NFSe Nacional: entenda tudo sobre a padronização

A NFSe Nacional é um novo padrão para a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), que deve ser adotado por todos os municípios do país. Essa obrigatoriedade é da Receita Federal, com o objetivo de modernizar o sistema de arrecadação dos impostos, incluindo os de serviço.  

Essa modernização traz diversas vantagens, como simplificação de processos para quem presta serviço e otimização da fiscalização por parte do governo. Algumas categorias terão até setembro de 2024 para se adequar ao novo padrão. 

Quer saber como funciona? Leia o artigo a seguir e fique por dentro de todos os detalhes da modernização da NFSe Nacional. 

O que é uma NFSe?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é um documento fiscal digital emitido por prestadores de serviços no Brasil. Ele é obrigatório porque registra a prestação dos serviços tributáveis pelo Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Com o avanço da tecnologia nos últimos anos, as NFSes podem ser emitidas em formato eletrônico e armazenadas em meio digital, substituindo o documento de papel em 2005, por meio da Lei Complementar nº 116/2003.

A intenção do governo é digitalizar todas as obrigações, sendo que a NFe, CTe, CFe e NFCe já estão padronizadas no meio digital, e podem ser facilmente consultadas pelos contribuintes e tomadores. Sendo assim, agora é a vez da nota fiscal de serviços passar por essa adequação, concorda? 

O que é a NFSe Nacional?

A NFSe Nacional é um projeto do Governo Federal para unificar a emissão de nota fiscal de serviços em todo o território brasileiro e ganhar mais controle sobre as operações comerciais pelo país. Consequentemente, há maior atuação e controle sobre o ISS (Imposto sobre Serviços), que atualmente é exclusivamente controlado pelas prefeituras.

Por que a Receita Federal criou um padrão nacional?

A ideia surgiu a partir da necessidade de integrar todos os sistemas municipais ao governo federal, já que cada um dos 5.570 municípios possui o seu próprio modelo para a emissão — algumas cidades, inclusive, ainda emitem no papel. Isso quer dizer que ainda há muita ineficiência e muitos custos adicionais.

Sendo assim, a NFSe Nacional busca padronizar o layout e também a forma de emissão desse documento tão importante, tornando o processo mais simples e prático para todos os envolvidos. 

A fim de evitar problemas de navegação simultânea e desestabilização da plataforma, o sistema começou a ser implementado gradativamente, começando pelos municípios de maior porte no fim de 2022, como São Paulo, Belo Horizonte, Fortaleza, Cuiabá e Salvador.

A partir disso, outras cidades já podem se voluntariar e cadastrar na Sefaz do estado para aderir ao padrão nacional.

Módulos da NFSe

Os Módulos da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) Nacional são definidos para padronizar a emissão, transmissão, consulta, apuração, dados e muito mais. Confira todos a seguir. 

Cadastro Nacional de Contribuintes NFS-e (CNC NFS-e)

O CNC-NFSe permite o compartilhamento de informações entre os municípios, facilitando a fiscalização tributária e a emissão de notas fiscais de serviços eletrônicos (NFS-e). Tais informações incluem:

• Dados cadastrais do contribuinte, como nome, endereço, CNPJ/CPF, e outros;
• Situação tributária do contribuinte, seja regular, irregular e inativo;
• Emissões de NFS-e incluindo número, data, valor, e mais.

Apesar de ser opcional para os municípios, é preciso deixar claro que ao aderirem ao sistema nacional, todos devem utilizar o Cadastro Nacional de Contribuintes (CNC) da NFS-e, sendo mantido e atualizada pela Receita Federal.

Emissor Público Nacional NFS-e

A NFSe Nacional possui três emissores públicos:

1. API – é uma interface de programação de aplicações que permite a integração do sistema com outros sistemas, como sistemas de gestão empresarial.
2. Web – sistema destinado ao gerenciamento dos contribuintes, onde estes podem se cadastrar, emitir, consultar e cancelar as NFS-e que foram emitidas por meio de um navegador de internet.
3. Móvel – permite a emissão simplificada de NFS-e por meio de um aplicativo, atendendo exclusivamente os contribuintes dos municípios que utilizam a SEFIN Nacional. Essa solução se comunica diretamente com o Sistema Nacional da NFS-e.

