Departamento Fiscal: erros que impedem a empresa de crescer

Todo departamento possui complexidades que normalmente estão relacionadas ao nível da importância que as consequências das ações realizadas por este departamento geram à empresa. O agravamento dessas complexidades, quando estamos falando de departamento fiscal, aumentam muito, uma vez que é a gestão fiscal a responsável por gerar ou não multas à empresa caso haja erros no processos. É, então, o departamento fiscal o calcanhar de aquiles de toda empresa, já que está atrelado diretamente à rentabilidade monetária.

Por isso é tão essencial que, em especial, o departamento fiscal tenha um olhar atento e cuidadoso de seus gestores, a fim de que as ações tomadas sejam corretas e evitem retrabalhos e, principalmente, ônus financeiro à empresa. Afinal têm erros desse departamento que podem gerar perdas substanciais de dinheiro em pagamentos desnecessários de impostos e podem, até mesmo, chegar a interromper transações operacionais essenciais ao funcionamento geral da empresa.

Para que isso não aconteça na sua empresa, separamos um resumo sobre os principais pontos de erros dentro do departamento fiscal que, se não forem entendidos e cuidados, podem gerar danos ao time e à empresa como um todo.

1. Área administrativa

É comum os textos sobre esse assunto trazerem dicas pontuais sobre as ações que geram prejuízo, porém mais do que olhar apenas para os pontos específicos é essencial compreender a questão sobre um ponto de vista macro. 

Portanto olhar para a área administrativa como um todo e depreender, dentro dela, quais são as ações que refletem diretamente no departamento fiscal é tão importante, quanto conhecer os principais erros do departamento fiscal propriamente dito.

Compreendendo a área administrativa como sendo composta por, ao menos, quatro setores – gerencial, RH, financeiro e fiscal – fica fácil entender a real necessidade de olhar para o todo como o olhar mais estratégico e prudente possível a fim de garantir a saúde da empresa. 

Afinal erros nessa esfera geram consequências complexas e por isso remetem a responsabilidades também complexas. A ponto de podermos classificar tais erros como: imprudência, quando os gestores tiveram falta de cuidado e precaução com as ações; negligência, pois pode ter ocorrido omissão do dever do gestor; e mesmo imperícia que é quando há falta de técnica necessária ao profissional responsável pela atividade.

2. Área fiscal 

Especificamente falando da área fiscal é essencial ter a diretriz de que é nela que reside a gestão de documentos, bem como seus cumprimentos e obrigações. Ao conhecer a fundo, e ter racionalidade dos processos envolvidos no sistema tributário, o gestor da área fiscal da empresa consegue pensar em caminhos possíveis capazes de auxiliar a empresa a diminuir os gastos com carga tributária e não entrar para a “estatística não oficial” dos empresários que não crescem somente por causa dos elevados valores dos tributos. Esse tipo de empresário e/ou gestor pode estar, por exemplo, não planejando o melhor preço de venda para seus produtos/negócios e não necessariamente apenas pagando altos impostos. Para que isso não aconteça é indispensável um bom e efetivo planejamento tributário direcionado aos negócios da empresa.

2.a) Planejamento tributário

Pensando pontualmente na área fiscal é importante que os gestores se ocupem em fazer um planejamento tributário competente capaz de reduzir ao máximo os custos tributários do negócio. 

Afinal, mesmo dentro da lei, há amplas possibilidades para pagar o mínimo possível de tributos, por exemplo consultando os créditos utilizáveis, os benefícios fiscais existentes ou até mesmo optando por diferentes formas de aplicação das alíquotas, por exemplo quanto estamos falando de ICMS. Pode haver créditos de ICMS sobre aquisição em percentual interno que auxiliam na quitação de impostos, a partir da dedução das parcelas dos valores devidos.

2b) Recuperação de valores

 O gestor fiscal deve estar atento aos pagamentos indevidos que podem  acontecer por desconhecimento e que geram desperdício de dinheiro. Devendo, então, o gestor estar muito atento à situação tributária da empresa e às viabilidades de obter compensações financeiras junto aos órgãos da fazenda.

2c) Carga tributária líquida

Para que haja um bom planejamento tributário é imprescindível que a empresa tenha um plano de ações relacionados às cargas tributárias líquidas. Conhecer bem os tributos aplicados à empresa é essencial para que consiga-se separar a carga tributária da empresa entre líquida e bruta. 

