Descubra como o Habib’s reduziu de 20 minutos para segundos o lançamento de notas fiscais com a Qive.

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Economia com riscos fiscais

Gerada pela integração entre a Qive e o ERP Protheus

95% de economia de tempo

Com inserção de NFes no sistema

Em até 48h

NFe processada, aprovada, já paga e contabilizada

Com mais de 500 restaurantes em 19 estados, grupo automatiza a gestão de 25 mil notas fiscais por mês, reduz 95% do tempo operacional e fortalece o compliance fiscal com a Qive.

Entre os principais fatores que geram riscos fiscais nas empresas está a falta de visibilidade sobre todas as notas fiscais emitidas contra seus CNPJs. Em operações de grande escala, esse cenário deixa de ser apenas um problema operacional, e passa a ser um risco estratégico.

No Grupo Habib’s, maior rede de fast food brasileira, a complexidade fiscal acompanha o tamanho da operação. São mais de 500 restaurantes, milhares de fornecedores e um volume mensal de aproximadamente 25 mil notas fiscais de mercadorias.

Garantir que cada documento fosse corretamente capturado, escriturado e integrado ao ERP era fundamental para evitar multas, autuações, atrasos em pagamentos e até impactos no abastecimento das unidades.

Foi nesse contexto que o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) do grupo buscou uma solução capaz de automatizar processos manuais, garantir conformidade fiscal e dar previsibilidade ao pagamento.

O desafio: visibilidade total das notas e eliminação de riscos

Antes da implementação da Qive, o processo de escrituração era altamente manual.

Cada nota fiscal levava entre 15 e 20 minutos para ser inserida no ERP Protheus. O volume elevado tornava o processo moroso, suscetível a falhas humanas e com alto potencial de retrabalho.

As principais dores eram claras:

  • Garantir a escrituração de 100% das notas fiscais de mercadorias nos livros fiscais;

  • Corrigir inconsistências herdadas de processos anteriores;

  • Evitar multas por falta de escrituração;

  • Assegurar que nenhum fornecedor deixasse de ser pago por falhas operacionais;

  • Reduzir a dependência de atividades manuais repetitivas.

A ausência de visibilidade centralizada das notas emitidas contra cada CNPJ aumentava o risco fiscal da operação e pressionava o time com atividades operacionais pouco estratégicas.

O grupo precisava transformar um fluxo fragmentado e manual em um processo integrado, seguro e automatizado, conectado diretamente ao ERP.

A solução: integração nativa ao ERP e automação de ponta a ponta

Para redefinir esse fluxo, a Qive integrou sua plataforma ao ERP Protheus, automatizando a captura e o processamento das notas fiscais direto das fontes oficiais.

Com isso, o que antes levava até 20 minutos por documento passou a acontecer em segundos.

Após a captura automática:

  • A nota é direcionada para escrituração ou pagamento sem intervenção manual;

  • O documento é validado e classificado corretamente;

  • O fluxo fiscal e financeiro passa a operar de forma contínua e conectada ao ERP;

  • A equipe deixa de atuar de forma reativa e passa a ter controle e previsibilidade.

Ao integrar documentos fiscais, ERP e fluxo de pagamentos em um único processo automatizado, a Qive trouxe governança e rastreabilidade para o grupo.

Segundo Rodolfo Bezerra, Gerente Fiscal do Grupo Habib’s:

“Hoje temos a segurança de que todas as notas estão sendo capturadas e tratadas dentro do ERP, garantindo o compliance fiscal e minimizando riscos de fiscalizações, autuações e até perdas nos suprimentos por falta de pagamento aos nossos fornecedores.”

Mais do que automatizar tarefas, a operação ganhou confiabilidade de ponta a ponta.

Os resultados: eficiência operacional e impacto financeiro estratégico

Com a automação implementada, o Grupo Habib’s passou a gerenciar cerca de 25 mil notas fiscais por mês com alto nível de segurança e previsibilidade.

