Documentos necessários para o transporte de cargas

Manter a conformidade fiscal no transporte de mercadorias é muito importante para a empresa evitar sanções e penalidades. No Brasil, existe uma série de documentos que precisam ser apresentados em uma fiscalização. Você sabe quais são eles?

Neste artigo, mostraremos quais são os documentos de transporte de mercadorias exigidos e como um sistema fiscal pode fazer a diferença no controle, acesso, armazenamento e na apresentação aos órgãos fiscais.

Os documentos necessários para o transporte de cargas

Os documentos necessários para o transporte de cargas no Brasil são:

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTe)
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe)
Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
Vale Pedágio Obrigatório (VPO)
Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)

Agora abaixo você pode entender um pouco mais sobre cada um deles:

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Nota Fiscal Eletrônica é um tipo de documento emitido pelo embarcador da mercadoria a ser transportada. A principal atribuição dele é registrar a venda de produtos, identificando a figura do vendedor e do comprador. A existência da NFe é totalmente digital e transmitida pelo emissor para a Receita Federal eletronicamente.

É uma vantagem, pois o arquivo em formato XML (formato padrão de Notas Fiscais Eletrônicas) pode ser compartilhado com os destinatários, reduzindo, assim, o tempo gasto com a conferência das informações durante o recebimento.

Enquanto a NFe tem a sua distribuição realizada por meio eletrônico, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) tem sua versão em papel.

Para as empresas transportadoras o DANFE deve obrigatoriamente acompanhar a carga desde a sua origem até o destinatário.

O documento auxiliar deve conter as seguintes informações para consulta da nota fiscal:

Código de barras;
Valor total das mercadorias;
Chave numérica com 44 dígitos;
Descrição dos dados do remetente e do destinatário.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)

O DANFE é um documento obrigatório que acompanha a mercadoria e serve como uma representação física da NFe. Contém informações importantes, como:

Número da nota fiscal;
Data de emissão;
Valor total da operação;
Descrição dos produtos.

Além desses dados, o DANFE também tem uma chave de acesso que pode ser utilizada pelos órgãos fiscalizadores para consultar a validade da NFe.

É importante destacar que o DANFE não deve ser considerado uma substituição da nota fiscal eletrônica. Essa é apenas uma versão simplificada utilizada para fins de fiscalização.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)

O CTe tem o objetivo de documentar a prestação de serviços de movimentação de cargas.

Atualmente, a sua emissão, recepção e autorização é realizada eletronicamente para todas as modalidades de transporte. Fabricantes que possuem frota própria devem ser credenciados na Sefaz (Secretaria da Fazenda) do respectivo estado para receberem autorização para emitir o conhecimento de transporte.

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Considerando o Conhecimento de Transporte Eletrônico, a função do documento auxiliar é acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto desse transporte de carga.

Ele também serve para comprovar a prestação dos serviços. No momento da entrega, o destinatário deve assinar e carimbar o campo específico para indicar que o serviço foi concluído e os produtos se encontram conforme o pedido.

No caso dos pedidos incompletos, quantidade incorreta ou produtos danificados, o cliente pode recusar a entrega e os produtos devem retornar à origem com o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) original. Sua utilização também contribui para as fiscalizações ocorridas em postos.

Utilizando o código de 44 dígitos e o código de barras, a veracidade das informações pode ser verificada no sistema da Receita Federal. Isso pode ser verificado com agilidade.

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTe)

O DACTE é o documento auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou seja, a versão física do CT-e. Assim como o DANFE, também tem um código de barras que pode ser utilizado pelos órgãos fiscalizadores para consultar a sua validade fiscal.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)

O desenvolvimento do MDFe tem como objetivo a simplificação das obrigações fiscais tanto de fornecedores como das prestadoras de serviço.

Esse Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser utilizado nos casos em que o veículo está levando mercadorias distintas que requerem a emissão de mais de uma Nota Fisca. Vale também para quem precisa de mais de um Conhecimento de Transporte.

A finalidade do manifesto é agilizar o processo de registro de documentos em lote e identificar cada uma das cargas em trânsito. Para saber: Uma das novidades sobre esse documento, vigente desde outubro de 2017, é a exigência de informar o seguro de RCTR-C (Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga).

