Como evitar multas tributárias na sua empresa em 7 passos

Vejamos neste artigo quais os principais passos para evitar a aplicação de multas tributárias pelo descumprimento das normas.

Recentemente, a Receita Federal do Brasil disponibilizou a todos os usuários o seu Relatório Anual de Fiscalização, no qual aponta os principais objetivos de seu trabalho, sendo um dos principais a manutenção da conformidade tributária.

As ações de fiscalização realizadas por agentes fiscais, sejam eles da Receita Federal, Estadual ou Municipal buscam verificar se todos os contribuintes estão cumprindo com a legislação tributária, de modo a se evitar possíveis sonegações fiscais. Dentre os principais equívocos cometidos pelos contribuintes estão:

(i) incorreta apuração ou ausência do tributo devido;

(ii) ausência de emissão de notas fiscais para acobertar a operação comercial e/ou emissão com dados e informações incorretos (por exemplo, CFOP’s, NCM’s, CST e destaque de imposto); e

(iii) falta de documentação contábil/fiscal apta a dar fundamento às informações prestadas ao fiscal através das obrigações acessórias; e

A legislação tributária do Brasil é extensa e complexa e, portanto, deve-se ter especial atenção para que não haja qualquer infração à lei que poderá ocasionar na aplicação de multas tributárias.

Capacite sua equipe para evitar multas tributárias

Diante da complexidade do sistema tributário brasileiro determinados pontos podem possuir diferentes tipos de interpretação. Para evitar possíveis erros e entendimentos equivocados, tem-se como primordial a capacitação da equipe contábil/fiscal da empresa.

A realização de workshops e treinamentos darão aos integrantes do seu time o conhecimento técnico e teórico suficiente para enfrentar as diversas situações do dia a dia.

Ademais, a capacitação de toda a equipe fará com que os seus integrantes estejam por dentro da legislação tributária que rege as atividades da empresa. 

A ciência de quais leis devem ser interpretadas e aplicadas fará com que a apuração de impostos e cumprimento de obrigações acessórias se dê de maneira correta, afastando, portanto, possíveis equívocos contábeis/fiscais que possam penalizar a empresa com passivo fiscal decorrente da aplicação de multas tributárias pelo fisco.

Com a ciência das normas tributárias e o conhecimento técnico necessário para cumprimento das diversas obrigações acessórias a que a empresa está sujeita, além da correta apuração dos tributos devidos, cabe, agora, verificar quais os prazos a serem seguidos.

Cada obrigação acessória (ECF, ECF, EFD-Contribuições, por exemplo) possuem prazos de envio diferentes. Veja que tais obrigações somente se referem a documentos fiscais/contábeis entregues ao fisco federal. Acrescenta-se, ainda, se o caso, a necessidade de entrega de documentos fiscais aos fiscos estadual e municipal.

Para tanto, é de suma importância que a empresa tenha um controle dos prazos a serem observados e faça o controle destes através de uma agenda tributária, pois eventual atraso na entrega imporá à empresa a necessidade de pagamento de multas tributárias, as quais podem ser elevadas.

A título de exemplo, a Receita Federal do Brasil disponibiliza em seu site uma agenda, na qual consta os prazos e vencimentos das obrigações tributárias por mês e, que, portanto, auxilia o contribuinte. A agenda da RFB pode ser acessada clicando aqui.

Contratação de auditorias independentes

Mesmo que toda a equipe fiscal/contábil da empresa possua conhecimento técnico suficiente para cumprimento de todas as obrigações tributárias a que a empresa está sujeita, não é raro verificar que determinados procedimentos ainda são realizados com erro.

Para diminuir tais equívocos e buscar uma conformidade fiscal, cabe à empresa a contratação de auditorias independentes, as quais realizaram um trabalho de revisão fiscal/contábil, de modo a verificar se, de fato, os procedimentos adotados estão corretos.

