NFe na Reforma Tributária: guia dos campos de IBS e CBS e das rejeições que ainda valem em 2026

Desde agosto de 2026, uma nota fiscal eletrônica (NFe) pode ser autorizada em produção mesmo sem o grupo de IBS e CBS. Isso ocorre porque a validação que geraria a rejeição 1115 passou a constar como implementação futura, sem data definida, na versão 1.51 da Nota Técnica 2025.002-RTC.

A mudança técnica não adiou a obrigação fiscal. Para empresas do regime normal, os campos devem constar nos documentos relativos a fatos geradores ocorridos desde 3 de agosto de 2026. A autorização confirma que o XML passou pelas validações ativas da Sefaz, mas não comprova que todas as obrigações acessórias foram cumpridas.

A diferença é relevante porque a dispensa do recolhimento do IBS e da CBS em 2026 está condicionada ao cumprimento dessas obrigações. Por isso, a adequação precisa combinar layout, parametrização tributária, eventos fiscais, processos internos e qualidade do dado enviado ao ERP.

O que mudou na emissão da NFe com a Reforma Tributária em 2026

A NFe passou a ter um grupo próprio para IBS, CBS e Imposto Seletivo. Para empresas do regime normal, a emissão com esses campos tornou-se obrigatória para fatos geradores ocorridos a partir de 3 de agosto de 2026, conforme o art. 1º, I e II, do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026.

Três marcos diferentes precisam ser separados:

• Valor jurídico dos tributos: as regras de transição do IBS e da CBS produzem efeitos para os fatos geradores ocorridos desde 1º de janeiro de 2026, conforme o detalhamento do cronograma da NT 2025.002-RTC v.1.51;
• Obrigatoriedade de emissão: para NFe e nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFCe) do regime normal, os novos campos passaram a ser exigidos nos fatos geradores ocorridos desde 3 de agosto de 2026;
• Trava técnica: a regra que impediria a autorização da nota sem o grupo de IBS e CBS não tem data definida para entrar em produção.

A NT 2025.002-RTC v.1.51, disponível no Portal Nacional da NFe e publicada em 4 de agosto de 2026, é o documento técnico que adapta os layouts e as regras de validação da NFe e da NFCe para os tributos instituídos pela Reforma Tributária.

Os campos de IBS e CBS que a NFe passou a exigir

Os novos campos estão distribuídos entre os itens do documento e os totais da nota. O inventário abaixo reúne as principais estruturas de cálculo previstas no item 6 da NT 2025.002-RTC v.1.51, sem esgotar o layouts (as alterações em campos de identificação, cadastro e resposta da autorização estão reunidas mais adiante neste artigo).

Como o grupo UB organiza IBS, CBS e Imposto Seletivo no XML

O grupo UB concentra os novos tributos no item. O Imposto Seletivo fica em um bloco separado, enquanto o IBS e a CBS são informados dentro do grupo IBSCBS, que se desdobra em IBS estadual, IBS municipal e CBS.

A hierarquia pode ser lida em três níveis:

1. Enquadramento da operação: informa a situação tributária e a classificação aplicável ao item;
2. Base e tributos: registra a base de cálculo comum e separa os cálculos do IBS estadual, do IBS municipal e da CBS;
3. Tratamentos específicos: acrescenta os grupos necessários para redução de alíquota, diferimento, devolução de tributos, tributação regular, compras governamentais, transferência ou estorno de crédito, ajuste de competência e crédito presumido.

Esses blocos não devem ser preenchidos indiscriminadamente. A obrigatoriedade ou a vedação de cada grupo depende das características fiscais da operação e das regras de validação definidas na nota técnica.

O grupo VB, apesar de estar próximo dessa estrutura, não é um tributo. Ele representa o total do item e segue regras próprias de composição.

