Adequação não é prontidão: o que os dados do Panorama revelam sobre a maturidade fiscal das empresas brasileiras

A Reforma Tributária já deixou de ser uma discussão restrita ao jurídico e ao tributário. Em 2026, ela começou a aparecer dentro da operação: nos documentos fiscais, nos sistemas, nas áreas de tecnologia, nos fluxos de entrada e saída de notas, nas decisões de compra, venda, precificação, pagamento e crédito.

Mas os dados do capítulo do Panorama do Contas a Pagar da Qive sobre RT mostram que essa adaptação ainda avança em velocidades diferentes. A maturidade muda conforme o tipo de documento, o setor, o regime tributário, a infraestrutura tecnológica e a capacidade de integração entre áreas.

O ponto central, portanto, não é apenas saber se a empresa já se adequou ao novo layout fiscal. A pergunta mais importante é outra: a operação consegue transformar preenchimento estrutural em precisão operacional?

Para Patrizia Guimarães, coordenadora fiscal da Dexco, líder de projetos tributários, parametrização sistêmica e Reforma Tributária na companhia, o mercado ainda vive estágios muito distintos de preparação. “Eu ando vendo de tudo”, afirma. Segundo ela, há empresas que ainda acreditam em postergação, empresas que não se prepararam nem para as exigências de 2026 e outras que já tratam a transição como projeto estratégico de negócio.

Essa diferença de estágio é justamente o que torna os dados do Panorama relevantes: eles não mostram apenas quem começou a preencher campos. Eles ajudam a revelar quem está tratando a adaptação como rotina técnica e quem está usando o período de transição para rever processos, sistemas, dados e governança.

O campo preenchido não garante a operação pronta

Um dos principais alertas do capítulo é que a presença dos novos campos fiscais nos documentos não significa, necessariamente, que a informação esteja correta, rastreável ou integrada à operação.

Na prática, uma empresa pode estar adequada do ponto de vista estrutural e ainda operar com risco. O campo pode existir. O XML pode ser emitido. A nota pode circular. Mas isso não responde se a classificação tributária está correta, se o ERP está parametrizado de forma consistente, se os fornecedores estão preparados, se o fiscal e o financeiro conseguem conciliar a informação e se o pagamento sustentará o aproveitamento correto dos créditos no futuro.

Patrizia resume esse ponto de forma direta: cumprir o layout é apenas uma parte do problema. Se a empresa se adapta incorretamente, pode pagar incorretamente, deixar de tomar crédito, rever compras ou até perder competitividade. “Se seu fornecedor não se adaptou, você pode ter um problema de compra de matéria-prima, material para revenda ou simplesmente fornecimento. E, se ele não estiver adequado, eu pensaria muito em rever uma compra, porque eu vou deixar de tomar crédito. É dinheiro que está na mesa”, afirma.

Esse é o limite da adequação formal. Ela reduz o risco imediato de rejeição ou paralisação, mas não garante maturidade fiscal. A maturidade está na capacidade de transformar dados fiscais em informação confiável para decisão, crédito, pagamento, auditoria e planejamento.

Mercadorias avançam mais rápido que serviços e isso revela a maturidade dos sistemas

O Panorama do Contas a Pagar mostra uma diferença expressiva entre mercadorias e serviços. Entre empresas obrigadas, mercadorias chegaram a 78,5% de adequação, enquanto serviços ficaram em 16,3%.

Para Patrizia, essa distância tem relação direta com a infraestrutura disponível. No universo de mercadorias, a nota fiscal eletrônica modelo 55 já opera em um ambiente mais padronizado, com layout nacional e maior maturidade sistêmica. Já os serviços ainda dependem de uma realidade muito mais fragmentada, especialmente pela diversidade de modelos municipais.

Ela cita o contraste entre grandes cidades, que têm mais capacidade de adaptação sistêmica, e municípios menores, que podem enfrentar limitações técnicas e operacionais. Além disso, aponta instabilidades no Portal Nacional da NFSe, o que amplia a complexidade para empresas que precisam emitir ou receber documentos de serviços em diferentes localidades.

