Home Office na Contabilidade: como adaptar sua rotina

Sabemos que a contabilidade é uma das profissões mais antigas da nossa sociedade. E disso decorre que ela traz em si, ainda, muitas características tradicionalistas da forma de pensar e trabalhar.

Apesar das inovações tecnológicas, cada vez mais presentes em nosso dia a dia, há ainda vários contrapontos e contra argumentos vindos dos próprios contadores que não querem incorporar certas possibilidades e facilidades online em suas tarefas, talvez por falta de conhecimento ou ainda medo do desconhecido. 

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Isso até então era visto sem grandes críticas, pois entendíamos que esse tipo de escolha dependia apenas da personalidade e inclinação profissional de cada contador, mas de fato não é bem assim. A contabilidade atual exige muito mais dinâmica do profissional, o cliente moderno quer agilidade nos processos.

Chegamos a um ponto em que o serviço home office fez-se imprescindível e urgente. Isso assustou muitos contadores e deixou vários outros perdidos e sem saber direito como agir nesse cenário que foi abrupto e sem meios termos.

Num primeiro momento os contadores que estavam de certa forma acomodados e com rotinas de trabalho obsoletas, foram os mais atingidos, e se levantaram em pressão aos órgãos de classe clamando por prorrogações nos prazos para cumprimento das obrigações legais, e sim são medidas importantes, mas o foco desses profissionais deveria estar em como continuar prestando os seus serviços.

Com a necessidade de conter a disseminação do COVID-19, proteger seus colaboradores e seus clientes, a grande maioria dos contadores está trabalhando de casa e com sua equipe também em home office. Mas para àqueles acostumados a receber seus clientes em suas mesas, pensar juntos nas possibilidades de acertos fiscais, colher pessoalmente as notas fiscais, cartões de ponto, e outras documentações necessárias, fica uma grande sensação de medo em perder qualidade dos serviços, ou perder prazos e arquivos necessários.

Pensando nisso, separamos esse artigo para ajudar contadores e equipes contábeis a se organizarem nesse cenário desafiador, de forma produtiva e ágil, nessa nova forma de trabalho remoto.

Então se você está no dilema contabilidade home office sim ou não, suas dúvidas e preocupações acabarão aqui, acompanhe as 5 dicas que separamos abaixo, para você e sua equipe lidarem com sucesso a esse novo cenário de trabalho.

1. Serviços remotos, uma "velha novidade"

Todos contadores sabem que os serviços remotos e os auxílios tecnológicos não são novidades e que há bastante tempo vêm sendo usados por escritórios contábeis mais inclinados à adesão online de seus serviços.

Todavia há ainda uma grande parcela de contadores que prezam pelas relações pessoais e presenciais rotineiras com seus clientes. E, principalmente, pela manutenção de tarefas e de procedimentos padrões que exigem presença física (pessoal e/ou material) no ambiente conhecido e acolhedor de seus escritórios, podendo controlar fisicamente os processos e as pessoas envolvidas.

Essa pluralidade de trabalho era, até alguns dias atrás, cabível e não tão discutida, pois o contexto ainda permitia. Porém, hoje, frente aos fatos recentes, e aos desafios impostos pelo isolamento social exigido para o combate ao COVID-19, se faz necessário que todos contadores pensem e se adaptem ao trabalho Home Office.

a) Fatos que dificultam a adaptação do trabalho remoto

Embora nos últimos anos a transformação digital tenha tomado conta da área contábil, as dificuldades de adaptação a essa forma de trabalho exigiam do profissional o enfrentamento de suas dificuldades pessoais com formatos e ferramentas diferentes, é preciso ter em mente que o home office é a presença virtual no escritório.

