EFD ICMS IPI – Guia Completo

A Escrituração Fiscal Digital ICMS IPI – EFD ICMS IPI é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped, instituído através do Decreto nº 6022 de 22 de janeiro de 2007.

Conhecido como SPED Fiscal, é um arquivo digital em que consta o registro dos documentos fiscais de entradas e saídas dos contribuintes, a apuração dos impostos ICMS e IPI, o registro de inventário, os ajustes da apuração e outras informações das secretarias da fazenda estadual e federal.

Presente no cotidiano das empresas, a EFD ICMS IPI causa muitas dúvidas devido à quantidade e complexidade das informações atendidas pela declaração.

Dessa forma, neste artigo vamos entender os principais aspectos da EFD ICMS IPI, sua estrutura e os pontos de atenção para essa declaração. Continue a leitura e saiba mais!

1. O que é a Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS IPI?

A declaração da Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS/IPI é um arquivo digital, transmitido mensalmente, no qual o contribuinte efetua a escrituração dos documentos fiscais de entrada, saída, apuração de impostos, inventário, entre outras informações de interesse do fisco. 

Para isso, a EFD ICMS IPI apresenta a escrituração digital dos seguintes livros fiscais:

2. Quem é obrigado a apresentar a Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS IPI?

A entrega da declaração é obrigatória para os contribuintes do ICMS e IPI, sendo dispensadas da entrega as micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto nas unidades federadas que obrigaram estes contribuintes à apresentação do arquivo nos termos da Lei Complementar 147/2014, Protocolo ICMS 49/2015, conforme Protocolo 03/2011.

Para os contribuintes prestadores de serviços do Distrito Federal, incluiu-se a obrigatoriedade da apresentação do Bloco B, que se refere à escrituração com incidência do Imposto sobre Serviços – ISS.

Assim, é necessário verificar a legislação da unidade federada do estabelecimento quanto à obrigatoriedade de entrega da declaração. 

3. Como preencher e transmitir a Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS IPI?

O preenchimento da declaração é realizado no PVA (Programa Validador e Assinador) e o download do programa pode ser realizado na página eletrônica do Sped.

O PVA realiza a análise estrutural do preenchimento, ou seja, dos campos do arquivo. Contudo, o programa não realiza a verificação das informações apresentadas, conforme previsto na legislação tributária. Sendo assim, alíquotas, base de cálculo, redução, isenção, entre outras situações de interesse do fisco e previstas na legislação são de responsabilidade do declarante.

Após a validação, o arquivo deve ser assinado com certificado digital e transmitido eletronicamente. Não é necessário a impressão e autenticação dos livros fiscais, pois a assinatura com o certificado digital, conforme os requisitos necessários dispostos no manual, garante a validade jurídica da declaração. 

Além disso, os documentos fiscais que constam no arquivo, a declaração e o recibo de entrega, deverão ser armazenados pelo prazo de 05 anos, de acordo com a legislação.

Ressalta-se ainda que o fisco federal e as secretarias estaduais possuem mecanismos que permitem realizar validações eletrônicas através do cruzamento dos dados entre as declarações e os demais módulos do Sped, com a possibilidade de identificar se houve erros ou omissões nos arquivos apresentados.

Em seguida, no próximo tópico, entenda sobre os principais aspectos da EFD ICMS IPI!

4. Principais Aspectos da EFD ICMS IPI

Uma das características do arquivo é que ele tem formato TXT – tipo de arquivo de texto que não apresenta formatação – e é estruturado em blocos com registros de abertura e encerramento, conforme listado abaixo:

BLOCO 0	Abertura, Identificação e Referências
BLOCO B	Escrituração e Apuração do ISS (Exclusivo para contribuintes do Distrito Federal)
BLOCO C	Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)
BLOCO D	Documentos Fiscais II (Serviços ICMS)
BLOCO E	Apuração do ICMS e IPI
BLOCO G	Controle do Crédito de ICMS Ativo Permanente – CIAP
BLOCO H	Inventário Físico
BLOCO K	Controle da Produção e do Estoque
BLOCO 1	Outras Informações
BLOCO 9	Controle e Encerramento do Arquivo Digital

Fonte: Liliane Teixeira, por Vamos Escrever para Qive, maio de 2021. Informações extraídas do Manual EFD ICMS IPI

Os critérios de preenchimento devem ser verificados no Ato Cotepe 09/08. Assim, é necessário observar qual a determinação dos fiscos estaduais, sendo possível consultar o perfil de enquadramento da empresa no site do ambiente Sped. 

Ainda, para cada tipo de estabelecimento é definido o perfil de enquadramento do contribuinte, relacionando como devem ser apresentadas os registros, conforme demonstrado abaixo:

Desse modo, a EFD ICMS IPI é preenchida sob o enfoque do declarante, em que os documentos de entrada são escriturados conforme a operação: revenda, consumo, entre outros. 

