O Que É NFCe: Entenda Tudo Sobre O Documento

Sabemos que toda operação comercial deve, obrigatoriamente, estar amparada por um documento, o qual conhecemos por nota fiscal. Contudo, você sabia que se uma operação acontecer diretamente com um consumidor final há a necessidade de o vendedor fazer a emissão de uma nota fiscal específica? Neste artigo, falaremos sobre a Nota Fiscal de Consumidor. Saiba o que é a NFCe, quais suas principais características e em quais operações você deve emiti-la.

O que é NFCe?

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, a NFCe, nada mais é que a nota fiscal que o vendedor emite. Ela possui como objetivo indicar a existência de uma operação comercial (seja ela presencial ou para entrega em domicílio). Ou seja, uma venda direta ao consumidor final, seja ele pessoa jurídica ou física.

Em resumo, a NFCe é o documento com emissão nas operações comerciais de venda presencial ou para entrega em domicílio, como por exemplo, as entregas realizadas por delivery. Pode-se concluir, portanto, que a NFCe é o documento fiscal que, principalmente, o setor varejista utiliza.

A NFCe é a nota fiscal que irá documentar essa operação. Contudo, é importante observar que a NFCe somente deve ter emissão na hipótese de a operação se referir a uma venda para consumidor final!

Os benefícios da NFCe

Agora que já sabemos o que é a NFCe, vamos abordar seus benefícios.

Atualmente, vemos que as relações digitais estão cada vez mais presentes no dia a dia. A NFCe, por sua vez, seguindo esse movimento, constitui-se como forma de substituir os documentos fiscais até então de emissão manual, em papel.

Esses documentos fiscais se referiam aos cupons fiscais muito utilizados pelo setor do varejo. Assim, a NFCe teve como principal objetivo, após a sua instituição, de reduzir custos de obrigações a serem cumpridas pelos contribuintes. Ao mesmo tempo, possibilitou uma melhora no controle fiscal pelas secretarias de fazenda dos Estados.

Para os contribuintes, além de a NFCe de forma eletrônica facilitar o processo de emissão deste documento fiscal, possibilitou ao consumidor a conferência da validade e autenticidade da nota fiscal recebida. Adicionalmente, ela estabeleceu um padrão nacional para este tipo de documento com emissão em operações para consumidores finais.

Para o empreendedor

Os empreendedores, ao utilizarem a NFCe, usufruirão de diversos benefícios. Dentre os principais podemos destacar:

diminuição de burocracias;
dispensa de utilização de máquinas para impressão de cupons fiscais, além da diminuição de custos com papéis;
possibilidade de emissão da NFCe de forma eletrônica a ser realizada a qualquer hora e lugar;
armazenamento dos documentos em nuvem
possibilidade de um maior controle e organização quanto aos documentos fiscais.

Para o consumidor

Assim como o empreendedor possui benefícios para a utilização da NFCe, o consumidor também aproveita as facilidades deste documento fiscal:

desnecessidade de guarda de diversos cupons fiscais, vez que poderá armazenar as notas fiscais recebidas em nuvem;
possibilidade de consulta da validade do documento fiscal de forma rápida e eficiente através de qr code;
possibilidade de recebimento das NFCe através de endereços de e-mail.

Qual a diferença entre NFCe e NFe?

Vimos que o que é a NFCe, um documento fiscal que remete a uma operação com consumidor final. Contudo, havendo uma operação em que o destinatário não seja o consumidor final, qual será o documento fiscal a de emissão para comprovar tal operação comercial?

Nessa hipótese, o vendedor deverá realizar a emissão de uma nota fiscal eletrônica (NFe). Esse será o documento hábil para acobertar a operação comercial realizada entre duas pessoas jurídicas, na hipótese de o adquirente não ser consumidor final da mercadoria adquirida.

É possível verificar, portanto, que tanto a NFCe como a NFe são tipos de notas fiscais.

Ae, por sua vez, é o documento fiscal com emissão pelas empresas. Ela possui como finalidade acobertar uma operação de venda, devolução de mercadorias, transferências, exportações, remessas para industrialização e etc.

Ou seja, a NFe possui como finalidade indicar a existência de uma operação realizada entre duas empresas, sendo que nenhuma delas se refere ao consumidor final do produto.

Por outro lado, a NFCe tem emissão pelo vendedor da mercadoria ou serviço, a qual está sendo adquirida por um consumidor final. Por esse motivo, a NFCe emprega-se usualmente pelo setor varejista, pois este vende mercadorias diretamente para os consumidores finais dos produtos.

Quem deve emitir NFCe?

Sendo a NFCe o documento fiscal necessário para acobertar uma operação com consumidores finais, tem-se que o alienante, ou seja, a empresa que realizará a venda do produto para o consumidor final é que estará obrigada, por lei, a realizar a emissão da nota fiscal do consumidor eletrônica.

Informações que devem aparecer na NFCe

Para emitir uma NFCe de forma correta, o emissor deverá indicar no documento fiscal determinadas informações. Elas se referem a características da operação comercial realizada.

Com base no Ajuste SINIEF n. 19/2016 pode-se verificar quais informações devem estar presentes na NFCe:

numeração da NFCe;
assinatura da empresa emitente a partir da utilização de certificado digital;
identificação do emitente, sendo necessária informações como o nome, CNPJ e endereço;
identificação da mercadoria vendida com o seu código NCM;
identificação do destinatário que deverá ser feita através da indicação do CNPJ ou CPF;
códigos fiscais, tais como o código referente à substituição tributária, na hipótese de a mercadoria vendida estiver sujeita a esse regime específico.