As dificuldades de adaptação, sabemos, decorrem de diversos fatores, que de forma isolada ou em conjunto dificultam e distanciam a vontade e a possibilidade do profissional em se adaptar às formas de trabalho remotas. Essas explicações são extensas e complexas, mas de modo geral resumem-se em:

• Profissionais que não se atualizaram na mesma velocidade exigida pelo mercado;
• Dificuldades em adaptar-se à infraestrutura de trabalho necessária para realizar trabalhos a distância;
• Tempo a ser despendido com o convencimento e conscientização de clientes menos afeitos ao uso de tecnologias;
• Julgar que os valores empregados em hardwares e softwares são gastos, quando na realidade são investimentos;
• E, até mesmo, dificuldade em entender a natureza dessas possibilidades remotas, devido ao hábito de trabalhar com documentos físicos, e de deslocar-se constantemente para levar/trazer documentos aos órgãos responsáveis.

Além desses, com certeza, há outros problemas gerais e específicos que certamente estão sendo percebidos somente agora com as dificuldades impostas pelas restrições necessárias para o combate a pandemia existente.

b) Possibilidades de adesão ao trabalho remoto

Para o profissional atualizado no mercado, o trabalho Home Office, embora não fosse imprescindível, mas necessário em ocasiões de pico, como por exemplo a entrega do IRPF, já era possível ser realizado e uma realidade para muitos. Afinal se o contador utilizar ferramentas de acompanhamento e de gestão ele pode ter acesso a todas as funcionalidades da rotina contábil.

Utilizando apenas um notebook ou computador ou ainda em algumas situações mais restritas até mesmo um tablet ou celular é possível acessar dados, realizar trabalhos e acompanhar todas as necessidades do trabalho, as quais até então só poderia ser realizadas presencialmente.

 Precisamos concordar e respeitar que isso pode ser bem complicado para profissionais mais antigos na área, e que não dominam novas tecnologias, principalmente, pelo fato de que isso os tiram de suas “zonas de conforto”. E deixemos bem claro, que não há julgamento de valor. Há, profissionais hábeis e muito capacitados com habilidades técnicas e intelectuais respeitáveis, mas que não acompanharam as transformações na forma de trabalho possíveis à área contábil.

#Dica 1: Descubra os benefícios que o home office pode trazer

Como dito acima muitos profissionais ainda são resistentes às atualizações tecnológicas, por não enxergarem as vantagens que elas podem trazer para a produção rotineira de suas demandas.

Mas queremos deixar claro que há inúmeros benefícios e que eles podem vir carregados de oportunidades, desde benefícios de ordem financeiras até a gestão de pessoas, tão relevantes atualmente.

O trabalho Home Office ajuda com a redução de custos por exemplo, não só os custos do escritório contábil, mas também do cliente.

Os mais impactantes e sentido logo de início para seu escritório, serão os custos fixos como vale transporte e os relacionados a manutenção dos ambientes comerciais corporativos, tais como água, energia elétrica, material de limpeza, etc.

Outro benefício bastante importante é a suavização da relação com os colaboradores. Quando há uma rotina de home office adaptada ao cotidiano do colaborador,  ele deixa de ver a empresa apenas como “provedora de tarefas e de salários”, mas passa a vê-la também como provedora de benefícios e empatia facilitadoras de serviços, a rotina dos empregados fica mais “leve” e menos cansativa sem o estresse do deslocamento e trânsito para o trabalho. Fatores que contribuem diretamente no aumento da produtividade da equipe.

É preciso entender que a visão que a empresa tem das relações humanas é levado em conta pelos colaboradores e essas percepções positivas derivam em diferenciais na produtividade diária do trabalho.

#Dica 2: Invista em recursos tecnológicos.

Todas as profissões que visam atualizar seus métodos e acompanhar a evolução do mercado de trabalho necessitam de uma aparelhagem tecnológica adequada e boas ferramentas de informação e comunicação.  Como computadores e notebooks eficientes e softwares devidamente atualizados para acompanhar a rapidez da produção, afinal, eficiência é tudo o que um bom gestor quer para o seu processo não é mesmo?

