NFSe E RPA: Quais As Diferenças E Os Impactos De Cada Um

Quando ocorre uma prestação de serviço, é obrigatória a emissão de notas fiscais de serviços eletrônica ou os recibos de pagamento autônomo (NFSe e RPA, respectivamente), dois tipos de documentos fiscais.

Porém, tais documentos fiscais possuem importantes diferenças. A seguir, analisaremos esses documentos e demonstraremos as diferenças entre uma NFSe e um RPA.

O que são NFSe e RPA?

A nota fiscal de serviço eletrônica é um documento fiscal. O prestador de serviço que possua CNPJ, ou que possua inscrição na Prefeitura como profissional autônomo é responsável pela emissão. 

Nessa nota, haverá a comprovação da realização do serviço, tais como as especificações relacionadas ao negócio. Quanto ao prestador do serviço (emissor do documento), estarão presentes as seguintes informações:

• CNPJ/CPF do prestador (emissor da NFSe)
• Natureza da operação
• Data e hora da emissão
• Data da competência relativa à prestação do serviço

Já as informações relacionadas ao tomador do serviço, que deverão estar presentes na NFSe são:

• CNPJ/CPF
• inscrição municipal
• razão social e nome fantasia
• endereço, telefone e e-mail

Deverá constar, ainda, a descriminação do serviço prestado, bem como os dados necessários para a apuração do Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), tais como: identificação da atividade, alíquota, identificação do item na LC 116/2003; CNAE; valor total do serviço, valor de eventuais descontos, base de cálculo e valor total do ISSQN apurado. 

Por fim, caberá a inserção de informações referentes a retenções de impostos, se necessário.

Contribuintes sem CNPJ

Por outro lado, para os contribuintes que não possuam CNPJ ou que não estejam cadastrados na Prefeitura como profissionais autônomos, haverá a necessidade de emissão de recibo de pagamento autônomo (RPA) para comprovação dos serviços prestados. 

Ambos os documentos possuem como finalidade comprovar a realização de um serviço, contudo, há importante diferença entre ambos. 

Enquanto o próprio prestador emite a NFSe do serviço, o tomador , ou seja, o contratante do serviço é quem emite a RPA.

Assim, quanto a essa segunda hipótese, cabe à contratante emitir o RPA comprovando o serviço prestado, o pagamento dos valores, bem como a retenção de impostos incidentes. 

As informações presentes nas NFSe também devem estar no RPA. Ou seja, haverá a necessidade de indicação de um rol de informações referentes ao serviço prestado, ao tomador do serviço, bem como dos valores envolvidos e impostos incidentes.

A diferença entre NFSe e RPA

Vimos que NFSe e RPA se referem a documentos que comprovam a prestação de um serviço. Porém, qual a diferença entre eles?

Primeiramente, a NFSe é o documento fiscal emitido por empresas ou profissionais autônomos cadastrados em seus municípios. 

Este documento é emitido pelo próprio prestador do serviço, e, conforme indicado, nele estão informações importantes. Essas informações são de extrema relevância, pois a apuração de impostos utiliza-se dela, por exemplo.

Já o RPA possui as mesmas funcionalidades da NFSe. Ou seja, constará nesse documento informações quanto ao serviço realizado. Contudo, ao contrário da NFSe que tem emissão pelo próprio prestador do serviço, quem contrato o serviço pode emitir a RPA. 

Portanto, a empresa que contrata um determinado serviço é quem deve emitir o RPA correspondente. 

Devido a emissão ser de responsabilidade do contratante, caberá a ele a responsabilidade pela retenção dos tributos incidentes, e deverá realizar o pagamento do valor líquido (valor do serviço descontado dos impostos) para o prestador.

Por exemplo: Um escritório de advocacia contratou os serviços de uma empresa para conserto de seus computadores. Após a realização do serviço, a empresa contratada irá emitir uma NFSe, na qual constará as informações referentes ao serviço prestado.

Agora, se o escritório de advocacia contrata um prestador de serviço que não possui qualquer vínculo como uma empresa, caberá ao escritório emitir um RPA para comprovar a prestação de serviço e, consequentemente, o pagamento realizado ao prestador. 

Caberá, ainda, ao escritório fazer a retenção dos impostos e pagar ao prestador o valor líquido.

O RPA substitui a nota fiscal de serviço?

Não exatamente. 

Vimos que NFSe e RPA são documentos que possuem a mesma finalidade de comprovar a realização de um serviço. Portanto, documentam fiscalmente e contabilmente o serviço realizado.

Porém, a NFSe e o RPA possuem diferenças, principalmente com relação ao emissor. Enquanto as NFSe são emitidas por empresas ou prestadores de serviços autônomos cadastrados no município, o RPA deverá ser emitido na hipótese de o prestador de serviço não possuir CNPJ, nem cadastro de autônomo na prefeitura de sua residência.

Devido a essa diferença pode-se afirmar que um RPA não substitui uma NFSe, muito embora tenham o mesmo objetivo. 

No exemplo citado acima, na hipótese de o escritório de advocacia contratar uma empresa para conserto de seus computadores, o escritório não deve aceitar que a contratada emita um RPA, pois esse não é o documento hábil para acobertar o serviço prestado. 