Campos criados fora do grupo de tributos

Além dos grupos de cálculo, a NT 2025.002-RTC v.1.51 alterou informações de identificação, finalidade e resposta da nota fiscal eletrônica:

• Data de previsão de entrega: deve seguir regras específicas conforme a finalidade da nota e a modalidade de frete;
• Município do fato gerador do IBS: aplica-se à operação presencial realizada fora do estabelecimento quando não há endereço do destinatário nem local de entrega informado;
• Código indicador do local da operação: obrigatório em leilão judicial, licitação pública e constatação de irregularidade documental;
• Nota de crédito e nota de débito: passam a ter finalidades próprias, com tipos compatíveis com a natureza da operação;
• Compras governamentais: ganham grupo específico para as informações exigidas nesse tipo de operação;
• Antecipação de pagamento: passa a contar com estrutura própria para relacionar pagamento e fornecimento;
• Inscrição do emitente na Suframa: foi incluída entre os dados cadastrais previstos no layouts;
• Código de status: foi ampliado para quatro posições, com uma faixa reservada às rejeições de IBS, CBS e Imposto Seletivo.

A nota técnica também prevê que o número do protocolo pode ter 15 ou 17 posições. Atualmente, porém, apenas a Sefaz-SP adotará 17 posições e somente para NFCe, e essa característica não deve ser generalizada para outros documentos ou unidades federativas.

O que mudou na regra de validação UB12-10

A regra UB12-10, responsável por rejeitar a nota sem o grupo de IBS e CBS, continua ativa em homologação. No ambiente de produção, passou a constar como implementação futura, sem data definida, na NT 2025.002-RTC v.1.51.

Em homologação, a regra é exigível para documentos com data de emissão a partir de 1º de julho de 2026 e emitente enquadrado no regime normal. A falta do grupo pode gerar a rejeição 1115: grupo IBSCBS não informado.

A própria regra prevê exceções para:

• Devolução de mercadoria que referencie NFe emitida antes de 2027;
• Nota complementar que referencie NFe emitida antes de 2027;
• Itens de combustíveis sujeitos à tributação monofásica.

A suspensão alcança apenas a ausência do grupo, e as demais regras de validação continuam aplicáveis aos documentos que informam IBS e CBS, inclusive em produção: a nota técnica determina que, para NFe e NFCe com esses campos preenchidos, as regras de validação serão executadas. 

Na prática, uma nota enviada com alíquota, redução, diferimento ou cálculo incorretos pode ser rejeitada hoje, mesmo sem a UB12-10 ativa em produção, o que cria uma assimetria que precisa ser considerada na adequação. A omissão do grupo não gera rejeição, mas caracteriza descumprimento de obrigação acessória, já o preenchimento incorreto pode gerar rejeição e também não afasta esse descumprimento.

A alteração do cronograma está na NT 2025.002-RTC v.1.51, aprovada pelo Ato Técnico Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2026.

A diferença entre trava técnica e obrigação legal

Trava técnica é a regra que impede a autorização do documento pelo sistema da Sefaz. Obrigação legal é o dever de emitir o documento com as informações exigidas. A ausência da primeira não elimina a segunda.

Na prática, a autorização significa que o XML passou pelas validações técnicas ativas. Ela não equivale a uma validação integral da classificação fiscal, do cálculo tributário ou do cumprimento das obrigações acessórias pelo emitente.

A própria NT 2025.002-RTC v.1.51 registra que o preenchimento pode não ser exigido por uma regra de validação, mas continua obrigatório conforme a legislação vigente. Assim, a nota pode ser autorizada e permanecer válida como documento fiscal, enquanto o preenchimento incompleto ou incorreto caracteriza descumprimento de obrigação acessória.

Os prazos de obrigatoriedade por documento e por regime

O cronograma do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 considera a data do fato gerador, e não apenas a data em que o documento foi emitido. Esse critério deve orientar o corte dos sistemas, os testes e a revisão das operações.

O ato também estabelece regras específicas:

• Tributação monofásica: a obrigatoriedade na nota fiscal eletrônica começa em 1º de janeiro de 2027;
• Importação de bens materiais: segue o prazo da Duimp, em 1º de janeiro de 2027;
• Sujeito passivo de IBS e CBS que não é contribuinte de ICMS: caso típico de prestadores de serviço, a obrigação na NFe começa em 1º de dezembro de 2026;
• Declaração de Regimes Específicos: os eventos de tabela começam em 1º de outubro de 2026, os eventos periódicos mensais em 15 de novembro de 2026, com a primeira entrega referente a outubro de 2026, e os demais eventos em 1º de janeiro de 2027.

