Cadastro De Fornecedores No TOTVS - Guia Completo

Realizar uma gestão eficiente dos parceiros do negócio é um dos pilares fundamentais para o sucesso, em qualquer segmento. Nesse sentido, manter um cadastro de fornecedores atualizado não é apenas uma tarefa administrativa, mas também uma estratégia vital para obter eficiência operacional, o controle financeiro e a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos ao cliente. 

No guia a seguir, vamos explorar a importância de manter o cadastro de fornecedores sempre em dia com a ajuda dos ERPs da TOTVS, como o Datasul, Protheus, RM Sistema e Logix. A ideia é mostrar como essa tarefa pode ser feita de forma eficaz e otimizada. 

Há também a possibilidade de integração desses sistemas com a plataforma da Qive, visando centralizar e simplificar a gestão dos fornecedores e documentos fiscais. Se você quer ficar por dentro de tudo sobre o assunto, você veio ao lugar certo! É hora de obter eficiência, de uma vez por todas, na gestão de fornecedores com a TOTVS e a Qive.

O que é o TOTVS?

Se você tem contato com softwares, provavelmente já ouviu falar da TOTVS. Mas se você ainda não está familiarizado no ramo e busca saber que empresa é essa, você veio ao lugar certo. 

A TOTVS é uma empresa de tecnologia da informação fundada no Brasil, em 1983, e o foco dela reside em soluções envolvendo o desenvolvimento de software para uma gestão empresarial eficiente. 

É uma das maiores empresas de software do Brasil e da América Latina, sendo reconhecida no mundo inteiro e conta com uma gama de soluções para negócios de diversos setores, incluindo:

• sistemas de gestão empresarial (ERP);
• software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM);
• soluções de supply chain;
• entre muitas outras.

As indústrias que podem contar com essas soluções incluem manufatura, varejo, serviços, saúde, educação e até o governo. O intuito da empresa é auxiliar na otimização de processos, além da eficiência operacional e tomada de decisões com base em dados.

Como cadastrar fornecedores no TOTVS

A TOTVS fornece ERPs que vão auxiliar na gestão da sua empresa, veja algumas possibilidades a seguir. 

Datasul

O Datasul é um ERP completo para médias e grandes empresas operando em módulos a serem combinados de acordo com a necessidade da organização. Eles armazenam e integram os dados para disponibilizar as informações precisas aos setores interessados.

A título de exemplo, pense na situação em que uma matéria-prima é recebida e lançada no sistema pela sua equipe. Com o Datasul, o departamento responsável pelo estoque e gerenciamento da produção já contará com os dados atualizados promovendo uma rotina produtiva e sem gargalos para os demais departamentos.

Para cadastrar um fornecedor no Datasul TOTVS, basta acessar o programa “CD0401 - Manutenção Fornecedores". Ao fazer isso, o sistema sugere automaticamente o número do fornecedor com base no registro mais recente no “CD0101 - Último Cliente/Fornecedor”.

A boa notícia é a possibilidade de cadastrar fornecedores de diferentes naturezas, incluindo Pessoa Física, Pessoa Jurídica, Estrangeiro e Trading.

Protheus

O Protheus é uma outra opção de ERP que oferece soluções para suas finanças, estoque, compras, vendas, produção, e muitas outras. Uma das funcionalidades da ferramenta é o cadastro de fornecedores para manter o controle dos parceiros e entregas. E para fazer isso, os passos são simples. 

Primeiro, basta acessar o módulo de Cadastro de Fornecedores no menu de Compras ou Financeiro — vai depender de como o seu sistema foi configurado. Agora, preencha os dados do fornecedor, como nome, endereço, CNPJ ou CPF, telefone, e-mail, entre outros.

A vantagem é que o Protheus também viabiliza incluir mais detalhes, como o ramo de atividade do fornecedor, o tipo de mercadoria ou serviço comprado pela sua empresa, as condições de pagamento e entrega. Dessa forma, é mais fácil escolher o fornecedor mais adequado para cada demanda.