Atuação de assessorias permanentes

Além de realização periódica de auditorias, a companhia pode contratar os serviços de assessorias permanentes. Os serviços deste tipo de assessoria incluem o auxílio quanto a possíveis dúvidas do dia a dia, principalmente, com relação a emissão de documentos fiscais. 

Além do mais, a assessoria poderá ajudar à empresa na revisão de todas as obrigações acessórias antes da entrega efetiva ao fisco, o que se torna interessante, pois eventual entrega de documentos com inconsistências poderá levar a empresa a sofrer uma fiscalização e, no pior dos cenários, ser cobrada por tributos não recolhidos, além da aplicação de multas tributárias.

Organizar documentos evita multas tributárias

Sabe-se que toda a apuração de tributos e informações transmitidas ao fiscal possuem origem em documentos fiscais. Para tanto, é de suma importância que a empresa seja organizada e realize a guarda dos documentos de forma adequada.

A gestão de documentos principalmente em relação às notas fiscais emitidas são de suma importância, pois através delas é que a empresa poderá realizar um controle adequado de estoque, apuração das receitas auferidas, além de possíveis créditos fiscais a serem apropriados.

Realização de denúncia espontânea – art. 138 do Código Tributário Nacional

Mesmo que a empresa adote todas as providências necessárias para mitigar possíveis erros que possam ser cometidos, estes invariavelmente poderão ocorrer.

Neste ponto, a atuação das auditorias e/ou assessorias é fundamental, pois a verificação dos erros com agilidade poderá impedir que se inicie uma fiscalização, a qual poderá resultar na aplicação de multas tributárias, além da cobrança de impostos que deveriam ser recolhidos.

A verificação de erros com antecedência permite à empresa realizar a chamada “denúncia espontânea”, procedimento este que está previsto no art. 138 do Código Tributário Nacional.

Através da denúncia espontânea o contribuinte indica a existência de divergências em suas apurações ao fisco, antes de ser realizada qualquer fiscalização. Neste ato, o contribuinte poderá realizar o pagamento do imposto devido sem a necessidade de pagamento de multa, o que acaba por representar um benefício.

Para que a empresa não venha a ter problemas com fiscalizações e autuações fiscais, torna-se importante a adoção de procedimentos para auxiliar no cumprimento das obrigações fiscais.

É de fundamental importância a realização de auditorias, sejam elas internas ou independentes, pois poderão verificar a existência de atos que mereçam ajustes. Ademais, poderão realizar uma análise minuciosa dos procedimentos fiscais, principalmente com relação ao cumprimento das obrigações acessórias e a correta apuração dos impostos devidos.

Portanto, é importante que a empresa verifique a necessidade de se organizar para adoção dos procedimentos necessários para estar em conformidade com o fisco e evitar a criação de passivos fiscais por incorretas informações prestadas.

Softwares da área ajudam a evitar multas tributárias

Atualmente é possível encontrar no mercado diversos softwares que auxiliam as empresas no cumprimento de suas obrigações fiscais. Sabe-se que os trabalhos manuais podem resultar em erros. Assim, para evitar qualquer tipo de inconsistência a utilização de softwares que automatizem os mecanismos contábeis e as apurações fiscais é de suma importância.

Diversos softwares estão preparados para apontar quais os códigos CFOP’s e CST’s que devem ser utilizados para cada tipo de operação, por exemplo. Além do mais, os softwares podem realizar cruzamentos entre os documentos fiscais, de modo a se evitar informações contraditórias e divergentes.

Ainda, podem ser de grande valia na apuração dos impostos devidos, vez que se parametrizados de forma correta diminuem, e muito, os riscos quanto a pagamentos indevidos e/ou pagamentos a menor.

Portanto, é imprescindível que haja a automação de todos os procedimentos contábeis e fiscais da empresa para mitigar possíveis erros que podem resultar na aplicação de penalidades pelas autoridades fiscais.

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