Quando a obrigação começa para optantes do Simples Nacional?

Para optantes do Simples Nacional, a obrigatoriedade de emissão dos documentos com IBS e CBS começa em 1º de janeiro de 2027, conforme o § 1º do art. 1º do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026.

Essa transição tem três camadas:

• Na legislação: as alíquotas aplicáveis em 2026 não incidem sobre as operações realizadas por optantes do Simples Nacional, conforme o art. 348, III, “c”, da Lei Complementar nº 214/2025;
• No cronograma de emissão: o ato conjunto fixa 1º de janeiro de 2027 como início da obrigatoriedade para o regime;
• No layout técnico: a NT 2025.002-RTC v.1.51 informa que as orientações de preenchimento para os códigos de regime do Simples Nacional e do MEI serão publicadas em nota técnica futura.

Ainda não há uma data oficial para o layout técnico específico desses contribuintes. Empresas do Simples Nacional devem cobrar do fornecedor do sistema emissor um cronograma de análise, desenvolvimento, homologação e implantação, sem presumir que a ausência de regras publicadas elimina a necessidade de preparação.

O risco de emitir a nota sem IBS e CBS corretos

A dispensa do recolhimento do IBS e da CBS em 2026 alcança os sujeitos passivos que cumprirem as obrigações acessórias previstas na legislação. Quem não atender à condição fica sujeito à apuração e ao recolhimento, com possibilidade de compensação ou ressarcimento, além das consequências pelo descumprimento da obrigação acessória.

1. O que a lei dispensa

O art. 348 da LC 214/2025 dispensa o recolhimento de IBS e CBS para os fatos geradores ocorridos entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2026, desde que o sujeito passivo cumpra as obrigações acessórias previstas na legislação.

A dispensa não significa que os campos sejam opcionais. O preenchimento correto dos documentos e a apresentação tempestiva dos eventos fiscais integram as condições de conformidade para o período de transição.

2. O que continua devido

PIS e Cofins permanecem devidos integralmente em 2026, inclusive para os contribuintes dispensados do recolhimento de IBS e CBS.

A transição, portanto, não substitui imediatamente as contribuições atuais pelos novos tributos. As duas estruturas coexistem durante o ano, conforme as regras do art. 348.

3. Como o valor recolhido se comporta

Quando houver recolhimento de IBS e CBS em 2026, o valor será compensado com PIS e Cofins devidos no mesmo período de apuração.

Se não houver débito suficiente, o saldo poderá ser compensado com outro tributo federal, conforme as regras aplicáveis e ressarcido em até 60 dias, mediante requerimento.

4. Onde está o risco real

Uma operação fora de conformidade pode gerar quatro impactos principais:

• Caixa e prazo: pode ser necessário recolher valores antes de compensá-los ou solicitar ressarcimento;
• Carga operacional: o time precisa apurar, reconciliar e documentar os valores, além de administrar pedidos e controles adicionais;
• Obrigação acessória: o preenchimento incompleto ou incorreto pode gerar penalidades, observadas as regras de conformidade e autorregularização;
• Qualidade dos dados: informações inconsistentes contaminam a apuração, a apropriação de créditos, as conciliações e o fechamento fiscal e contábil.

Os eventos que precisam ser registrados para preservar a dispensa

A NT 2025.002-RTC v.1.51 estabelece que a apresentação correta e tempestiva dos eventos é condição essencial para usufruir da dispensa de recolhimento. Esses eventos são autorizados pela Sefaz Virtual (SVRS).

