Nota Fiscal Denegada: O Que É E Como Resolver?

A emissão de NF-e passa por diversos processos tributários, cadastrais e sistêmicos, uma vez que todas essas informações e procedimentos são realizados de forma correta, a NF-e será emitida com sucesso dentro da conformidade tributária.

Isso significa que ele, então, é um documento autorizado pela Secretaria da Fazenda do Estado do contribuinte, e com a autorização temos a certeza de que a NF-e está salva no banco de dados da SEFAZ, portanto é considerada um documento com validade jurídica.

Porém nem sempre as emissões das NF-e ocorrem. Acontece que existem mecanismos da Sefaz para não emitir a NF-e caso a NF-e não esteja em conformidade tributária. Nesse caso temos os processos de autorização, denegação e rejeição de Notas Fiscais. 

Situações extremamente importantes de serem compreendidas, porque caso aconteça com sua empresa, você precisará entender o processo e saber como agir. Por isso, em nosso artigo separamos as principais informações para você aprender a identificar e corrigir a denegação de NF-e caso ocorra nas suas operações.

Nota fiscal denegada: o que significa?

Nota fiscal denegada e “denegação da NF-e”, se referem ao mesmo fato. E isso acontece quando há alguma irregularidade no momento de emissão da nota. 

Por exemplo, no momento da emissão da Nota Fiscal Eletrônica NF-e, se um dos participantes da operação (o contribuinte, ou o emitente ou o destinatário da mercadoria) estiver em alguma situação de irregularidade fiscal perante o fisco estadual, as regras de validação da NF-e não conseguiram ser atendidas e, portanto, a SEFAZ não autorizará a emissão da NF-e.

Diferença entre nota fiscal denegada e nota fiscal rejeitada

Para resolução das irregularidades e pendências fiscais ocorridas no momento da autorização de uma NF-e, precisamos antes de tudo entender de forma clara qual a diferença entre uma NF-e que foi rejeitada e uma NF-e que foi denegada.

A partir da clareza  do que de fato ocorreu com a nota que não foi emitida é que vamos conseguir resolver as irregularidades encontradas e, então, conseguir emitir (quando possível) a nota corretamente.

Para aplicação desta análise fiscal vamos entender melhor o processo de Rejeição X Denegação:

DENEGAÇÃO NF-E:

A emissão de uma NF-e denegada ocorre no momento da “Autorização de Uso da NF-e”. Quando tiver algum tipo de irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário, então a NF-e é denegada e arquivada na Secretaria da Fazenda.

Portanto, o contribuinte que tem inscrição estadual localizada na SEFAZ, terá sua nota identificada com o status “Denegada a Autorização de Uso”. Nesse caso não é possível corrigir a irregularidade para solicitar uma nova “Autorização de Uso da NF-e” para esse mesmo número de NF-e.

REJEIÇÃO NF-E:

A emissão de NF-e será rejeitada pela Sefaz quando o arquivo digital da NF-e for emitido de forma errônea, ou seja, quando o arquivo digital tiver dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos. 

Exemplos de NF-e rejeitadas acontecem nas seguintes condições: 

• Quando ocorrer falha na recepção ou no processamento do arquivo;
• Falhas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital da NF-e;
• Quando o emitente não estiver devidamente credenciado para emissão de NF-e no estado onde tem inscrição estadual;
• Quando houver duplicidade do número da NF-e;
• Falha na leitura do número da NF-e;
• Demais incorreções no preenchimento do arquivo digital da NF-e.

Nos casos de rejeição de NF-e, o arquivo digital da NF-e que for rejeitado não será arquivado no banco de dados da Secretaria da Fazenda. 

Logo, o contribuinte emitente da NF-e rejeitada poderá corrigir os erros e irregularidades do arquivo digital e tentar retransmitir o respectivo arquivo digital novamente para que ele seja autorizado.

O que faz uma nota fiscal ser denegada?

A denegação da NF-e ocorrerá quando, no momento da emissão da Nota Fiscal Eletrônica NF-e, um dos participantes da operação — seja ele o contribuinte emitente ou destinatário daquela mercadoria — estiver em alguma situação de irregularidade fiscal perante o fisco estadual, logo não irá atender a todas as regras de validação que são necessárias para sua autoriza a emissão da NF-e.

Temos elencados os códigos para identificar as situações de denegação na NF-e, conforme tabela abaixo:

CÓDIGO DENEGAÇÃO NF-E	MOTIVOS DE DENEGAÇÃO DE USO
301	Irregularidade fiscal do emitente da NF-e
302	Irregularidade fiscal do destinatário da NF-e
303	Destinatário não habilitado a operar na UF
611	GTIN (cEAN) inválido

Como saber por que minha nota fiscal foi denegada?

