6 problemas na consulta de nota fiscal e como resolver

Fazer a consulta de NFe e outros documentos fiscais é algo que faz parte da rotina das empresas. Porém, ainda hoje existem diversos problemas que podem acontecer na hora da consulta, sobretudo se ela for feita na SEFAZ.

Acompanhe o artigo e confira 6 problemas comuns na consulta de nota fiscal eletrônica e como resolver!

1. Não possui a chave de acesso da nota fiscal

Em toda consulta no Portal da NF-e é preciso informar a chave de acesso da nota. É um requisito mínimo, afinal, sem esta chave não é possível prosseguir com os passos no site.

Não é raro acontecer de uma empresa precisar consultar uma nota antes da mercadoria chegar, e portanto, sem o DANFE. Ou ainda, que o fornecedor está demorando para enviar a nota por email e é preciso validar antes de determinado prazo.

Ainda existem outros problemas com extravios e perdas, mas tudo isso só leva a um ponto em comum: a empresa não possui a chave de acesso da nota.

Solução: consulta de nota fiscal sem chave de acesso

A resposta parece óbvia, mas sabendo que isso não é possível no site da SEFAZ, é preciso de um passo a passo. Um software que faz a consulta segura de nota fiscal é o da Qive, e ele não utiliza a chave de acesso. Confira:

Faça um cadastro no site e inicie um teste grátis;
Insira o Certificado Digital da empresa;
As notas fiscais dos últimos 30 dias irão aparecer por ordem de chegada, sem precisar digitar a chave de acesso.

2. Precisa consultar uma nota fiscal antiga

Esse problema é muito mais recorrente do que parece. A verdade é que ainda hoje muitas empresas não sabem da obrigatoriedade de armazenar o XML da nota fiscal, e só descobrem isso quando acabam sendo autuadas e multadas.

Infelizmente, a SEFAZ só guarda XMLs completos dos últimos 30 dias, e o resumo dos últimos 90 dias. Softwares confiáveis e que buscam a informação direto da SEFAZ seguem nos mesmos parâmetros, portanto, se você precisa de uma nota de anos atrás e uma ferramenta promete ajudar, fique atento!

Solução: prevenção desde a chegada da nota

Como você viu, para os últimos 30 dias ainda é possível recuperar a NF-e na SEFAZ ou com auxílio de um software, porém, além desse prazo a situação complica.

Esse caso nos lembra de uma famosa frase: “é melhor prevenir do que remediar”. Sendo assim, comece investindo já em uma plataforma que faça a gestão e armazenamento de XMLs, para evitar ainda mais problemas no futuro.

3. SEFAZ apresenta lentidão ou o site não abre

O grande volume de consultas diárias pode comprometer o pleno funcionamento do site da SEFAZ, prejudicando a consulta de NFe. Aqui no blog nós já escrevemos um artigo que trata de descobrir a disponibilidade da SEFAZ, confira!

Solução: investir em um software de captura automática

Agora que você já sabe como fazer o monitoramento de disponibilidade da SEFAZ, só resta duas alternativas: esperar a instabilidade passar, ou investir na tecnologia.

Softwares de captura e gestão de NF-es não tendem a ser caros, e principalmente, economizam muito em horas que profissionais levam na consulta manual.

O software da Qive faz a consulta periódica na SEFAZ durante todo o dia, captura todas as NF-es e CT-es, e armazena pelo período determinado por lei. Como as informações já são validadas e a solução é online, também é possível verificar o status da nota em tempo real na SEFAZ.

4. Não é mais possível consultar NF-es por um período de tempo

Quando são feitas muitas consultas de nota fiscal em sequência no Portal da NF-e, o sistema pode acabar travando e barrando próximas consultas por alguns minutos.

Toda empresa sabe que, no fechamento de mês, principalmente, dez minutos são uma eternidade e não podem ser desperdiçados. Portanto, confira a seguir como contornar essa situação.

Solução: fazer o processo em lote

Hoje em dia já é possível baixar as notas fiscais em lote, de uma vez só. Assim, você não irá depender de baixar notas várias vezes seguidas. Para baixar notas fiscais em lote, você pode utilizar a solução da Qive:

Acesse o site e inicie um teste gratuito;
Insira o Certificado Digital para haver conexão com a SEFAZ;
Acesse “fechamento” na aba lateral esquerda;
Escolha o período e outras informações para baixar as notas fiscais em lote.

5. Não tem Certificado Digital na empresa

Com o avanço da tecnologia, o Certificado Digital vem se tornando cada vez mais necessário em diversas tarefas do dia a dia, entre elas, a emissão e consulta de notas fiscais.

Solução: adquirir um Certificado Digital

É indispensável que sua empresa obtenha um Certificado Digital para que possa dar continuidade em suas operações. Para ajudar você, separamos 3 artigos que vão te ajudar a entender o que é um Certificado Digital, quais são os tipos e qual é o ideal para o seu negócio, e onde adquirir um. Leia:

6. Precisa consultar e baixar notas fiscais em lote

Fazer operações em lote agiliza o tempo gasto e aumenta a produtividade no setor. Entretanto, no Portal da NF-e não é possível consultar e baixar notas fiscais em lote, afinal, a consulta é feita com base na chave de acesso de cada NF-e.

Solução: utilizar uma plataforma de gestão de NFe

Desenvolver uma solução interna para consultar e baixar nota fiscal em lote pode ser perigoso e muito demorado (acredite, entendemos bem disso). É preciso estar de olho sempre na legislação vigente, monitorar o funcionamento perfeito dessa solução, entre várias outras coisas.

Além disso, já existem soluções prontas e completas que fazem todo o serviço, por um preço acessível, como a Qive, veja o que você pode fazer na plataforma:

Consultar e baixar XML, DANFE e DACTE em lote;
Armazenar documentos fiscais pelo período determinado pela lei;
Fazer o manifesto do destinatário e desacordo do CTe em segundos;
Importar e lançar XML no ERP automaticamente; e muito mais.

Gostou do artigo? Para fazer a consulta completa de nota fiscal eletrônica e não passar por nenhum destes problemas, conte com a Qive!