Inscrição Estadual: o que é e como consultar pelo CNPJ

Empresa regular e operando legalmente é sinônimo de conformidade com a lei. Um dos registros mais importantes nesse processo é a Inscrição Estadual (IE). Esse registro é indispensável para quem está sujeito à tributação estadual em produtos ou serviços.

Imagine que sua loja de eletrônicos está prestes a fechar um pedido com um fornecedor. Antes de concluir a compra, é preciso checar se a Inscrição Estadual da empresa está ativa. Se não estiver, o recebimento da mercadoria pode gerar problemas fiscais e até multas. Neste artigo, você vai conhecer a IE, como consultá-la pelo CNPJ, quem precisa ter esse registro e quais são os casos de isenção. Vamos nessa?

O que é Inscrição Estadual?

A Inscrição Estadual é o número de registro fiscal das organizações com atividades de circulação de mercadorias ou prestação de serviços sujeitas à tributação estadual, como o ICMS. Em outras palavras, é o número que autoriza a empresa a operar legalmente dentro do estado onde está estabelecida.

Ela é emitida pela Secretaria da Fazenda Estadual, a qual controla e fiscaliza as operações do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), um dos principais impostos estaduais no fisco. 

A Inscrição Estadual também ajuda a ser identificado perante o fisco estadual, para o cumprimento das obrigações tributárias. Existe também a Inscrição Estadual substituto tributário, que se refere às empresas responsáveis por recolher o ICMS não só sobre as próprias vendas, mas também pelas etapas seguintes da cadeia de comercialização. Ou seja, recolhe-se o imposto de toda a cadeia de comercialização do produto.

E tem mais, esse número é permanente. Ou seja, não precisa ser renovada e nem substituída por um novo registro. 

Para que serve a Inscrição Estadual?

Esse registro serve para operar de forma legal dentro do estado. Além disso, permite:

• Emitir notas fiscais NFSe e NF-e 
• Participar de licitações públicas
• Abrir uma conta bancária PJ
• Comprar e vender produtos legalmente
• Manter as obrigações fiscais em dia.

Aos olhos do fisco estadual, ele é usado para controlar e fiscalizar as operações sujeitas ao ICMS.

Quais empresas devem ter Inscrição Estadual?

No geral, quem realiza transações de mercadorias ou prestação de serviços tributados pelo ICMS é obrigado a possuir uma Inscrição Estadual. Isso inclui: 

• Lojas virtuais e físicas, como supermercados, farmácias, restaurantes;
• Indústrias, fábricas, montadoras, oficinas;
• Produtos rurais;
• Consultórios, clínicas, academias. 

No entanto, nem todo estabelecimento precisa de IE. Há situações de isenção, as quais vamos falar com mais detalhes nos próximos tópicos.

Como obter a Inscrição Estadual?

Você pode solicitar a IE diretamente no site da Secretaria da Fazenda do seu estado. O processo é online na maioria das unidades federativas. Veja o passo a passo:

1. Acesse o site da Sefaz do seu estado.
2. Busque pela opção “Inscrição Estadual” ou “Cadastro de Contribuinte”.
3. Preencha os formulários e envie os documentos solicitados.
4. Acompanhe o andamento do pedido pela própria plataforma.

Documentos para solicitar a Inscrição Estadual

Cada estado possui um protocolo, mas no geral, serão necessários apresentar: 

• RG, CPF e comprovante de endereço dos sócios;
• Contrato social ou documento de constituição da organização;
• Número do CNPJ ativo;
• Comprovante de endereço comercial;
• Alvará de funcionamento, caso seja exigido;
• Certidão de viabilidade de localização;
• Fotos do estabelecimento, se for o caso;
• Certificado de MEI, se aplicável;
• E-mail válido para contato.

Esse processo é feito online, pela plataforma da Sefaz, mas também pode ser feito presencialmente em uma das unidades da Secretaria da Fazenda. Mesmo sendo um número único, é importante manter todos os dados atualizados junto à Sefaz do seu estado. 

Quanto tempo demora para sair a Inscrição Estadual?

O prazo varia de estado para estado. Em São Paulo, por exemplo, o registro costuma sair em até 15 a 30 dias úteis. Já em estados como Mato Grosso do Sul, o prazo pode ser de até 8 dias úteis.

Como consultar a Inscrição Estadual?

Como consultar Inscrição Estadual pelo CNPJ

O processo é simples, é necessário ter conexão de internet e informações básicas da companhia: 

1. Acesse o site da Secretaria da Fazenda do estado onde o CNPJ está registrado.
2. Busque a opção de consulta por CNPJ ou IE.
3. Digite o número do CNPJ.
4. Pronto! O sistema mostrará os dados da empresa, incluindo o status da Inscrição Estadual.

Leia também: Como consultar notas fiscais pelo CNPJ?

