Qual a melhor forma de armazenamento do XML? Descubra!

Infelizmente, muitas empresas não dão a devida importância para o armazenamento correto do arquivo XML gerado pelas NFes.

Seja por acreditarem que eles permanecem salvos em um grande banco de dados da Sefaz, podendo ser acessados a qualquer momento, ou por acharem que é uma função exclusiva do serviço de contabilidade.

Entretanto, o armazenamento do XML deve ser feito tanto pelo fornecedor como pelo comprador, independente do regime tributário da empresa.

Pois, segundo a legislação tributária, os documentos fiscais devem ser armazenados em XML por ambos para que, quando solicitados, possam apresentar os arquivos à administração tributária.

Se o destinatário não for um contribuinte credenciado a emitir NFe, poderá armazenar o Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe).

Considerando tudo isso, no artigo de hoje vamos explicar a importância e dizer qual a melhor forma de armazenamento do XML. Confira!

O que é arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica?

XML é o nome do formato do arquivo da versão digital da NFe, emitida por qualquer empresa ou profissional autônomo. 

O formato XML obedece a um padrão de escrituração fiscal nacional e, diferentemente do DANFe, não acompanha informações sobre a mercadoria negociada, levando a responsabilidade de disponibilizá-la para consulta ao próprio fornecedor.

No arquivo XMl constam as seguintes informações:

• Nota Fiscal eletrônica: número, data de emissão, data de saída/entrada, série, modelo e valor total;
• Emitente: CNPJ, nome e razão social, inscrição estadual, endereço, código do município e da ocorrência do fato gerador do ICMS;
• Destinatário: CNPJ, inscrição estadual, nome e razão social;
• Produtos e serviços: descrição, unidade comercial, quantidade e valor;
• ICMS: base de cálculo, valor do frete, substituição, valor dos produtos, valor do seguro, PIS, IPI e Cofins;
• Transporte: CNPJ e endereço do transportador, modalidade de frete, dados do veículo (RNTC e placa) e dados do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
• Cobrança: forma de pagamento e endereço;
• Dados adicionais: fonte de impressão Danfe e outros dados de interesse do contribuinte.

Quer saber mais sobre o arquivo XML? Então leia nosso artigo sobre a importância da gestão do arquivo XML para a contabilidade!

O armazenamento do arquivo XML das Notas Fiscais é obrigatório?

Sim, e a sua perda pode causar diversos problemas para a empresa. De acordo com o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), a Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, determina que: 

“O emitente deverá manter a Nota Fiscal eletrônica (NFe) em arquivo digital XML, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado."

O prazo estabelecido atualmente é de 5 anos mais o ano vigente. Não armazenar notas fiscais pode acarretar multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.”

Todos os contribuintes do ICMS, seja optante ou não pelo Simples Nacional, estão obrigados a armazenar o arquivo XML. Este arquivo também deve ser arquivado pelo destinatário contribuinte do ICMS.

Ou seja, o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.

Essa informação é relevante, pois o armazenamento digital também expõe os documentos fiscais à certos riscos, como o de perda ou roubo de informação. 

Como armazenar arquivo XML 

Arquivos XML são documentos digitais, portanto, não precisam ser armazenados em espaços físicos, mas sim, digitais.

Entretanto, há quem armazene esses arquivos em dispositivos móveis como HDs externos, notebooks e, acredite, pen drives e DVDs. Mas essa é prática não recomendável, pois não oferece a segurança necessária para os arquivos XML das NFe.

Um computador, por exemplo, é suscetível à corrupção e os dados presentes em um documento fiscal precisam estar seguros. 

Além disso, a organização no próprio computador pode ser algo complicado, separar em pastas e depois procurar por data ou nome, não é nada fácil quando não se tem um filtro rápido.

Então, como armazenar corretamente os documentos fiscais? Com sistemas que fazem o armazenamento desse tipo de documento em servidores na nuvem.

Para fazer uma organização correta, que seja capaz de evitar perda ou roubo é prático ter uma plataforma de armazenamento e consulta de NFes e outros documentos fiscais como a Qive

O Qive assegura que todos os XMLs das empresas sejam armazenados em servidores na nuvem pelo prazo estabelecido pela legislação. Isto é,  sua empresa fica livre de qualquer risco de receber multas por falta de algum documento fiscal, pois a cloud reduz a probabilidade de perda dos documentos, os mantêm sempre salvos e garante a sua integridade, já que inúmeros backups são realizados constantemente de forma automática.

Outra vantagem do armazenamento em nuvem é o compartilhamento de informações. Os documentos, ao serem compartilhados na nuvem, permite que todos os profissionais tenham acesso a eles de maneira rápida e extremamente segura, sem a necessidade de impressões. Isso torna os processos muito ágeis e a empresa mais sustentável.

O Qive tem armazenamento ilimitado, número ilimitado de usuários e contadores, conversão automática para DANFe, buscas e filtros avançados por quaisquer campos da nota. Além disso, dá suporte aos Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) e Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes) e permite download de notas fiscais direto da Secretaria da Fazenda.

Se você está procurando uma ferramenta para armazenar XML de NFe, CTe, NFSe, NFCe e CFe-SAT crie uma conta grátis na Qive.

Saiba mais sobre esse tipo de armazenamento lendo o nosso artigo sobre 6 benefícios da gestão fiscal e tributária em nuvem. 

Como manter os arquivos organizados

Não basta saber onde armazenar, é preciso também entender como deixar os arquivos XML organizados, pois na hora de uma fiscalização, você precisará encontrar os documentos de forma rápida.

Ao optar por um software de gestão de notas fiscais na nuvem, como a Qive, isso não será uma preocupação, pois, a própria ferramenta organiza os XMLs e disponibiliza filtros e marcadores.

Com a organização e identificação que a Qive proporciona, sua empresa economiza tempo e minimiza riscos. 

Confira: 6 relatórios em Excel que a Qive gera automaticamente!

Como vimos, para estar em dia com as obrigações fiscais, é muito importante fazer a organização e armazenamento de XML das notas fiscais eletrônicas. 

A organização cuidadosa desses arquivos evita problemas, assim como elimina a preocupação com a perda de dados.

Com estas medidas de organização dos documentos fiscais, sua organização fica ainda mais competitiva e evitará sustos com a Secretaria da Fazenda, pois todos os seus compromissos fiscais estarão em dia, já que você contará com as informações sempre que precisar.

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