Automatizar a consulta de XML gera economia financeira para as grandes empresas.

Saiba, neste artigo, porque a automatização de consulta de XML é segura e evita multas.

Muitas empresas (as grandes e as pequenas) ainda fazem o acompanhamento e a escrituração das notas fiscais de entrada por meio do
DANFe. Já que ele figura, de modo informal e resumido, na materialização da Nota Fiscal, então há ainda um número grande de empresas que fazem esse acompanhamento de modo manual.
Esse fato remete a um tipo de ação ultrapassada, característica da era
pré NFe, e que deixa as empresas diante de um problema: a suscetibilidade
de erros humanos e a morosidade de processos manuais.
Não apenas os pequenos negócios que não têm tantos recursos
tecnológicos, mas também algumas grandes empresas que já usam bons
software de gestão empresarial (ERP), fazem parte do, ainda extenso, grupo que não utiliza a consulta de XML para automatizar a utilização das informações das notas fiscais.
Esses tipos de empresas usam o arquivo XML apenas como garantia de
armazenamento da obrigatoriedade fiscal (por cada quinquênio), mas todas as outras informações, como por exemplo a escrituração da entrada das
informações para o ERP são realizadas via digitação.

O problema é que esse tipo de ação gera atrasos nos processos de
escrituração, mas também custos para as empresas, já que podem passar
desapercebidos dados extremante relevantes para a negociação do serviço ou produto, pela empresa. Como, por exemplo, condições negociadas que não estão em conformidades entre o fornecedor e o comprador e que geram gastos desnecessários à empresa durante o processo.
Para entender com mais propriedade como a empresa pode ganhar com
esse tipo automatização é essencial entender, antes, o que é XML e qual sua importância.

Para isso separamos nesse artigo essas explicações e deixamos também em destaque a relação que o XML possui com os registros fiscais.
Além disso trouxemos um exemplo real de uma empresa Petroquímica que aumentou em quase 90% a rentabilidade de escrituração dos processos de entradas. Tudo isso ajudará a entender melhor como e qual a importância de realizar a automatização dos arquivos XMLs.

1. O que é o XML

Arquivo XML é basicamente o formato digital das Notas Fiscais. E como
toda Nota Fiscal implica em decorrências de transações comerciais, então a
forma eletrônica encontrada para registrar e armazenar esses tipos de
transações foi o arquivo XML.
Se observarmos a nomenclatura da sigla XML (Extensible Markup
Language), Linguagem Extensível de Marcação Genérica, em tradução livre, já compreenderemos boa parte de suas funções. O XML pode, então, ser definido como uma forma fácil e genérica de compartilhar informações, seja via internet, por meio de computadores em rede ou em aplicações específicas de dados.

O fato mais relevante do XML é que nele podem estar incluídas diversas
linguagens (extensíveis) como por exemplo, XHTML que é o formato de
páginas da Web, ou ainda SDMX ou SMIL que são expressões matemáticas.
Essa flexibilidade do XML é o que gera sua principal função: organizar
sequências de dados para que elas possam ser separadas, lidas e integradas a outras linguagens.

2. Qual a importância do XML

Se XML é o arquivo de armazenamento online das informações da Nota
Fiscal, sua importância reside por si só nesse fato, pois ele é o documento que detém e, de certo modo controla, os dados das transações comerciais.
Transações essas que são estabelecidas entre empresas ou de uma pessoa
jurídica para uma pessoa física.
Uma das maiores importâncias, e destaque de uso dos arquivos XMLs, é
que eles possuem fácil portabilidade. Uma vez que, por meio desse tipo de
arquivo, as informações contidas em um banco de dados específico, poderão ser lidas por outro banco de dados diferente.

Onde e como o XML é usado

Se o XML é o documento que possui todas as informações das transações comerciais estabelecidas, então ele é (ou, pelo menos, deveria ser) a principal ferramenta usada para acompanhar os status das operações comerciais.

Ele pode ser usado basicamente em todas as operações de transações
feita pela empresa, fato que o transforma em uma ferramenta de gestão fiscal e empresarial poderosa e altamente complexa. Então tanto a empresa como a Receita Federal usam os recursos onlines dos XMLs para embasar e direcionar suas ações que dizem respeito às transações comerciais.