Como consultar Inscrição Estadual no SINTEGRA

Outra forma de consultar é por meio do SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços):

1. Acesse o site do SINTEGRA.
2. Escolha o estado de registro do negócio.
3. Selecione a opção de consulta por CNPJ.
4. Digite o número do CNPJ e clique em pesquisar.
5. O sistema exibirá as informações cadastrais e a situação da IE.

Outras dúvidas sobre a Inscrição Estadual

Órgãos públicos têm Inscrição Estadual?

A obrigatoriedade dependerá da lei de cada estado e do tipo de atividade realizada. Em Niterói, no Rio de Janeiro, por exemplo, a Administração Pública Direta e Indireta e todos os poderes do estado devem ter IE quando houver unidade gestora de orçamento. 

MEI precisa de Inscrição Estadual?

Nem todo MEI precisa de IE. Como já falamos, há algumas atividades sem necessidade de Inscrição Estadual, muito menos o pagamento de ICMS. Se você é MEI e não comercializa mercadorias sujeitas ao ICMS, está dispensado da inscrição. Alguns exemplos são:

• Artesãos;
• Cabeleireiros e manicures;
• Costureiras;
• Fotógrafos;
• Pintores;
• Professores particulares;
• Vendedores ambulantes.

Contudo, se um MEI deseja participar de licitações públicas, o registro pode ser exigido. 

Como saber quando uma empresa é não contribuinte ou isento de Inscrição Estadual?

Talvez você nunca tenha ouvido falar em IE e esteja procurando o seu registro, mas não encontrou ou não lembra se passou por esse processo. 

Nem todo mundo é obrigado a possuir Inscrição Estadual. Nestes casos, chamamos de não contribuintes ou isentas. Isso ocorre quando não há nenhuma atividade sujeita ao ICMS. Algumas isenções são: 

• Serviços de saúde ou educação;
• MEIs que não vendem mercadorias;
• Empresas inativas;
• Organizações religiosas;
• Profissionais liberais, como médicos e advogados, dependendo da legislação estadual.

Nestes casos, são classificadas como não contribuinte. 

O que são Contribuintes Isentos?

Contribuintes isentos são aquelas dispensadas do pagamento do ICMS por determinado período ou situação específica, mesmo possuindo Inscrição Estadual.

Essa decisão varia com a lei de cada estado, além do tipo de atividade exercida. Alguns exemplos são:

• empresas inativas;
• pequenos produtores rurais;
• MEI em atividades isentas;
• organizações religiosas. 

Quem tem CNPJ precisa ter Inscrição Estadual?

Nem sempre. Ter CNPJ não significa obrigatoriedade da IE. O registro estadual só é necessário quando as atividades envolvem circulação de mercadorias ou prestação de serviços tributáveis pelo ICMS.

Quem está isento de ter Inscrição Estadual?

Estão isentos da IE:

• MEIs sem venda de mercadorias;
• Profissionais autônomos;
• Prestadores de serviço sem ICMS (ex: consultores, médicos, professores);
• Organizações religiosas e sem fins lucrativos;
• Empresas inativas;
• Optantes pelo Simples Nacional.

O que é Inscrição Estadual de Substituto Tributário?

Companhias com esse tipo de IE recolhem o ICMS em nome de outros envolvidos na cadeia de comercialização. É o caso de distribuidores ou fabricantes direcionados para o varejo, assumindo o imposto das etapas seguintes.

Qual a diferença entre Inscrição Estadual e inscrição municipal?

Parece óbvio: um registro é direcionado ao município, enquanto o outro ao estado. Contudo, há outra diferença, confira. 

• Inscrição Estadual (IE): vinculada à Sefaz e relacionada ao ICMS;
• Inscrição Municipal (IM): emitida pela prefeitura e usada no recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviços).

Vendedoras de produtos e prestadoras de serviços (como uma escola vendendo apostilas) devem possuir ambos os registros para emitir as notas fiscais corretas.

Quem tem Inscrição Estadual precisa ter inscrição municipal?

Em alguns casos, sim. Isso acontece quando há prestação de serviços tributáveis pelo ISS e também comercializa produtos. Por exemplo: uma escola online oferece cursos (serviço) e também vende apostilas (produto). Assim, ela deve ter Inscrição Municipal e Estadual para emitir notas fiscais adequadamente.

Quantos números tem a Inscrição Estadual

Geralmente possui entre 9 e 14 dígitos, variando de estado para estado. Além disso, a sequência pode conter códigos identificadores do estado de origem e a natureza do CNPJ.

O que é CFDF?

O CFDF é o Cadastro Fiscal do Distrito Federal, um registro semelhante à Inscrição Estadual para o DF. Isso acontece porque o DF, apesar de ser a capital do país, não é considerado um estado.

CFDF é o mesmo que Inscrição Estadual?

Não, mas têm funções equivalentes. Enquanto a IE vale para os estados, o CFDF é o registro fiscal exigido no Distrito Federal.

A Inscrição Estadual é obrigatória para quem vende produtos ou presta serviços sujeitos ao ICMS. Consultar o status regularmente ajuda a evitar pendências fiscais, manter a conformidade e abrir novas oportunidades de negócio.

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