Pois, por exemplo, uma empresa enquadrada no Lucro Presumido precisará pagar um percentual de Imposto de Renda Sobre a Pessoa Jurídica (IRPJ), que figura-se como tributação bruta. E, nesse caso, a carga de IRPJ líquida será contada a partir do controle da presunção de lucro possível à atividade da empresa, conforme a legislação dispuser.

2d) Agenda tributária interna

Mesmo havendo a agenda tributária oficial da Receita Federal publicada no portal da fazenda, sabemos que dificilmente ela conseguirá ser específica para um único negócio. Cabe à própria empresa filtrar as informações necessárias a suas demandas e organizar, com prazos e detalhes, quais são as obrigações fiscais estaduais e municipais que do departamento fiscal precisará estar atento e tomar providências.

3. Inteligência Fiscal como principal aliado da empresa.

Se já ficou claro que a atenção demandada ao departamento fiscal é imprescindível para o sucesso da empresa, fica claro também que é preciso realizar as atribuições fiscais com inteligência estratégica para a empresa.

As principais questões aqui levantadas como as mais propensas aos erros do departamento fiscal – àquelas que compõem o planejamento estratégico – podem ser facilitadas e, principalmente qualificadas, se a empresa tiver ajuda de um gerenciador de tarefas. Esses recursos auxiliam o departamento a não omitir ou atrasar obrigações, declarações ou, por exemplo, o pagamento de impostos, que podem decorrer em multas e cancelamento das Certidões Negativas de Débitos (CNDs), e isso geraria impedimentos da empresa realizar transações bancárias, compras ou fechamentos de novos negócios.

Além disso há limitações humanas mesmo que dificultam o processo de conhecimento e aplicabilidade contínua do gestor. Baseado nos dado do IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação), mais de 50 normas são editadas por dia e isso totaliza mais de uma dezena de milhar de atualizações legais por ano. Diante desse nosso sistema complexo, no qual as alterações legais de ordenamento regulatório, são rotineiramente mexidas é indiscutível a necessidade das empresas, sobretudo as que possuem grandes operações, terem sistemas especializados em análises e aplicações das novas normas, a fim de que a empresa possa estar ciente e adequar-se às realidades jurídicas e legais.

4. Contabilidade, o parceiro que precisa estar por perto

Embora apresentada como último ponto desse artigo a contabilidade da empresa não é, e nem deve ser vista, como menos importante. Ela é deve ser encarada como parceira-irmã do departamento fiscal, pois ela compreende todas as movimentações financeiras de um negócio, incluindo claro, as fiscais. 

O setor contábil pode, por exemplo, analisar e indicar a necessidade ou não de trocar um fornecedor, com base nas despesas operacionais comparadas com a demonstração de lucro dos instrumentos financeiros. A contabilidade de uma empresa pode promover novas possibilidades para as operações e atividades desenvolvidas, desde que ela seja tomada em caráter estratégico para a empresa e aliada aos outros departamentos.

De acordo com as afirmações do sócio fundador da ROIT Consultoria e Contabilidade, Lucas Ribeiro, “os erros contábeis afetam o setor financeiro e prejudicam o crescimento da empresa”. Ele contou para a Qive, no final de 2019 por meio do Jornal Contábil, que muitos desses erros estão atrelados a escolha incorreta de regime tributário, erros nas entregas de obrigações acessórias ao fisco, não observância das normas fiscais, entre outras ações que vão ao encontro dos pontos que abordamos aqui e que contribuem para que o departamento fiscal tenha erros prejudiciais a toda a empresa.

Todas essas questões, em conjunto, mostram e corroboram com as evidências já levantadas nos outros artigos que a menina dos olhos da empresa, que torna o crescimento sólido de todos os departamentos, é o bom e eficaz conhecimento e planejamentos das ações, seja ela ela no departamento fiscal ou na empresa como um todo.

5.  Importância de não errar no departamento fiscal

Como percebemos ao longo dos pontos abordados nesse artigo, o departamento fiscal possui uma ação estratégica de vital importância para a saúde da empresa. Dentro da área administrativa a conversa, o mais de perto possível, entre o departamento fiscal, os gestores, e a contabilidade se fazem imprescindíveis para que ajudem a empresa a crescer de modo produtivo. A partir da inteligência fiscal, estruturada em planos de análise e de ação, a empresa pode prever recuperações de valores e acertar na melhor carga tributária possível para rentabilizar os ganhos e lucros do negócio.

Se você tiver dúvidas sobre o assunto ou desejar fazer suas considerações, deixe seu comentário ou escreva diretamente para o autor: leonardopaganini@vamosescrever.com.br.