Descubra como o Habib’s reduziu de 20 minutos para segundos o lançamento de notas fiscais com a Qive.
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Economia com riscos fiscais
Gerada pela integração entre a Qive e o ERP Protheus
95% de economia de tempo
Com inserção de NFes no sistema
Em até 48h
NFe processada, aprovada, já paga e contabilizada
Com mais de 500 restaurantes em 19 estados, grupo automatiza a gestão de 25 mil notas fiscais por mês, reduz 95% do tempo operacional e fortalece o compliance fiscal com a Qive.
Entre os principais fatores que geram riscos fiscais nas empresas está a falta de visibilidade sobre todas as notas fiscais emitidas contra seus CNPJs. Em operações de grande escala, esse cenário deixa de ser apenas um problema operacional, e passa a ser um risco estratégico.
No Grupo Habib’s, maior rede de fast food brasileira, a complexidade fiscal acompanha o tamanho da operação. São mais de 500 restaurantes, milhares de fornecedores e um volume mensal de aproximadamente 25 mil notas fiscais de mercadorias.
Garantir que cada documento fosse corretamente capturado, escriturado e integrado ao ERP era fundamental para evitar multas, autuações, atrasos em pagamentos e até impactos no abastecimento das unidades.
Foi nesse contexto que o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) do grupo buscou uma solução capaz de automatizar processos manuais, garantir conformidade fiscal e dar previsibilidade ao pagamento.
O desafio: visibilidade total das notas e eliminação de riscos
Antes da implementação da Qive, o processo de escrituração era altamente manual.
Cada nota fiscal levava entre 15 e 20 minutos para ser inserida no ERP Protheus. O volume elevado tornava o processo moroso, suscetível a falhas humanas e com alto potencial de retrabalho.
As principais dores eram claras:
- Garantir a escrituração de 100% das notas fiscais de mercadorias nos livros fiscais;
- Corrigir inconsistências herdadas de processos anteriores;
- Evitar multas por falta de escrituração;
- Assegurar que nenhum fornecedor deixasse de ser pago por falhas operacionais;
- Reduzir a dependência de atividades manuais repetitivas.
A ausência de visibilidade centralizada das notas emitidas contra cada CNPJ aumentava o risco fiscal da operação e pressionava o time com atividades operacionais pouco estratégicas.
O grupo precisava transformar um fluxo fragmentado e manual em um processo integrado, seguro e automatizado, conectado diretamente ao ERP.
A solução: integração nativa ao ERP e automação de ponta a ponta
Para redefinir esse fluxo, a Qive integrou sua plataforma ao ERP Protheus, automatizando a captura e o processamento das notas fiscais direto das fontes oficiais.
Com isso, o que antes levava até 20 minutos por documento passou a acontecer em segundos.
Após a captura automática:
- A nota é direcionada para escrituração ou pagamento sem intervenção manual;
- O documento é validado e classificado corretamente;
- O fluxo fiscal e financeiro passa a operar de forma contínua e conectada ao ERP;
- A equipe deixa de atuar de forma reativa e passa a ter controle e previsibilidade.
Ao integrar documentos fiscais, ERP e fluxo de pagamentos em um único processo automatizado, a Qive trouxe governança e rastreabilidade para o grupo.
Segundo Rodolfo Bezerra, Gerente Fiscal do Grupo Habib’s:
“Hoje temos a segurança de que todas as notas estão sendo capturadas e tratadas dentro do ERP, garantindo o compliance fiscal e minimizando riscos de fiscalizações, autuações e até perdas nos suprimentos por falta de pagamento aos nossos fornecedores.”
Mais do que automatizar tarefas, a operação ganhou confiabilidade de ponta a ponta.
Os resultados: eficiência operacional e impacto financeiro estratégico
Com a automação implementada, o Grupo Habib’s passou a gerenciar cerca de 25 mil notas fiscais por mês com alto nível de segurança e previsibilidade.
Os principais impactos foram:
- 95% de redução no tempo de processamento por nota fiscal
- Lançamento reduzido de até 20 minutos para segundos
- Minimização de riscos fiscais e autuações
- Redução significativa de erros manuais
- Pagamentos realizados dentro do prazo
- Maior previsibilidade financeira e controle da operação
Além da economia operacional imediata, o impacto financeiro foi relevante: ao reduzir riscos de multas e inconsistências fiscais, o grupo passou a direcionar recursos para a operação principal do negócio, e não para correções ou contingências.
Na prática, a automação trouxe não apenas eficiência, mas também proteção ao caixa e à estratégia financeira da companhia.
Transformação digital no centro da estratégia
A parceria com a Qive faz parte de um movimento mais amplo do Grupo Habib’s rumo à digitalização e à modernização de seus processos internos.
Ao automatizar a gestão de documentos fiscais e integrar o fluxo ao ERP, o grupo fortaleceu o compliance, reduziu vulnerabilidades e elevou o nível de maturidade do Contas a Pagar.
É esse movimento que sustenta operações complexas em escala: menos esforço manual, mais inteligência, mais controle.
A Qive, como a plataforma que redefine o Contas a Pagar, conecta documentos, pagamentos e fornecedores em um único fluxo automatizado, garantindo eficiência, segurança e previsibilidade financeira de ponta a ponta.
Sobre o Grupo Habib’s
Fundado em 1988, o Habib’s é a maior rede de fast food brasileira. Com mais de 17 mil colaboradores, o grupo está presente em 19 estados e atende mais de 200 milhões de clientes por ano.
Além da marca Habib’s, o grupo também é responsável pelas redes Ragazzo, Ragazzo Express e Tendall Grill, consolidando-se como um dos maiores grupos de alimentação do país.
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