Como melhorar a produtividade de seu departamento fiscal

A vida de um analista fiscal não é fácil — é necessário lidar diariamente com uma série de problemas que, além de prejudicar a produtividade dos integrantes de sua equipe, podem acabar trazendo prejuízos para a empresa como um todo. Sejamos sinceros: a área fiscal é um ramo que ainda sofre com muitos entraves simples, oriundos de tempos passados, e que só não são resolvidos porque muitas companhias ainda se recusam a adotar novas estratégias, novas tecnologias e novos modelos de fluxo de trabalho.

Estamos falando de problemas como a falta de comunicação entre os colaboradores e a má gestão de tempo, por exemplo. Além disso, muitas vezes faltam ferramentas para otimizar o tempo dedicado às consultas de NFe emitidas contra seu CNPJ. Se você se vê enfrentando algum desses desafios, chegou a hora de elaborar um check-list para o departamento fiscal resolver algumas falhas com medidas simples, porém bastante eficazes. Confira algumas dicas!

1) Falta de tempo — ou falta de gerenciamento de tempo!

Esse é um problema muito comum e que costuma afetar não apenas a área fiscal, mas também outros setores da empresa. Se você percebe que não está gerenciando bem o seu tempo útil dentro da empresa, chegou a hora de aplicar técnicas que consigam eliminar esse obstáculo pela raíz. Uma técnica muito interessante é a Pomodoro, criada pelo italiano Francesco Cirillo.

Esse método sugere que o profissional use um cronômetro para trabalhar de forma ininterrupta por 25 minutos (pode-se ajustar esse tempo de acordo com a necessidade), e, em seguida, descansar por 5 minutos, para só então retornar às atividades por mais 25 minutos. Nunca é demais lembrar que, quando o assunto é gestão de tempo, é importante maneirar nas redes sociais — seja educando seu time para que eles possam se auto-policiar ou utilizando ferramentas para limita o acesso à tais plataformas.

Vale a pena lembrar que o uso de soluções tecnológicas que automatizam parte da rotina operacional também ajuda bastante aqui — dessa forma, os 25 minutos rendem bem mais e é possível adiantar tarefas da agenda diária.

2) Falta de comunicação

Uma equipe que não se comunica é uma equipe pouco produtiva. Sem informações claras sobre onde estamos, aonde queremos chegar e o quê é necessário para atingir tal meta, é natural que a equipe produza menos do que o esperado ou não adote a postura desejada pelo gestor. Além disso, pode acontecer de duas pessoas estarem executando atividades semelhantes que seriam executadas com maior qualidade caso existisse um compartilhamento de informações. Ou então, se duas pessoas trabalham com gerenciamento de notas fiscais, por exemplo, poderíamos reduzir essa demanda para um único funcionário adotando o uso de uma solução que agilize a consulta da NFe.

Uma dica simples para mitigar esses pontos é realizar curtas reuniões semanais — algo entre 30 a 40 minutos bastam — para que todos do time estejam alinhados com os objetivos da empresa e as metas da área.

Vale a pena também investir na adoção de tecnologias que integrem os membros de seu departamento e facilite sua comunicação de forma digital. O Slack, por exemplo, é um aplicativo de mensagens corporativas que vem fazendo muito sucesso sobretudo em startups, graças a sua versatilidade e facilidade de uso. É muito mais intuitivo e eficaz do que trocar emails.

3) Falta de organização

Se você seguiu a dica anterior, provavelmente já reduziu drasticamente seus problemas com falta de organização. Afinal, comunicação, transparência e alinhamento são pilares importantíssimos para manter um ambiente de trabalho “nos conformes”. Porém, o uso de plataformas específicas para gerenciar projetos e acompanhar o andamento de tarefas, como o Trello, também pode ser muito útil para dar aquela turbinada no seu departamento.

Nesta ferramenta, as tarefas são organizadas em quadros, listas e cartões que podem ser movimentados para exibir visualmente o progresso de um projeto. É possível definir datas de entrega, diferenciar diversos tipos de cartões através de etiquetas personalizadas e ligar integrações com outras plataformas. A estrutura do aplicativo é baseado no método japonês Kanban, que utiliza adesivos post-it para organizar tarefas em um quadro físico.

Soluções que facilitem o gerenciamento de NFe completas também são importantes neste tópico. Com elas, fica mais fácil lidar com o grande fluxo de documentos fiscais e criar relatórios variados, algo que, se feito de forma manual, é mais demorado e suscetível a erros.

4) Falta de comprometimento

A falta de comprometimento costuma andar de mãos dadas com a desmotivação, e existem inúmeras razões para um funcionário estar desmotivado em seu ambiente de trabalho. A falta de comunicação é uma delas, mas não é a única. Realizar continuamente tarefas operacionais que poderiam ser automatizadas — como fazer consultas de NFe no site do Sefaz (Secretaria da Fazenda) o dia todo — é algo que torna a rotina um tanto desestimulante. Todos nós gostamos de novos desafios e precisamos deles para nos sentirmos engajados com a missão corporativa.

Acredite ou não, mas a falta de feedback também é capaz de desmotivar um empregado. É necessário existir sempre uma conversa transparente entre a sua equipe, indicando quais pontos precisam ser trabalhados e dando reconhecimento aos profissionais que desempenham um bom papel dentro do departamento.

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5) Falta de qualidade

Investir em capacitação profissional é importante: todos os colaboradores da empresa precisam estar atualizados com os mais recentes padrões e conceitos do setor. Além disso, a adoção de novas soluções tecnológicas, como uma plataforma para fazer o download das NFes completas diretamente do banco de dados do Sefaz, automatiza grande parte do trabalho do departamento fiscal, reduzindo custos e otimizando o fluxo de trabalho.

Com a tecnologia certa, não é mais necessário depender dos fornecedores para que eles enviem as notas fiscais: você mesmo pode fazer as consultas dos XML emitidos contra sua empresa a qualquer momento. Usando uma ferramenta de gestão de documentos fiscais, também fica mais simples monitorar notas canceladas e outras exceções, evitando fraudes e eventuais multas geradas por escriturações incorretas.

Automatizando a consulta de NFes

Um bom exemplo de ferramenta que pode preencher as principais lacunas na rotina do departamento contábil é o Qive, software de gestão de documentos fiscais que permite a consulta de NFe diretamente do site da Sefaz. A solução permite baixar os arquivos XML das notas fiscais emitidas contra seu CNPJ automaticamente, facilitando o gerenciamento e arquivamento seguro dos documentos.

Ao automatizar esse processo você ganha um tempo imenso dentro da rotina de atividades do setor financeiro. A ferramenta é amigável e intuitiva. Muito mais eficiente do que usar o portal de NFe da Sefaz, que exige a digitação do código de acesso e não permite baixar as notas em lotes, ou seja, é preciso digitar uma a uma.

Com a Qive, também é desnecessário ter que correr atrás seus fornecedores para solicitar o envio da nota fiscal ausente ou quebrar a cabeça pensando em uma forma segura de armazenar o arquivo XML das NFes completas.

Quer testar a solução gratuitamente? Clique aqui e faça o teste gratuito! Você poderá conferir como ela é capaz de melhorar a produtividade de seu departamento fiscal Aproveite!