A importância da gestão de Documentos Fiscais

As inovações tecnológicas nas mais variadas áreas de atuação é uma realidade que precisa ter atenção de gestores e empreendedores. As novas formas de controle e conferência de documentos fiscais podem ajudar a agilizar e muito os trabalhos manuais e a digitação.

Embora a tecnologia facilite diversos processos, é importante estar ciente que o fisco também conta com ferramentas de busca e conferência automática, e que tem a disposição todos os documentos fiscais de toda e qualquer empresa. 

Seja você empreendedor ou gestor, nos acompanhe neste artigo em que destacamos pontos importantes na gestão de documentos fiscais.

Documentos fiscais

Documento fiscal é todo tipo de documento utilizado para comprovar os mais diversos tipos de negociação, desde uma simples compra em um mercado até a liberação de um transporte de carga. 

A principal função de um documento fiscal varia de acordo com o cumprimento da obrigação principal das empresas, que é o recolhimento dos impostos, até a geração da obrigação financeira entre um comprador e um fornecedor, ou entre um prestador de serviço e um tomador de serviço, e diversas outras funções e obrigações que acompanham os documentos.

Por consequência, a emissão de um documento fiscal gera a obrigação fiscal da declaração para os contribuintes envolvidos na operação. 

A seguir, iremos exemplificar alguns tipos de documentos fiscais:

Nota Fiscal Eletrônica - NFe

Um dos mais populares entre os diversos tipos de documento fiscal é a NFe – Nota fiscal eletrônica. Documento instituído e criado em meados de 2006, faz parte do projeto SPED, criado com a finalidade de tornar eletrônico todo o sistema de escrituração fiscal. Esse documento foi criado para substituir a Nota Fiscal modelo 1, que é a forma manual de emissão em talão. 

A NFe abrange diversas formas de circulação de mercadorias, como circulação de venda, remessa em bonificação, troca, entre tantas outras diversas possibilidades de circulação. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico – CTE

O CTE (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é o documento fiscal emitido pelas empresas prestadoras de serviço de transporte. Esse documento começou a ser obrigatório em meados de 2012, em substituição ao modelo manual denominado CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas). 

A emissão do CTE é obrigatória para as prestações de serviços de transportes, devendo constar informações como remetente, destinatário, expedidor, além de incluir as cobranças e os valores da prestação de serviço, bem como a especificação do tomador, ou seja, a pessoa física ou jurídica responsável pelo pagamento desse serviço. 

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica – NFC-E

A NFCE (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) também faz parte da família e do projeto SPED. Utilizada em diversos estados em substituição ao antigo modelo de cupom fiscal, a NFCE poderá ser emitida em todos os casos de venda direta ao consumidor final, sendo esse consumidor pessoa física ou jurídica. 

Esse modelo pode ser mais vantajoso para diversos contribuintes por não contar com especificações do cupom fiscal, isto é, ele pode ser impresso em uma impressora comum, não fiscal, e essa impressora dispensa a necessidade de uma intervenção técnica.

 A NFCE também conta com uma flexibilização maior devido à possibilidade de criar mais um ponto de venda sem a necessidade de autorização do fisco. Ou seja, pode-se criar mais um caixa para atendimento apenas com a aquisição de uma impressora simples. 

Cupom Fiscal Eletrônico – CFe

O cupom fiscal eletrônico é o documento instituído em substituição ao cupom fiscal, antes emitido pelo Emissor de Cupom fiscal, uma impressora específica para esse fim. Embora seja um modelo novo, ainda se assemelha em alguns aspectos ao modelo usado anteriormente. 

Atualmente, o novo documento é emitido e transmitido pelo Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos – SAT. O primeiro estado a adotar a obrigatoriedade de uso do SAT foi São Paulo, e atualmente esse documento está em uso em cerca de 5 UFs. 

Escrituração Fiscal 

A escrituração fiscal é uma das obrigações das empresas com o fisco ou, em outras palavras, as autoridades fiscais. Trata-se de uma prestação de contas ao fisco sobre a movimentação, o faturamento, os impostos a serem pagos, entre outras informações de interesse do governo. 

Apesar de ser comumente citada apenas como obrigação ao fisco, atualmente, com o avanço tecnológico, a escrituração fiscal passou a ser parte integrante da primeira etapa da contabilidade, visto que a maioria dos sistemas contábeis trazem de forma integrada os lançamentos fiscais para a contabilidade, sendo possível fazer lançamentos de previsão de pagamentos a fornecedores, previsão dos impostos a recolher, além de lançamentos mais distintos, como as entradas dos imobilizados, que geralmente são feitos com base em algum simples código de integração, nos mesmos lançamentos dos livros fiscais. 

SPED

O sistema público de escrituração fiscal traz em todo o seu projeto a modernização da escrituração fiscal, escrituração contábil e apuração de impostos. Embora o modelo mais conhecido no projeto SPED seja o projeto da NFE, ele traz a informatização também das obrigações acessórias estaduais e federais, como a apuração e escrituração do ICMS, apuração de impostos federais como PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, apresentação das demonstrações contábeis como balanço patrimonial e seus livros auxiliares. 