Com isso chegamos ao ponto principal desse processo, o home office não e apenas liberar o trabalho remoto e esperar as entregas, é preciso construir as bases e  já que o trabalho terá continuidade em casa, ele terá de ser feito pelo menos 90% online, o que nos leva à necessidade de utilizar todas as plataformas que temos ao nosso alcance.

Possuir uma conexão com a internet de qualidade é o primeiro ponto para garantir a eficácia do trabalho, assim como equipamentos suficientes para acompanhar e desenvolver os trabalhos necessários para o bom desenvolvimento da produção. O investimento é super válido nesse sentido.

Uma análise prévia de alguns pontos importantes, é o primeiro passo a ser dado no seu planejamento, deverá avaliar os recursos que dispõe e checar ao menos os itens a seguir:

• • Conexão e velocidade de internet, é o desempenho desses itens que ditarão o ritmo dos demais;
• • Servidor e rede de dados, os dados deverão estar centralizados e acessíveis a toda a equipe;
• • • Forma de acesso segura aos dados, os ataques se intensificam com portas abertas;
  • Verificar se o sistema que utiliza e os softwares de controle e gestão, rodam em nuvem;

Outra importante avaliação é a do perfil dos colaboradores, procurar classificar os perfis em categorias, isso te ajudará na distribuição de tarefa e gestão virtual, como por exemplo:

• • Perfil Executor: são mais agitados, têm mais energia, esses precisam de mais atenção, não gostam de lentidão no desenrolar das tarefas;
• • Perfil Comunicador: são entusiasmados e otimistas, mantenha-o sempre em contato com a equipe, será importante para estimular os demais;
• • • Perfil Planejador: tem por natureza serem pacientes e conservadores, te ajudará muito no processo de migração;
  • Perfil Analista: os detalhes são importantes para ele, é organizado e terá facilidade em manter o foco mesmo trabalhando remoto.

Lembre-se que deverá atender a demanda e necessidade da equipe como um todo, dar segurança e apoio, oferecer cursos e treinamentos sobre o uso das novas ferramentas,  fará com que a produtividade não seja afetada, use recursos de chat, mensagens, comunicados, avisos, tenha uma rotina semanal para um call com o time inteiro.

Primordial e não menos importante é ter consciência da interferência direta na relação com os clientes. A necessidade de manter-se próximo ao cliente exige a adequação das formas como esse contato é realizado ou mantido. Recebê-los em sua casa não soa profissional, não transmite a confiança desejada e em face da quarentena não é uma hipótese a ser desconsiderada, portanto, as reuniões por videochamada são muito bem-vindas nesse caso. Facilitam a comunicação, diminui custos e desburocratiza o processo da reunião presencial sem perder a credibilidade e confiabilidade do serviço que entregam, além de ser mais recomendável que uma simples ligação, uma vez que, o vídeo gera empatia e uma maior sensação de atenção com o cliente.

Algumas plataformas que facilitam essas reuniões são o Google Hangouts/Meet, Skype, Zoom e até mesmo o Whatsapp, que inclusive se disponibiliza na função Business para empresas e escritórios que queiram profissionalizar melhor os seus contatos, separando os números pessoais dos profissionais.

#Dica 3: Divulgue

A divulgação pode ser a chave que você precisa para obter novos clientes e manter o trabalho em um bom percurso produtivo. Use e abuse, com profissionalismo, das mídias sociais. Elas podem e devem ser parceiras de nossos trabalhos, mas é preciso ter muito cuidado para não confundir com a vida pessoal, não utilize os perfis corporativos para postagem de cunho particular, político ou religioso.

Procure desenvolver soluções que ajudem seus potenciais clientes. Mais do que ajudar, compartilhar conteúdo relevante gera admiração e consequentemente ajuda a divulgar seu trabalho.