Deste modo, caberá ao escritório recusar a emissão e somente aceitar uma NFSe.

Assim, uma NFSe não substitui um RPA, assim como um RPA não substitui uma NFSe. Isso porque, apesar de ambos os documentos se referirem à prestação de um serviço, as emissões devem ser responsabilidade de pessoas competentes, sob pena de o documento não possuir validade jurídica.

Quando devo receber um recibo no lugar da NFSe

Na hipótese de impossibilidade de emissão de uma NFSe a empresa contratante do serviço poderá aceitar um recibo, porém não um RPA.

Esse recibo é o Recibo Provisório de Serviço (RPS), tem sua emissão em situações excepcionais, como forma de comprovar ao contratante a realização do serviço e o recebimento dos valores. 

Deve-se atentar que o RPS não é um documento com validade jurídica, pois é apenas um acessório da NFSe. Assim, cessando a situação que impede a emissão da NFSe, deve-se emitir este documento para formalizar a prestação do serviço.

Em resumo, tem-se que o contratante somente poderá aceitar no lugar da NFSe um RPS, porém de maneira temporária. O recibo provisório de serviço possui a finalidade de comprovar o serviço prestado e o pagamento, porém, não serve como substituto da NFSe, pois somente esta possui validade jurídica quanto a operação que se pretende acobertar.

É importante indicar que o RPS deve ser, obrigatoriamente, convertido em NFSe dentro do prazo estipulado pela legislação municipal. Caso a conversão não realizada mudança dentro do prazo estipulado, o prestador do serviço, ou seja, o emissor do RPS, estará sujeito a penalidades previstas nas leis municipais.

Quando não posso deixar de receber uma NFSe

Vimos que todo o serviço realizado deve ter validação pela emissão de um documento fiscal. Este terá validade jurídica e servirá de base para o contribuinte realizar a sua contabilidade e apurar seus impostos, bem como para o fisco, quanto ao exercício de seu poder de fiscalização.

Deste modo, ao realizar-se qualquer serviço, caberá ao tomador, ou seja, a pessoa para quem o serviço está sendo prestado, exigir a emissão da NFSe. 

A emissão deste documento decorre de uma obrigação legal, sendo o prestador, portanto, obrigado a prover a nota.

Como a NFSe demonstra a realização de um serviço, tem-se que o recebimento deste documento pelo contratante possui grande importância. Isso porque é através dele que a empresa poderá realizar o pagamento ao prestador.

Atualmente, o controle financeiro das empresas é rígido, e eventuais saídas de caixa somente podem se estiverem baseadas em documentos fiscais, no caso a NFSe. 

Assim, para se evitar possíveis erros na contabilidade, bem como saídas de caixa sem lastro, tem-se que a contratante (tomadora do serviço) deve, sempre, exigir a emissão da NFSe pelo prestador do serviço. 

Este é o documento que dará o suporte necessário para o setor financeiro realizar o pagamento do serviço, bem como para o setor contábil realizar a contabilidade desta saída.

Os impactos de receber um RPA no lugar da NFSe

Pudemos analisar que a emissão da NFSe e do RPA são realizadas por prestadores de serviços. Contudo, a NFSe é emitida por pessoas jurídicas ou profissionais autônomos com inscrição junto a Prefeitura do município em que reside. 

Já o RPA é emitido por profissionais liberais, que não possuem CNPJ ou inscrição como autônomos.

Deste modo, para o documento possuir validade jurídica, a sua emissão deve ser realizada pela pessoa competente. Ademais, para além da validade jurídica, a emissão da NFSe e do RPA possuem implicações fiscais diferentes.

Primeiramente, se a emissão do documento não for realizada pela pessoa competente, ou seja, um RPA sendo emitido por uma empresa, esse documento não possuirá validade e, portanto, não terá o efeito de dar suporte à prestação de serviço realizada. 

Isso possui implicações, inclusive, para os setores financeiros e contábeis da empresa, pois não poderão se valer deste documento para realização de pagamentos/reconhecimento de receitas.

Adiciona-se o fato de que a NFSe e o RPA possuem diferenças quanto a questões fiscais. Vimos que a NFSe é emitida por uma empresa ou prestador autônomo, e cabe a esse contabilizar os valores recebidos para, ao final do mês, apurar os impostos devidos.

Por outro lado, quanto um profissional liberal faz a emissão de um RPA, o contratante deverá reter do prestador o imposto incidente sobre esse serviço, de modo a realizar o pagamento líquido ao prestador. 

Ou seja, o contratante possui a responsabilidade de reter e recolher o imposto aos cofres públicos. Há, portanto, uma transferência de responsabilidade do prestador para o tomador.

Assim, caso uma empresa receba um RPA ao invés da NFSe, ela passará a ter a responsabilidade de realizar a retenção dos tributos devidos. Vejamos que a ausência de retenção traz implicações à empresa e esta poderá sofrer com penalizações previstas em lei.

Portanto, todo tomador de serviços deve estar atento quanto à pessoa que irá prestá-lo. Se for uma pessoa jurídica, haverá a necessidade de solicitar que haja a emissão de NFSe para acobertar a operação, pois somente esse documento é que possui validade.