Notas frias: o que são, como identificar e como evitar

Essas são algumas notícias publicadas sobre notas frias, mas muita gente ainda não sabe o que são: “Prejuízo de R$ 1,4 bilhão ao Estado”, “identificação de mais de 130 empresas fraudulentas no ES” e “condenação de 140 anos para grupo que sonegava impostos”. Sabia que emitir esse tipo de nota é muito mais comum do que se imagina? 

A sua empresa pode ser uma vítima desse crime. Mesmo assim, muitas organizações têm dificuldades para reconhecer notas indevidas emitidas contra seus CNPJs — a boa notícia é que com um bom gerenciamento fiscal, é possível identificá-las para evitar prejuízos lá na frente.

Neste artigo, você vai entender o que é uma nota fria e quais prejuízos ela pode trazer para as empresas, além de como se precaver desse problema.

O que é uma nota fria?

A nota fria é uma nota fiscal falsa visando declarar a venda de mercadorias ou a prestação de serviços que nunca existiram. Essa prática é criminosa, servindo para lavar dinheiro, sonegar impostos e proteger esquemas de roubo. 

Além da nota fria, outra modalidade de crime é a “nota calçada”. Nessa categoria, existe uma diferença entre a via que acompanha a mercadoria e a que fica em poder do vendedor, seja quanto ao preço, alíquota, descrição do produto, destinatário, etc. 

Contudo, o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica dificultou esse tipo de prática, já que a comunicação é automática para a Secretaria da Fazenda assim que do documento fiscal é emitido — ajudando muitas organizações a manterem o compliance fiscal. 

Quais empresas podem ser vítimas de notas fiscais frias?

A resposta para essa pergunta pode te surpreender: qualquer organização, inclusive a sua — basta ter um CNPJ para correr esse risco fiscal. O emissor da NF-e pode ter acesso fácil ao CNPJ e inscrição estadual de qualquer empresa para emitir notas fraudulentas.

Para a sorte dos bandidos, o que acontece em muitos casos é que as empresas desconhecem que foram alvo de ações de notas frias. A descoberta só acontece quando são autuadas por um fiscal da Receita ou recebem multas pela falta de pagamento de imposto referente ao documento fiscal. Por isso, é importante ter atenção e conhecimento sobre o assunto. 

Como evitar receber notas frias?

Para se proteger dessa prática, algumas medidas podem ser adotadas. Primeiro, verifique seus fornecedores atuais e novos contratos. Isso inclui pesquisar a reputação no mercado, entender se possuem registro ativo e regular no CNPJ e até referências de empresas que já os conheçam. 

Realize também, de forma rotineira, a conciliação fiscal dos seus documentos. Assim, você tem a segurança de que a receita e os produtos condizem com as notas recebidas e emitidas. Observe a data de emissão, o valor total, os itens descritos, o CNPJ do emitente e do destinatário, e o número de inscrição estadual.

Consultar o site da SEFAZ do seu estado para identificar a existência de alguma pendência fiscal também é aconselhável. 

Quais são as penalidades para quem emite ou recebe nota fria?

Emitir uma nota fiscal falsa é um crime que pode ser enquadrado de diferentes maneiras. O que vai definir a sua natureza é como a emissão do documento é organizada. O artigo 172 do Código Penal qualifica como crime:

“Emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado”.

A pena para quem cometer esse crime é de 2 a 4 anos de prisão, além de pagamento de multa. E tem mais, não apenas quem emite a nota fria é penalizado —  quem a recebe também pode ser responsabilizado, caso tenha conhecimento da fraude. 

A emissão de notas fiscais falsas é um crime tipificado no Código Penal e na Lei 8.138/1990, sujeitando os envolvidos a penas de prisão e multas.

• a empresa pode ser declarada inapta ou baixada de ofício pela Receita Federal;
• a SEFAZ pode cancelar a inscrição estadual do negócio, impedindo a emissão de novos documentos fiscais (inclusive legais) e, portanto, proibindo a entrada de receita;
• as empresas destinatárias das notas frias também podem ser autuadas pela Receita conforme os créditos tributários apurados.

Como descobrir uma nota fria?

Muitas pessoas acreditam que, para descobrir uma nota fria, é necessário apenas checar o site da Sefaz do estado ou o Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Sim, essa forma é válida, mas apenas se a pessoa tiver em mãos a chave de acesso.

Uma boa maneira de descobrir uma nota fiscal falsa é contar com a ajuda de ferramentas e plataformas especializadas em gestão fiscal que façam o recebimento automático de todas as notas fiscais direto da Sefaz, como a Qive faz. 

Por aqui é simples ter acesso a tudo emitido contra o CNPJ da sua empresa e todos os Conhecimentos de Transporte (CT-e) nos quais ela está envolvida.

Isso garante conhecimento sobre quaisquer emissões de documentos fiscais, possibilitando que sejam feitas manifestações sobre as notas, como quando uma nota não está correta ou é fria.

Ao informar à SEFAZ que existe algum problema, sua empresa se protege juridicamente das consequências da nota fria, já que demonstra que não é beneficiária de nenhum esquema.

Manifesto do destinatário evita problemas com notas frias

Como já dito, a manifestação do destinatário sobre os documentos recebidos é a maneira mais rápida e simples para proteger seu negócio, já que não é possível controlar quem pode emitir uma NF-e contra seu CNPJ.

Com a Qive, é possível realizar a manifestação contra notas fiscais falsas e também ter acesso, automaticamente, a todos os documentos fiscais emitidos contra seu CNPJ. A partir da ferramenta, você também consegue:

• gerar relatórios personalizados;
• fazer a guarda de documentos na nuvem pelo período de 5 ano, previsto pela lei;
• usar filtros e marcadores inteligentes para auxiliar sua gestão.

O que fazer ao receber uma nota fiscal falsa?

Se você identificar uma nota fiscal fria, é importante não efetuar nenhum pagamento até que a sua autenticidade seja confirmada. Além disso, realize a manifestação do destinatário e também entre em contato com o fornecedor, pois existem chances de algum criminoso ter usado o CNPJ para emitir o documento. Se a nota fiscal for confirmada como falsa, vale solicitar o cancelamento do documento.

Como garantir a autenticidade de um documento?

Você sabe como garantir a autenticidade dos documentos? Com uma rotina simples já é possível ter uma noção:

1. Compare assinaturas: crie o hábito de sempre comparar assinaturas já conhecidas pela sua empresa, como os de fornecedores.
2. Confirme com o emissor para confirmar a sua autenticidade.

Utilize ferramentas de autenticação, como plataformas especializadas em documentação.

Conclusão

Notas frias são emitidas por diversos motivos: burlar o pagamento de impostos, lavar dinheiro ou mesmo registrar vendas que nunca aconteceram. O assunto é sério e a sua empresa não pode se descuidar, já que os riscos são muitos.

A melhor maneira de não ter surpresas é adotar uma postura vigilante e contar com a ajuda da Qive. Fale agora com um dos nossos especialistas e veja como mais podemos ajudar o seu negócio!