Na mesma declaração, deve-se observar o que prevê a legislação tributária com relação ao aproveitamento de créditos, débitos, ajustes, apuração dos impostos e outras operações de interesse do fisco. E, por fim, na declaração são consolidadas várias informações relacionadas às apurações do ICMS e IPI.

Contudo, com essas inúmeras informações que devem constar na declaração, muitos contribuintes se confundem e cometem erros. Então, para evitar esses equívocos, veja abaixo os erros mais comuns no preenchimento da declaração.

5. Erros comuns na Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS IPI

Em geral, as empresas possuem sistemas internos com a funcionalidade de gerar e consolidar as informações necessárias para a geração do arquivo e importação no PVA para a validação, assinatura digital e transmissão da declaração.

Devido à quantidade de registros e campos para preenchimento, é essencial que a empresa tenha o apoio de um sistema e controles internos para efetuar o registro e verificação da movimentação dos documentos fiscais que serão detalhados na declaração. Também é importante que conte com um controle rigoroso sobre as operações entre os departamentos.

Alguns erros apresentados na EFD ICMS IPI são:

• Informar itens duplicados (cadastros distintos para o mesmo produto);
• Base de Cálculo e Alíquotas incorretas;
• Falta de escrituração de documentos fiscais; 
• Inconsistência entre o EFD ICMS IPI com relação aos demais módulos: EFD Contribuições, NF-e, CT-e, NFC-e;
• Erros no cadastro de produto: alíquotas, NCM, CEST;
• Não informar os valores das operações com cartões de crédito ou débito.

Vale lembrar que os erros, as omissões e o atraso na entrega da declaração estão sujeitos à multa. Dessa forma, o contribuinte obrigado à entrega da obrigação estará sujeito a duas multas distintas: uma de competência da Secretaria da Receita Federal e outra de competência da Secretaria da Receita Estadual de estabelecimento do contribuinte.

Uma forma inteligente de mitigar erros na hora da Escrituração Fiscal Digital é automatizando a conferência do SPED. Com o Qive você valida seu SPED confrontando as informações antes do envio. Experimente grátis por 7 dias!

6. Prazo de Entrega e Retificação da EFD ICMS IPI

O Estado de São Paulo determina o prazo de envio até o dia 20 do mês seguinte ao da apuração. No entanto, o prazo de entrega da EFD ICMS IPI é determinado pela Secretaria da Fazenda Estadual, então o contribuinte deve observar na legislação interna de seu estabelecimento o prazo definido para a entrega da obrigação.

Já em relação à retificação, o contribuinte deve atender aos termos da cláusula décima terceira do Ajuste Sinief 2/09. Assim, a retificação será permitida com o envio de arquivo de “Remessa de Arquivo Substituto”, o qual substituirá integralmente o arquivo anterior.

7. Conclusão

Com o avanço tecnológico, o fisco intensificou os mecanismos de análise e validação das informações transmitidas pelos contribuintes. Com isso, agora o cruzamento dos dados ocorre de maneira eletrônica, o que torna possível identificar inconsistências com mais facilidade e precisão. 

Nesse cenário, mesmo com todas as inovações, ressaltamos a importância do controle dos documentos fiscais para garantir a correta escrituração e validação dos dados informados.

Além disso, como dito anteriormente, o PVA realiza a verificação da estrutura do arquivo, apontando erros e/ou avisos de preenchimento. No entanto, é responsabilidade do profissional a análise da divergência apontada e a correção da informação. 

É essencial, portanto, assegurar a parametrização do sistema com relação à legislação tributária, de maneira que seja executada corretamente para garantir que os dados estão sendo preenchidos em conformidade com o previsto.

Por fim, também é muito importante que a empresa possua mecanismos de conferência das rotinas de escrituração para identificar e sanar as possíveis irregularidades que possam prejudicar o preenchimento da declaração. Isso pode ser feito através de verificação eletrônica ou de relatórios, a fim de reduzir os impactos que causam erros ou omissões no preenchimento da EFD ICMS IPI. 

Com todas essas medidas, o contribuinte fica livre de possíveis multas ou autuações por parte do fisco, tendo mais segurança nas informações transmitidas.

Como a Qive pode me ajudar?

Fruto da Contabilidade Moderna, o SPED moderniza as rotinas contábeis e fiscais da empresa, ao mesmo tempo em que as exigências passam a ser mais rígidas. 

Por isso, ter a tecnologia como aliada, integrando os sistemas de contabilidade da sua empresa, ajuda na mitigação de riscos por erros no preenchimento de informações erradas. 

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A partir desse armazenamento seguro e centralizado dos documentos, você pode contar com o módulo “Confere Chaves”, que te informa quais as notas fiscais estão na plataforma e não se encontram no seu SPED e, assim, você garante que não entregará a obrigação de maneira incompleta. 

Além disso, o módulo Confere C100D100® confronta os blocos C100 e D100 do seu SPED e, a partir disso, gera relatórios que te ajudam a fazer a conferência dos dados antes da escrituração, diminuindo as chances de erros, além de garantir economia de tempo gasto nessa conferência. 

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