A Declaração Anual de Quitação de Débitos e a regularidade das empresas

Em meio à rotina intensa, muitos consumidores deixam passar ou não sabem sobre a Declaração Anual de Quitação de Débitos.

É muito comum realizarmos os pagamentos e guardarmos os respectivos comprovantes por cinco anos, sejam eles de condomínio, plano de saúde, escola, faculdade etc.

Mas o que a maioria dos consumidores não sabe é que algumas empresas são obrigadas a fornecer a Declaração Anual de Quitação de Débitos, documento que substitui esses comprovantes que só geram volume e ficam perdidos no meio de tanta papelada.

Sendo assim, decidimos fazer este artigo para que você, consumidor, saiba qual é o seu direito e o que é essa Declaração. Quanto às empresas, é preciso entender quais são suas obrigações, qual a data limite de envio e, caso não as cumpra, quais são as penalidades.

Portanto, continue a leitura e veja tudo o que você precisa saber sobre esse documento tão importante!

1. O que é a Declaração Anual de Quitação de Débitos?

A Declaração Anual de Quitação de Débitos foi instituída por meio da Lei nº 12.007, de 29 de julho de 2009, que obriga as empresas do setor Privado e Público a emitirem o relatório constando que o consumidor, no ano anterior, não criou débito com a prestadora de serviço.

As empresas prestadoras precisam enviar a Declaração até o mês de maio do próximo ano. Como dito anteriormente, ela substitui os comprovantes de pagamento anual, que muitas vezes deixamos guardados.

Assim, essa declaração tem o intuito de facilitar a organização e aumentar o controle em relação à cobrança indevida. Vale ressaltar que o consumidor cobrado repetidas vezes por um débito inexistente, tem o direito de receber o valor igual ou o dobro, mas precisa ser justificável. Para entender melhor esse caso, acesse o Manual do Direito do Consumidor.

Contudo, orienta-se que os comprovantes de pagamentos continuem sendo arquivados até que a Declaração Anual de Quitação de Débitos seja emitida. Só após o recebimento e a verificação de que ela está correta, os comprovantes poderão ser descartados. Assim, faz-se necessário apenas guardar a Declaração Anual de Quitação de Débitos por cinco anos.

Até aqui você já sabe o que é a declaração, mas, para entendermos melhor, vamos ver como ela funciona.

2. Como funciona a Declaração Anual de Quitação de Débitos?

Como já citado, a Declaração Anual de Quitação de Débitos é o comprovante de que o consumidor não possui débitos com a empresa prestadora de serviço, com informações apuradas no ano anterior.

Mas, caso o consumidor não usufrua dos serviços durante os 12 meses anteriores, ainda assim ele terá o direito de obter a declaração pelos meses utilizados e que realmente não possua débitos em aberto.

Vale lembrar que não há distinção do porte empresarial, ou seja, se a empresa for de pequeno, médio ou grande porte e se encaixa na obrigatoriedade de envio, ela precisa cumprir a legislação.

Entre as empresas obrigadas a enviar a Declaração Anual da Quitação de Débitos, podemos citar:

• Administradoras de condomínio;
• Concessionárias de energia elétrica;
• Operadoras de planos de saúde;
• Escolas;
• Financeiras.

E quais são as informações que devem constar na Declaração Anual de Quitação de Débitos? Vamos conhecê-las.

3. Quais informações devem constar na Declaração Anual de Quitação de Débitos?

De acordo com a Lei nº 12.007, Art. 4º, a declaração deverá conter a informação de que ela substitui, para comprovação do cumprimento das obrigações do consumidor, as quitações dos faturamentos mensais dos débitos do ano que se refere e dos anteriores.

Porém, caso tenham questionamentos sobre a quitação de alguns meses do ano anterior à declaração, deverá constar os meses descritos nela.

Se precisar de um modelo de Declaração Anual de Quitação de Débitos, clique aqui.

Agora, vamos verificar qual a importância dessa declaração para as empresas.

4. Qual a importância da declaração para as empresas?

Já sabemos que a Declaração Anual de Quitação de Débitos para os consumidores é de suma importância, já que ela substitui os comprovantes de pagamento e serve para a contestação de débitos após ser emitida. Nesse sentido, somente a via judicial e a empresa prestadora deverão arcar com as custas.

Por sua vez, em relação às empresas, a princípio a lei veio para facilitar e auxiliar a reestruturação e organização do departamento financeiro das empresas prestadoras de serviço.

Mas um ponto que exige muita atenção é a elaboração da declaração anual, visto que o art. 4º cita que a declaração “substitui as quitações mensais do ano que se refere e dos demais anos que antecedem”.

Por isso, ela precisa ser muito bem elaborada e conferida antes de ser enviada, para que não traga nenhum ônus à empresa prestadora de serviço, pois, se porventura tiver algum erro, a companhia poderá recorrer apenas judicialmente.

Outro ponto importante que precisamos mencionar para além da empresa ter um procedimento criterioso na gestão dos créditos concedidos ao consumidor, é em relação ao descumprimento da legislação, em que a empresa ficará sujeita a penalidades, conforme veremos abaixo.

4.1 Penalidade pela não entrega

Embora a lei 12.007 não traga nenhuma penalidade descrita, ela cita que o não cumprimento da lei ficará sujeito às sanções previstas na Lei nº 8.987/1995, bem como pela legislação do código de defesa do consumidor.

Desse modo, podemos concluir que essa Declaração é um documento extremamente importante para o consumidor e para as empresas.

Então, consumidor, ao recebê-la não jogue no lixo. Guarde essa declaração por cinco anos, pois ela será sua garantia que está em dia com a empresa prestadora de serviço, auxiliando também no preenchimento do Imposto de Renda de Pessoa Física.