Assim, os danos a terceiros decorrentes do transporte rodoviário estão acobertados. Os sinistros que podem ser indenizados são:

Colisão;
Incêndio;
Explosão;
Capotagem;
Tombamento;
Abalroamento.

Para o preencher corretamente o documento, devem ser informados o nome da seguradora, CNPJ, número da apólice e número da averbação.

A nova regra também determina que os dados devem ser registrados antes do início da viagem para evitar penalizações.A emissão de documentos fiscais para transporte de cargas é uma obrigação que corresponde a transportadoras e fornecedores. Por tanto, essa exigência surge da necessidade de registrar as transações de compra e de distribuição e são vitais para que a empresa opere dentro da legalidade e previna penalizações.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)

É um documento exigido desde 2014. Esse arquivo auxilia na fiscalização aduaneira, já que nele se encontram informações detalhadas do processo de transporte.

O documento deve estar impresso e nas mãos do motorista, a fim de que, caso seja necessário, auxilie nas buscas na base de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)

O CIOT é um código utilizado para identificar a prestação de serviços de transporte.

Toda empresa que fizer o transporte de cargas – por meio de veículos próprios ou terceirizados – e tiver que fazer a emissão de documentos relacionados à operação (CTe e MDF-e, por exemplo), precisa ter o CIOT. A falta do código pode acarretar multas e outras penalidades.

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

O documento diz respeito ao seguro de responsabilidade civil por danos a terceiros causado na ação de transporte rodoviário de cargas.

Esse arquivo é de responsabilidade da empresa transportadora, e válido em todo o território nacional.

Se for acionado, o transportador deverá ser indenizado em acidentes com os veículos de transporte da empresa (capotagem, colisão, atropelamento, explosão, tombamento, incêndio, abalroamento, entre outros).

É importante ressaltar que esse é um seguro obrigatório, e o transportador deve tê-lo mesmo que a empresa contratante tenha seguro próprio.

Vale Pedágio Obrigatório (VPO)

O VPO é um benefício que o contratante do frete deve fornecer aos caminhoneiros, embarcadores e operadores de rodovias para que os mesmos possam pagar os pedágios durante o transporte. Esse crédito deve ser concedido em dinheiro, cartão ou qualquer outra forma de pagamento.

Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)

O CRLV diz respeito ao registro do veículo, e é obrigatório para os proprietários de todos os automóveis.

Ele também conhecido como licenciamento, comprova que as obrigações legais estão em dia, autorizando o veículo a transitar.

O certificado só é liberado quando os seguintes impostos estão pagos:

IPVA;
seguro obrigatório (DPVAT);
taxa de renovação de licenciamento (necessário para a emissão do CRLV);
pagamento das multas de trânsito pendentes e já vencidas.

Se essa documentação não for entregue, o motorista responsável pode ser parado pela fiscalização dos órgãos de trânsito e ter o transporte impedido.

Também é importante lembrar que ele deve ser portado junto com a CNH (Carteira Nacional de Habilitação), na qual deve constar a habilitação do motorista de acordo com o veículo que está dirigindo. Por exemplo, se o motorista é habilitado com a carteira B, ele não pode conduzir caminhões. Caso contrário, estará incorrendo em infração de trânsito.

Como um software fiscal pode ajudar no transporte de cargas?

Hoje, todos os documentos de transporte de mercadorias exigidos são eletrônicos.

Se os motoristas não tiverem acesso rápido a essa documentação, pode ser que os veículos sejam apreendidos pelos órgãos fiscais, as cargas fiquem retidas e as entregas simplesmente atrasem.

Para evitar que esse tipo de situação ocorra e os motoristas tenham acesso instantâneo aos documentos, a empresa pode contar com um sistema de gestão de notas fiscais, como a Qive.

Assim, é possível acessar o XML e PDF de NFes e CTes em poucos segundos, de qualquer lugar e dispositivo, desde que tenha acesso à internet.

Outro ponto positivo de contar com a tecnologia da Qive é um despacho de frete mais ágil, já que é possível baixar e imprimir os documentos auxiliares DANFE e DACTE com facilidade para iniciar o transporte.