Auditoria e reconciliação de NFSe: impactos e benefícios

As empresas emitem os documentos fiscais para registrar as transações comerciais, e as operações junto às pessoas físicas, jurídicas e órgãos públicos. Por sua vez, a auditoria e reconciliação de NFSe permite que a empresa tenha maior controle de suas movimentações financeiras e econômicas. Da mesma forma, o fisco pode acompanhar as operações do contribuinte e a arrecadação dos tributos em atendimento a legislação.

A realidade é que, o fisco acompanha a movimentação econômica e financeira de pessoas físicas e jurídicas, e ainda, possui a facilidade de efetuar cruzamento de informações, devido a disponibilidade dos documentos eletrônicos em sua base de dados.

Para mitigar erros e garantir a consistência das informações, a empresa deve incluir em suas rotinas, verificações periódicas em seus documentos fiscais. Neste artigo, vamos falar sobre os benefícios da auditoria e reconciliação de NFSe. Continue a leitura e confira!

Para que serve a auditoria e a reconciliação de NFSe?

A auditoria realiza um procedimento para verificar a documentação da empresa, e relata aos usuários sobre a necessidade de correções ou alterações. A reconciliação, por sua vez, é um processo minucioso para assegurar a consistência de saldos e valores.   

Devido à grande quantidade de informações financeiras, documentos fiscais emitidos e recebidos pela empresa, é necessário manter uma rotina para que se possa assegurar que as movimentações fiscais, contábeis e financeiras, estão sendo realizadas em conformidade com a legislação vigente e o regime tributário da empresa. 

Nesse sentido, os procedimentos de auditoria e reconciliação contribuem com a segurança das informações transmitidas para o órgão fiscalizador. Assim como assegura que os valores dos tributos, pagamentos e entrega de declarações, estejam em cumprimento dentro do prazo.

Diferentes processos de auditoria

De maneira geral, a auditoria realiza a vistoria das informações e procedimentos para verificar a conformidade ou não conformidade, em atendimento à legislação vigente:

Auditoria Contábil

A auditoria contábil examina os registros contábeis e financeiros e, conforme as normas e exigências técnicas, emite a opinião sobre a conformidade e a veracidade das informações auditadas.

Auditoria Fiscal

A auditoria fiscal examina as declarações acessórias, guias de recolhimentos e os comprovantes de pagamentos para averiguar a consistência dos dados apresentados.  Analisa, adicionalmente, a aderência das informações e a adimplência dos pagamentos, bem como envios de declarações em atendimento à legislação tributária.

O processo de reconciliação de NFSe

A nota fiscal de serviço eletrônica, NFSe, é um documento digital que registra as transações referentes às prestações de serviços. Esse modelo substitui a emissão dos documentos em papel ou talão, com emissão de maneira eletrônica, conforme o sistema que a administração tributária municipal de jurisdição do contribuinte disponibiliza.

São mais de 5570 legislações municipais, e em julho/22 iniciou-se o projeto padrão nacional de Nota Fiscal de Serviços, com o objetivo de integrar as informações de todas as prefeituras. No entanto, até maio/24, pouco mais de 1000 municípios aderiram à plataforma.

Considerando a necessidade de integrar as informações dos documentos fiscais com a contabilidade e financeiro, bem como assegurar a regularidade dos impostos retidos e declarados pelo contribuinte, destaca-se a importância da reconciliação da NFSe.

Ao emitir uma NFSe, que acoberta as operações de prestação de serviços, é preciso atentar-se ao preenchimento das seguintes informações:

• Informações cadastrais;
• Valor dos serviços;
• Retenção de impostos: PIS, COFINS, IR, INSS, ISS;
• Para construção civil: dedução de materiais ou subcontratação;
• Legislação tributária municipal e Lei Complementar nº 116/03 para correta identificação do local do serviço/ISS devido: prestador ou tomador;

   Na reconciliação, podem ser analisadas as seguintes situações:

• Recebeu-se o valor de acordo com o documento?
• O valor do documento ocorre conforme o pedido/orçamento apresentado ao cliente?
• Retiveram os impostos corretamente?
• Os impostos tiveram pagamento correto? (em relação a prazos e valores)

Benefícios e impactos da auditoria e reconciliação de NFSe

As empresas precisam adequar seus procedimentos internos operacionais às exigências do fisco. O fluxo de dados e o volume de informações, requer a necessidade de assegurar a exatidão na troca de informações entre setores. Da mesma forma deve-se checar as declarações e a emissão de documentos que se transmitem ao fisco. 

Através da auditoria e reconciliação de NFSe é possível analisar a movimentação financeira da empresa. É também possível acompanhar seu fluxo de caixa, contribuindo assim para a regularidade das obrigações acessórias no atendimento à legislação tributária.

Esses procedimentos asseguram a transparência e a confiabilidade das informações que a empresa presta tanto aos usuários internos (gestores e colaboradores) quanto aos usuários externos (clientes, fornecedores, fisco e demais).

No caso de constatação de divergências em atendimento à legislação tributária, o contribuinte pode analisar os procedimentos cabíveis de regularização antes de qualquer procedimento de fiscalização. Assim, será possível mitigar os riscos de multas e penalidades que podem causar prejuízos financeiros e impactar seu negócio.

Os desafios da auditoria e reconciliação de NFSe

A auditoria e reconciliação de NFSe contribui para garantir a integridade das operações e a conformidade financeira, contábil e fiscal da empresa. Devido a quantidade de informações e documentos que passam por análise na auditoria, é preciso considerar a necessidade de implementar ou contratar recursos tecnológicos, bem como contar com o entendimento dos gestores sobre a importância dos resultados que a elaboração dos procedimentos traz.

Na realização da auditoria, deve-se compreender sobre os procedimentos internos da empresa e suas operações, dessa forma é possível acompanhar o fluxo das informações.

Através de sistemas integrados, pode-se agilizar a reconciliação de saldos em confronto com os documentos eletrônicos, na verificação de valores, contribuindo assim com a exatidão das informações examinadas na auditoria.

Conclusão

Dada a complexidade da legislação tributária, e ainda, a necessidade de gerenciamento dos documentos fiscais, é necessário que a empresa realize procedimentos para garantir a segurança de suas informações, e minimizar os riscos de erros que podem ocasionar multas e penalidades.

Com o avanço tecnológico, o fisco intensificou os mecanismos de análise e validação das informações que os contribuintes transmitem. Com isso, agora o cruzamento dos dados ocorre de maneira eletrônica, o que torna possível identificar inconsistências com mais facilidade e precisão.

Nesse cenário, mesmo com todas as inovações, ressaltamos a importância da auditoria e reconciliação de NFSe para garantir correta escrituração e validade dos dados informados.