As principais vantagens de um emissor público são a gratuidade, segurança e padronização. Assim, qualquer serviço prestado na cidade X, será emitido da mesma forma no município Y.

Painel de Créditos NFS-e

O propósito principal deste módulo é efetuar o gerenciamento dos créditos disponíveis para utilização pelo contribuinte. Os registros desses créditos serão feitos de acordo com as regras estabelecidas pelo município e poderão ser utilizados para compensar valores devidos em períodos futuros. 

É importante ressaltar que esse módulo está atualmente em fase de desenvolvimento e deve estar disponível para os municípios no final de 2024.

Painel de Débitos NFS-e

O Painel de Débitos da NFS-e é um módulo do NFSe Nacional que permitirá ao município emitir débitos para os contribuintes. Eles poderão ser incluídos no processo de apuração e quitados por meio do documento de arrecadação nacional.

Assim como o painel de crédito, o módulo de débito deve estar disponível para todos os municípios até o final de 2024.

Módulo de Apuração Nacional NFS-e (MAN NFS-e)

Este módulo viabiliza o fechamento mensal feito pelo contribuinte, selecionando as NFS-e que devem ser pagas, calculando o valor do ISSQN devido e emitindo a guia nacional de arrecadação.

Além disso, o módulo contam com as seguintes funcionalidades: 

• consulta e controle de documentos fiscais;
• declarações e guias de recolhimento integradas a outros sistemas. 

Essas ferramentas visam facilitar a apuração e o recolhimento do ISSQN devido pelo contribuinte ou responsável tributário ao município. 

Ambiente de Dados Nacional NFS-e (ADN NFS-e)

Este módulo é um repositório nacional de notas por meio de API. Ou seja, há uma integração com os sistemas dos municípios atrelados ao sistema nacional, possibilitando a distribuição dos documentos fiscais para os municípios no caso de envolvimento de algum prestador, tomador ou intermediador.

Padrões Técnicos da NFSe Padrão Nacional

Padrão de Documento XML

O XML é uma especificação técnica que garante a interoperabilidade entre os sistemas emissores e receptores de NFSe. 

A recomendação segue as diretrizes estabelecidas pelo W3C para o XML 1.00.02, desde de janeiro de 2024: a codificação dos caracteres será feita em UTF-8. Além disso, alguns documentos e eventos deverão obedecer a um padrão de declaração de namespace.

Padrão de Comunicação

A comunicação entre os sistemas emissores e receptores de NFSe Nacional é realizada através da internet, utilizando o protocolo HTTPS 1.2, com autenticação mútua. A interação é baseada na API REST disponibilizada pelo Sistema Nacional NFSe.

O formato JSON é usado para as mensagens de requisição e resposta, devido à sua leveza, facilidade de uso e interoperabilidade com outras tecnologias.

Padrão de Certificado Digital

O certificado digital é um documento eletrônico que identifica e autentica uma pessoa ou empresa para viabilizar uma navegação segura nas plataformas fiscais. Ele é emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Para a emissão de NFSe Nacional, o certificado digital deve ser do tipo A1 ou A3. Além disso, a partir de 1º de setembro de 2023, o uso de certificado digital passou a ser obrigatório para todos os MEIs que emitirem a NFSe Nacional.

Eventos da NFSe Padrão Nacional

Tal qual outros documentos eletrônicos, como as notas referentes a produtos, a NFSe também possui eventos, confira a seguir.

Evento de Cancelamento de NFS-e 

Ocorre quando o ciclo de vida da nota se encerra, não sendo permitido adicionar ou alterar informações. 

Evento de Cancelamento por Substituição de NFS-e

O cancelamento por substituição ocorre quando enviamos uma nova declaração de prestação de serviços, indicando uma chave de acesso de NFSe já existente no sistema. 

Dessa forma, o sistema valida a DPS enviada e gera uma nova nota, vinculado aos documentos envolvidos. A partir disso, a nota antiga é cancelada automaticamente.

