, imunidade ou não incidência de ISSQN. Em caso de exportação, é necessário informar o país de destino.
9. NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços): Se a legislação do seu município exigir, identifique o código NBS que corresponde ao serviço prestado e insira-o no campo apropriado da NFSe.
10. Valor Total Cobrado pelo Serviço: Preencha o valor total do serviço e, se houver, os valores de descontos (incondicionados ou condicionados).
11. Tributação do ISSQN (Situação Tributária): Indique a situação do imposto, que pode ser “Tributação no município”, “Isenção”, “Imunidade” ou “Retenção na fonte”. Informe também se há suspensão da exigibilidade, benefício fiscal ou dedução na base de cálculo, conforme o caso.
12. Tributação do ISSQN (Valor): Verifique a alíquota de ISSQN para o seu serviço na legislação municipal. Insira a alíquota e a base de cálculo (geralmente o valor total do serviço) para que o sistema calcule o valor final do imposto.
13. Situação Tributária do PIS/COFINS: Caso sua empresa não seja optante pelo Simples Nacional, informe a situação tributária do PIS/COFINS por meio dos códigos que identificam o regime de apuração (cumulativo ou não cumulativo) e a alíquota aplicável.
14. Valor Retido IRRF: Se o serviço prestado estiver sujeito à retenção de Imposto de Renda Retido na Fonte, calcule o valor aplicando a alíquota correspondente e preencha-o no campo específico.
15. Valor Retido CSLL: Caso o serviço preveja retenção da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, calcule o valor (geralmente 1%) e insira-o no campo destinado à CSLL.
16. Valor Retido CP: Se houver retenção de Contribuição Previdenciária, verifique o percentual aplicável na legislação federal e informe o valor calculado no campo correspondente da nota fiscal.

A importância do bom preenchimento dos campos da NFSe

Preencher uma NFSe com atenção não é burocracia, é estratégia. Um documento correto traz benefícios que impactam diretamente a saúde e a reputação do seu negócio.

Conformidade legal e redução de riscos

Manter a casa em ordem com o Fisco começa aqui. O preenchimento correto de cada campo da NFSe garante que sua empresa cumpra a legislação tributária, evitando multas, juros e outras penalidades que podem comprometer o caixa.

Gestão financeira e contábil eficiente

Notas fiscais precisas são a base para uma contabilidade confiável. Elas permitem um controle financeiro mais eficiente e seguro, facilitam o registro em sistemas contábeis e a apuração de impostos e garantem que seus relatórios reflitam a realidade da empresa.

Transparência e relacionamento com clientes

Uma NFSe clara e detalhada mostra profissionalismo e fortalece a confiança. Seu cliente sabe exatamente pelo que está pagando, o que evita mal-entendidos e constrói uma relação comercial mais sólida.

Facilitação da emissão de documentos complementares

Precisa emitir uma nota de débito, um boleto ou um contrato vinculado ao serviço? Com os dados da NFSe preenchidos corretamente, a geração de outros documentos se torna muito mais simples e à prova de erros.

Além disso, o preenchimento correto dos dados na NFSe ajuda na integração com sistemas de gestão empresarial (ERP), otimizando processos operacionais, reduzindo a margem de erro e aumentando a eficiência administrativa.

Impacto no fluxo de caixa e na liquidez

Erros na NFSe podem causar atrasos no faturamento e, consequentemente, no recebimento. Um preenchimento correto acelera o processo de pagamento e contribui para um fluxo de caixa mais saudável e previsível.

Importância estratégica para tomadas de decisão

Os dados contidos nas notas fiscais são uma mina de ouro. Analisá-los permite que você identifique os serviços mais rentáveis, entenda o perfil dos seus clientes e tome decisões mais inteligentes para o futuro do seu negócio.

É possível corrigir campos da NFSe após a emissão?

Errou na hora de emitir a nota? Calma, acontece. A boa notícia é que existem maneiras de corrigir as informações. As opções mais comuns são:

• Cancelamento da NFSe: É a solução ideal quando o serviço não foi prestado ou quando há erros que não podem ser corrigidos, como o CNPJ do tomador. Mas atenção: geralmente existe um prazo definido pelo município para solicitar o cancelamento da NFSe.
• NFSe Substituta: Se você perdeu o prazo de cancelamento, a nota substituta é o caminho. Ela permite que você emita um novo documento corrigido, referenciando e invalidando a nota original com erro.
• Carta de Correção Eletrônica (CCe): A CCe é usada para corrigir erros mais simples, que não alteram os dados principais da operação. Você pode usá-la para ajustar informações como a descrição do serviço (desde que não mude o objeto) ou dados adicionais. Ela não pode ser usada para alterar valores, datas ou os dados do prestador e do tomador.

Conclusão

Dominar o preenchimento dos campos da NFSe é um passo essencial para qualquer empresa que busca eficiência e segurança fiscal. Mais do que uma formalidade, é um processo que reflete a organização e o profissionalismo do seu negócio.

Sabemos que, mesmo com todas as dicas, a rotina de emissão manual pode ser cansativa e suscetível a erros. É por isso que a automação se tornou uma aliada indispensável para milhares de empresas.

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