Obrigações acessórias do Simples Nacional: saiba quais são

Se você é empreendedor e optou pelo Simples Nacional, com certeza já se deparou com a rotina de pagamentos de impostos unificados. E essa rotina vai muito além do pagamento do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Existem outras responsabilidades importantíssimas que, embora não gerem um imposto diretamente, são cruciais para manter sua empresa regular e evitar dor de cabeça com o Fisco. Estamos falando das famosas obrigações acessórias do Simples Nacional.

Quer conhecer mais sobre essas obrigações, prazos e importância de cada uma para o seu negócio? Continue lendo este artigo e confira tudo sobre o assunto.

O que são obrigações acessórias?

Basicamente, as obrigações acessórias são as tarefas que a sua empresa precisa cumprir para se manter em dia com a Receita Federal e outros órgãos governamentais. Pense nelas como o “dever de informar” que acompanha o “dever de pagar” os tributos.

O nome “acessórias” é usado porque o recolhimento de tributos ou contribuições é considerado a obrigação “principal” do negócio.

A importância dessas obrigações é enorme. Elas permitem que o governo acompanhe as atividades da sua empresa, verifique se você está cumprindo as regras do Simples Nacional e, claro, coíba a sonegação fiscal.

Pode parecer burocrático, e às vezes até é, mas acredite, manter tudo em dia evita multas e outras penalidades que podem pesar bastante no bolso do seu negócio. Afinal, ninguém quer ter uma surpresa desagradável, não é mesmo?

Quais as obrigações acessórias do Simples Nacional?

Agora que você já entendeu o que são essas obrigações, vamos ao que interessa: quais são elas no Simples Nacional?

É importante lembrar que algumas obrigações podem variar dependendo da sua atividade e do seu estado, então sempre vale a pena consultar um profissional de contabilidade para ter certeza de que você está cumprindo todas as exigências.

Mas, de forma geral, as principais obrigações acessórias para quem está no Simples Nacional são:

Declaração Mensal do Simples Nacional (PGDAS-D)

Essa aqui é figurinha carimbada para quem está no Simples Nacional. Mensalmente, até o dia 20 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores, você precisa acessar o Portal do Simples Nacional e informar o valor da receita bruta do mês anterior. Com base nessa informação, o próprio sistema calcula o valor do DAS a ser pago.

Importância e Objetivo: O PGDAS-D é a principal forma de o governo acompanhar o faturamento da sua empresa e garantir o recolhimento dos tributos devidos. É através dessa declaração que você informa se ultrapassou o limite de faturamento, por exemplo.

Possíveis Penalidades e Multas: Atrasar a entrega do PGDAS-D ou omitir informações pode gerar multas que variam de acordo com o tempo de atraso e o valor dos tributos devidos. A multa mínima, mesmo sem imposto devido, já pode dar um susto.

Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é uma obrigação acessória anual para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, mesmo as que não apresentaram faturamento.

Ela complementa as informações prestadas mensalmente no PGDAS-D. O documento consolida informações importantes sobre a empresa, como o total da receita bruta anual, o número de empregados no início e no final do período, o saldo em caixa e em bancos, além de informações sobre ganhos de capital e outras operações relevantes.

Esses dados são cruciais para o governo acompanhar a evolução das empresas optantes pelo Simples Nacional e verificar o cumprimento dos requisitos para permanecer nesse regime tributário.

Possíveis Penalidades e Multas: Embora a legislação do Simples Nacional não preveja uma multa específica para o atraso na entrega da DEFIS, a sua ausência pode gerar algumas consequências negativas. Por exemplo, a empresa pode ter dificuldades em obter certidões negativas de débito, o que pode impactar a participação em licitações, a obtenção de crédito e outras atividades que exigem a comprovação de regularidade fiscal. Além disso, a falta da DEFIS pode levar a empresa a ser considerada omissa, o que pode gerar outras sanções por parte da Receita Federal.

