Notas Frias e o controle antifraude da Qive

A organização fiscal não pode estar desprotegida. As Notas Frias, que são Notas Fiscais falsas emitidas para o CNPJ de uma empresa e podem prejudicá-la em um momento de fiscalização.

Para o gestor que está à frente do time fiscal, um dos desafios é pensar em ferramentas que possam proteger e fortalecer a gestão tributária.

O Qive é uma ferramenta que ajuda na gestão fiscal, principalmente através da consulta de NFe em tempo real, assim a empresa consegue monitorar o que é emitido contra o CNPJ e tem acesso às Notas Frias em primeira mão para desconhecer e resolver o problema.  

De acordo com a pesquisa realizada com 900 empresas pelo Qive, no ano de 2017, cerca de 63% dessas empresas têm dificuldade para reconhecer notas indevidas emitidas contra o CNPJ em questão.

Para sair na frente dos concorrentes, uma ferramenta que garante controle de Notas Frias pode ser o diferencial no que tange à organização e proteção fiscal da empresa. Veja maneira de utilizar a Qive para esse fim:

Consulta de NFe como recurso antifraude

As Notas Fiscais emitidas no dia a dia de uma empresa precisam ser consultadas e verificadas, para que não passe nenhuma irregularidade, como fraudes. Pequenas e grandes empresa têm dificuldade para encontrar tempo disponível e realizar essa atividade.

Para simplificar o processo, com a Qive a contabilidade pode agendar a consulta automática de NFe. Assim, a empresa ( somente utilizando o certificado A1) tem controle sobre as Notas Fiscais em tempo real.

Basta configurar o agendamento, definir a frequência da consulta de acordo com a necessidade, o porte e o fluxo de recebimento de NFe da organização.

Com as Notas Fiscais em mãos, é possível conferir se alguma NFe foi emitida indevidamente e assim realizar a Manifestação do Destinatário. Ou seja, o 1º passo é ter acesso seguro e rápido às Notas e o 2º passo é manifestar. Veja abaixo como proteger o seu fiscal utilizando a Manifestação do Destinatário:

Controle de Notas Frias via Manifestação de Destinatário

O recurso de Manifestação do Destinatário também está disponível na plataforma Qive, para empresas com certificado A1 ou A3. Esse processo é um dos mais procurados pela área fiscal, porque é decisivo em uma gestão eficiente.

Através da Manifestação a empresa pode se posicionar sobre a participação comercial descrita na NFe em questão, informando à Receita Federal uma das quatro operações. São elas:

• Ciência da Emissão
• Confirmação da Operação
• Registro de Operação não Realizada
• Desconhecimento da Operação

Vale lembrar que a Ciência da Emissão só informa que o contribuinte visualizou a Nota Fiscal, ou seja, ela é obrigatória para que a Secretaria da Fazenda libere o download do XML da NFe.

Já o evento “Desconhecimento da Operação” é o mais utilizado no caso de informar à Receita sobre uma Nota Fria e retirar da empresa a obrigação de escriturar aquela Nota e ainda pagar tributos sobre ela.

Uma Nota Fiscal sem qualquer evento de Manifestação, caso não seja escriturada, pode expor a empresa à multas.

Veja como a solução funciona na prática e como alguns clientes conseguiram proteger-se de fraudes fiscais utilizando a plataforma da Qive:

Casos sobre Notas Frias

Entre os clientes da Qive, uma ONG entrou em contato para contar seu caso com Notas Frias.

A equipe que cuidava da parte contábil da ONG identificou que era emitida 1 Nota Frias a cada 2 meses. A solução então foi desconhecer a Nota Fiscal até que o problema fosse resolvido com o emissor.

Além da ONG, a empresa Pneus Boni, nos contou um pouco sobre as dificuldade em esperar as Notas Fiscais de fornecedores e a falta de controle fiscal. Segundo o contador Marcel de Oliveira, a empresa só tinha ciência da existência da NFe quando ela tinha que ser paga.

Esse é um grande problema quando não se pode contar com uma plataforma de consulta de NFe em tempo real ou com Manifestação do Destinatário. Veja no vídeo abaixo mais informações sobre as Notas falsas e multas relacionadas:

Implicações das Notas Frias para as empresas

A Nota falsa ou Nota Fria, geralmente passa despercebida pela empresa. Essa Nota emitida, caso não seja escriturada, e nem tenha Manifestação, pode expor a empresa à multas.

Além disso, se for a Nota Fiscal for emitida com itens errados, por exemplo, a empresa pode ter inconsistência na conferência entre Notas x Estoque. No caso em que chegue para a empresa uma quantidade de produtos diferente do que está descrito na Nota Fiscal, isso pode acarretar em um fechamento errado.

Já uma fiscalização do Governo, que exige o XML da Nota, como a empresa não tem aquela Nota Fiscal, ela pode chegar a pagar multas de até R$ 5 mil por XML “perdido”.

Outra implicação é no caso da empresa ser tributada por algo que não comprou. Isso pode deixá-la suscetível até mesmo a sujar o seu nome de pessoa jurídica.

Para aprofundar ainda mais a análise sob suas Notas Fiscais, com a Qive ainda é possível filtrar por determinado período e assim descobrir se ficou alguma Nota para trás. Veja como:

Filtro de NFes para análise de determinado período

Selecionar um período para análise não é uma tarefa simples em sistemas comuns. Com a Qive, basta acessar o filtro na listagem e NFes ou utilizar o aplicativo “Relatórios Avançados de NFe” e pesquisar as Notas emitidas em um dado intervalo de tempo, de forma simples e rápida.

Para que o levantamento seja ainda mais preciso, é possível incluir na solicitação de busca todas as empresas do grupo ou combinações específicas: CFOPs, frete, valor total, etc.

Como essa opção disponível no Qive gera relatórios detalhados, o profissional contábil tem facilidade para identificar qualquer tipo de alteração injustificada ou indício de fraude e, assim, realizar a Manifestação do Destinatário.

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