Entre os eventos de maior incidência estão:

• Pagamento integral: registra a quitação necessária para liberar o crédito presumido do adquirente;
• Solicitação de apropriação de crédito presumido: formaliza o pedido quando a operação admite esse tratamento;
• Imobilização de item: informa que o bem foi destinado ao ativo imobilizado;
• Perecimento, perda, roubo ou furto em trânsito: deve ser registrado de acordo com a parte responsável pela contratação do frete;
• Fornecimento não realizado com pagamento antecipado: informa que o pagamento ocorreu, mas o fornecimento não foi concluído;
• Atualização da previsão de entrega: altera a data anteriormente informada no documento;
• Aceite de débito na apuração: registra a concordância com o débito decorrente da emissão de nota de crédito.

Existe ainda um evento genérico de cancelamento, mas a orientação da nota técnica é transmitir cada evento individualmente, sem formar lote.

Erros de parametrização que mais geram inconsistência no preenchimento

Os principais problemas surgem quando o ERP replica a lógica dos tributos atuais sem considerar a estrutura própria do IBS e da CBS. As regras dos grupos UB, VB e VC da NT 2025.002-RTC v.1.51 devem ser traduzidas para cenários de operação, não apenas para novos campos no sistema.

• Zerar a alíquota-base quando existe um benefício: a alíquota vigente deve ser informada, e a redução precisa constar no grupo próprio, com percentual de redução e alíquota efetiva calculada. Em 2026, as alíquotas de referência são 0,1% para o IBS estadual, 0% para o IBS municipal e 0,9% para a CBS, e a LC 214/2025 determina que sejam aplicadas com a respectiva redução nas operações com tratamento reduzido, e não substituídas por zero.
  
• Tratar o IBS como um único percentual: o IBS estadual e o IBS municipal ocupam campos diferentes e possuem cálculos próprios. Em 2026, a alíquota municipal é 0%, o que faz o campo municipal ser frequentemente ignorado. A estrutura exige que as duas parcelas sejam informadas separadamente, e a soma delas compõe o valor do IBS do item. Consolidar as parcelas antes da geração do XML compromete a validação e a rastreabilidade do cálculo.
  
• Informar grupos acessórios sem verificar se são permitidos: diferimento, redução, tributação regular e crédito presumido podem ser obrigatórios ou vedados conforme a operação. Preencher todos os grupos “por segurança” pode gerar rejeição, assim como omitir uma estrutura exigida.
  
• Somar os novos tributos ao total do item em 2026: IBS e CBS são calculados por fora, mas a nota técnica traz exceção expressa para que esses valores não componham o total do item em 2025 e 2026. A regra de totalização precisa considerar o ano e o tratamento transitório.
  
• Não referenciar o documento no nível do item em devoluções: o vínculo passou a ser informado exclusivamente no grupo de documento fiscal referenciado do item. Manter apenas uma referência geral pode impedir a correlação adequada entre a devolução e o documento original.
  
• Ignorar as novas finalidades de emissão: notas de crédito e de débito têm tipos próprios e regras de compatibilidade com a natureza da operação. Adaptar apenas o cálculo, sem revisar a finalidade da nota, cria inconsistência entre o documento e o fato registrado.
  
• Usar o município do fato gerador como campo geral: essa informação é restrita à operação presencial fora do estabelecimento, sem endereço do destinatário nem local de entrega. O preenchimento em outras hipóteses distorce o local da operação para fins do IBS.
  

Como o Programa Nacional de Conformidade Tributária (PNCT) muda o cenário

O PNCT foi incluído na LC 214/2025 pela LC 227/2026 e regulamentado para 2026 pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 5, de 12 de agosto de 2026. Seu objetivo é assegurar adaptação assistida às obrigações de emissão dos documentos fiscais relativos ao IBS e à CBS.

Os artigos 471-A a 471-C da LC 214/2025 estabelecem adesão voluntária, condicionada ao atendimento de critérios objetivos previstos em regulamento. Para 2026, o Ato Conjunto nº 5 adotou o enquadramento automático dos contribuintes que cumprem as obrigações acessórias, ressalvada a manifestação em sentido contrário.

