Black Friday e Segurança Fiscal: Cuidados Com Os Riscos Da Data

A Black Friday é uma das datas mais importantes do comércio varejista aqui no nosso país. No entanto, a segurança fiscal não pode ser deixada de lado e por isso devemos ficar atentos aos riscos, especialmente dessa época.

As obrigações fiscais não mudam durante o ano, mas com grande volume de vendas, a sua empresa gera muitos dados, os quais transitam no meio digital e nas rodovias do Brasil. Sendo assim, contar com a segurança fiscal torna-se essencial para qualquer empresa, mesmo no e-commerce, onde há muitos riscos de golpes e fraudes fiscais.

A seguir, você ficará por dentro de todos os pontos para se ter atenção no que diz respeito à segurança fiscal. Assim, você e sua equipe evitam dores de cabeça e atuam na prevenção, ao invés de crises. Confira.

O que é compliance

Antes de entrarmos no assunto de cabeça, devemos entender os termos mais usados. Um deles é o compliance. Compliance é uma palavra em inglês que significa conformidade ou cumprimento. Mas, cumprir o quê? No contexto fiscal, é quando uma empresa, grande ou pequena, segue as regras determinadas pelo país em que se estabeleceu.

Essas regras podem ser leis, como àquela sobre o pagamento de impostos, como também podem ser políticas internas, como a que diz que os funcionários não podem se colocar em uma situação de conflito de interesses.

Por exemplo, o McDonald's deve cumprir as leis e políticas de cada país em que está presente, mesmo sendo fundado nos Estados Unidos. Isso quer dizer que o fast food aqui no Brasil cumprirá regras diferentes em comparação a Alemanha ou Chile.

Estar em compliance — ou conformidade — é o objetivo de toda empresa para evitar muitas, sanções e encerramento de atividades. Por isso, para garantir esse cumprimento, há vários processos e controles. Para garantir o compliance, as empresas precisam ter processos e controles, como:

• Emitir todas as notas fiscais corretamente;
• Controlar acessos de funcionários às ferramentas;
• Auditorias fiscais;
• Desenvolver um código de ética e conduta;
• Treinamentos e reciclagens;
• E muito mais. 

O Compliance Fiscal

Dentro do compliance, temos a área fiscal, indo além do seu negócio varejista. Para cumprir todas as diretrizes do Fisco, o ideal é contar com o auxílio de sistemas especializados em gestão fiscal. Em alguns casos, um escritório de contabilidade também poderá ajudar.

Estar em compliance com o fisco é crucial, pois é ele que define a legislação tributária, assim como suas mudanças, impactos no dia a dia da empresa, tributos a serem pagos e a documentação a ser transmitida.

Neste contato, quando há a falta ou o atraso na entrega de qualquer documento, sua equipe terá retrabalho na melhor das hipóteses. Isso porque dependendo da situação, o Fisco pode aplicar multas e penalidades duras. Sendo assim, considere investir em uma equipe para ser responsável por toda a parte fiscal (até porque na Black Friday o trabalho de toda a empresa tende a aumentar) e lidar com:

• exigências municipais, estaduais e federal dos fiscos;
• calendário de entregas, de acordo com os órgãos do governo;
• entrega de documentos;
• armazenamento de arquivos XML de NFes, CTes, NFSes e demais documentos fiscais;
• escriturações;
• acesso fácil para auditorias internas e fiscalizações da Receita Federal.

Ou seja, o foco do Compliance Fiscal está na melhoria dos processos de controle das entregas e  no arquivamento de toda a movimentação fiscal, de forma digital, que as empresas têm de entregar ao Fisco.

A segurança fiscal e o e-commerce

Você já sabe o conceito básico de compliance e também sabe como se aplica no fisco. Agora, entenda como podemos aplicá-lo ao varejo, como nos e-commerces. 

O governo está apoiando cada vez mais nas tecnologias para receber e controlar os documentos fiscais vindos de empresas e lojas. Com isso, sempre devemos considerar a implementação de sistemas tecnológicos dentro do negócio para contar com menos erros e mais agilidade. 

