Conferência De Nota Fiscal: Como E Porque Fazer

Toda empresa deve lidar com notas fiscais, seja de serviço ou de produto — é uma obrigação imposta pela Sefaz. Neste contexto, é essencial manter o controle e realizar conferência de nota fiscal de forma periódica, pois só assim podemos ter uma visão geral da parte contábil e também evitar erros. 

Você também precisa ter atenção às mudanças apresentadas pelo governo, que podem abranger a emissão, entrega e armazenamento de documentos como esse. A seguir, fique por dentro do passo a passo de como realizar conferências eficazes para não prejudicar a saúde financeira do negócio e saiba como a tecnologia pode ser um grande aliado.

O que é a conferência de notas fiscais?

A conferência de notas fiscais é o processo pelo qual uma empresa verifica e valida as informações contidas em notas fiscais recebidas ou emitidas, garantindo que estejam de acordo com as transações comerciais realizadas. Esse procedimento envolve a comparação entre os dados da nota fiscal e documentos relacionados, como pedidos de compra, contratos e comprovantes de pagamento.

O objetivo é assegurar que os valores, quantidades de produtos ou serviços e os impostos estejam corretos e que a nota esteja devidamente registrada no sistema fiscal da empresa.Esse processo é fundamental para evitar erros que possam resultar em prejuízos financeiros, como o pagamento incorreto de impostos ou recebimento de mercadorias com problemas. Além disso, ajuda a garantir a conformidade com a legislação fiscal vigente, evitando multas e penalidades.

A importância da conferência de notas fiscais

Existem ao menos cinco fatores de importância no processo de conferência da nota fiscal. Tais como:

• Controle financeiro: quando há a checagem das notas, pode-se garantir que os valores listados estão corretos e correspondem à cobrança feita pelo produto. 
• Compliance fiscal: averiguar a veracidade de uma nota também garante a cobrança devida dos impostos. Caso contrário, a empresa pode enfrentar problemas com a Receita Federal, como multas e sanções. 
• Resguardo contra fraudes: aplicar o processo recorrente de verificação de notas ajudará a identificar notas falsas ou duplicadas, protegendo todos os agentes de atividades legais.
• Otimizar a resolução de conflitos: mesmo com discrepâncias nas transações, uma nota fiscal devidamente conferida pode evidenciar o problema e o que foi acordado entre as partes.
• Auditoria: a sua empresa realiza auditoria, correto? Para agilizar o processo e garantir precisão, a conferência da nota fiscal se torna importantíssima.

Como fazer a conferência de notas fiscais

A conferência de uma nota fiscal envolve vários passos e é crucial segui-las, pois é dessa forma que a sua equipe ganha precisão e garante compliance fiscal. 

Quais dados devem ser conferidos na nota

• Número da nota fiscal: para saber se está correto, o número deve ser sequencial e sem duplicatas.
• Data de emissão: deve estar de acordo com a data da transação e respeitando os prazos legais.
• Nome e endereço de quem emitiu e para quem foi destinada
• Descrição dos produtos: deve corresponder ao que foi acordado e incluir quantidade, preço unitário e valor total.
• Impostos: podem incluir o Imposto sobre Valor Agregado (IVA) ou Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
• Descontos e taxas adicionais: os valores devem estar como combinado entre as partes.

Como conferir a autenticidade da nota

Imagine essa situação: a sua equipe conferiu todos os dados mencionados acima e mesmo assim há desconfianças quanto a autenticidade de uma das notas fiscais. Saiba que há passos adicionais para evitar fraudes. 

Primeiro, valide o CNPJ apresentado no documento. Caso corresponda ao restante das informações, então ele provavelmente é válido. Outra maneira é certificar-se que a nota foi devidamente assinada ou autorizada pelo emissor. 

Por fim, realize uma consulta no portal da Secretaria da Fazenda, pois o sistema fornecerá informações sobre o registro e validade do documento fiscal. 

Como saber se os valores da nota estão corretos

Outra etapa para realizar a conferência da nota fiscal é verificar os valores apresentados. Para isso, compare com o pedido de compra e contratos para identificar divergências entre estes documentos.

Você também pode somar todos os valores novamente, incluindo as taxas, para garantir o total da nota — atenção aos arredondamentos, moeda e unidade de medida.

Devo conferir outros documentos fiscais?

A conferência do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) também conta com etapas similares ao NFe para atestar veracidade.

Ou seja, deve-se verificar também os dados básicos, como número sequencial, data da emissão, dados do emissor e destinatário, impostos, valores e autorização.

Conferência de CTes

Para os CTes, a diferença está na descrição da carga, a qual deve incluir todos os detalhes, como quantidade, peso, valor e outros. Além disso, é importante conferir as rotas e os itinerários planejados e realizados.

Conferência de notas fiscais de serviço

Já para a NFSe, identifique também a descrição dos serviços prestados e a presença da assinatura digital do emissor.

Porque conferir documentos fiscais

Conferir documentos fiscais não é um mero preciosismo. É uma atividade fundamental para a saúde e eficiência fiscal e contábil de uma empresa.