Para entender quais os motivos de uma NF-e ser denegada é preciso entender a situação cadastral e, principalmente, qual é o status da inscrição estadual (tanto do emissor como do destinatário). Isso porque o principal motivo de denegação de NF-e, normalmente, está na situação cadastral ou no status da inscrição estadual

Para analisar os motivos da denegação da NF-e, devemos estar atento às informações no campo da inscrição estadual no momento de emissão da NF-e:

SITUAÇÃO CADASTRAL	REGULARIDADE DO DESTINATÁRIO	CAMPO DE INSCRIÇÃO ESTADUAL NA NF-E
Inscrição Estadual Habilitada	Situação Fiscal Regular	Nesta situação deve ser preenchido o campo Inscrição Estadual na NF-e, se este campo não for preenchido, a NF-e será “rejeitada” de forma automática.
Inscrição Estadual suspensa que está em processo de baixa na Sefaz	Situação Regular – Contribuinte não obrigado a se inscrever na Sefaz ou é prestador de serviço não contribuinte do ICMS.	Não deve ser preenchido o campo Inscrição Estadual na emissão da NF-e.
INSCRIÇÃO ESTADUAL BAIXADA	Situação Regular – Contribuinte não obrigado a se inscrever na Sefaz ou é prestador de serviço não contribuinte	Se for preenchido o campo da inscrição estadual, a NF-e será “denegada” automaticamente.
INSCRIÇÃO ESTADUAL IMPEDIDA	Situação Irregular	A SEFAZ não autoriza a emissão NF-e enquanto o contribuinte não regularizar sua inscrição estadual. Se a inscrição estadual não constar na NF-e, a nota será “rejeitada”. Se a inscrição estadual constar na NF-e, o documento será “denegado”. A situação somente estará regular quando a inscrição estadual estiver na situação cadastral “habilitada, suspensa ou baixada”.

Nota fiscal denegada: o que fazer 

De acordo com o que colocamos acima, as situações em que ocorre a denegação da NF-e se relacionam com o emitente ou com o destinatário da nota, portanto, a solução para correção implicará em ações específicas relacionadas a eles.

O procedimento adotado para regularização de NF-e denegada depende, então se a denegação foi com o emitente ou com destinatário.

Quando a denegação ocorrer no emitente da NF-e:

Quando ocorrer a denegação de uma NF-e por motivos  de irregularidade fiscal do emitente da nota, o emissor/contribuinte deverá entrar em contato com o posto fiscal de seu domicílio tributário para resolver essa pendência e solicitar a reativação de sua inscrição estadual no Estado. 

Os casos de inscrições suspensas ou inscrições estaduais que estejam em processo de baixa ou baixadas na Sefaz também não estão habilitadas para emissão de NF-e. Quando o contribuinte  estiver em alguma destas situações o descredenciamento para emissão de NF-e ocorre de forma automática.

Quando a denegação ocorrer no destinatário da NF-e:

Nas emissões de NF-e que ocorre denegação devido à irregularidade fiscal do destinatário da mercadoria, o contribuinte/destinatário deverá adotar o mesmo procedimento do emissor, e entrar em contato com o posto fiscal que está vinculado ao seu CNPJ, para resolver a irregularidade e solicitar a reativação da sua inscrição estadual naquele Estado.

Como evitar uma nota fiscal denegada

Sabemos que é imprescindível manter os dados cadastrais das empresas junto à Receita Federal, Secretaria de Fazenda e Secretaria de Finança,  portanto em qualquer sinal de irregularidade é necessário buscar a correção ou atualização dos dados informados.

As ações preventivas são as melhores soluções para evitar a denegação das notas fiscais. Esteja atento,  e sempre que possível consulte o DEC – Domicílio eletrônico do Contribuinte — junto à Sefaz. E lembre-se de sempre atualizar todos os cadastros fiscais quando houver qualquer alteração na situação cadastral.

Como a Qive pode te ajudar a se manter regularizado

A solução segura para quem não quer se ver diante de uma NFe denegada é utilizar a Qive que consulta NFes. Com ele, em hipótese alguma, o DANFe será impresso ANTES que a SEFAZ tenha emitido autorização de uso dessa NFe.

Esse simples procedimento evita problemas sérios para a documentação contábil, isso porque impede que a transação se consume sem que o emissor tenha garantias de recebimento pela transação. Afinal, se a NF-e for denegada e o destinatário não se reabilitar diante do Fisco, ele corre o risco de sofrer prejuízos.

Conclusão

Como já sabemos, mas pudemos entender melhor com os pontos trazidos acima, é necessário manter a inscrição estadual ativa, regularizada e atualizada junto a Sefaz de domicílio tributário do contribuinte, só assim garantimos que haja emissões de NF-e denegada. 

Lembrando por fim, que extremamente importante ter clareza e saber identificar a denegação porque ela não pode ser confundida com a rejeição, pois como explicamos cada situação requer ações distintas do contribuinte para solucionar o problema.