Depois do cadastro, você pode consultar toda a lista ao acessar a "Consulta de Fornecedores" e selecionar o fornecedor desejado. Lá é possível visualizar e editar todas as informações cadastradas. 

RM Sistema

Esse sistema consegue atender as demandas de gestão de RH com flexibilidade, nos mais diversos segmentos:

• Agronegócio
• Atacado
• Distribuição
• Educacional
• Varejo
• Serviços
• Indústria
• Saúde
• Jurídico
• Finanças
• Construção
• Logística

O sistema RM auxilia nos processos de recrutamento, cargos e salários, ponto eletrônico, medicina e segurança do trabalho, folha de pagamento, avaliação de desempenho e até treinamento.

Para cadastrar um novo usuário é preciso ter o usuário Supervisor. Dessa forma, acesse a plataforma, vá ao módulo Serviço Globais e depois na aba Segurança e clique em Usuários. Clique em incluir e preencha as informações necessárias.

Logix

A Logix foi desenvolvida para atender segmentos oferecendo mais de 50 módulos. Usá-la para cadastrar fornecedores é simples, veja a seguir.

Na tela principal, você pode inserir o CNPJ e uma inscrição estadual. Além disso, deve-se informar todos os endereços de cobrança e suas respectivas inscrições estaduais na opção "Fornecedor > Inscrições adicionais". 

No caso de um fornecedor com vários endereços nos mesmo CNPJ e a mesma inscrição estadual, basta adicionar um registro na aba "Inscrições adicionais" e indicar inscrições estaduais idênticas, mas com diferentes números de sequência para cada registro.

A importância de manter o cadastro de fornecedores atualizado

Seja qual for o tamanho da empresa, é importante manter o cadastro de fornecedores atualizado para aproveitar uma série de benefícios, como: 

• Controle financeiro mais preciso;
• Diminuição de erros humanos;
• Estreitar relações com fornecedores; 
• Melhoria da eficiência operacional;
• Cumprir prazos;
• Se manter dentro da lei.

Isso ajudará na gestão de fornecedores, permitindo o acompanhamento de informações vitais, como termos contratuais, histórico de compras e prazos de entrega. E tem mais: além da conformidade fiscal citada anteriormente, há facilidade também na tomada de decisões estratégicas usando dados completos. Enquanto isso, a sua empresa estabelece boas relações com esses parceiros.  

Como otimizar o uso da visão de fornecedores usando o TOTVS

Usar os ERPs da TOTVS de forma otimizada não é tarefa complexa. Saiba que é fundamental manter o cadastro detalhado e sempre atualizado. Além disso, você ganha eficiência uma vez que os módulos são integrados entre os departamentos. 

Quando otimizado, a sua visão terá o foco em qualidade, prazos e custos, garantindo que as parcerias sejam benéficas para todas as partes. Considere também o uso dessa ferramenta para acompanhar o desempenho dos fornecedores ao longo do tempo por meio do gerenciamento de contratos e acompanhamento de prazos. 

A integração com outras ferramentas, como a Qive, também auxilia na otimização dessa tarefa. A Qive busca simplificar a gestão de documentos fiscais, garantindo a conformidade legal do seu negócio, em qualquer segmento. 

TOTVS + Qive: As vantagens da integração

Anteriormente, você entendeu que é possível realizar a integração entre TOTVS e Qive, certo?. A grande vantagem desse processo é a centralização de informações para acompanhar a saúde da empresa. Inclusive, essa é uma das principais etapas de gerenciamento dos negócios. 

Nesse sentido, podemos citar a possibilidade de controle, em tempo real, das notas fiscais dos fornecedores, as quais demandam tempo e atenção — essa é uma das boas práticas para evitar o uso indevido do CNPJ.  

Portanto, saiba que para fazer um cadastro de fornecedores otimizado,  manter o compliance fiscal em dia e lançar documentos fiscais nos sistemas da TOTVS, a Qive oferece o Monitor De. Ele é um importador automático para otimizar a transferência de informações entre sistemas, garantindo mais confiabilidade à gestão fiscal e financeira.
Ele está disponível na plataforma da Qive hoje e você pode experimentar de graça, basta clicar aqui.