Declaração Anual do Simples Nacional para o MEI (DASN-SIMEI)

Se você é Microempreendedor Individual (MEI), a sua principal obrigação acessória anual é a DASN-SIMEI. Essa declaração deve ser entregue até o dia 31 de maio de cada ano e informa o faturamento total do ano anterior.

A DASN-SIMEI consolida as informações de faturamento do MEI durante o ano, permitindo que o governo verifique se ele continua dentro dos limites estabelecidos para essa categoria.

Possíveis Penalidades e Multas: A não entrega da DASN-SIMEI dentro do prazo também gera multa, que é calculada sobre o valor dos tributos devidos. Além disso, a falta da declaração pode impedir a emissão de certidões negativas de débito, o que pode dificultar a obtenção de crédito ou a participação em licitações.

Informações sobre a Folha de Pagamento (eSocial)

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) unificou o envio de diversas informações relacionadas aos trabalhadores, como folha de pagamento, eventos trabalhistas e previdenciários. Para as empresas do Simples Nacional que possuem funcionários, o eSocial é uma obrigação acessória importantíssima.

Possíveis Penalidades e Multas: O descumprimento das obrigações do eSocial pode gerar multas em diversas áreas, como atraso no envio de informações, erros nos dados cadastrais e omissão de informações sobre afastamentos e outros eventos. As multas podem variar bastante dependendo da infração.

Emissão e arquivamento de notas fiscais

Embora possa parecer algo básico, a emissão e o arquivamento correto das notas fiscais são obrigações acessórias cruciais para qualquer empresa, incluindo as optantes pelo Simples Nacional.

Toda venda de mercadoria ou prestação de serviço deve ser documentada por meio da emissão da nota fiscal correspondente. Esse documento comprova a transação comercial, permite o recolhimento dos tributos devidos (mesmo que unificados no DAS), e garante os direitos do consumidor.

Já o arquivamento adequado das notas fiscais, tanto as emitidas quanto as recebidas, é essencial para comprovar as receitas e despesas da empresa em caso de fiscalização.

Possíveis Penalidades e Multas: A não emissão de notas fiscais pode gerar multas elevadas, além de configurar crime de sonegação fiscal. Da mesma forma, o descarte inadequado ou a perda de documentos fiscais pode dificultar a defesa da empresa em caso de questionamentos por parte do Fisco, podendo também gerar penalidades.

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação acessória anual que deve ser entregue pelas empresas que efetuaram pagamentos com retenção do Imposto de Renda na fonte durante o ano-calendário anterior.

Mesmo as empresas optantes pelo Simples Nacional podem ter essa obrigação caso tenham realizado pagamentos a pessoas físicas ou jurídicas que sofreram retenção de IR, como salários de funcionários, pagamentos a profissionais liberais, alugueis, etc.

Essa declaração permite que a Receita Federal cruze as informações com as declarações de Imposto de Renda das pessoas físicas e jurídicas que receberam esses pagamentos.

Possíveis Penalidades e Multas: O não envio da DIRF no prazo estabelecido, o envio com informações incorretas ou a omissão de informações podem gerar multas que variam de acordo com o tempo de atraso e o número de informações omitidas ou incorretas.

Mantenha-se em dia com as obrigações acessórias do Simples Nacional

Entender e cumprir as obrigações acessórias do Simples Nacional é fundamental para a saúde financeira e a regularidade do seu negócio. Elas funcionam como um check-up regular da sua empresa, que ajuda a evitar problemas maiores no futuro.

Lembre-se que a Receita Federal está cada vez mais atenta ao cumprimento dessas obrigações, e a tecnologia tem facilitado o cruzamento de informações. Por isso, não deixe para a última hora e, em caso de dúvidas, procure sempre o auxílio de um profissional de contabilidade. Ele poderá te orientar da melhor forma e garantir que sua empresa esteja sempre em dia com o Fisco.

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