Entre as vantagens, podemos citar:

Compliance fiscal

Averiguar todos os dados de uma nota fiscal ajudará no cumprimento dos aspectos fiscais e regulamentos tributários. Quando há a identificação de erros, é possível consertá-los antes de apresentar ao fisco.

Otimização de tempo

Ao conferir a veracidade dos documentos fiscais na logística, como Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CTe), evitamos entregas incorretas e atrasadas. Assim, economizamos tempo e recursos.

Economia e aumento da produtividade

Aumentar a produtividade não quer dizer fazer mais, mas sim reduzir retrabalhos e falhas. Como consequência, a empresa pode evitar pagamentos excessivos, falhas e cobrança de impostos indevidos. 

Além disso, o gestor permite que a equipe se concentre em tarefas estratégicas, em vez de lidar com problemas decorrentes de erros.

Agilidade

A conferência também aumenta a eficiência e agilidade nos processos internos, uma vez que reduz a necessidade de correções e retrabalho.

Assim, como informações precisas e sempre atualizadas, podemos tomar decisões mais rápidas e certeiras sobre estratégias financeiras e operacionais.

Dicas para a conferência de notas fiscais

Embora pareça uma atividade simples, a conferência de documentos fiscais deve ser realizada com cuidado para evitar erros. Algumas dicas garante um trabalho eficiente:

Organização dos documentos

Já que a Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória no Brasil, o ideal é organizar os documentos emitidos e recebidos na rotina da empresa para evitar dores de cabeça. 

Saiba que elas precisam ser armazenadas por pelo menos cinco anos e em caso de fiscalização, multas de mais de R$1.000 podem ser cobradas por conta do descumprimento da regra. 

Sendo assim, é necessário armazenar as notas de forma eficiente para localizá-las com facilidade e a qualquer momento. Para catalogá-las, você pode organizar nas seguintes categorias:

• Data de emissão
• Data de recebimento
• Empresa emissora
• Destinatário 
• Ou de acordo com as necessidades da sua empresa.

A dica é evitar o trabalho manual e contar com softwares especializados na gestão de documentos fiscais, como a Qive: uma solução digital em nuvem completa para a organização fiscal do seu negócio.

Rotinas de processos

Criar uma rotina de conferência é fator essencial para o sucesso do processo. Você pode tanto adaptar a rotina que já existe (ou apenas otimizá-la), quanto criar novos fluxos. 

Neste ponto não há regras, pois a realidade de cada empresa é diferente. Mas é essencial estabelecer responsáveis por receber o produto, conferir a nota do pedido, armazenar o documento e fazer auditorias internas. 

Automações

Muito além de selecionar responsáveis, é preciso capacitar a equipe. Isto é, eles também precisam entender o que a legislação diz, quais são os riscos associados aos erros e os benefícios de conferir documentos fiscais com recorrências. 

A tendência é que eles estejam alinhados com as necessidades e as demandas da empresa afim de otimizar a produtividade em seus postos de trabalho. Sendo assim, invista em treinamentos, cursos, palestras e garanta que o conhecimento seja colocado em prática.

Como a Qive pode te ajudar na conferência de notas fiscais e outros documentos?

Você sabia que a Qive pode ajudar o seu negócio a conferir notas fiscais com mais eficiência? E de quebra, ainda oferece uma solução digital para a sua gestão fiscal completa:

Captação automática de todas as notas fiscais

Com a Qive, é possível obter acesso à nota fiscal antes da entrega dos produtos. Assim, sua equipe pode identificar possíveis divergências na validação com o pedido de compras.

A própria plataforma realiza a conferência entre o pedido de compra e a nota fiscal para validar tudo o que foi acordado com o fornecedor: prazo de pagamento, preço, quantidade, tributos, e outros.

Isso ajuda a evitar devoluções, pagamentos incorretos, prejuízos e até erros em mercadoria.

Centralização e organização dos documentos

Dê adeus à desorganização dos documentos fiscais do seu negócio. Com a Qive, você centraliza todos os documentos em um único lugar, sejam eles NFe, NFSe, CTe, NFCe ou Boletos. E o melhor, com toda a segurança da nuvem e com total integração com os principais sistemas de ERP do mercado.

E para facilitar o trabalho de conferência, trazer inteligência para as suas análises e melhorar o seu controle, você pode organizar e classificar todos os documentos por meio de filtros. Assim fica fácil criar pesquisas personalizadas de duplicatas, alíquotas, frete e mais dados necessários para gerar insights para o seu negócio.

Análise TAX e SPED

Com a Análise Tax e Sped o software da Qive realiza o confronto entre o Sped fiscal e os documentos fiscais já arquivados na nuvem. Com isso, a escrituração pode ser agilizada e os erros do processo enfrentam redução. 

Agora você sabe porque a sua equipe deve contar com um software automatizado, como a Qive, por que não contar com a ferramenta para fazer a conferência da nota fiscal e evitar erros?

Para entender como funciona na prática, teste o programa gratuitamente, basta entrar em contato com um de nossos especialistas e agendar a implementação da ferramenta.