Relação do XML com os registros fiscais das NFe

Uma vez que os registros fiscais se fazem com base, e a partir, das
relações comerciais, e essas relações são pautadas e acompanhadas pelas
notas fiscais, então todo cálculo e apuração fiscal acontecerá de acordo com
as informações da nota fiscal. E como está sendo esclarecido nesse artigo,
esse tipo de informação figura-se de modo completo e detalhado no XML. Ou seja, é o XML, mais uma vez o documento que contém as informações
necessárias para os cálculos dos registros fiscais.
Por exemplo, o cálculo dos tributos de uma empresa é feito com base nas
informações contidas no XML, então se as informações contidas nele não
estiverem automatizadas, todo o processo de conferência será moroso e mais suscetível a erros.
Isso quer dizer que os registros fiscais relativos às transações de
mercadorias ou bens, e também às aquisições de serviços de transporte e de
comunicação, que forem efetuadas a qualquer título pela empresa, quando
contribuinte do ICMS, serão calculados com base nas informações contidas
nos XMLs.

Dificuldade em obter o XML

Há muito gestores que ainda têm dificuldades de entender os processos
tributários, para então pensar e criar formas de identificar as oportunidades de redução de custos. Isso ocorre porque, normalmente, eles desconhecem as complexidades e amplitudes das informações contidas nos arquivos XMLs das notas fiscais.
Por isso é essencial que os arquivos de XMLs sejam automatizados, de
modo que haja considerável redução de tempo e facilidade do olhar para os dados de modo conjunto. Essa ação faz com que não demande uma equipe
inteira dedicada a colher os dados XMLs, quando necessários.

Solução é automatizar o recebimento dos XML

Quando automatiza o recebimento dos XMLs diretos do site da Receita
Federal, há então uma automatização do recebimento dos dados das notas
fiscais. E, quando há automatização dos XMLs, vários processos de análises
dos dados dessas notas fiscais são facilitados e permitem, então, que as
empresas consigam tomar decisões com base na redução de custos em alguns processos.
Quando os dados estão automatizados a equipe de escrituração fiscal
e/ou de gestão podem se dedicar a olhar e compreender a gestão dos dados
dos XMLs. É de extrema importância que eles sejam analisados e otimizados, pois permitem ações estratégicas como por exemplo, compreender a base de cálculo e de valores dos produtos negociados, bem como outras informações como fretes, seguros, PIS, Cofins, emissão de entradas e valor total dos serviços.

Ganhos reais de uma empresa Petroquímica

Um exemplo de como essa automatização facilita o olhar analítico são os
resultados do estudo de caso feita pela doutora em economia, Romina Souza da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), e sua aluna Tamires da Veiga. Elas investigaram e analisaram os arquivos XMLs de uma empresa Petroquímica de Triunfo/RS, entre os anos de 2016 e 2018 e constataram como a análise dos dados desses arquivos podem trazer ganhos reais às empresas.
Os resultados desse estudo, com base nos dados automatizados dos
XMLs, mostram que quase 60% das falhas e das divergências cometidas por
essa Petroquímica estavam em ações internas da própria empresa.

Ações como por exemplo, CNPJ do pedido de compras diferente da NFe; NFe com pedido de compras não mencionado; ou divergências na distribuição das quantidades (NFe x PC).

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Essas e mais outras 12 ações problemáticas estavam acontecendo por divergências que tinham sua origem em fatores internos da empresa. Após essa constatação foi possível, então, para os gestores organizar e planejar de forma efetiva as soluções a serem tomadas para que esse tipo de problema fosse minimizado, e podendo chegar a ser neutralizado por completo.
O caso dessa empresa petroquímica se assemelha, em base de
problemas, com a problemática de outras várias grandes empresas. E a lição que nos fica é a real necessidade de automatizar os arquivos XMLs para que eles possam fundamentar as ações estratégicas dos gestores, a fim de reduzir tempo e economizar em erros custosos em todo o processo.

Redução do tempo 

Quando há a automatização dos arquivos XMLs a empresa tem, então,
uma padronização do processo, uma vez que o software sempre realiza os
mesmos comandos, não deixando mais a encargo do profissional responsável pelos registros das NF.
 Além disso, há uma centralização de todo o processo, que por sua vez
gera facilidade no armazenamento das NF em um único ambiente digital.
Não apenas a automatização e a centralização são ganhos imediatos. Há
também uma agilidade na operação já que não é mais preciso localizar e
digitalizar as notas, e então há ganho de tempo para a equipe, que em médio e longo prazo potencializa em grande medida a produtividade da empresa.
E ainda, e mais importante, a segurança da informação é garantida,
mantendo a certeza de que não haverá extravios ou alterações indevidas nos dados. Fazendo com que a conformidade das condições negociadas seja garantida no pedido de compras.
Tudo isso gera elevados ganhos de tempo e, consequentemente
economias de custos do processo. Fato atrativo e determinante para que as
empresas, principalmente as de grande porte, adotem e qualifiquem os
processos de automação dos arquivos XMLs.
Se quiser saber mais sobre as reduções de custos que esse tipo
automatização gera, leia o nosso artigo “Consultar XML da NFe gera 5 oportunidades de redução de custos” ou experimente gratuitamente a Qive