Solicitação de Análise Fiscal para Cancelamento de NFS-e

Este evento é exclusivo da nota de serviços, pois o emitente pode pedir à prefeitura responsável pela emissão da NFSe a análise fiscal sobre um pedido de cancelamento, podendo ser acatado ou negado. 

Atente-se: só se deve usar esse recurso quando o solicitante não consegue utilizar o evento de cancelamento de NFSe. 

Manifestação de NFS-e

Existem quatro opções de manifestação:

1. Confirmação: o prestador, tomador ou intermediário confirma o recebimento da nota.
2. Confirmação tácita: ocorre quando o destinatário não manifesta discordância com a manifestação emitida pelo prestador de serviço dentro do prazo. 

Assim, a manifestação será considerada tacitamente confirmada e os dados da NFSe serão considerados válidos para fins fiscais.

3. Anulação da rejeição: permite ao prestador cancelar o cancelamento de uma nota rejeitada pela prefeitura para regularizar a situação do negócio e cumprir com as obrigações fiscais.
   

E mais, esse evento pode acontecer por vários motivos, como erros no preenchimento ou problemas técnicos.

4. Cancelamento: é um processo administrativo realizado junto à prefeitura responsável pela emissão da nota.

Bloqueio de NFS-e por Ofício

Essa é uma medida administrativa tomada pela prefeitura para impedir a emissão de Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas por uma empresa por vários motivos:

• Inadimplência quanto ao pagamento de tributos municipais, como o ISS.
• Infração fiscal, como a emissão de NFS-e com dados incorretos.
• Suspensão ou cassação do alvará de funcionamento.

O bloqueio de NFS-e por ofício é uma medida grave, pois pode prejudicar as atividades da empresa. Por isso, é importante ter atenção às suas obrigações fiscais todo ano e evitar cometer infrações. 

Desbloqueio de NFS-e por Ofício

A empresa com a emissão de NFSe bloqueada pode pedir o desbloqueio à prefeitura. Para isso, deve-se apresentar comprovantes de pagamentos de tributos, regularização da infração fiscal e do alvará de funcionamento.

O que muda na emissão de NFSe?

Em 2024, a emissão de NFSe para MEIs mudou para um padrão nacional, simplificado e gratuito. A partir de 1º de setembro de 2023, todos os MEIs que atuam na prestação de serviços passaram a emitir suas NFSe por meio da plataforma do governo federal chamada “Emissor Nacional de NFSe”.

Com isso, as principais mudanças são:

• Padronização da emissão de NFSe em todo o território nacional;
• Simplificação das obrigações acessórias;
• Dispensa de emissão de outro documento fiscal municipal relativo ao Imposto Sobre Serviço (ISS).

Para emitir a NFSe, o prestador de serviços pode usar o app ou o site, ambos disponíveis no site da Receita Federal. Lembre-se também que o login pode ser feito por meio da conta Gov.br.

Percebeu como essas mudanças têm o foco em facilitar a emissão dos documentos fiscais?

Quem precisa emitir a NFSe Nacional?

Todos os prestadores de serviços tributados pelo Imposto Sobre Serviços (ISS) devem emitir a NFSe, independentemente do regime tributário ou da natureza jurídica da empresa. Isso inclui quem está sob o regime do MEI, a partir de Setembro de 2023. 

NFSe Nacional também será obrigatória para MEIs

Em 2024, todos os MEIs que prestam serviços para pessoas jurídicas devem emitir a NFSe Nacional. A emissão é obrigatória a partir de 1º de setembro de 2023.

Como MEIs podem emitir a NFSe Nacional?

Para emitir a NFSe Nacional, o MEI deve informar:

• Dados da empresa: CNPJ, nome fantasia, endereço e telefone.
• Dados do serviço prestado: descrição, valor e data de emissão da nota.
• Dados do tomador do serviço: CNPJ, nome fantasia, endereço e telefone.
• Dados do intermediário, se houver.

Após a emissão, a NFSe Nacional é enviada para o tomador do serviço, que pode consultá-la no Portal Nacional da NFSe.

Como irá funcionar o sistema web da NFSe nacional

A partir do emissor gratuito nacional de Nota Fiscal de Serviços, os municípios poderão utilizá-lo ou optar por continuar oferecendo o próprio software para as empresas, desde que esteja habilitado para emitir a nota no novo padrão.

