Tudo sobre notas frias: saiba como se precaver

“Prejuízo de R$ 1,4 bilhão ao Estado”, “identificação de mais de 130 empresas fraudulentas no ES” e “condenação de 140 anos para grupo que sonegava impostos”.

A emissão de notas frias é muito mais comum do que se imagina! E você sabia que sua empresa pode ser uma vítima? Muitas organizações têm dificuldades para reconhecer notas indevidas emitidas contra elas, mas podem passar a perceber essa fraude com um melhor gerenciamento fiscal.

Neste artigo, você vai entender o que é uma nota fria e quais prejuízos ela pode trazer para as empresas, além de como se precaver desse problema.

O que é uma nota fria?

Nota fria é um crime em que se emite uma nota fiscal falsa com o objetivo de declarar a venda de mercadorias ou a prestação de serviços que nunca existiram. Ainda, pode ser utilizada para lavar dinheiro, sonegar impostos e até como forma de proteger esquemas de roubo.

Além da nota fria, que é 100% fraudulenta, outra modalidade de crime é a “nota calçada”. Nessa categoria, existe uma diferença entre a via que acompanha a mercadoria e a que fica em poder do vendedor, seja quanto ao preço, alíquota, descrição do produto, destinatário etc. O uso da Nota Fiscal Eletrônica dificultou esse tipo de crime, já que a comunicação é certificada pela Secretaria da Fazenda.

Quais empresas podem ser vítimas de notas fiscais frias?

A resposta para essa pergunta é surpreendente: qualquer organização, inclusive a sua! Basta ter um CNPJ para correr riscos. O emissor da NF-e pode ter acesso fácil ao CNPJ e inscrição estadual de qualquer empresa para realizar a fraude.

O que acontece em muitos casos é que muitas empresas desconhecem que foram alvo de ações de notas frias. A descoberta só acontece quando são autuadas por um fiscal da Receita e/ou recebem multas pela falta de pagamento de imposto referente ao documento fiscal. Por isso, é importante ter atenção!

Quais são as penalidades para quem emite ou recebe nota fria?

Emitir uma nota fria é um crime que pode ser enquadrado de diferentes maneiras. O que vai definir a sua natureza é como a emissão do documento é organizada. O artigo 172 do Código Penal qualifica como crime:

“Emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado”.

A pena para quem cometer esse crime é de 2 a 4 anos de prisão, além de pagamento de multa. Mas a emissão de notas frias também é passível de punição segundo o Código Civil. O crime de sonegação fiscal está na Lei 8.138/1990, com multa e pena de reclusão de até 5 anos.

Já para as empresas, entre as possibilidades de punição, estão:

• a empresa pode ser declarada inapta ou baixada de ofício pela Receita Federal;
• a SEFAZ pode cancelar a inscrição estadual do negócio, impedindo a emissão de novos documentos fiscais (inclusive legais) e, portanto, proibindo a entrada de receita;
• as empresas destinatárias das notas frias também podem ser autuadas pela Receita conforme os créditos tributários apurados.

Como funcionam os crimes com notas frias?

Notas frias podem, inclusive, ser usadas para acompanhar esquemas de roubo, por exemplo, uma empresa X envia mercadorias para o local Y, mas emite uma nota fiscal em nome da destinatária Z, que recebe o documento.

Nesse caso, mesmo não sendo realmente beneficiária do esquema, se a empresa Z não agir prontamente, pode ter de pagar multa e prestar contas à Receita.

A Polícia do Distrito Federal cumpriu mandados de busca e apreensão em cinco estados contra empresas voltadas à área de reciclagem. Acusadas de sonegar mais de R$ 478 milhões de impostos, a polícia identificou que empresas de fachada eram usadas para emitir notas fiscais frias e circular dinheiro de ilícitos tributários.

Outros esquemas ainda existem para repassar propinas: empreiteiras, empresas de consultoria e negócios de fachada em nome de “laranjas” emitem essas notas falsas para justificar o envio de um dinheiro que na verdade é suborno. Em muitos casos, o serviço nunca foi prestado ou o produto não existe.

Como saber se a nota fiscal é fria?

Você e sua empresa não querem pagar por um crime que não cometeram, não é mesmo? O primeiro (e mais importante) ponto para identificar se uma nota fiscal é falsa é que esse documento fiscal é desconhecido pelo destinatário.

A empresa é um fornecedor ou prestador de serviços que a empresa desconhece ou, ainda, de um produto que nunca foi comprado ou serviço que nunca foi prestado. Esse fato, por si só, não é uma garantia total de que a nota seja fria ou falsa. Para livrar a empresa de problemas fiscais, manifestar o desconhecimento da operação é imprescindível.

Ao realizar esse evento a Receita é avisada, formalmente, que a sua empresa não está de acordo, negando responsabilidade na transação descrita na NF-e.

Como descobrir uma nota fria?

Muitas pessoas acreditam que, para descobrir uma nota fria, é necessário apenas checar o site da Sefaz do estado ou o Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Sim, essa forma é válida, mas apenas se a pessoa tiver em mãos a chave de acesso.

A melhor maneira de descobrir uma nota fria é contar com a ajuda de uma plataforma de gestão fiscal que faça o recebimento automático de todas as notas fiscais direto da Sefaz.

Com a Qive, é possível, de maneira simples, ter acesso a tudo que é emitido contra o CNPJ da sua empresa e todos os Conhecimentos de Transporte (CT-e) nos quais ela está envolvida.

Isso garante conhecimento sobre quaisquer documentos fiscais, possibilitando que sejam feitas manifestações sobre as notas, como quando uma nota não está correta ou é fria.

Ao informar à SEFAZ que existe algum problema, sua empresa se protege juridicamente das consequências da nota fria, já que demonstra que não é beneficiária de nenhum esquema.

Manifesto do destinatário evita problemas com notas frias

Como já dito, a manifestação do destinatário sobre os documentos recebidos é a única maneira de proteger sua empresa já que não é possível controlar quem pode emitir uma NF-e contra seu CNPJ.

Com a Qive, é possível se manifestar contra notas frias e também ter acesso, automaticamente, a todos os documentos fiscais emitidos contra sua empresa. A partir da ferramenta, você também consegue:

• gerar relatórios personalizados;
• fazer a guarda de documentos na nuvem pelo período previsto pela lei;
• usar filtros e marcadores inteligentes para auxiliar sua gestão.

Conclusão

Notas frias são emitidas por diversos motivos: burlar o pagamento de impostos, lavar dinheiro ou mesmo registrar vendas que nunca aconteceram. O assunto é sério e a sua empresa não pode se descuidar, já que os riscos são muitos.

A melhor maneira de não ter surpresas é adotar uma postura vigilante e contar com a ajuda da Qive. Fale agora com um dos nossos especialistas e veja como mais podemos ajudar o seu negócio!