Esses são alguns exemplos de obrigações acessórias dos departamentos fiscal e contábil que devem ser acompanhadas com seriedade, muita atenção e zelo, visto que a veracidade e qualidade das informações são facilmente verificadas pelo fisco. 

Gestão de documentos

A gestão de documentos fiscais é muito importante para os empresários e para a contabilidade. Como sabemos, a maioria dos documentos fiscais hoje são apresentados, emitidos e transmitidos ao fisco de forma eletrônica. Alguns modelos que ainda são manuais, como as notas fiscais de energia, de comunicação e de telecomunicação, já contam com projetos para que sua transmissão e emissão também atualizem para o formato eletrônico. 

Com toda essa modernização no processo de emissão, o fisco passou a receber em tempo real as informações constantes nos documentos, sendo possível a análise das tributações e do recolhimento dos impostos de forma muito mais rápida e prática. 

Vamos entender um pouco mais da importância da gestão dos documentos fiscais, para que as empresas apresentem as informações exatas ao fisco, sem que faltem documentos ou que tenham informações incompletas, evitando, assim, multas e fiscalizações.

Importância da gestão de documentos fiscais

Todos os dias as empresas geram um volume significativo de documentos fiscais, o qual é de tamanho equivalente para cada atividade e para cada porte de empresa. Por motivos óbvios, quanto maior o volume de movimentação de mercadorias ou serviços em uma empresa maior será o volume também de documentos para gerenciar. 

Assim, a gestão dos documentos fiscais é importante para:

• manter a qualidade das informações e relatórios de controles internos; 
• evitar a emissão de documentos fraudulentos contra um CNPJ; 
• registrar corretamente a movimentação financeira, visto que todos os pagamentos e recebimentos devem estar acompanhados de seu respectivo documento fiscal;
• manter a ordem e a organização dos documentos para eventuais consultas. 

Muitos erram em pensar que com as mudanças e as modernizações dos documentos fiscais não é mais necessário manter arquivos. Embora não seja mais necessário o arquivo físico para diversos tipos de documentos, ainda é importante manter guardados e organizados os arquivos digitais. 

Tratando da NFe, por exemplo, deve ficar claro a importância da gestão de documentos fiscais, pois sabemos que, mesmo sendo eletrônicos, os documentos devem ser armazenados para possíveis apresentações em fiscalização, como o XML da NFe, que deve ser armazenado por 5 anos a contar a partir da data de sua emissão. Já para esse modelo, não é necessário manter arquivo digital nem físico do DANFE, visto que é apenas um documento auxiliar, que apresenta as informações contidas no arquivo XML. 

É fundamental que os gestores internos das empresas e os gestores dos departamentos de contabilidade entendam a importância da gestão de documentos. Além disso, visto que é um modelo novo, muitas vezes é necessário investir em softwares e em armazenamento em nuvem para garantir a segurança desses arquivos e registros, deixando-os disponíveis para consulta em diversas ocasiões. 

Uma gestão inteligente dos documentos fiscais pode contribuir significativamente para a eficácia e eficiência dos processos, como também garantir que as tomadas de decisão estarão bem posicionadas de acordo com os registros desses documentos. 

Erros comuns na gestão de documentos fiscais

Alguns erros na gestão de documentos fiscais podem acarretar diversas falhas nos mais variados processos de uma empresa ou na contabilidade. 

Dos erros mais comuns, podemos citar o de não trabalhar com cópias e armazenamento digital. Assim, o erro mais grave que se pode cometer é manter arquivos de documentos fiscais eletrônicos apenas em formato impresso. É fundamental que se entenda o que são esses documentos e seus princípios básicos desde quando foram instituídos, para que seja possível tomar a decisão acertada e sábia de priorizar os arquivos digitais, como o XML, pois, em casos de fiscalização e outros tipos de consulta, só se obtém a informação completa a partir desses arquivos XML. 

Os documentos fiscais devem preferencialmente ser armazenados em cada tipo de arquivo — NFe, CTE, CFE —, todos separadamente e em ordem cronológica. Além disso, os documentos geralmente vêm separados pelos períodos, sendo na maioria das vezes separados por ano e, em seguida, por mês. 

Não trabalhar com um processo seguro de gestão de documentos fiscais é um dos principais erros cometidos, visto que não se pode depender de apenas um processo nem de um método exclusivo de armazenamento. O mais indicado atualmente é o armazenamento em nuvem, e não investir nesse tipo de tecnologia é um dos maiores pecados dos gestores. 

Principais dicas 

Sem medo de repetir o conselho, é necessário reafirmar que se deve investir em gestão de documentos fiscais, e esse investimento segue as proporções de acordo com os já citados volumes de documentos fiscais e volume de produção, venda ou da prestação de serviço de uma empresa.