Recolher feedback dos seus clientes atuais também é uma ótima maneira de divulgação, assim você pode divulgar seus serviços baseados neles próprios e na opinião de quem mais lhe interessa. Isso lhe trará mais clientes e mais trabalho, criando um círculo virtuoso, contínuo e com excelente produtividade.

#Dica 4: Forneça um bom atendimento

Sua comunicação com os clientes tende a ser o seu forte meio de prestação de serviços, portanto, faça com motivação e simpatia, sempre. Como já descrito nas dicas acima, se possível utilize as ferramentas para reunião online com vídeo, visto que elas geram empatia com os clientes.

Esse destaque além de te deixar à frente de outros profissionais, te capacita para qualquer situação adversa que possa surgir (e, sabemos, elas sempre existirão), mas uma conversa com mais empatia aproxima relações e facilita a resolução de problemas. Uma boa conversa, explicativa e dinâmica é sempre um bom caminho para manter relações comerciais, conseguir novos clientes e manter os atuais satisfeitos com a sua disposição.

#Dica 5: Tenha disciplina

Mesmo usando do conforto que a nossa casa pode nos dar, devemos deixar claro para nós mesmos que a rotina de trabalho não muda. É preciso estabelecer uma rotina viável para o bom desenvolvimento do trabalho durante uma carga horária que deve ser previamente estabelecida e que é de muita importância respeitá-la. A percepção de disciplina, comprometimento e cumprimento de prazos e metas deve ser mantida acesa pelo gestor para que essa mensagem chegue aos colaboradores.

Oriente os membros da equipe a escolher um ambiente para exercer a função do trabalho de maneira rotineira, afinal, ficar uma hora do dia em cada cômodo da casa vai distrair a mente e atrapalhar os objetivos da produção. O ideal é que seja criado um ambiente leve, onde todos os equipamentos e ferramentas utilizadas para o bom desenvolvimento do trabalho estão disponíveis e funcionam perfeitamente no ambiente escolhido, os ambientes iluminados, darão mais incentivo ao trabalho, assim como a manutenção do local limpo e organizado, assim a produção irá ocorrer de forma gradativa e sem interrupções.

O trabalho em casa, quando desenvolvido com responsabilidade tende a ser mais efetivo do que o trabalho em ambiente corporativo, no entanto essa efetividade depende diretamente da determinação de cada profissional e do interesse em gerar e entregar resultados. Estabelecer metas e cumpri-las é a melhor maneira de demonstrar responsabilidade e comprometimento com o trabalho, a disciplina em seguir com rigor a rotina diária, trarão mais eficácia na produção e terá sua devida continuidade, com foco e livre das distrações.

3. Home Office é possível

A contabilidade é uma área bastante pertinente, e possível sim, de ser adaptada ao modelo de trabalho Home Office. Utilizando as ferramentas corretas e mantendo a disciplina é possível seguir os trabalhos de maneira efetiva e até aumentá-los.

Seja você um empregador ou um colaborador, pensar sobre as cinco dicas colocadas aqui, te ajudará a ponderar e refletir sobre os melhores caminhos, para você, a ser seguido e que te ajudará em produtividade.

Não tenha medo do novo, faça dele um aliado, com certeza ao final do processo você sairá mais sábio, com mais segurança em relação ao seu negócio e fortalecido nas relações interpessoais.

Afinal, a decisão cabe somente a você. A forma está, temporariamente posta (e imposta), mas com racionalidade e reflexão sobre o processo você poderá determinar para si mesmo quais são os seus reais objetivos e quais os fluxos de trabalhos satisfatórios para sua rotina.

Passado esse ciclo de isolamento social, teremos aprendido como tirar proveito dos recursos online e, certamente, poderemos observar bons exemplos e bons números nos resultados desses períodos com trabalho sendo desenvolvido a distância. 

Se você tiver dúvidas sobre o assunto ou desejar fazer suas considerações, deixe seu comentário ou escreva diretamente para a autora: mariaogelia@vamosescrever.com.br