Essa diferença mostra que a prontidão tributária não depende apenas da vontade das empresas. Ela também depende de infraestrutura pública, fornecedores de tecnologia, padronização, ERPs, integrações e capacidade interna de acompanhar mudanças.

Por isso, a leitura dos dados precisa ir além do percentual de adequação. Quando mercadorias avançam mais rápido que serviços, o que aparece não é apenas uma diferença documental. Aparece uma diferença de maturidade operacional.

Quando há prazo claro, as empresas correm. Mas isso não basta

Nas notas fiscais eletrônicas de empresas obrigadas, o Panorama mostra avanço relevante ao longo do trimestre: a adequação saiu de 74,7% em janeiro para 85,2% em março.

A leitura de Patrizia é que prazos claros mobilizam orçamento, liderança e urgência. Quando há risco de não emitir nota, parar venda, compra ou faturamento, a adaptação ganha prioridade. O problema é que esse movimento pode se transformar em uma corrida de última hora, especialmente quando há flexibilizações, indefinições regulatórias ou falta de penalização imediata.

Para ela, três fatores explicam por que muitas empresas deixam a adaptação para o limite: falta de planejamento, falta de orçamento e falta de conhecimento. Nenhum deles se resolve apenas com a atualização de um sistema.

Segundo Patrizia, estruturar a preparação com comitê gestor, comitê técnico, envolvimento de áreas multidisciplinares, comunicação interna, apresentações para executivos e conselhos, além de uma lógica de priorização por curto, médio e longo prazo, ajuda a empresa nesse processo. Além de trabalhar a conscientização de diferentes áreas, de comercial e suprimentos até TI, custos e operação.

Esse tipo de estrutura indica que a Reforma não deve ser tratada como projeto fiscal isolado. Ela exige governança de projeto, gestão de mudanças, comunicação interna e acompanhamento executivo.

O maior erro é achar que sistema é simples

A entrevista também reforça um ponto crítico para grandes empresas: a complexidade da integração entre regra tributária, ERP e operação costuma ser subestimada.

Patrizia observa que muitos gestores ainda tratam a adaptação como se fosse apenas uma alteração de regra fiscal. Na prática, a implementação envolve fornecedores, orçamento, testes, integrações, revisão de regras, parametrizações e risco operacional. “É muito mais fácil entender legislação do que colocar isso e fazer funcionar no sistema”, afirma.

Ela cita a necessidade de testar passado, presente e futuro para garantir que atualizações não quebrem processos existentes. Em empresas com milhares de regras fiscais, operações em diferentes estados, múltiplos municípios, retenções e exceções, qualquer alteração pode gerar efeito em cadeia.

O risco não é apenas tributário. Se uma regra escapa, se um teste não é feito ou se uma parametrização entra errada em produção, a empresa pode parar de faturar, pagar incorretamente, perder crédito, comprometer fluxo de caixa ou criar retrabalho em escala.

Esse ponto é central para o artigo: tecnologia é indispensável, mas tecnologia sem processo e governança pode apenas escalar o erro.

A Reforma precisa sair do fiscal e chegar à empresa inteira

Um dos pontos mais fortes da visão da Patrizia é que a Reforma Tributária não deve ser comunicada internamente como uma pauta exclusiva do tributário.

Ela defende que a mudança precisa envolver comercial, suprimentos, financeiro, contas a pagar, TI, custos, RH, operação, liderança executiva e conselho. Na prática, cada área será afetada de alguma forma: preço, compra, venda, crédito, pagamento, fluxo de caixa, sistemas, comunicação com fornecedores e gestão de risco.

A Patrizia traz como dica o uso de comunicações internas, apresentações por área, materiais em ambientes corporativos e fábricas, além de overviews específicos para times envolvidos, como forma de ajudar nessa comunicação. O objetivo é mostrar que a transição não é apenas uma exigência fiscal, mas uma mudança de mercado.