 Em resumo, podemos exemplificar que, para uma empresa de pequeno porte, em que o volume de documentos é baixo em relação às empresas de porte maior, apenas o fato de delegar a uma pessoa essa tarefa de gestão pode se considerar um investimento. Portanto, investir não significa somente comprar hardwares ou contratar softwares. Além disso, esses investimentos devem trazer uma ferramenta específica para a tarefa de organização de forma personalizada e segura dos arquivos de documentos fiscais. 

Apostar em um armazenamento digital dos documentos fiscais pode ser prático e assertivo para diversos ramos de atuação, além de reduzir custos e despesas operacionais, pois diminui o tempo que essa tarefa leva para ser executada, reduz o espaço físico utilizado com grandes arquivos de documentos físicos, o qual pode ser melhor utilizado pelas empresas, entre diversos gastos de energia e insumos para a impressão e organização desses documentos.  

Dessa forma, atualmente no mercado a melhor opção é o armazenamento em nuvem, pois é o mais seguro por não depender de um computador específico e poder ser acessado de lugares diferentes, além de contar com a segurança que nenhuma informação será perdida ou comprometida por danos físicos nos equipamentos. 

A proteção das informações e dos dados contidos nos documentos fiscais é uma das partes vitais deste processo, pois é preciso garantir para seus clientes e parceiros, e até mesmo aos colaboradores, que essas informações são guardadas, utilizadas e tratadas dentro dos padrões de sigilo.

Contabilidade e a gestão de documentos

Assim como as empresas, os contabilistas e os escritórios de contabilidade também precisam ter excelência na gestão de documentos fiscais. 

Tendo em vista o grande número de empresas de pequeno porte e microempresas que ainda não tem disponibilidade para dar a devida atenção aos processos de gestão de documentos internamente, já que não dispõem de investimentos ou pessoal capacitado para focar nessa tarefa, muitas vezes elas acabam transferindo essa responsabilidade aos contadores responsáveis. 

Com a finalidade de prestar um serviço de excelência, grande parte dos escritórios contábeis já contam com ferramentas para a gestão de documentos. Considerando as tendências da contabilidade digital e as mudanças nas formas de atuação do fisco, é imprescindível que se tenha uma boa gestão dos documentos fiscais.

Apesar de muitos escritórios ainda não conseguirem acompanhar as inovações tecnológicas ofertadas no mercado, a gestão de documentos fiscais e os softwares de gestão dos arquivos também colaboram para a contabilidade no sentido de produtividade e exatidão das informações. 

Sendo o departamento fiscal o primeiro passo para toda a escrituração contábil das empresas, os escritórios de contabilidade e contabilistas em geral têm investido em softwares que monitoram, consultam e armazenam os arquivos XML da NFe e de outros documentos eletrônicos. Além de trazer uma melhoria para a gestão dos documentos, esses softwares proporcionam uma melhora significativa na produtividade de todo o departamento fiscal, fazendo com que as informações sejam recebidas em tempo hábil para cumprir com as obrigações acessórias, e contribuindo para que se tenha uma contabilidade completa, sem correr o risco de faltar documentos fiscais e sem que o atraso na escrituração fiscal cause também atrasos nos lançamentos e nas apurações contábeis. 

Comentários

A gestão de documentos fiscais é de suma importância em toda e qualquer organização. Seja você empresário ou parte integrante de um dos diversos departamentos da contabilidade, participe ativamente para a melhoria e evolução do seu ambiente de trabalho, observando e apresentando soluções e sugestões de melhorias continuamente em todo e qualquer processo, principalmente quando falamos em gestão de documentos. 

Uma boa gestão depende exclusivamente de organização e orientação para todos os integrantes das equipes e departamentos, para que todos trabalhem com um objetivo em comum, que é a correta e segura armazenagem dos documentos fiscais. 

Nomeando, preferencialmente, uma pessoa ou um grupo para essa importante tarefa, você poderá trazer para a empresa uma melhor atuação e gerenciamento desses documentos. 

Devemos, ainda, ficar atentos às normas e às legislações, principalmente para os casos específicos por município, por estado e da União, quanto às alterações e atualizações das formas de emitir e transmitir um documento fiscal. Além disso, é preciso também tomar cuidado com armazenamento, o qual está cada vez mais mudando seu formato, aumentando a importância de controle e gestão. 

Considere sempre a utilização de sistemas ou hardwares que contem com inovação e segurança para uma gestão tranquila e organizada dos documentos fiscais. Conte também com o profissionalismo de todos da sua equipe, mantendo os processos atualizados com o pessoal dos mais diversos setores ou departamentos, pois a melhor alternativa é manter todos trabalhando em sintonia e direcionados para o mesmo caminho. 

Um bom gestor é aquele capaz de gerenciar e delegar as tarefas para que não sobrem dúvidas em sua equipe sobre os procedimentos a serem realizados. Ademais, saber ser um facilitador ao transmitir os motivos e a importância de cada processo para a equipe é fundamental. 

Se você tiver dúvidas sobre o assunto ou desejar fazer suas considerações, deixe seu comentário ou escreva diretamente para a autora: marinaandrian@vamosescrever.com.br