O que gestores devem priorizar ao revisar a operação fiscal para a Reforma Tributária

Dentro do ambiente corporativo, o segundo semestre de cada ano geralmente é tratado como um período de revisão de metas. Empresas olham para metas, orçamento, projetos e indicadores para entender se o plano desenhado no início do ano ainda faz sentido.

Mas em operações complexas existe uma revisão anterior que nem sempre recebe a mesma atenção: a operação que sustenta esse plano. Isso inclui cadastros, documentos fiscais, fornecedores, processos de aprovação, integração entre áreas, parametrizações de ERP e exceções recorrentes. 

O planejamento financeiro não falha só por erro de projeção. Muitas vezes falha porque o backoffice não consegue sustentar a execução com dados confiáveis.

Para Rose Santos, Gerente Contábil e Fiscal da Quatá Alimentos, o ponto de partida do segundo semestre deveria ser claro: revisitar a operação.

"Eu acho que tem que revisitar a operação. Não adianta ter um plano bem feito, bem elaborado, se a equipe, que é a base de tudo isso, não está bem estruturada e com o conhecimento necessário", afirma.

Quando uma empresa revisa apenas o plano, ela olha para o resultado esperado. Quando revisa a operação, entende se existe estrutura para chegar até ele. 

Essa diferença fica clara na forma como a Quatá tem se preparado para a Reforma Tributária: o tema não fica só com o fiscal, envolve TI, financeiro, contas a pagar, compras, jurídico, logística e fornecedores, com uma estrutura dedicada e comitês entre áreas.

ERP não é sinônimo de maturidade

Ter um ERP robusto não significa, necessariamente, que os processos estejam bem desenhados ou que os dados estejam corretos. Para Rose, a confiança excessiva no sistema pode se tornar um risco.

"Ter um ERP consolidado é importante, mas você não pode acreditar 100% no ERP. Às vezes ele está fazendo algo errado e você só descobre quando vem uma multa ou uma autuação", afirma.

A experiência dela com implantação e otimização de ERP, especialmente TOTVS/Protheus, reforça um ponto: a tecnologia só entrega valor quando existe mapeamento, teste, parametrização correta e envolvimento de quem realmente opera o processo. 

Um sistema mal parametrizado não cria maturidade, apenas dá escala a uma inconsistência, o mesmo padrão por trás da maioria das falhas de integração no TOTVS: raramente o problema está no ERP, está no que alimenta ele.

O risco dos controles paralelos

Planilhas, bases manuais e conferências fora do sistema costumam surgir como tentativa de resolver lacunas do processo. No curto prazo parecem solução. No longo prazo criam dependência e dificultam a governança.

"Eu sempre falo para o meu time: você tem que trazer todas as informações do sistema. Se não está vindo, é falta de parametrização", afirma Rose.

No segundo semestre esse risco cresce: a pressão por prazo aumenta e a tolerância a erro diminui. Um SLA cumprido pode esconder mutirão manual; um fechamento entregue pode depender de correções posteriores. 

Nem todo indicador bom é sinal de maturidade, às vezes ele só mostra que a equipe compensou falhas do processo, o mesmo padrão que aparece em empresas que ainda dependem de planilhas para fechar o mês.

Cadastro deixou de ser detalhe operacional

Entre as prioridades do segundo semestre, Rose destaca uma com ênfase: cadastro.

"A primeira revisão é cadastro. Se o cadastro de produto, fornecedor e cliente não estiver correto, você vai ter problema na apuração, nos créditos e na operação", afirma.

Com a Reforma Tributária, a classificação de produtos, NCMs, regimes tributários e regras por tipo de fornecedor passam a impactar diretamente a apuração e os créditos. 

Na Quatá, os produtos acabados foram mais fáceis de revisar por serem itens da própria empresa; o desafio maior está nos insumos, serviços e fornecedores, que envolvem múltiplas regras e interpretações. 

É por isso que manter o cadastro de fornecedores atualizado e homologado deixou de ser rotina administrativa e passou a ser infraestrutura crítica, princípio que vale tanto para quem opera em TOTVS quanto em qualquer outro ERP.

Quando a base cadastral está desorganizada, o erro se espalha: aparece na nota fiscal, na apuração, no pagamento e na auditoria. Cadastro não pode ficar para o fim do ano.

Reforma Tributária como teste de governança

Embora seja um tema fiscal, o impacto real da Reforma Tributária é operacional. Ela exige revisão de contratos, adequação de sistemas, atualização de cadastros e novas rotinas de controle, além de pressionar empresas a decidir o que priorizar antes de 2027.

Rose cita a mudança no aproveitamento de créditos e o impacto no caixa: parte dos créditos hoje compensados com tributos federais muda de dinâmica com as novas regras, exigindo planejamento para lidar com prazos de ressarcimento.

"Você só mostrou que vai ter tantos milhões, mas não falou da questão do fluxo de caixa, nem que não vai conseguir compensar com outros tributos. Na cabeça do diretor, parece um ganho. E não é a realidade do negócio", explica.

É uma das funções mais estratégicas do backoffice: impedir que decisões sejam tomadas com base em leituras parciais. 

Para acompanhar o que já está em vigor, vale revisar as atualizações da Reforma Tributária em 2026 e entender como ficam os créditos tributários com a Reforma.

Pessoas e prioridade: o centro da maturidade

Rose defende que o sucesso de um sistema depende mais da equipe do que da própria ferramenta.

"O sucesso do sistema depende muito mais da equipe do que do próprio sistema", afirma.

Na prática, isso significa envolver quem executa o processo nos testes e nas decisões, não só consultores e analistas seniores. E significa saber priorizar: nem todo erro tem a mesma causa, nem todo problema é exclusivo da empresa.

"Não dá para fazer tudo. Você tem que começar a colocar os pesos. Qual é o impacto? Qual é a multa? É só a minha empresa ou é todo mundo?", afirma.

No caso da Reforma Tributária, isso significa envolver compras, jurídico, logística e TI, não só fiscal e contabilidade. 

Quando o backoffice atua de forma isolada, a empresa enxerga tarde os efeitos da mudança, um risco que aparece com frequência nos maiores desafios de backoffice mapeados em pesquisa recente.

O segundo semestre como preparação para 2027

"Este ano a gente tem o direito de errar. A gente precisa testar o máximo agora para chegar em 2027 com erros menores", afirma Rose.

Essa lógica vale além da agenda tributária. Esperar o fechamento do ano para corrigir cadastro, ajustar ERP ou mapear exceções significa agir quando o custo do erro já é maior. Antes de acelerar o segundo semestre, vale revisar:

• A operação depende de controles paralelos para fechar?
• Os dados que sustentam decisões financeiras são confiáveis?
• Os cadastros estão atualizados e corretamente classificados?
• O ERP reflete o processo real ou exige ajustes manuais recorrentes?
• As áreas do fluxo fiscal-financeiro trabalham com a mesma base?
• As exceções são tratadas na causa ou apenas contornadas?
• A liderança sabe quais riscos têm mais impacto no caixa e na conformidade?

Em empresas complexas, previsibilidade não nasce no fechamento. Ela começa antes: no cadastro correto, no processo bem mapeado e na integração entre sistemas que sustenta um backoffice mais estratégico.

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