Como emitir uma NFCe

Para emitir uma NFCe, o contribuinte deverá observar os requisitos necessários.

Primeiramente, a empresa deverá realizar o seu cadastramento junto a Secretaria da Fazenda do Estado. Depois, deverá adquirir um software para que possa realizar a emissão do documento fiscal, uma vez que as secretarias de fazenda não são obrigadas a disponibilizar sistema para emissão da NFCe.

Realizando o cadastramento e adquirindo o software, a empresa deverá:

possuir acesso à internet
possuir certificado digital
solicitar Código de Segurança de produção através do Portal da NFCe, código este que é alfanumérico, de conhecimento exclusivo do contribuinte e da Secretaria da Fazenda, usado para garantir a autoria e autenticidade do documento fiscal
e estar em situação regular com sua inscrição estadual.

Quais os impactos da não emissão da nota fiscal do consumidor?

Como foi possível perceber, a emissão da NFCe se faz necessária sempre que ocorre uma operação com consumidor final. A emissão deste documento fiscal é necessária, pois ele dará autenticidade à operação realizada. Ela também servirá de apoio tanto para o empreendedor quanto para cálculos dos tributos devidos, bem como para o Fisco, que se valerá deste documento para possível fiscalização.

Não realizar a emissão deste documento fiscal poderá trazer diversos prejuízos ao contribuinte.

Primeiro, a não emissão da nota fiscal trará prejuízos ao empreendedor, pois ele poderá não ter o efetivo controle de seu estoque, das receitas auferidas, e dos tributos que deverá recolher ao fisco.

Esse último ponto, ademais, é de extrema importância. Caso haja uma venda sem emissão de nota fiscal, o contribuinte estará sujeito não só multa pela ausência de emissão da NFCe, mas também será cobrado pelos tributos atrasados, os quais terão acréscimo de multa e juros.

Já para o consumidor, o recebimento de nota fiscal de consumidor eletrônica serve como uma prova da operação realizada. Este documento fiscal poderá ser utilizado, por exemplo, para acionamento de garantias contra possíveis defeitos do produto adquirido.

Deste modo, a emissão da NFCe é obrigatória para acobertar toda e qualquer operação realizada com consumidor final. Sua ausência poderá trazer prejuízos não só para o empreendedor que deixou de emitir o documento fiscal, como também para o consumidor que adquiriu determinado produto e/ou serviço.

A importância de uma boa gestão de notas fiscais do consumidor

Vimos que a NFCe possui extrema importância tanto para o emissor como para o destinatário do documento fiscal. O correto preenchimento e emissão deste documento trazem segurança à operação comercial realizada, sendo fundamental para que os controles fiscais e contábeis da empresa estejam corretos.

Para evitar possíveis passivos tributários, torna-se importante a contratação de software para gestão das notas fiscais do consumidor futuras. Um bom software trará segurança e agilidade na emissão deste documento.

Como consequência, a empresa passará a possuir um melhor controle de caixa, registro de vendas, gerenciamento de movimentações financeiras, análise dos produtos mais vendidos, análise dos clientes, além de ser possível verificar pendências financeiras que merecem ser cobradas dos clientes em aberto.

Como automatizar rotinas com a gestão de NFCe

No mundo empresarial atual, a automação é a chave para otimizar processos e aumentar a eficiência operacional. O Qive pode ser uma ferramenta poderosa para automatizar as rotinas de gestão de NFCe, economizando tempo e recursos para as empresas.

A gestão adequada das Notas Fiscais do Consumidor Eletrônicas (NFCe) é crucial para garantir a conformidade fiscal e uma operação empresarial tranquila. Porém, o gerenciamento manual desses documentos pode ser desafiador devido à falta de organização, chances de erros humanos e tempo necessário para a realização da tarefa.

Como a Qive simplifica a gestão de NFCe com automação:

O Qive é uma plataforma projetada para lidar especificamente com documentos fiscais eletrônicos, incluindo NFCes. Com recursos como importação automática de documentos e organização clara de dados, a Qive simplifica a gestão de NFCe, tornando-a mais eficiente e acessível.

A plataforma pode automatizar várias tarefas relacionadas à gestão de NFCe, economizando tempo e reduzindo erros. Por exemplo:

Categorizar automaticamente as NFCes por tipo de gasto e analisar dados para identificar padrões de compra, tornando todo o processo mais eficiente;
Receber automaticamente uma NFCe assim que ela for emitida e armazenar em seu sistema. Eliminando a necessidade de acompanhar manualmente cada transação e garantindo que nenhum documento seja perdido ou esquecido.

Além de economizar tempo e reduzir erros, a automação da gestão de NFCe com a Qive também pode levar a uma melhor conformidade fiscal e tomada de decisões mais informadas com base em dados precisos e atualizados.

A gestão eficiente de NFCe é essencial para as operações comerciais, mas pode ser uma tarefa desafiadora quando feita manualmente. Com a Qive, as empresas podem simplificar e automatizar essas rotinas, liberando recursos para se concentrarem em atividades mais estratégicas e facilitarem o seu crescimento no mercado competitivo de hoje.

Conclusão

Agora já sabemos o que é a NFCe de emissão nas operações comerciais, sejam elas presenciais ou para entrega em domicílio. É um importante documento fiscal para empreendedores e consumidores.

A sua utilização trouxe modernidade na autenticação das operações realizadas e, por consequência, a possibilidade de maior gerenciamento do negócio empresarial.

Contudo, apesar de facilitar para empreendedores, consumidores, bem como para o Fisco, faz-se necessária um bom gerenciamento destes documentos fiscais, principalmente pelas possíveis punições decorrentes da emissão incorreta de uma NFCe.