Essa visão muda a natureza do projeto. Quando apenas o fiscal entende a Reforma, a empresa corre o risco de transformar a adaptação em uma demanda operacional de fim de linha. Quando a organização entende o impacto de forma transversal, a discussão passa a ser de estratégia, governança e competitividade.

As três frentes prioritárias para 2026

Ao ser perguntada sobre o que as empresas deveriam priorizar ainda em 2026, Patrizia destacou três frentes.

A primeira é a modelagem tributária end to end. Para ela, empresas precisam analisar a operação de pelo menos um ano completo, projetando a transição dos tributos atuais para o novo modelo, entendendo impactos em entradas, saídas, preço, amplitude de crédito, estrutura de empresas, localização e logística. Essa modelagem deve apoiar conversas com CFO, conselho, áreas comerciais e times operacionais.

A segunda é a frente sistêmica. Isso envolve ERP, fornecedores de inbound e outbound, sistemas de apuração, automações, regras fiscais, testes e integração entre TI, fiscal e áreas usuárias. Para Patrizia, essa frente é inevitável e obrigatória: sem sistema preparado, a estratégia não se sustenta na operação.

A terceira é comunicação, treinamento e conscientização. A Reforma precisa ser entendida como projeto prioritário da companhia, com impacto comparável a investimentos estruturais. Quando a liderança entende o tema e comunica sua relevância, a priorização se espalha pela organização.

Essas três frentes mostram que prontidão operacional não se constrói apenas com reação ao prazo. Ela depende de diagnóstico, tecnologia, governança e mobilização interna.

O pagamento também entra no centro da discussão

A partir do momento em que o novo modelo conecta documento fiscal, pagamento e aproveitamento de crédito, o contas a pagar deixa de ser apenas uma área executora. Ele passa a fazer parte da engrenagem de governança fiscal e financeira.

Patrizia alerta que o impacto sobre fluxo de caixa pode ser relevante, especialmente com a mudança na dinâmica de pagamento e recolhimento de tributos. Empresas que não modelarem seus impactos e não integrarem fiscal, financeiro e tecnologia podem enfrentar custos que não existiam no modelo anterior.

Isso reforça o papel do documento fiscal como origem de dados para decisões financeiras. Se a informação nasce errada ou incompleta, o erro se propaga: afeta escrituração, apuração, pagamento, crédito, auditoria e gestão de caixa.

A Reforma, portanto, aumenta a exigência sobre todo o ciclo fiscal-financeiro. Não basta emitir ou receber documentos. Será necessário garantir que cada etapa esteja conectada a uma base confiável de dados.

Maturidade fiscal é capacidade de operar com precisão

O capítulo do Panorama mostra que a adaptação está em curso, mas ainda é desigual. Parte das empresas já avança nos documentos fiscais. Outras ainda esperam definições, orçamento, fornecedor, sistema ou pressão regulatória mais clara.

A entrevista com Patrizia ajuda a interpretar esse retrato: o desafio não é apenas cumprir uma exigência de layout. O desafio é construir uma operação capaz de absorver uma mudança estrutural sem perder controle, crédito, previsibilidade e competitividade.

A frase que sintetiza esse momento é simples: adequação não é prontidão.

Empresas que tratarem 2026 apenas como um ano de preenchimento técnico podem chegar atrasadas ao momento em que os erros começarem a afetar caixa, crédito, pagamento e margem. Já aquelas que usarem este período para revisar processos, modelar impactos, testar sistemas, engajar áreas e governar dados terão mais condições de transformar uma obrigação regulatória em vantagem operacional.

Como resume Patrizia, a Reforma não é apenas tributária. É econômica, operacional e estratégica. E pode separar empresas que entram preparadas no novo jogo daquelas que apenas tentam acompanhar a mudança quando ela já está em andamento.

Para empresas que estão revisando seus processos fiscais e financeiros diante da Reforma Tributária, o momento é de avaliar não apenas a adequação dos documentos, mas a capacidade da operação de sustentar dados corretos, integrados e rastreáveis. Fale com um especialista da Qive para entender como preparar o fluxo de documentos, pagamentos e informações fiscais para esse novo cenário. 

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