Além do aplicativo, é possível também consultar as NFSe pelo desktop, assim como outros documentos fiscais. Mas atenção: é muito provável que o sistema funcione similar à plataforma da Sefaz, onde os XMLs ficam disponíveis por pouco tempo. Assim, é de responsabilidade do CNPJ arquivar esses documentos.

Quer contar com agilidade nas consultas e garantia de armazenamento das notas? O ideal é contar com sistemas especializados para fazer a gestão em lotes e simplificar o trabalho da equipe. 

Qual o prazo da implementação da NFSe Nacional?

Não há um prazo exato, pois depende da disponibilidade para a adesão das prefeituras ao novo sistema. Para os MEIs, por exemplo, entrou em vigor a partir de 1º de setembro de 2023.

Já para negócios dos demais regimes, não há um prazo exato, pois é responsabilidade das prefeituras e seus próprios sistemas. 

O cronograma de implantação divulgado pelo governo federal diz que a primeira etapa da adesão já começou em dezembro de 2022, contando com pouco mais de 100 municípios. Para a segunda etapa, a previsão é para 2024, e a terceira etapa, em 2025. 

No entanto, o cronograma pode ser alterado, levando em consideração o tempo de adequação ao sistema de cada prefeitura. 

Quais os benefícios da NFSe Nacional?

Há vários benefícios para todos os agentes envolvidos nesse processo.

Para os prestadores de serviços, a emissão ficou mais simples, pois é feita em um único sistema — reduzindo custos, burocracia e melhorando a gestão financeira com informações completas sobre as receitas. 

Já para os tomadores de serviços há mais facilidade para acessar as notas e melhorias nas auditorias internas. 

As prefeituras se beneficiam com a redução da burocracia e até aumento da arrecadação com informações completas e unificadas.

Até a sociedade se beneficia, pois o sistema pode auxiliar na redução da sonegação, dificultando vários tipos de fraudes, como a emissão de notas fiscais frias, e também verão melhoria da transparência fiscal.  

Principais desafios para a implementação da NFSe nacional

A implementação da NFSe Nacional é um desafio para o governo federal. Os principais são:

• A adesão das prefeituras ao novo sistema é fundamental, pois muitas ainda não possuem estrutura necessária para implementar o software.
• Padronização de processos, já que cada prefeitura possui seu próprio sistema.
• A conscientização dos contribuintes sobre a importância da NFSe Nacional — muitos não estão familiarizados com o documento no meio eletrônico e não sabem como emiti-lo.

Não espere a padronização para fazer a gestão segura de NFSe

Fazer a gestão da documentação fiscal da sua empresa não precisa esperar. Antes mesmo da implantação da NFSe Nacional pela prefeitura do seu município, você precisa fazer uma boa gestão para evitar percalços com a Receita Federal. 

Por isso, conte com programas especializados, como a Qive. Confira a seguir o que podemos fazer por você. 

Como consultar NFSe de forma fácil e segura?

Como você viu, apesar de já existir um padrão nacional da NFSe, ele não é obrigatório, e por isso, receber e consultar a nota fiscal de serviço ainda é um grande desafio das empresas.

Porém, é possível sim consultar NFSe de forma fácil e segura, para isso é necessário utilizar um software, como a Qive. Veja como funciona:

1. A Qive faz a integração com o sistema utilizado pela prefeitura;
2. A plataforma captura as notas de serviço de forma automática;
3. Os documentos são disponibilizados em tela para consulta, download e gestão.

A Qive está conectada a mais de 5.000 prefeituras para a captura automática de nota fiscal de serviço, eliminando a dependência do fornecedor para encaminhar esses documentos fiscais.

Deste modo, você recebe tudo de forma automática e pode consultar, visualizar, baixar e até mesmo adicionar observações com etiquetas nas NFSes, além de outros documentos como NFes e CTes.

Por ser uma plataforma inteligente, o próprio sistema também faz a padronização das informações das notas de serviço que são de diferentes layouts, possibilitando a importação automática dos XMLs em ERPs como SAP ECC e S/4HANA, Protheus, Datasul e RM.

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