Os principais impactos foram:

  • 95% de redução no tempo de processamento por nota fiscal

  • Lançamento reduzido de até 20 minutos para segundos

  • Minimização de riscos fiscais e autuações

  • Redução significativa de erros manuais

  • Pagamentos realizados dentro do prazo

  • Maior previsibilidade financeira e controle da operação

Além da economia operacional imediata, o impacto financeiro foi relevante: ao reduzir riscos de multas e inconsistências fiscais, o grupo passou a direcionar recursos para a operação principal do negócio, e não para correções ou contingências.

Na prática, a automação trouxe não apenas eficiência, mas também proteção ao caixa e à estratégia financeira da companhia.

Transformação digital no centro da estratégia

A parceria com a Qive faz parte de um movimento mais amplo do Grupo Habib’s rumo à digitalização e à modernização de seus processos internos.

Ao automatizar a gestão de documentos fiscais e integrar o fluxo ao ERP, o grupo fortaleceu o compliance, reduziu vulnerabilidades e elevou o nível de maturidade do Contas a Pagar.

É esse movimento que sustenta operações complexas em escala: menos esforço manual, mais inteligência, mais controle.

A Qive, como a plataforma que redefine o Contas a Pagar, conecta documentos, pagamentos e fornecedores em um único fluxo automatizado, garantindo eficiência, segurança e previsibilidade financeira de ponta a ponta.

Sobre o Grupo Habib’s

Fundado em 1988, o Habib’s é a maior rede de fast food brasileira. Com mais de 17 mil colaboradores, o grupo está presente em 19 estados e atende mais de 200 milhões de clientes por ano.

Além da marca Habib’s, o grupo também é responsável pelas redes Ragazzo, Ragazzo Express e Tendall Grill, consolidando-se como um dos maiores grupos de alimentação do país.

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Empresas que desafiaram o jeito antigo de pagar contas

“Hoje a gente cruza os boletos em aberto com os pagamentos registrados no SAP e boletos divergentes, boletos cancelados e até as fraudes. A gente consegue acompanhar tudo bem de perto no painel da Qive.”

“Há dois anos, ainda era um grande desafio quitar todas as notas fiscais dentro do prazo e acabávamos concluindo menos de 70%. Hoje, pagamos 99,97% de todas as NFes em dia. Fazer isso de maneira integrada, direto no SAP, é super eficiente e fluido.”

“Ficou mais fácil encontrar as notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o compliance fiscal da empresa e pode gerar multas.”

“Além de toda a facilidade na consulta e armazenamento de NFes e CTes, o aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe), que existe dentro da plataforma da Qive, facilita o registro desse tipo de documento fiscal e permite que a gente saiba onde nossas cargas estão.”

“Com a Qive, tudo é automático, então você tem a garantia de que funciona. A plataforma independe de mãos humanas, e isso traz uma confiança grande. Hoje, para tudo o que recebemos fisicamente, fazemos um check na Qive antes. Só depois da confirmação da veracidade nós lançamos no registro fiscal.”

“... a Qive, que é um dos nossos principais fornecedores e uma ferramenta essencial no nosso dia a dia, principalmente, no departamento fiscal. É uma ferramenta de rápido acesso, traz muito retorno para nós e é o que eu falei, ela é primordial no nosso dia a dia. Tô muito feliz e muito satisfeita com a entrega no mercado de vocês.”

”Já utilizamos a Qive há um bom tempo e a experiência tem sido bem gratificante, a gente consegue hoje não só automatizar a captura dos documentos fiscais, mas também o input a automatização com o lançamento dentro do SAP, então isso gera uma agilidade e traz também uma visibilidade pra que a gente consiga repassar isso inclusive com diretoria e todo time fiscal da equipe”

“A gente iniciou com a Qive faz pouco tempo, já estamos vendo grandes resultados na área fiscal e eu só tenho agradecer a parceria. Nós vamos agora conseguir automatizar muitas operações pra gente ter um tempo valioso em análises tributarias e agora com chegada da Reforma, a Qive está trazendo uma plataforma incrível com tudo que a gente precisa pra essa grande revolução a partir de 2026.”