O programa também preserva garantias para a correção de inconsistências. As comunicações limitadas ao cruzamento de dados e ao monitoramento não excluem a espontaneidade. Se houver auto de infração por descumprimento de obrigação acessória, o art. 348, § 3º, prevê intimação para que a omissão seja suprida em 60 dias. O atendimento dentro do prazo extingue a penalidade correspondente.

Há dois prazos de 60 dias com finalidades diferentes no art. 348:

• O prazo do inciso II, “b”, refere-se ao ressarcimento do valor recolhido, mediante requerimento;
• O prazo do § 3º refere-se à correção da omissão indicada em intimação decorrente de auto de infração.

Por isso, não existe um prazo genérico de 60 dias aplicável a qualquer regularização.

Entre os benefícios previstos em lei, três aplicam-se ao IBS e à CBS exclusivamente no âmbito do programa:

• Priorização da análise de pedidos de ressarcimento;
• Redução de penalidades;
• Redução de exigências documentais.

O profissional da contabilidade pode assumir uma função formal nesse processo. Com autorização expressa e observância do sigilo fiscal, ele poderá receber comunicações sobre inconsistências, apresentar manifestação técnica que pode ser considerada no enquadramento da empresa e representá-la em pedidos e acompanhamentos de autorregularização.

Quais critérios mantêm a empresa enquadrada no PNCT?

Mesmo sem cumprimento integral das obrigações, a empresa pode permanecer enquadrada no programa se atender, cumulativamente, aos quatro critérios do art. 2º, § 1º, do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 5/2026:

1. Apresentar aumento contínuo e progressivo da emissão de documentos fiscais com o registro correto dos campos de IBS e CBS;
2. Atender tempestivamente às intimações e comunicações relativas aos documentos fiscais emitidos;
3. Retificar, até 31 de dezembro de 2026, as inconsistências comunicadas pela administração tributária;
4. Indicar e manter profissional da contabilidade responsável pela conformidade fiscal, por meio de sistema eletrônico que controle sua habilitação e seu acesso.

O prazo de 31 de dezembro de 2026 não substitui a obrigação vigente desde o marco aplicável a cada documento. Ele funciona como data-limite para a retificação das inconsistências comunicadas dentro dos critérios do PNCT.

O que muda na prática para fiscal, contábil e tecnologia

A autorização da NFe deixou de ser uma evidência suficiente de conformidade e cada área precisa assumir uma verificação objetiva no processo:

• Fiscal: revisar o mapeamento das operações, os tratamentos tributários, as finalidades de emissão e a rotina dos eventos exigidos. A conferência deve abranger tanto a presença dos grupos quanto a coerência entre operação, cálculo e documento referenciado;
  
• Contábil: avaliar como a qualidade do documento afeta apuração, créditos, conciliações e fechamento. A área também deve definir o profissional que assumirá o papel formal previsto no Programa Nacional de Conformidade Tributária;
  
• Tecnologia: confirmar a versão do schema utilizada, executar cenários no ambiente de homologação e cobrar o cronograma do fornecedor do sistema emissor. A sucessão de versões da nota técnica em intervalos curtos exige controle sobre atualizações, testes de regressão e implantação.
  

Documento fiscal, apuração e pagamento fazem parte do mesmo fluxo. Um campo preenchido de forma incorreta na origem pode chegar ao ERP, afetar o crédito tributário, gerar divergências no fechamento e aumentar o trabalho necessário para regularizar a operação.

Conclusão

A adequação da NFe à Reforma Tributária exige atenção aos campos de IBS e CBS, aos prazos aplicáveis e à qualidade das informações de cada operação. Ao longo deste artigo, você viu como as regras de validação, os eventos fiscais e a parametrização do ERP se conectam. O aprendizado central é que a autorização da nota, por si só, não comprova o cumprimento de todas as obrigações fiscais.

Essa visão ajuda a conectar a emissão ao que acontece depois: apuração, conciliação e análise dos créditos tributários. Com fiscal, contábil, financeiro e tecnologia trabalhando de forma integrada, sua empresa fica mais preparada para identificar inconsistências e entender como os dados dos documentos afetam essas etapas.

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