Já não é mais necessário a compra de softwares ou instalações grandiosas para usar a tecnologia à favor do seu negócio porque o armazenamento de documentos foi simplificado com o uso da nuvem, além da necessidade de extinguir espaços físicos dentro das empresas.

Softwares antigos ainda contam com o armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos, mas não são tão seguros quanto a nuvem usada hoje. Trata-se de um HD externo com acesso em qualquer lugar e em qualquer dispositivo autorizado — basta ter acesso à internet.

Além disso , há soluções em nuvem que viabilizam o acesso direto da Sefaz, como consulta, download e armazenamento ilimitado de NFes, NFSe, CTes e outros documentos.

No caso do e-commerce, o volume de documentos fiscais para ter controle durante a Black Friday aumenta muito. São mais Notas Fiscais, mais CTes e mais DANFes. Sem obter o compliance fiscal o seu negócio teria dificuldade de controlar todos esses documentos. 

Um ponto importante é que o Fisco e a Receita Federal aumentam a fiscalização surpresa para os documentos fiscais com circulação virtual e impressos, como é o caso da DANFe. Lembre-se: deixar de armazenar XMLs das notas emitidas e recebidas geram multas de até R$ 1 mil por documento, segundo a Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, Art. 173.

À respeito da fiscalização surpresa, cada dia mais o índice de assertividade das autuações realizadas pela Receita está maior. O grau de acerto na seleção passou de 83,3% em 2010, para 93,6% em 2022, de acordo com o Relatório da Receita Federal.

A matemática é simples: se o volume de documentos se multiplica nessa época do ano, a fiscalização dos órgãos competentes também.  Por isso, sua atenção perante às leis deve ser redobrada.

Segurança fiscal e a Black Friday andam juntas               

Os principais riscos fiscais da Black Friday para empresas de e-commerce são:

1. Fraudes fiscais: criminosos podem se aproveitar da grande movimentação financeira da semana para emitir notas fiscais falsas ou até alterar dados de notas fiscais reais.
2. Erros na emissão de notas fiscais: essas situações podem gerar multas e penalidades para as lojas.
3. Deixar de emitir notas fiscais: essa é uma infração grave que pode resultar em multas e até mesmo em prisão dos responsáveis.

A boa notícia é que existem algumas boas práticas para garantir a segurança fiscal no varejo, como implementar um sistema de gestão de documentos fiscais eficiente para controlar e emitir notas fiscais com segurança.

Outra prática é investir em treinamentos para os funcionários entenderem a importância da emissão correta e minimizar erros. Implementar procedimentos internos de controle também é uma boa opção para evitar fraudes e erros na emissão de notas fiscais.

Além disso, a segurança fiscal também é importante para garantir a boa reputação da empresa, considerando que se a empresa for multada por irregularidades fiscais, a imagem perante clientes e fornecedores pode ficar prejudicada, dificultando também a obtenção de financiamentos.

Já que falamos do grande auxílio que os sistemas de gestão fiscal podem prestar à uma empresa, conheça a Qive: uma solução que, conectado à Secretaria da Fazenda, baixa automaticamente todas as NFes, NFSes, e CTes emitidas contra o CNPJ da sua loja e as armazena em XML.

Tenha todas as notas fiscais antes mesmo do produto chegar até sua loja.

• Relatórios, filtros e buscas inteligentes por qualquer conteúdo das notas;
• Não dependa de e-mails para receber os XMLs das Notas Fiscais Eletrônicas e Conhecimentos de Transporte;
• Gestão de documentos em um painel que permite imprimir, realizar buscas e filtrar pelos critérios mais importantes para a sua empresa;
• Fazer e gerir a Manifestação do destinatário;
• Realizar o fechamento do mês para enviar ao contador ou dar acesso à ele para visualizar sua movimentação fiscal.

Agora que você já sabe porque intensificar a segurança fiscal também durante o período da Black Friday, é um excelente momento para experimentar a plataforma da Qive grátis!