"A gente usa a solução do Qive hoje mudou o nome para Qive, a gente utiliza pra cruzamento de informações, extração de dados, a gente também utiliza em lote para fazer manifesto de operações, por exemplo operação não realizada; pra consultar notas fiscais, por exemplo, extração em PDF e também relatórios hoje a gente usa para cupom fiscal que também é bem mais fácil, integrado e a gente consegue ter uma rapidez no cruzamento de informações. E também hoje algo bem importante que a gente faz é a utilização de API que hoje a gente tem MKTplace com mercado livre e a gente usa a API para integração automática no ERP”

"São excelentes parceiros e nos apoiam nos processos do dia a dia e nos acompanham há mais de 6 anos e vai continuar nos apoiando no que vem da Reforma Tributária."

"Temos a parceria grande com a Qive, trazem várias opções para nossa área fiscal, baixar notas fiscais, notas dos fornecedores, prestadores de serviço e as principais regiões. Além de dar suporte nas fiscalizações. Estamos muito felizes com a empresa e tenho certeza que essa parceria vai durar por muitos anos."

"A Qive a gente usa pro departamento comercial, porque a gente tem muita devolução. O comercial acompanha essas devoluções. O financeiro usa para consulta de notas que às vezes tem lá para pagar e essa nota não está aparecendo para eles. Contas a recebe utiliza para consulta de uma nota se foi cancelada ou não. Uma coisa que a gente usa bastante é para manifesto de notas, diariamente, até mesmo para compensar o cliente, porque trabalhamos com direito a devolução. Pra eu trocar uma nota, fazer formulário próprio ou até mesmo cancelar, a Qive me ajuda no conceito de consultar se a nota foi manifestada ou não pelo cliente. Então essa conformidade pra mim é muito importante, pro contas a receber, porque eles têm uma garantia que o cliente recebeu e pode fazer a cobrança efetiva. Conhecimento de transporte também buscar os xml. Pessoal do ecommerce: pra trazer as notas da shopee, mercado livre, shein, a gente tem a configuração que traz todos os XMLs, porque quando você entra nesses mktplaces é difícil consultar, na Qive não, eles pesquisam o CPF do cliente, rapidinho tem a notae consegue dar tratativa com o cliente. Bem dizer a Ciranda usa 100% Qive."

"Certamente, recomendaria a Qive para todas as empresas porque é uma necessidade ter um compliance bem-feito. A Qive tem uma assertividade muito grande em relação à captura das nossas notas fiscais; ajuda muito na parte do compliance, que seria um objetivo primário. E isso possibilita, de uma forma exponencial, levar a área tributária para um outro patamar, fazendo a otimização dos dados que estão dentro das notas fiscais então a é algo que eu diria recomendo para todos que querem levar a área tributária para um próximo nível."

"O relacionamento é ótimo. Acho que a Qive tem foco no cliente e não no produto. A gente, da área tributária, pela experiência, sempre teve muito contato com empresas em que o foco é no produto, e aí é um negócio em que te oferecem sempre algo muito engessado. Enquanto que, com a Qive, a gente tem a oportunidade de desenvolver, de estar sempre desenvolvendo e melhorando algo que já existe.”

"O processo de inovação que a Qive traz pra dentro do iFood é o ponto principal. Eles estão sempre captando o que está acontecendo no mercado e trazendo pra cá, o que nos ajuda a pensar diferente e resolver nossos problemas mais rápido."

“A Qive trouxe três benefícios principais: ganho de tempo, compliance e centralização do processo. Hoje os documentos estão organizados e acessíveis.” “Sinto da Qive um carinho genuíno com o cliente. É o parceiro certo para seguir com a LongPing — espero que essa parceria continue crescendo por muitos anos.”

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